Manual de calidad paso a paso es un blog donde puedes encontrar información sobre las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 17025. Implantación y seguimiento. Elaboración de documentación. Adaptación a las nuevas versiones de las normas. Integración de sistemas de gestión. Gestión de riesgos. Foro de calidad. Auditorías internas. Asesoramiento online.

11 de junio de 2018

Información documentada I (sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2015)

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Uno de los aspectos más importantes de un sistema de gestión, es cómo elaborar, gestionar y controlar la documentación que se genera para que nuestro sistema sea lo más claro, eficiente y sencillo posible; por ese motivo en cada una de las normas de referencia encontramos un apartado específico donde se definen los criterios que se deben tener en cuenta. Es ente artículo os daré respuesta a: ¿Qué estructura tiene el apartado de Información documentada para cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos generales debemos considerar para cada una de las tres normas? ¿Cómo definimos información documentada para cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos en común y específicos tenemos en esta norma?

Debido a la importancia y gran contenido de este requisito, voy a realizar un total de dos publicaciones. En esta os voy a explicar tanto el apartado de generalidades como el de Generalidades, creación y actualización. En un segundo artículo os mostraré cómo podemos realizar el control control de la información documentada del sistema.

¿Qué estructura tiene el apartado de Información documentada para cada una de las tres normas?

Como podemos observar a continuación, la estructura del apartado en cada una de las tres normas, es exactamente igual, por lo que nos hace pensar que será fácilmente integrable, cada una con sus particularidades, pero de una manera general, el criterio documental podrá ser el mismo para los tres sistemas de gestión.

ISO 9001.2015

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada

ISO 14001:2015

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada

ISO 45001:2018

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada

¿Qué aspectos generales debemos considerar para cada una de las tres normas?

En este artículo nos centraremos en el apartado de generalidades correspondiente al 7.5.1 y en el apartado 7.5.2 correspondiente a la creación y actualización de la información documentada. Podemos comparar para cada una de las tres normas los aspectos a tener en cuenta para evidenciar y cumplir con el requisito.

ISO 9001.2015

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a: 
- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de las personas

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

ISO 14001:2015

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental.

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de una organización a otra, debido a: 

- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- de la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

ISO 45001:2018

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión de la SST de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por este documento;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la SST.

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de una organización a otra, debido a: 

- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- de la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de los trabajadores

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

¿Cómo definimos información documentada para cada una de las tres normas?

La norma ISO 9000:2015 nos define la información documentada como:

Información documentada es la información que una organización tiene que controlar, mantener, y el medio que la contiene.

NOTA 1 a la entrada: la información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.

NOTA 2 a la entrada: la información documentada puede hacer referencia a:

- el sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados
- la información generada para que la organización opere (documentación)
- evidencia de los resultados alcanzados

NOTA 3 a la entrada: éste término es uno de los términos más comunes y definiciones esenciales para las normas de los sistemas de gestión que se proporcionan en el anexo SL del suplemento de la ISO consolidado.

Por lo tanto, cuando nos referimos a la información documentada, lo hacemos considerando que es toda la información y documentación que se genera en la empresa. Es decir, la siguiente documentación:

- Manual de gestión (no obligatorio) pero muchas organizaciones quieren mantenerlo.
- Procedimientos asociados a los procesos
- Fichas de procesos
- Instrucciones técnicas o cualquier documento que describa una metodología a seguir.
- Registros
- Otros documentos: Política, organigrama, mapa de procesos, fichas, catálogos, normativas, libros, revistas, informes... cualquier documento de cualquier naturaleza, soporte y formato.

¿Qué aspectos en común y específicos tenemos en esta norma y como gestionarlos?

Una vez aclarado el concepto de información documentada, podemos analizar mejor cada uno de los aspectos que se definen en las normas.

Generalidades:

En la siguiente tabla podemos observar los aspectos comunes y específicos a cada una de las tres normas que queremos integrar:


De una manera general, es exactamente lo mismo, ya que las tres normas exigen la existencia de información documentada que defina el sistema de gestión y operativo de la empresa. Se remarca, debido a su gran importancia, la necesidad de documentar y evidenciar el cumplimiento de los requisitos legales en las normas ISO 14001 y en la norma ISO 45001.

Muchos de vosotros me preguntáis, si es obligatorio o no el Manual, cómo podemos agrupar la documentación... realmente estás actualizaciones de la norma no expresan la obligatoriedad o existencia de un Manual de gestión, lo engloban todo como información documentada, y dentro de este concepto podemos incluir todos los demás como son Manual, procedimientos, instrucciones, registros, documentos, tablas, fichas, catálogos, revistas, normativas... toda la documentación que podemos generar en la empresa. Por lo tanto, queda a criterio de la empresa, el redactado, el formato, el contenido, la identificación, el orden... todo lo que se os ocurra... siempre y cuando se puedan evidenciar el cumplimiento de los requisitos de una manera estructurada y coherente. 

Muchas empresas, a pesar de este ligero cambio en las nuevas versiones de la norma, quieren mantener la existencia de un Manual propiamente dicho, debido a que nos puede estructurar y donde podemos incorporar la evidencia del cumplimiento de algunos requisitos que no necesitan de un procedimiento específico, y que nos sirven para establecer un marco de la propia empresa, como puede ser entre otros el alcance del sistema de gestión.

Creación y actualización

En la siguiente tabla podemos observar los aspectos comunes y específicos a cada una de las tres normas que queremos integrar:


Como podemos observar, son los mismos aspectos a tener en cuenta en los tres sistemas de gestión. Por lo tanto, en conclusión, podemos crear una única metodología que abarque los criterios a seguir para elaborar y actualizar la documentación generada por los sistemas. Podemos crear un sistema de identificación, formato y de aprobación de toda la información documentada común.

Una de las ventajas de la actualización de las normas que nos definen los sistemas de gestión, es la posibilidad de integrarse, y una de las razones, a parte de requisitos en común, es la de poder fusionar los documentos, generando unos formatos comunes, que nos agilizarán el trabajo.

