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19 de junio de 2017

Criterios de selección de los proveedores ISO 9001:2015

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Para poder establecer una metodología de selección de los proveedores de la empresa debemos saber qué criterios son los que debemos tener en cuenta a la hora de elegir a uno u otro. En este artículo os mostraré los principales criterios a tener en cuenta, y qué técnicas de selección podemos aplicar. ¿Qué debemos considerar para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015? ¿Qué criterios debemos tener en cuenta para seleccionar y cualificar a los proveedores? ¿Cómo podemos realizar la selección de los proveedores teniendo en cuenta tantos criterios?

Para conocer que nos expone la norma ISO 9001:2015 respecto a los requisitos de la gestión de los proveedores podéis consultarlo en un artículo anterior publicado en el blog (ver enlace).

¿Qué debemos considerar para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015?

Se debe establecer una metodología descrita en un procedimiento, donde se explique los pasos a seguir ante una compra de un producto/material o subcontratación de un servicio por parte de la empresa. En este procedimiento, también se debe explicar detalladamente cómo se seleccionan los proveedores, qué criterios debemos tener en cuenta, y una vez aprobados, cómo se realiza y con qué requisitos su evaluación continua.

De este procedimiento obtendremos diferentes documentos:

- Documentación procedente de la selección del personal: si se utiliza alguna herramienta o criterio de análisis para la toma de decisiones, como puede ser la herramienta AHP, generará documentos adjuntos al procedimiento. En el procedimiento se debe explicar paso a paso cómo se aplica dicha herramienta.
- Listado de proveedores aprobados. Se debe listar todos los proveedores que dispone la empresa, así como fijar todos los requisitos que la empresa exige a 
- Información de los proveedores, productos, servicios, datos administrativos, financieros y técnicos. Así como los certificados y acreditaciones de los mismos.
- Documentos de orden de compra y/o subcontratación, así como los registros de los mismos documentos.
- Documento de evaluación y capacitación de los proveedores.

¿Qué criterios debemos tener en cuenta para seleccionar y cualificar a los proveedores?

Criterios a tener en cuenta:

Criterios de precios y condiciones: 
- La tarifa de precios. habitualmente es uno de los criterios que declinan la balanza para uno y otro proveedor.
- Evolución de los precios (fidelidad de precios). Es importante que si negociamos unos precios con un proveedor, que posteriormente no los modifiquen.
- Créditos de proveedores. Aportación de diferentes formas de financiación.
- Aceptación de los costes de transporte. Los costes de transporte deberían figurar en los presupuestos por parte de los proveedores. Es un punto a tener en cuenta, ya que puede alterar considerablemente el presupuesto. Por ejemplo, si elegimos a un proveedor que nos oferta un material más barato que otros pero que no incluye el transporte, puede ser que se convierta en el proveedor más caro, y encontrarte que en la entrega tienes que pagar al transportista en efectivo (es uno de los errores más comunes).
- Posibilidad de negocios recíprocos. Un ejemplo muy habitual es la unión temporal de la empresa con su subcontratista para realizar un proyecto conjunto. Cada uno participa con un % acordado mediante un contrato.

Criterios de calidad de los materiales
- Calidad y atención técnica
- Alcance de las normas de aplicación
- Garantías de calidad de los materiales. Aporte de certificados de garantía de los materiales, así como de las analíticas correspondientes.

Criterios de certificados y acreditaciones por parte de la empresa
- Aportación de los certificados y acreditaciones necesarios asociados a una normativa o legislación concretas.
- Licencia de actividades 
En muchos casos, se debe solicitar a los proveedores y subcontratistas sus certificaciones y acreditaciones, para asegurarnos que el servicio que nos prestan cumplen con los diferentes requisitos normativos y legales. Por ejemplo, para realizar una calibración de un equipo de medición, debemos contratar a un proveedor que esté acreditado oficialmente para realizar dicha calibración por una entidad oficial, en el caso de España, por ENAC. Para ello, debemos exigirle que nos presente el certificado de acreditación, y guardarlo con toda la documentación asociada al proveedor.

