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24 de julio de 2014

COMPRAS I (MANUAL DE CALIDAD)



Uno de los puntos clave es el apartado de Compras. En el punto 7.4 de la norma UNE-EN ISO 9001:2008 especifica los requisitos que debe tener el sistema de gestión de calidad en materia de Compras. Es un punto donde se debe especificar en el Manual que se realiza el proceso en si, la información de las compras y la verificación de los productos comprados y también realizar un procedimiento específico explicando la sistemática a seguir por la empresa.


NOTA: Se puede poner en el mismo capítulo del manual como en el procedimiento pero hay que diferenciar las compras de las subcontrataciones. Hay que detallar en cada caso el proceso, la evaluación del proveedor y la evaluación del producto final. Realizaré un post específico para subcontrataciones.

En nuestro Índice del manual ocupa el apartado:

    5.   Compras y Subcontrataciones (puntos de la norma 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3)

Qué poner en el Manual:

Apartados dentro de Compras y subcontrataciones:
5.1 Compras
5.2 Subcontrataciones
5.3 Evaluación de proveedores y subcontratistas






COMPRAS

La empresa ABC realiza sus compras a aquellos proveedores que estén previamente evaluados y seleccionados por la organización.

NOTA: En este punto hay que definir quién tiene la responsabilidad de evaluar y seleccionar. Por ejemplo si es el Comité de calidad o un puesto en concreto, se puede especificar en este punto del manual, a parte del procedimiento de funciones del personal.  De una manera genérica he puesto por la organización.

La información de las compras tiene que ser un proceso documentado de forma inequívoca con el registro definido en el Sistema:

  • Los datos del pedido
  • Los requisitos que describen claramente el producto
  • Los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipo.
  • Los requisitos para la cualificación del personal
  • Los requisitos del sistema de calidad
  • El plazo solicitado
  • Otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto.

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estén de acuerdo con los requisitos específicos en el pedido, se tendrá que efectuar la verificación del cumplimiento de todos ellos en la recepción de los mismos. Se tiene que comunicar al proveedor (con evidencia documental) cualquier incidencia o desviación que se detecte en el proceso.

EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE COMPRAS

La empresa ABC mantiene relaciones comerciales con las empresas que ofrezcan sus productos con estándares de calidad adecuados a los requisitos que sean de consideración, de forma que se evite una influencia negativa de estos en el resultado final de las actuaciones.

Como consecuencia, la empresa ABC adquirirá sus productos a empresas seleccionadas según la metodología establecida en el procedimiento (P-AAA) con la finalidad de evaluar su capacidad para cumplir los requisitos que se especifican. Además se tendrá que hacer una reevaluación continua en el tiempo del resultado del producto, guardando registros de las evaluaciones y cualquier acción necesaria derivada de la misma.

NOTA: quedará definido en el procedimiento tanto de compras como el de no conformidades de producto, cuándo y cómo hay que poner estas incidencias y documentarlas.

Por lo tanto, únicamente se podrán comprar productos aquellos proveedores recogidos en el listado de proveedores aceptados.

OBSERVACIÓN: es en el procedimiento de Compras donde se tiene que especificar la metodología a seguir tanto en la evaluación, como el proceso y los registros que se generan. Cada actividad tendrá unos requisitos específicos que tienen que definirse y tienen que quedar documentados. Por ejemplo los requisitos que se necesitan para comprar un equipo de precisión para realizar un ensayo concreto no es lo mismo que los requisitos para comprar una bombilla. Y por lo tanto, la exigencia que le pediremos al proveedor no será la misma.


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