Se deberá crear un procedimiento donde se explique la metodología a seguir para elaborar, identificar, mostrar el formato, revisar y actualizar los diferentes documentos que evidencian los requisitos de los tres sistemas de gestión.
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4 de junio de 2018

Comunicación (Sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2015)

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Para que funcione correctamente una organización es muy importante establecer los procesos de comunicación, tanto internos como externos, de una forma adecuada para los empleados y para todas las partes interesadas. Por ese motivo, cada una de las normas que nos ocupan, establecen como requisito, el establecer un proceso de comunicación. En este artículo os voy a mostrar los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para cumplir con el requisito en cada una de las tres normas. 

¿Qué nos dice cada una de las normas de cómo debemos cumplir con la comunicación en la empresa?

ISO 9001:2015

7.4 Comunicación

La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar;
d) cómo comunicar

ISO 14001:2015

7.4 Comunicación

7.4.1 Generalidades

La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental, que incluyan:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar;
d) cómo comunicar

Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe:

- tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
- asegurarse de que la información ambinetal comunicada sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable.

la organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión ambiental.

La organización debe conservar información documentada como evidencia de las comunicaciones, según corresponda.

7.4.2. Comunicación interna

La organización debe:

a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda;

b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora continua.

7.4.3 Comunicación externa

La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.

ISO 45001:2015

7.4 Comunicación

7.4.1 Generalidades

La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la SST, incluyendo la determinación de:

a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar:

1- Internamente entre los diversos niveles y funciones de la organización
2- entre contratistas y visitantes al lugar de trabajo;
3- entre otras partes interesadas

d) cómo comunicar

La organización debe tener en cuenta aspectos de diversidad (por ejemplo, género, idioma, cultura, alfabetización, discapacidad) al considerar sus necesidades de comunicación.


La organización debe asegurarse de que se consideran los puntos de vista de partes interesadas externas al establecer sus procesos de comunicación.

Al establecer sus procesos de comunicación, la organización debe:

- tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
-asegurarse de que la información de la SST a comunicar es coherente con la información generada dentro del sistema de gestión de la SST, y es fiable

La organización debe conservar la información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según sea apropiado.


7.4.2. Comunicación interna


La organización debe:

a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión de la SST entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluyendo los cambios en el sistema de gestión de la SST, según sea apropiado;

b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan a los trabajadores contribuir a la mejora continua.

7.4.3 Comunicación externa

La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión de la SST, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y teniendo en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos.

¿Qué aspectos se detallan en las normas en el apartado 7.4 de la norma?

En las siguientes tablas, podemos ver de una manera visual, el contenido de cada uno de los apartados de las tres normas:


Si tenemos en cuenta las especificaciones de las normas ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 respecto a las comunicaciones internas y externas:


En la norma ISO 9001:2015 no realiza especificaciones específicas, sino que lo menciona de forma general como podemos ver en la primera tabla. Es coherente, ya que es importante especificar en aquellas normas donde los requisitos legales representan un peso imprescindible de cumplimiento.

Pero, no sólo debemos tener en cuenta lo que se indica en el apartado común 7.4 de cada una de las tres normas. A lo largo de cada una de ellas, en los diferentes apartados, podemos ver como requisito la comunicación de un determinado aspecto, tanto a nivel interno como externo. Con la finalidad de facilitaros el trabajo, en el apartado siguiente os realizo una lista de todos los aspectos que tenemos que comunicar, ya sea interna o externamente, para cada una de las tres normas.

¿Qué requisitos debemos comunicar para cada una de las normas?

ISO 9001:2015

5.1.1 liderazgo y compromiso (apartado f): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión de calidad eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión de la calidad;

5.2.2 comunicación de la Política de Calidad (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización.

6.2.1 Objetivos de calidad. Apartado f) deben comunicarse. 

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.2.1 Comunicación con el cliente (requisitos).

8.4.3 Comunicación a los proveedores externos de los requisitos de calidad asociados a los procesos, productos y servicios a proporcionar (ver requisitos).

ISO 14001:2015

5.1 liderazgo y compromiso (apartado e): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión ambiental;

5.2 comunicación de la Política ambiental (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen y se comuniquen dentro de toda la organización.

6.1.2 Aspectos ambientales. La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre los diferentes niveles y funciones de la organización, según corresponda.

6.2.1 Objetivos ambientales. Apartado d) deben comunicarse. (A.6.2) Se deberían comunicar a las personas que trabajan bajo el control de la organización, que tienen capacidad para influir en el logro de los objetivos ambientales.

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.1 Planificación y control operacional. Apartado c) En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos contratistas.

Preparación y respuestas ante emergencias. (A.8.2) Se debe planificar el proceso de preparación y respuesta ante emergencias y considerar los procesos de comunicación interna y externa.

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación - 9.1.1 Generalidades: la organización debe comunicar externa e internamente la información pertinente a su desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de comunicación y cómo se exija en sus requisitos legales y otros requisitos

Evaluación del cumplimiento (A.9.1.2). En el caso de un incumplimiento de un requisito legal, puede requerir la comunicación con un organismo reglamentario.

ISO 45001:2018

5.1 liderazgo y compromiso (apartado e): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión de la SST eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión de la SST;

5.2 comunicación de la Política de la SST (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen y se comuniquen dentro de toda la organización.

5.4 Consulta y participación de los trabajadores. Ap e5) la determinación de qué información se necesita comunicar y cómo hacerlo.

6.1.3 Determinación de los requisitos legales y otros requisitos. Ap b) La organización debe establecer, implementar y mantener procesos para determinar cómo estos requisitos legales y otros requisitos aplican a la organización y qué necesita comunicarse.

Acciones para abordar los riesgos y oportunidades (A.6.1). Las oportunidades para la SST abordan la identificación de los peligros, cómo se comunican y el análisis y la mitigación de los peligros conocidos.

