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27 de mayo de 2015

¿Qué debe contener un informe de auditoría?

Os mostraré en la siguiente publicación qué campos debería tener un informe de auditoría con cara y ojos.

En algunos casos he subcontratado la realización de las auditorías internas, y aunque yo estaba capacitada para su realización, debido a mi intervención directa en el sistema, no podía aportar la objetividad que requieren las auditorías e incumpliría los requisitos de la norma. 

Alguna vez me he encontrado con algún informe de auditoría con muchas deficiencias, únicamente constaban las no conformidades encontradas, pero faltaban muchos datos para considerarse un informe serio, que es lo que tenéis que exigir; ya que cuando os audite una certificadora dará mucha importancia a dicho informe, ya que es uno de los requisitos más importantes de la norma de referencia.

Lo primero de todo, el documento debe estar registrado en nuestro sistema de gestión de calidad. Lo haremos colgar como información documentada (registro) del procedimiento específico de auditoría interna. En el caso que lo subcontratéis, el auditor os lo tendrá que facilitar en blanco, aunque sea en pdf, para que lo adjuntéis a dicho procedimiento.

Por lo tanto los campos mínimos a rellenar son:

Una primera parte con los datos generales:

  • Número de referencia de la auditoría: normalmente los auditores le asignan un código a cada auditoría. En el caso de las auditorías internas se le asigna un número correlativo.
  • Tipo de auditoría: completa, seguimiento o extraordinaria (en el caso de ser extraordinaria detallar el motivo)
  • Objeto de la auditoría
  • Alcance de la auditoría
  • Norma/s de referencia/s: se puede hacer una auditoría con una única norma de referencia o bien con varias normas (sistemas integrados). En este segundo caso, en la descripción de las no conformidades en el informe se deberá detallar a qué norma pertenecen.
  • Documentos de referencia
  • Fecha de auditoría y lugar: puede ser que se auditen varias localizaciones dentro de la misma empresa; por ejemplo, la sede central y las localizaciones por parte de la empresa a pie de obra.
  • Equipo auditor: auditor jefe, auditor en proceso de cualificación...
  • Representantes de la empresa (nombre y cargo)
  • Personas entrevistadas durante la auditoría

Resultado de la auditoría:

  • Número de observaciones: detallar cada observación
  • Número de no conformidades: describir las no conformidades y asociarlas al punto concreto de la norma donde se ha detectado la desviación.
  • Puntos fuertes detectados

Firmas

Firmas: auditor jefe y firma del representante de la empresa

Como siempre, no hay requisitos respecto del formato del documento, lo habitual es que os lo fijará el auditor que habéis subcontratado, con el logo a la empresa que pertenezca. En el caso que seáis un grupo de empresas y la auditoría interna la realice una empresa del grupo, ésta deberá llevar el logo de dicha empresa, y aseguraros que no interviene directamente en vuestro sistema a auditar. deberéis adjuntar al informe de auditoría, el currículum y títulos del auditor que certifiquen y evidencien su capacitación como auiditor. los requisitos y criterios los debéis definir en un procedimiento específico en vuestro sistema.  
 

4 comentarios:

  1. buenas tardes e estado siguiendo las publicaciones para guiarme, me pusieron en el puesto de coordinador de ISO (es un nuevo puesto) hace aproximadamente un año y e esta haciendo las cosas como e estado investigando ya que no hay nadie que me pueda asesorar acerca de ISO en la empresa.
    Bueno mi pregunta es, como puedo llevar las auditorias internas según esta nueva actualización? (la e estado haciendo elaborando un check list según los procedimientos que tenemos, pero no se si en realidad lo e estado haciendo bien.)

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    1. Buenos días Alejandra, para realizar las auditorías internas, primero de todo debes ser ajena al sistema de gestión de la empresa, con eso quiero decir, que no puedes participar en ningún proceso de la empresa, ni interferir en la realización ni control de cualquier documento de la empresa. Si no es así, no podrás realizar las auditorías internas. Para realizar esta actividad deberás estar capacitada para tal función, y deberás auditar cada uno de los requisitos de la norma, analizando cada uno de los puntos y evaluando las metodologías a seguir por la empresa. recuerda que no sólo deberás identificar las incidencias encontradas por el incumplimiento de los requisitos (no conformidades) sino que también deberás identificar posibles observaciones que si no se corrigen pueden llevar a una no conformidad, así como proponer mejoras en el sistema, con la finalidad que la Dirección de la empresa las aplique para madurar el sistema de gestión. Si estás involucrada en toda la documentación del sistema, te recomiendo que subcontrates a una empresa externa este servicio, para asegurar la objetividad de esta y que no sea motivo de no conformidad en la auditoría de certificación. Un saludo.

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  2. Gracias por la aportación.

    El asunto es que la dinámica de la empresa es contratar un curso de certificación de auditores internos (1 o 2 personas por depto.) se reparten las áreas, cuidando que no choquen con sus mismas áreas y listo. La verdad estoy un poco atada de manos en cuestión de contratar otra empresa auditora.

    saludos

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    1. Buenos días Alejandra, me parece bien, siempre y cuando los trabajadores que van a ser auditores sean ajenos al área, y además deben tener conocimientos concretos del área que van a auditar. Donde veo más problemática es aquella documentación que debe ser elaborada por la Dirección, como pueden ser la gestión de riesgos, acta de revisión por la Dirección, objetivos, indicadores, política de calidad... Un saludo.

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