Control de la producción según ISO 9001:2015

Cuando la Dirección de una empresa se plantea implementar un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015 con la finalidad de certificarse; habitualmente, no es consciente, que la documentación que dispone para controlar y gestionar el rendimiento de la empresa, también debe incorporarse al sistema. 

La norma ISO 9001:2015 exige una implicación y compromiso por parte de la Dirección, y pretende involucrarla en los diferentes procesos de la empresa, no únicamente en las decisiones económicas. Para ello, todos los documentos de gestión y control de la empresa deben estar incluidos dentro del mismo sistema, y no llevarlos en paralelo, como en muchos casos he podido ver.

Naturalmente, que muchos de estos documentos, que sirven para la gestión y el control, contienen datos sensibles, que únicamente pueden ser consultados y trabajados por unas personas muy concretas dentro de la empresa, y en algunos casos, únicamente por el Director/Gerente de la misma. No hay ningún problema, en incorporar los documentos en el sistema, y únicamente puedan acceder aquellas personas con permiso en cada uno de los documentos. Se deberá disponer de carpetas con accesos restringidos. Estos documentos se codifican y se mencionan en los diferentes procedimientos y/o fichas de procesos, y se gestionan según el procedimiento de control de información documentada. 

Eso sí, durante las auditorías, estos documentos serán revisados y verificados. Por lo tanto, la persona que tenga acceso y se encargue de su actualización y control, será la persona que explique el documento al auditor.

Uno de los documentos, que la Dirección de la empresa, habitualmente, es reacia, a incluir, es el control de la gestión de la producción, ya que suele contener la información económica y el rendimiento de los trabajadores. 

Este documento, es muy importante, ya que es una manera de establecer la trazabilidad completa de los procesos productivos de la empresa, y da respuesta al requisito del control e los procesos de la norma ISO 9001:2015, y a partir del cuál podemos establecer alguno de los indicadores de proceso más significativos.

Los campos que deberíamos considerar podrían ser:

- Descripción del proyecto y su código

- Nombre del cliente y su código

- Fecha de licitación, oferta, presupuesto, su importe y código

- Fecha del contrato, su importe y código.

- Tiempo estimado de proyecto

- Columnas por meses, importe de la producción por mes, el periodo de tiempo que se estime dependiendo de la actividad que se esté tratando.

- Columnas de certificación (importe y código) por periodo de tiempo, y su factura correspondiente (Importe y código). Código de certificación y código de factura.

- Columnas de cobros de las facturas, fechas de cobros.

- Fecha final de proyecto

- Fecha certificado final de trabajos (conforme el cliente certifica qué trabajos habéis realizado y que se han realizado correctamente).

Naturalmente, se podría completar con más columnas, como por ejemplo, número de reclamaciones, número de no conformidades detectadas, número de acciones correctoras, columnas donde se calculen los % de los indicadores, para su control in situ en el mismo cuadro.

Para evitar realizar más columnas, por ejemplo, para incorporar los códigos y fechas exactas de las facturas, podéis insertar comentarios en las diferentes casillas, para incluir de esta manera el texto en la casilla numérica.

Un formato posible, sería el siguiente:

Naturalmente, que toda esta información, que sirve para controlar puede ser gestionada con un único documento o con varios. Ya que depende de la complejidad en cada caso, se necesiten otros documentos soporte. Por ejemplo, si la producción mensual, semanal, diaria... se contabiliza con la cantidad de horas que dedica el personal a un determinado proyecto, es muy posible, que se necesite de otro documento para realizar ese cómputo de horas, para posteriormente trasladarlo al cuadro resumen.

Otros documentos adjuntos, pueden ser los de la planificación de los proyectos, habitualmente se realiza un diagrama de Gantt, donde se planifican las diferentes acciones a realizar en el tiempo, así como los recursos necesarios para llevarlo a cabo, y planificar el solape de acciones y recursos. También se realizaría lo mismo, para planificar varios proyectos simultáneos y el solape de sus actividades.

De este cuadro resumen, podemos llegar a sacar indicadores de proceso en que nos puede proporcionar una información muy valiosa a la hora de planificar las actividades y el rendimiento de la empresa. Como por ejemplo:

- El plazo de tiempo medio entre que se firma un contrato y se realiza la oferta/licitación.

- La diferencia de importe entre el licitado y el contratado. Así podéis saber el % de baja que se realiza en cada caso por cliente, y así podéis ajustar los precios.

- El tiempo que pasa entre la producción y su certificación y factura.

- Control de los desfases entre certificación y facturación.

- Control de los desfases entre facturación y cobro.

- El plazo de tiempo total que pasa desde que se realizan los trabajos hasta que se cobran.

- La diferencia de tiempo, entre el estimado al iniciar los trabajos y el real al finalizar los trabajos.