6.2.1 Objetivos de la SST. Apartado e) deben comunicarse.

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias. Ap e) la comunicación y previsión de la información pertinente a todos los trabajadores sobre sus deberes y responsabilidades.
Ap f) la comunicación de la información pertinente a los contratistas, visitantes, servicios de respuesta ante emergencias, autoridades, y según sea apropiado a la comunidad local.

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación - 9.1.1 Generalidades. Ap. e) La organización debe determinar cuándo se deben analizar, evaluar y comunicar los resultados de seguimiento y la medición.

9.3. Revisión por la dirección. Ap. f) las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas. La Alta Dirección debe comunicar los resultados pertinentes de las revisiones por la dirección a los trabajadores, y cuando existan, a los representantes de los trabajadores.

10.2 Incidentes, no conformidades y acciones correctivas. La organización debe comunicar esta información documentada a los trabajadores pertinentes y cuando existan, a los representantes de los trabajadores y a otras partes interesadas pertinentes.

10.3 Mejora continua. Ap d) la organización debe comunicar los resultados pertinentes a la mejora continua a sus trabajadores y, cuando existan, a los representantes de los trabajadores.


¿Cómo hacerlo?

Existen numerosas maneras de comunicar los diferentes informaciones y documentos del sistema. 

Primero de todo deberemos crear una metodología que describa el proceso de comunicación en la empresa, describir los criterios a seguir en cada una de las situaciones en que se deba generar una comunicación, y la documentación que se debe generar en cada caso.

Cómo hemos visto anteriormente, existen una numerosa información que se debe comunicar en una empresa, en todas las direcciones, y está debe quedar evidenciada, ya que en muchos casos es muy importante asegurarse que ésta llega a su destinatario de una forma eficaz. Como es el caso, de la información derivada del sistema de gestión de la SST.

En un sistema integrado, esta metodología a seguir en el proceso, puede ser común, sin problemas, pero debemos considerar las particularidades de cada una de ellas, sin dejarnos ningún requisito sin contemplar.

Normalmente, se realiza un procedimiento específico para la comunicación donde se contemplan todos los aspectos a tener en cuenta de cada una de las normas. Pero eso no quita que si existe un requisito que se deba comunicar, en el procedimiento, o mapa de proceso, del requisito en cuestión también se haga mención. Debe quedar todo ligado, con lo que verificar en vuestro sistema, si habéis contemplado todas las posibilidades de comunicación en cada punto del listado anterior para cada una de las normas de referencia.

En dicho procedimiento, podéis establecer la metodología que mejor funcione a vuestra empresa. Existen numerosas herramientas que podéis utilizar para tal fin, desde matrices de comunicación, diagramas de flujo...

Debes tener en cuenta que es muy posible que debáis establecer varios mecanismos de comunicación para cada situación, os pondré unos ejemplos:

- Debemos comunicar la Política de la empresa, a lo mejor para realizar esto simplemente con la formación interna de los sistemas de gestión y con colgarla en el tablón de anuncios es suficiente.

- Si queremos establecer la metodología a seguir en cuanto a comunicación en caso de una emergencia, por ejemplo un incendio, se deberá detallar la comunicación interna entre trabajadores, responsables de evacuación, dirección, organismos externos (bomberos, policías...), para posteriormente realizar la investigación del incidente y comunicarlo al organismo competente.

- Si queremos establecer la metodología en cuanto un trabajador detecta una deficiencia, incidencia o no conformidad en el sistema, debemos establecer cómo debe hacerlo, a quien tiene que acudir, y cómo actuar.

Podríamos disponer de numerosos ejemplos todos ellos de diferente naturaleza, y debemos describir cómo actuar en cada situación.


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28 de mayo de 2018

Teoría de los cero defectos: herramienta mejora de procesos

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Una de las herramientas más importantes y utilizadas en la industria manufacturera es la de conseguir en su línea de producción cero defectos. Es decir, que ningún producto que se fabrique salga con defectos. Todos los productos se fabrican correctamente, sin generar desperdicios y sin aumentar los tiempos y los costes de producción. En este artículo os explicaré  ¿En qué consiste la teoría de los cero defectos? ¿Cómo surgió esta teoría? ¿Cómo se desarrolla la teoría cero defectos?Conclusiones.

¿En qué consiste la teoría de los cero defectos?

La teoría de los cero defectos consiste en fabricar productos con cero defectos, es decir, que todos los productos fabricados cumplan con todos los requisitos de calidad exigidos y diseñados, evitando así desperdicios. 

Esta teoría ha sido aplicada por numerosas y conocidas empresas manufactureras (Toyota, Martin, Motorola, empresas farmacéuticas...), ya que evitando los defectos en la cadena de fabricación, evitamos desperdicios y errores, disminuyendo los costes de producción. 

El cero defectos es un problema de mejora de la calidad que tiene como objetivo principal que las cosas se hagan bien desde la primera vez, y evitar a toda costa que se tengan que repetir porque el producto fabricado no cumple con los requisitos establecidos.

Para ello de sebe tener en cuenta la capacitación del operador y evaluar su desempeño de las diferentes tareas. Se debe analizar cómo se involucra en el producto y el proceso. De este modo se puede llegar a entender y analizar las consecuencias que puede traer algún error. Si por parte de la Dirección y un equipo de expertos se analiza cada proceso y se soluciona cada incidencia detectada, se puede llegar a cero defectos.

¿Cómo surgió esta teoría?

Crosby desarrolló por primera vez el programa cero defectos en la planta de la compañía Martin en Orlando (Florida) como gerente de calidad. Los resultados obtenidos fueron extremadamente buenos, llegando alcanzar el objetivo propuesto y disminuyendo los costes de fabricación considerablemente. A partir de ese momento, se fueron desarrollando diferentes metodologías, como puede ser el método Jidoka, entre otros, muy extendido en la industria y con muy buenos resultados, cuya finalidad es la de cero defectos.

¿Cómo se desarrolla la teoría cero defectos?

Crosby desarrolla 3 componentes básicos para establecer y operar con programas de solución de problemas y mejora de la calidad. 

