Uno
de los puntos clave es el apartado de Compras. En el punto 7.4 de la norma UNE-EN ISO 9001:2008 especifica los
requisitos que debe tener el sistema de gestión de calidad en materia de
Compras. Es un punto donde se debe especificar en el Manual que se realiza el
proceso en si, la información de las compras y la verificación de los productos
comprados y también realizar un procedimiento específico explicando la
sistemática a seguir por la empresa.
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NOTA: Se puede poner en el mismo
capítulo del manual como en el procedimiento pero hay que diferenciar las compras de las subcontrataciones. Hay que detallar en cada caso el proceso, la
evaluación del proveedor y la evaluación del producto final. Realizaré un
post específico para subcontrataciones.
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En
nuestro Índice del manual ocupa el apartado:
5.
Compras
y Subcontrataciones (puntos de la norma 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3)
Qué poner en el
Manual:
Apartados
dentro de Compras y subcontrataciones:
5.1
Compras
5.2
Subcontrataciones
5.3
Evaluación de proveedores y subcontratistas
COMPRAS
La
empresa ABC realiza sus compras a aquellos proveedores que estén previamente
evaluados y seleccionados por la organización.
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NOTA: En este punto hay que definir quién
tiene la responsabilidad de evaluar y seleccionar. Por ejemplo si es el Comité
de calidad o un puesto en concreto, se puede especificar en este punto del
manual, a parte del procedimiento de funciones del personal. De una manera genérica he puesto por la
organización.
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La
información de las compras tiene que ser un proceso documentado de forma inequívoca con el registro definido en el Sistema:
- Los datos del pedido
- Los requisitos que describen claramente el producto
- Los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipo.
- Los requisitos para la cualificación del personal
- Los requisitos del sistema de calidad
- El plazo solicitado
- Otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto.
Con
la finalidad de asegurar que los productos comprados estén de acuerdo con los
requisitos específicos en el pedido, se tendrá que efectuar la verificación del
cumplimiento de todos ellos en la recepción de los mismos. Se tiene que
comunicar al proveedor (con evidencia documental) cualquier incidencia o
desviación que se detecte en el proceso.
EVALUACIÓN DE LOS
PROVEEDORES DE COMPRAS
La
empresa ABC mantiene relaciones comerciales con las empresas que ofrezcan sus
productos con estándares de calidad adecuados a los requisitos que sean de
consideración, de forma que se evite una influencia negativa de estos en el
resultado final de las actuaciones.
Como
consecuencia, la empresa ABC adquirirá sus productos a empresas seleccionadas
según la metodología establecida en el procedimiento (P-AAA) con la finalidad
de evaluar su capacidad para cumplir los requisitos que se especifican. Además
se tendrá que hacer una reevaluación continua en el tiempo del resultado del
producto, guardando registros de las evaluaciones y cualquier acción necesaria
derivada de la misma.
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NOTA: quedará definido en el
procedimiento tanto de compras como el de no conformidades de producto,
cuándo y cómo hay que poner estas incidencias y documentarlas.
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Por
lo tanto, únicamente se podrán comprar productos aquellos proveedores recogidos
en el listado de proveedores aceptados.
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OBSERVACIÓN: es en el procedimiento de
Compras donde se tiene que especificar la metodología a seguir tanto en la
evaluación, como el proceso y los registros que se generan. Cada actividad
tendrá unos requisitos específicos que tienen que definirse y tienen que
quedar documentados. Por ejemplo los requisitos que se necesitan para comprar
un equipo de precisión para realizar un ensayo concreto no es lo mismo que
los requisitos para comprar una bombilla. Y por lo tanto, la exigencia que le
pediremos al proveedor no será la misma.
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