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27 de mayo de 2015

¿Qué debe contener un informe de auditoría?

Os mostraré en la siguiente publicación qué campos debería tener un informe de auditoría con cara y ojos.

En algunos casos he subcontratado la realización de las auditorías internas, y aunque yo estaba capacitada para su realización, debido a mi intervención directa en el sistema, no podía aportar la objetividad que requieren las auditorías e incumpliría los requisitos de la norma. 

Alguna vez me he encontrado con algún informe de auditoría con muchas deficiencias, únicamente constaban las no conformidades encontradas, pero faltaban muchos datos para considerarse un informe serio, que es lo que tenéis que exigir; ya que cuando os audite una certificadora dará mucha importancia a dicho informe, ya que es uno de los requisitos más importantes de la norma de referencia.

Lo primero de todo, el documento debe estar registrado en nuestro sistema de gestión de calidad. Lo haremos colgar como información documentada (registro) del procedimiento específico de auditoría interna. En el caso que lo subcontratéis, el auditor os lo tendrá que facilitar en blanco, aunque sea en pdf, para que lo adjuntéis a dicho procedimiento.

Por lo tanto los campos mínimos a rellenar son:

Una primera parte con los datos generales:

  • Número de referencia de la auditoría: normalmente los auditores le asignan un código a cada auditoría. En el caso de las auditorías internas se le asigna un número correlativo.
  • Tipo de auditoría: completa, seguimiento o extraordinaria (en el caso de ser extraordinaria detallar el motivo)
  • Objeto de la auditoría
  • Alcance de la auditoría
  • Norma/s de referencia/s: se puede hacer una auditoría con una única norma de referencia o bien con varias normas (sistemas integrados). En este segundo caso, en la descripción de las no conformidades en el informe se deberá detallar a qué norma pertenecen.
  • Documentos de referencia
  • Fecha de auditoría y lugar: puede ser que se auditen varias localizaciones dentro de la misma empresa; por ejemplo, la sede central y las localizaciones por parte de la empresa a pie de obra.
  • Equipo auditor: auditor jefe, auditor en proceso de cualificación...
  • Representantes de la empresa (nombre y cargo)
  • Personas entrevistadas durante la auditoría

Resultado de la auditoría:

  • Número de observaciones: detallar cada observación
  • Número de no conformidades: describir las no conformidades y asociarlas al punto concreto de la norma donde se ha detectado la desviación.
  • Puntos fuertes detectados

Firmas

Firmas: auditor jefe y firma del representante de la empresa

Como siempre, no hay requisitos respecto del formato del documento, lo habitual es que os lo fijará el auditor que habéis subcontratado, con el logo a la empresa que pertenezca. En el caso que seáis un grupo de empresas y la auditoría interna la realice una empresa del grupo, ésta deberá llevar el logo de dicha empresa, y aseguraros que no interviene directamente en vuestro sistema a auditar. deberéis adjuntar al informe de auditoría, el currículum y títulos del auditor que certifiquen y evidencien su capacitación como auiditor. los requisitos y criterios los debéis definir en un procedimiento específico en vuestro sistema.  
 

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