Primer componente: los cuatro fundamentos complementarios

1. Involucrar a la Dirección
2. Administración profesional de la calidad
3. Programas originales
4. Reconocimiento

Segundo componente: Los cinco principios de la Dirección de la Calidad

1. La Calidad significa cumplir con los requisitos del funcionamiento del producto.
2. No existen problemas de calidad en el producto.
3. No existen ahorros al sacrificar la calidad.
4. La calidad es la medida de desempeño, es el coste de la calidad.
5. El único estándar de desempeño es el cero defectos.

Tercer componente: Los 14 pasos de Crosby

Crosby considera sus 14 pasos como la receta para mejorar la calidad y conseguir cero defectos.

1. Compromiso de la Dirección: la Dirección de la empresa es la que tiene que definir y comprometerse con una Política de mejora de la calidad.

2. Equipos de mejora de la calidad: Estos equipos son formados por los representantes de cada departamento encargados de cada equipo.

3. Medidas de calidad: consiste en reunir datos y estadísticas para analizar tendencias y problemas de la organización. Este punto, es la base del concepto de la norma ISO 9001

4. El coste de la calidad que es el coste de hacer las cosas mal y de no hacerlo bien a la primera. La calidad es gratis lo que cuesta es no tener calidad. Este es un punto complicado, ya que analizar y evaluar los costes de la calidad es muy difícil. Si que sabemos que si se generan desperdicios a la hora de fabricar, podemos cuantificar el coste directo, es decir, el tiempo utilizado por el empleado, el coste del material supervisado entre otros. Pero existen otros aspectos derivados que son muy difíciles de evaluar. os facilito el enlace a una herramienta de gestión, llamada COC, que nos facilita estimar los costes que intervienen en un proceso derivados de la calidad. 

5. Tener consciencia de la calidad: enseñar a la organización el coste de la no calidad para que la Dirección encuentre la manera de evitarlo.

6. Acción correctiva. Se aplicarán acciones correctivas sobre posibles desviaciones, problemas o incidencias detectadas. Cuando se diseña y planifica realizar cambios en los procesos, es importante que se tenga en cuenta a la hora de hacerlo, de eliminar definitivamente o bien reconducir de una forma contundente aquellas causas que causan el defecto.

7. Planificación cero defectos. Se debe definir un plan de actuación para la prevención de errores que puedan llegar a suceder. En este caso, existen numerosas herramientas que nos permiten hacer la planificación y el seguimiento de la misma. Para mí, la que os recomiendo, es el Diagrama de Gantt.

8. Capacitación del supervisor. la Dirección recibirá la preparación de cómo elaborar y de como se llevará a cabo el programa de mejora.

9. Día cero defectos. Se considera una fecha para llevar a cabo el cambio en la organización.

10. Establecer las metas. Se deben fijar objetivos para reducir los errores. La Dirección deberá planificar las medidas y recursos que debe tomar para reducir los defectos, y por lo tanto, se deben establecer objetivos y plazos de tiempo para ejecutar las acciones correctivas a tomar.

11. Eliminación de las causas del error que es eliminar las barreras que impiden el desarrollo óptimo del programa cero defectos. Naturalmente, que al aplicar cambios, existen muchas barreras, entre ellas los propios trabajadores, que muchas veces no se adaptan al cambio. Pero existen otras, como son la adecuación de la maquinaria, los materiales que intervienen...

12. Reconocimiento. Se deben ofrecer recompensas para aquellos que ayuden a cumplir las metas. Para llevar con éxito cualquier cambio en la empresa, se debe implicar a los trabajadores, y para hecerlo la mayor parte de veces se debe recompensar, primero porque un cambio, inicialmente, supone una carga extra de trabajo, y segundo un esfuerzo extra por parte del trabajador para adaptarse a los cambios. Naturalmente, a medio y largo plazo, puede suponer todo lo contrario, pero inicialmente es un problema para el trabajador y hay que entenderlo.

13. Consejos de Calidad. Se pretende unir a todos los trabajadores con comunicación.

14. Empezar de nuevo. La mejora de la calidad es un ciclo por el que nunca se deja de tener un  cambio continuo. Todos los procesos de la empresa deben revisarse y mejorarse continuamente, con la finalidad de optimizar los costes y los beneficios. (Concepto base de la norma ISO 9001).

Podéis encontrar un resumen en la tabla siguiente:


Conclusiones:

Cuando no revisamos las actividades y procedimientos de la empresa, así analizar cómo hacen cada una de las actividades los operarios, es muy normal que tengamos que trabajar el doble o triple, haciendo repeticiones del mismo trabajo, porque el realizado por primera vez no ha salido bien.

El hecho que se tenga que repetir un trabajo representa, básicamente:
- El material y tiempo utilizado en el realizar el producto defectuoso se pierde.
- Se ralentiza o se para la producción debido a que se tiene que repetir un trabajo.
- El operario tiene que dedicar más tiempo y más trabajo en solucionar el problema que ha ocasionado el defecto y en volver a repetir el proceso otra vez.
- Los costes de producción aumentan, y el beneficio disminuye. 

Por lo tanto, si tenemos la posibilidad de analizar los diferentes procesos productivos de nuestra empresa, y ver dónde fallan, es decir, en qué punto se atasca la línea de producción y es donde se originan los defectos del mismo; podremos actuar sobre ellos y disminuir así los defectos hasta alcanzar los cero defectos.

Los cero defectos, es la meta óptima, para muchas empresas inalcanzable, ya que supone un coste e inversión, tan importante que no se puede realizar. En algunas grandes compañías japonesas, que ya llevan muchos años aplicando mejoras en sus procesos, casi han alcanzado la perfección. Pero, realmente, para las empresas pequeñas y medianas, que son la mayoría, es necesario marcarse un objetivo y reducir al máximo los productos defectuosos para disminuir los costes de producción.

