PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES

Uno de los principales procedimientos que tenemos que tener en nuestra documentación es explicar detalladamente cómo se ebalora los diferentes documentos del manual de calidad. Este procedimiento es común a todas las normas de gestión, ya sea de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos o alguna norma específica a la actividad de la empresa ya que en todas las normas se requiere la explicación de cómo se elabora la diferente documentación.

Como en todos los procedimientos tendremos que realizar la estructura del propio procedimiento. Como queda definido en la publicación de ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS que he propuesto, la nomenclatura se correspondería a:

P-22-01 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD, DE LOS PROCEDIMIENTOS Y DE LAS INSTRUCCIONES

Os voy a recordar a continuación qué debería contener un procedimiento, aunque cómo siempre os digo el formato, diseño o bien manera de distribuir la información por las páginas es cosa vuestra. Yo os propongo lo más habitual.

En el post de Compras II (procedimiento) podéis encontrar el modelo que os propongo de encabezado del procedimiento.

NOTA: recordad que el encabezado tiene que estar en todas las páginas del documento ya que se tiene que identificar con el título, el número de página la edición y la fecha, para no confundirnos con alguna edición anterior u obsoleta.

OBSERVACIÓN: La primera hoja (no es necesario todas) tienen que tener las firmas y la fecha de quien ha elaborado el procedimiento, quien lo ha revisado y quien lo ha aprobado según lo hemos especificado en el sistema documental.

Además siempre en todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con su fecha y el motivo por el que se ha modificado. Normalmente se pondría en la segunda página del documento, ya que la primera con la carátula, las firmas (al pie de página) y el índice (cuerpo de la página) ya es suficiente.

También se tiene que incluir en el propio procedimiento, el resgistro de modificaciones de las ediciones del propio procedimiento.

Cómo todos los procedimientos del Manual de calidad el índice del procedimiento tendría que tener todos estos puntos a desarrollar, os comento en cada uno de los puntos qué tiene que incluir el procedimiento que nos ocupa en esta publicación:

• OBJETO: Establecer la sistemática para la realización de los procedimientos de las instrucciones y del Manual con la finalidad de establecer criterios y unificar formatos.

• ALCANCE: este procedimiento aplica a la elaboración del Manual y de todos los procedimientos e instrucciones de la organización que regulan las actividades relacionadas con la gestión de la calidad.

• RESPONSABILIDADES: en este punto tendréis que ser coherentes con el procedimiento de funciones del personal, tendréis que especificar y fijar quien es el responsable de la elaboración, actualización de la edición, distribución de las copias y el archivo del procedimiento. También quien es el responsable de la revisión y de la aprobación de dicho procedimiento. Y posteriormente detallar quien tiene acceso a este procedimiento, por ejemplo si está a disposición de todo el personal de la empresa.

• DESARROLLO: desarrollo del procedimiento, donde se especifica:

1. Formato de presentación de el Manual de calidad, procedimientos e instrucciones.
2. Identificación de las hojas del manual, procedimientos e instrucciones. Hay que definir la nomenclatura que vais a utilizar para identificar todos los documentos del sistema.
3. Datos imprescindibles en cada uno de los documentos como puede ser el título, el número secuencial de las hojas, edición y fecha de la aplicación, elaboración, revisión y aprobación.
4. Índice de los procedimientos e instrucciones donde se tienen que recoger los conceptos mínimos de objeto, alcance, responsabilidades, desarrollo y documentos relacionados.
5. Contenido de los procedimientos e instrucciones.

• DOCUMENTOS RELACIONADOS: en este punto se tienen que definir los diferentes registros que derivan de este procedimiento. Los mínimos sería:

R-22-01-01 Portada del manual

R-22-01-02 Cabecera del Manual el resto de las hojas del manual que no son la portada)

R-22-01-03 Portada procedimientos e instrucciones

R-22-01-04 Cabecera procedimientos e instrucciones

R-22-01-05 Hoja de modificaciones de las ediciones del manual,  procedimientos e instrucciones.

Una vez que elaboréis este procedimiento y defináis el diseño de vuestro sistema de gestión de calidad, el resto es menos engorroso. Este es el punto clave, y hay que realizarlo con detalle y con cuidado, ya que el definir la nomenclatura de los diferentes documentos y la estructura  hay que hacerlo con coherencia.

Os animo a que pongáis en común vuestras dudas o problemas o bien cómo lo habéis resuelto, con la finalidad de poder ayudar a aquellas personas que no están familiarizadas con estos documentos.