La mayor parte de veces, únicamente con revisarse, por un equipo técnico cualificado, los diferentes procedimientos y actividades que se realizan, pueden llegar a saber el problema, e implicar a la Dirección para que a corto o medio plazo se tomen medidas y se pueda mejorar. En algunos casos, se simplificarán los pasos de fabricación, evitando algunas actividades que se repiten sin que sean necesarias, ahorrando tiempo del personal, y otras se detectarán incidencias de realización, o errores en la maquinaria que se puedan solucionar de una manera fácil.

Otro aspecto importante a tener en cuenta, es convencer e implicar a los trabajadores respecto al cambio. Es decir, si se hacen mejoras en los procesos, es muy habitual que se modifiquen algunas tareas que se estaban realizando de forma incorrecta o en una fase que no era la adecuada. Se tendrá que formar y convencer a los trabajadores que la mejora es buena para ellos y para la empresa. Hay que tener tacto, dando la formación adecuada para que realicen las tareas según se establezcan y ayudarles a superar los miedos del cambio. Los trabajadores deben implicarse en la empresa. Desde mi experiencia, es lo más difícil de llevar y solucionar.
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22 de mayo de 2018

Liderazgo y Compromiso (sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

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Os voy a realizar un pequeño análisis de los puntos que tienen en común las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 respecto al requisito liderazgo y compromiso (apartado 5.1). Para ello es necesario que os introduzca lo que las diferentes normas describen. En el siguiente artículo voy a dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué requisitos especifica cada una de las tres normas respecto al liderazgo y compromiso? ¿Qué aspectos hay en común y cuáles son específicos a cada norma? ¿Cómo evidenciamos estos requisitos en un sistema integrado?

¿Qué requisitos especifica cada una de las tres normas respecto al liderazgo y compromiso? 

Cada una de las normas, en su apartado 5.1 especifica los requisitos que debe cumplir la organización en cuanto al liderazgo y compromiso. Es decir, que compromisos debe implementar, gestionar, documentar y comunicar la alta dirección de la empresa.

ISO 9001:2015

5.1.1 Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de calidad 

La alta dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de calidad mediante: 

a) Tomar la responsabilidad de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
b) Asegurarse de que los objetivos y política de calidad se establecen para el sistema de gestión de la calidad y son compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización. 
c) Garantizar que la política de calidad es comunicada, entendida y aplicada dentro de la organización. 
d) Garantizar la integración de los requisitos del sistema de gestión de calidad en los procesos de negocio de la organización. 
e) Promover la toma de conciencia del enfoque basado en procesos. 
f) Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para el sistema de gestión de calidad. 
g) Comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión de calidad. 
h) Garantizar que el sistema de gestión de calidad logra sus resultados previstos 
i) Participar, dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad. 
j) Promover la mejora continua. 
k) Apoyar a otros roles de gestión relevantes para demostrar su liderazgo, tal como aplica en sus áreas de responsabilidad.  

NOTA: Las referencias al término “negocio” en la Norma Internacional ISO 9001:2015, puede entenderse en el sentido de aquellas actividades fundamentales para el propósito de la existencia de la organización; tanto en organizaciones públicas, privadas, con fines de lucro o sin fines de lucro. 

ISO 14001:2015

5.1 Liderazgo y compromiso

La alta Dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión ambiental:

a) asumiendo la responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión ambiental
b) asegurándose de que se establezcan la política ambiental y los objetivos ambientales, y que éstos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización
c) asegurándose que la integración de los requisitos en el sistema de gestión ambiental en los procesos de negocio de la organización
d) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestión ambiental estén disponibles
e) comunicando la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión ambiental
f) asegurándose que el sistema de gestión ambiental logre los resultados previstos 
g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión ambiental
h) promoviendo la mejora continua 
i) apoyando otros roles pertinentes de la Dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique sus áreas de responsabilidad.

NOTA: En esta Norma Internacional se puede interpretar el término "negocio" en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la exigencia de la organización.

ISO 45001:2018

5.1 Liderazgo y compromiso


La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión SST:

a) asumiendo la total responsabilidad y rendición de cuentas para la prevención de las lesiones y el deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así como la provisión de actividades y lugares de trabajo seguros y saludables;

b) asegurándose de que se establezcan la política de SST y los objetivos relacionados de la SST y sean compatibles con la dirección estratégica de la organización;

c) asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la SST en los procesos de negocio de la organización;

d) asegurándose de que los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la SST estén disponibles;

e) comunicando la importancia de la gestión de la SST eficaz y conforme con os requisitos del sistema de gestión de la SST

f) asegurándose de que el sistema de gestión de la SST alcance los resultados previstos

g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la SST;

h) asegurando y promoviendo la mejora continua.

i) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo aplicado a sus áreas de responsabilidad;

j) desarrollando, liderando y promoviendo una cultura en la organización que apoye los resultados previstos del sistema de gestión de la SST;

k) protegiendo a los trabajadores de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades;

l) asegurándose de que la organización establezca e implemente procesos para la consulta y la participación de los trabajadores (véase 5.4);

m) apoyando el establecimiento y funcionamiento de comités de seguridad y salud (véase 5.4).

NOTA: En esta Norma Internacional se puede interpretar el término "negocio" en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la exigencia de la organización.


¿Qué aspectos hay en común y cuáles son específicos a cada norma?

En la siguiente tabla os muestro aquellos requisitos comunes y específicos a cada una de las normas respecto a este apartado.

Los aspectos comunes:


Los aspectos específicos de cada norma:

Como se puede observar gran parte de los requisitos son comunes a las tres normas. El liderazgo se debe evidenciar mediante documentos que acrediten que se realizan, y estos deben realizarse según lo establece cada una de las tres normas. Naturalmente que los objetivos de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud serán diferentes, pero la manera en que los establecemos, los gestionamos y controlamos puede ser la misma. Por ese motivo es fácilmente integrable.

¿Cómo evidenciamos estos requisitos en un sistema integrado?

Las tres normas especifican los compromisos que debe tener la alta dirección de la empresa, ya que la responsabilidad última de la gestión de los tres sistemas de gestión recae sobre ella. Naturalmente, la alta Dirección de la empresa tiene otros quehaceres y no puede ocuparse del día a día del sistema, y se suele nombrar a un representante de la Dirección para que ejerza como Responsable de Calidad, medioambiente y de seguridad y salud. Aunque sea esta persona de la que se encarga de todo el sistema de gestión, la responsabilidad última sigue siendo de la alta Dirección de la empresa.

Para desarrollar cómo podemos evidenciar cada uno de los aspectos que nos indica cada norma, iré punto por punto, explicando la evidencia documental que va asociada, según mi punto de vista.

REQUISITOS COMUNES:

Tomar la responsabilidad de la eficacia del sistema de gestión: 

En este caso, se puede demostrar, a parte de la firma de los diferentes documentos del sistema por parte de la dirección de la empresa, en el acta de la revisión del sistema, donde se hace un análisis de cada uno de los requisitos de la norma. Este acta ha de ir firmada por todos los integrantes, y como la responsabilidad máxima, la tiene la dirección, ha de formar parte de ella. Es una evidencia del compromiso del cumplimiento de la eficacia del sistema integrado.

Asegurarse de que los objetivos y política se establecen para el sistema de gestión de la calidad y son compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización:

En este caso se deben establecer unos objetivos de calidad, medioambiente y de SST, coherentes con la realidad de la empresa y realizables. La política de calidad, medioambiente y de SST debe indicar el compromiso por parte de la Dirección. Se debe disponer de estos dos documentos.

Garantizar la integración de los requisitos del sistema de gestión de calidad en los procesos de negocio de la organización:


Se deben incorporar los diferentes requisitos de cada una de las tres normas en los procesos de la misma. Es decir, debemos relacionar las diferentes actividades a realizar de cada uno de los tres sistemas de gestión dentro de los procesos de la empresa. Con esto, estamos haciendo que los tres sistemas se entiendan como uno, y las actividades a realizar se incorporen en los diferentes procedimientos a seguir de cada uno de los procesos de la empresa. 

Para ello, podemos hacer:

- Integrar los diferentes requisitos comunes en los procedimientos del sistema y/o fichas de los procesos.

- Incorporar en el mapa de procesos, aquellos procedimientos específicos correspondientes a una norma completa, como si fuera otro proceso más de la empresa. Por ejemplo, la gestión ambiental (gestión de residuos) debe aparecer en el mapa de procesos de la empresa como uno más. Así también los correspondientes a los de seguridad y salud.

Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para el sistema:

La Dirección de la empresa debe garantizar el poner los recursos necesarios para desarrollar las diferentes actividades de la empresa. Por ejemplo, si los trabajadores necesitan EPI (equipos de protección individual), la dirección debe proporcionarlos para garantizar su seguridad laboral, además de impartir la formación adecuada ara que su uso sea el adecuado. Otro ejemplo, cuando se establecen los objetivos, o bien cuando se establece el plan de contingencias derivado del análisis de riesgos, debemos garantizar que la Dirección aporta los recursos necesarios para poder asegurar los fines. Así para cada uno de los aspectos que hacen que la empresa pueda realizar cada una de las actividades y procesos de la misma.

La evidencia de este punto, puede ser, a parte de comentar en el acta de la revisión del sistema, la evolución de cada uno de los requisitos de la norma, así como los recursos necesarios que aporta la empresa para cumplir con esos recursos. Se puede evidenciar también, mediante informes analizando los estados y necesidades de los procesos y trabajadores.

Comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión:

Existen dos maneras en que podemos evidenciar mediante documentos que se comunica  a los trabajadores y se da consciencia de la importancia y su necesaria implicación en los sistemas de gestión.

Podemos preparar un escrito, donde se incluya las políticas y el estado de los sistemas de gestión implantados, que se entrega a cada de uno de los trabajadores, y éstos al recibirlo firman el recibí. De esta manera podemos asegurar la comunicación con los trabajadores.

Otra, y creo que es la más efectiva, es realizar una formación interna, a todos los trabajadores de la empresa, facilitándoles la información necesaria y la explicación de la misma, que les haga conscientes de su importancia, cooperación e implicación en los sistemas de gestión. Naturalmente, derivado de esta formación debe constar evidencia documental que se ha realizado, así como la firma de todos los asistentes. Con esto, no sólo evidenciamos la comunicación, sino la consciencia y formación.

Garantizar que el sistema de gestión logra sus resultados previstos: 

Se deben establecer los objetivos correspondientes a los tres sistemas de gestión, se debe realizar su seguimiento y facilitar los recursos necesarios para que se puedan lograr. Por ejemplo, si se analiza trimestralmente la evolución de los objetivos (mediante los indicadores), y se ve que existe una gran desviación, se debe plantear los medios a tomar para cumplir estas metas. Podemos dejar la evidencia documental de este análisis en las actas de las reuniones periódicas que se realizan durante el año.

Participar, dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión:

Se puede realizar mediante impartir formación. Es necesaria la supervisión, capacitación y recapacitación de los trabajadores en cada una de sus funciones que realizan. Para ello, es necesario el apoyo directo de la Dirección, con la finalidad de implicar a todos los trabajadores de la empresa en la política de la misma. Las evidencias documentales son varias:
- definir claramente las funciones de los trabajadores y comunicarlo a los mismos.
- Definir el organigrama de la empresa, y que cada trabajador sepa quien es su responsable y de quien depende, con la finalidad de acudir a él, ante cualquier incidencia o duda.
- Capacitar y recapacitar a los trabajadores en cada una de sus tareas (informe de capacitación firmado por el trabajador, el supervisor y responsable con las evidencias documentales de esta capacitación anejas al informe).
- Formación obligatoria de los trabajadores para mejorar la eficacia de sus tareas. Se debe medir la eficacia de la formación.

Promover la mejora continua:

Los tres sistemas deben estar en mejora continua. Para ello, dedicamos un apartado completo en el acta de la revisión del sistema, así como en las actas de las reuniones periódicas, para analizar y asignar los recursos necesarios para garantizar la mejora continua de los sistemas.

Apoyar a otros roles de gestión relevantes para demostrar su liderazgo, tal como aplica en sus áreas de responsabilidad:

La Dirección, debe reconocer a los diferentes responsables de cada área para hacerles partícipes en los diferentes sistemas de gestión. Una evidencia de este apoyo, es hacer que los diferentes responsables, formen parte de las reuniones de los sistemas de gestión, es decir, que formen parte de los comités de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud. De esta manera participan directamente en el análisis del estado y eficacia de los sistemas de gestión, a parte de implicarse en las acciones a realizar en cada una de sus áreas. La evidencia de esta implicación y apoyo, es la firma de cada uno de los responsables (asistentes) en las reuniones de revisión del sistema y de las reuniones periódicas de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

ISO 9001:2015

Garantizar que la política de calidad es comunicada, entendida y aplicada dentro de la organización:
De alguna manera, los otros dos sistemas, no especifican directamente este punto, pero también indican que se debe "comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión". Por lo tanto, como disponemos de un sistema integrado, cuando se comunique, informe y explique a los trabajadores de la política de calidad de la empresa, también se realice con la ambiental y la de seguridad y salud (en el caso de disponer de tres documentos separados). La mayor parte de empresas que disponen de un sistema integrado, también tienen una política integrada, con lo que cuando se facilita este documento a los trabajadores se está comunicando la política integrada. Se debe dejar evidencia documental de la entrega y explicación de la política a los trabajadores. Que firmen cuando se les entrega el documento.

Promover la toma de conciencia del enfoque basado en procesos:
Este requisito, es cierto que no está en los otros dos, pero en cambio encontramos que los sistemas deben estar integrados en los procesos de la empresa. Por lo tanto, podemos considerar que los tres sistemas están basados en los procesos de la empresa. Y como tal deben aparecer en el mapa de procesos de la empresa. Se debe formar a los trabajadores sobre los procesos de la empresa y sus interacciones.

ISO 45001:2018

Desarrollando, liderando y promoviendo una cultura en la organización que apoye los resultados previstos del sistema de gestión de la SST;
Se puede evidenciar mediante comunicados y formación.

Protegiendo a los trabajadores de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades:
la Dirección debe estar informada en todo momento de los incidentes, peligros, riesgos y oportunidades, facilitando una directa comunicación y confianza con sus trabajadores, y se documentará según los procedimientos redactados para tal fin.

Asegurándose de que la organización establezca e implemente procesos para la consulta y la participación de los trabajadores (véase 5.4):
Se establece un procedimiento así como documentación aneja al mismo que evidencie estos requisitos.

Apoyando el establecimiento y funcionamiento de comités de seguridad y salud (véase 5.4).
Se establece un comité de seguridad y salud que se encarga del análisis y seguimiento del sistema de gestión. El funcionamiento del mismo se establece en el procedimiento correspondiente, y queda reflejado en las actas de las reuniones periódicas del comité.

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15 de mayo de 2018

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

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Este apartado es clave y nuevo en las tres normas de referencia. La organización debe identificar y determinar su contexto interno y externo, así como identificar sus expectativas y oportunidades, desde el punto de vista de los tres sistemas de gestión que nos ocupan en esta artículo. Daré respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué requisitos expone las norma ISO 9001:2015, ISO 14001.2015 e ISO 45001:2018? ¿Qué tenemos que tener en cuenta? ¿Podemos integrar los tres documentos? ¿Qué factores comunes podemos encontrar en los tres sistemas de gestión? ¿Qué factores específicos podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

La actualización de las tres normas, permite integrar mejor los diferentes sistemas de gestión. Nos podemos dar cuenta que el mismo requisito ocupa el mismo apartado en cada una de las normas.

¿Qué requisitos expone las norma ISO 9001:2015, ISO 14001.2015 e ISO 45001:2018?

Vamos a analizar a continuación, qué especificaciones debemos cumplir en cada una de las tres normas, debemos distinguir las comunes de las específicas:

ISO 9001:2015

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas. 

NOTA 1 Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración. 
NOTA 2 La comprensión del contexto externo puede verse facilitado al considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local.
NOTA 3 La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

ISO 14001:2015

4.1 comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones internas y externas  que son pertinentes para su propósito y que afecta a su capacidad para lograr los resultados de su sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.

Según 45001:2018

4.1 comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para alcanzar los resultados previstos de su sistema de gestión de la SST.

En el siguiente cuadro podemos ver la comparación del requisito en las tres normas:


¿Qué tenemos que tener en cuenta?

En los tres casos, debemos identificar todos los factores internos y externos que afectan a la organización, analizando cada uno de los aspectos que puedan afectar a la empresa en las diferentes áreas:
- Dirección estratégica y gestión de calidad de la empresa (ISO 9001:2015)
- Gestión ambiental (ISO 14001:2015)
- Gestión en seguridad y salud (ISO 45001:2015)

Una de las herramientas que tenemos para poder identificar los factores internos y externos de la organización, es la matriz DAFO. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Si aún y así, tenéis dificultades para identificar factores externos a la organización, que son realmente los que la empresa no puede ejercer y controlar, podéis utilizar también la herramienta PESTEL. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Existe otra herramienta muy utilizada y extendida, que da un paso más allá, a partir de los resultados obtenidos en la matriz DAFO. Esta herramienta se denomina CAME. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Desde mi punto de vista, para simplificar el sistema, creo que es suficiente el uso de la herramienta DAFO. Si se quiere hacer un estudio profundizando más en este requisito, se puede complementar con las otras dos.

¿Podemos integrar los tres documentos?

La respuesta es sí, podemos identificar todos los factores de forma conjunta. En el mismo documento encontraremos algunos factores comunes y específicos a  cada uno de los sistemas de gestión. De este modo, se podrá analizar de forma conjunta todos los sistemas de gestión, simplificando los documentos, y dando una visión global de la situación de la empresa.

¿Qué factores comunes podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

Como sabemos en la matriz DAFO se identifican los factores internos y externos de la organización, separándoos en 4 grupos: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Os muestro a continuación algunos de los factores comunes (sólo son algunas ideas, existen innumerables factores dependiendo de la empresa):

Debilidades:
Salarios bajos
Falta de capacitación
Reactividad en la gestión
Mala situación financiera
Incapacidad de ver errores
Capital de trabajo mal empleado
Poca capacidad de acceso a créditos
Falta de motivación de los recursos humanos
Producto o servicio sin características diferenciadoras

Amenazas:
Conflictividad laboral
Regulación desfavorable
Cambios legislativos
Competencia muy agresiva
Aumento del precio en materias primas
Tendencia desfavorable del mercado

Fortaleza:
Buen ambiente laboral
Proactividad en la gestión
Grandes recursos financieros
Posibilidad de acceder a crédito
Equipamiento de última generación
Experiencia de los recursos humanos

Oportunidades:
Competencia débil
Internacionalización de la empresa
Mercado mal atendido
Inexistencia de competencia
Tendencias favorables del mercado

Comercialización y/o producción en otros países o regiones.
Nuevos productos y/o servicios.

Ejemplo del formato de una matriz DAFO adaptada al sistema de gestión:
Adriana Gómez Villoldo
http://asesordecalidad.blogspot.com
¿Qué factores específicos podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

Como sabemos en la matriz DAFO se identifican los factores internos y externos de la organización, separándoos en 4 grupos: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Os muestro a continuación algunos de los factores específicos (sólo son algunas ideas, existen innumerables factores dependiendo de la empresa):

Gestión de Calidad:

Debilidades:
Ausencia de Calidad
Equipamientos obsoletos

Amenazas:
Nuevos productos que no se conoce la aceptación del cliente.
Deficiencia en los procesos de producción, índice de defectos muy alto.
Falta de control de los costes de producción, generando pérdidas o escasos beneficios.
Mala gestión en el control de la contratación y facturación.
Malas decisiones estratégicas por parte de la Dirección.

Fortaleza:
Conocimiento del mercado
Buena calidad de producto/servicio
Procesos de calidad
Estandarización y optimización de los procesos

Oportunidades:
Automatización de los procesos de la empresa.
Optimización de los recursos.
Mejora en la planificación de los procesos.

Gestión ambiental:

Debilidades:
Dificultad en separar los residuos generados.
Deficiencias en la gestión de residuos
Deficiencia de orden y limpieza generando impacto ambiental en las instalaciones de la empresa.
Manejo inadecuado de las aguas residuales

Amenazas:
Aumento del precio en materias primas, con lo que la empresa adquiere de peor calidad y que puede tener un mayor impacto ambiental.
Cambios legislativos que hacen inviable una buena gestión ambiental
Multas económicas por parte de las administraciones por incumplir la legislación ambiental.

Fortaleza:
Generar un entorno saludable.

Oportunidades:
Certificarse en ISO 14001 aumenta las posibilidades de obtener nuevos contratos.
Disminución en el uso de materias primas y energía.
Aumento de la eficiencia ambiental
Reducción de costes a lo largo del tratamiento

Gestión en Seguridad y Salud de los Trabajadores:

Debilidades:
Equipamientos obsoletos
Carencia de identificación y evaluación de los riesgos laborales de la actividad
Falta de supervisión del cumplimiento de los procedimientos por parte de los trabajadores
Ambiente y lugar de trabajo poco favorable

Amenazas:
Falta de equipos de protección individual y colectiva
Falta de supervisión y control de los EPI
Alto índice de accidente
Multas y penalizaciones por parte de los organismos oficiales
Investigación de los accidentes por parte de los organismos oficiales

Fortaleza:
Reducción de los incidentes y accidentes laborales
Mejor protección en el trabajo de los trabajadores
Procedimientos estandarizados de seguridad y salud, adaptados a la realidad de los trabajos y a los trabajadores, asimilados y aplicados por los trabajadores de la empresa.
Cooperación de los trabajadores de la empresa

Oportunidades:
Personal capacitado y motivado
Mejora de los procedimientos y metodología en SST que mejores los resultados, y que sean reconocidos por los clientes y trabajadores.
Certificarse en ISO 45001:2018 da un valor añadido respecto a las empresas del sector.
Prioridad de contratación por parte de los clientes.
Los clientes se aseguran que el personal por parte de la empresa que se desplaza a realizar los trabajos en sus instalaciones, cumplirán con los requisitos y procedimientos en cuanto a seguridad y salud que le aplican, ya que están familiarizados e instruidos desde la misma empresa. (Sería un ejemplo de trabajos en obra o en una fábrica).

Todos estos factores pueden ser reflejados en un mismo documento. Cuando diseñéis el formato del documento, dejar bien claro, como os he detallado en este artículo, los que son comunes y específicos, y que aplica a cada sistema y en base a qué normativas. Contra más claro esté, menos dudas puede  tener el auditor, y menos incidencias podéis tener.

Tenéis que tener en cuenta, y pensarlo cuando lo elaboréis, que los diferentes factores que identifiquéis, posteriormente se deben tratar o bien como objetivos, o bien evaluar el riesgo de los mismos. Es decir, si identificáis:

- Oportunidades: Deberéis analizar el riesgo de las mismas. Si alguna oportunidad, es realizable a corto plazo y la empresa necesita o quiere ejecutarla, la tendrá que establecer, además, como objetivo.
- Amenazas: Se deberá evaluar el riesgo de las mismas.
- Debilidades: Se deberá evaluar el riesgo de las mismas.
- Fortalezas: en principio no hay que realizar ninguna acción.

Por lo tanto, cuando se apruebe la identificación del contexto de la organización, se deberá realizar un análisis y evaluación de los resultados de las mismas. Este análisis y conclusiones, así como las acciones a tomar, pueden reflejarse en el acta de la Revisión del sistema, que es un requisito común a los tres sistemas de gestión.
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