Criterios de tiempo
- Plazos de entrega
- Cumplimiento de los tiempos de entrega. Este criterio, hasta que no se prueba no podemos conocer si cumplen los plazos o no. Por ese motivo, cuando estamos ante un proveedor nuevo, debemos ponerlo a prueba y evaluar si incumple algún requisito imprescindible para nuestra empresa.  
- Periodicidad de las entregas. Si eres una empresa grande y necesitas periódicamente grandes entregas de material, debes asegurarte que tu proveedor tiene la capacidad en volumen de facilitártelo.
- Notificaciones de retraso o incidencias, o bien no entregas del material.

Criterios de servicio
Asesoría por parte del proveedor ante un problema o duda presente en la empresa.
Disposición de cooperación
Posibilidad de capacitación de los proveedores
Variabilidad de la gama de productos y servicios
Trato personalizado y resolutivo

Criterios de medio ambiente
Política de medio ambiente del proveedor
Certificación en ISO 14001
Gestión de sus residuos (evidencias). Aspecto importante ante un proveedor de reparación y mantenimiento de vehículos, maquinaria, limpieza...

Criterios de localización y transporte
La situación del proveedor, o bien de la ubicación de logística del proveedor, es importante ya que a mayor distancia, puede ser más dificultad para la entrega a tiempo del material.
Riesgos del suministro. Si el material viene del extranjero pueden surgir problemas de transporte y aduaneros que pueden producir grandes retrasos de la entrega 
Si el proveedor es un intermediario, es importante conocer al comprador final, para reducir riesgos.

Criterios relativos a la empresa
- Investigación y desarrollo. Debemos conocer sus proyectos en I+D con la finalidad de poder incorporar nuevos materiales o servicios a nuestro sistema productivo.
- Debemos conocer las capacidades productivas, para asegurarnos las entregas de los materiales y servicios solicitados, y con la calidad requerida.
- Debemos conocer las capacidades financieras de la empresa. Ya que las formas de pago a un proveedor, habitualmente se convierten en el criterio decisivo a la hora de seleccionar un proveedor. 
- Flexibilidad y posibilidad de adaptarse a las necesidades de la empresa.  

Criterios de embalaje y control de calidad
- Evidencias del control de calidad por parte de la empresa proveedora de los productos acabados, así como el correcto embalaje para el transporte para que no sufra daños.
- Realización del control de calidad del estado durante la entrega del material. este caso, lo podemos aplicar, por ejemplo, a elementos prefabricados de hormigón, la empresa proveedora debe asegurarse que cuando se entregue el material, ese debe estar en perfectas condiciones y acabados. Es normal, pequeños desconches y en algunos casos pequeñas fisuras que deben repararse, debemos asegurarnos que el proveedor realice esta tarea.

¿Cómo podemos realizar la selección de los proveedores teniendo en cuenta tantos criterios?

Existen técnicas/herramientas que nos permiten realizar este análisis. Para mí, la herramienta que mejor funciona es el Análisis decisión multicriterio (AHP): herramienta de toma de decisiones.

Uno de los aspectos a tener en cuenta, es que la Dirección de la empresa, debe establecer la preferencia entre los diferentes criterios para realizar la selección y cualificación de los mismos. 

Por ejemplo, una empresa fija el criterio por parte de la Dirección, por motivos financieros, y escoge a proveedores que acepten unas condiciones de pago concretas, a pesar de disponer de condiciones peores que otros en plazos de entrega, precios...  Estas preferencias deben considerarse en el análisis final. Podéis ver cómo se consideran estas decisiones en la herramienta AHP (ver aquí).

Debéis tener en cuenta, que podéis escoger el sistema de análisis y selección que os vaya mejor. Deberéis incluir la metodología a seguir en el correspondiente procedimiento del sistema, con la finalidad de evidenciar que la empresa cumple con los requisitos.

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12 de junio de 2017

Diagrama de dispersión: herramienta de control de procesos

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En el siguiente artículo os voy a exponer una herramienta básica, considerada una de las 7 herramientas de la calidad, que nos permite analizar qué relación existe entre dos factores. ¿En qué consiste? ¿Cómo lo aplicamos a los procesos de la empresa (ejemplos)? ¿Qué pasos debo hacer para elaborar un diagrama de dispersión? ¿Cómo se interpretan los resultados? ¿Qué nos aporta esta herramienta al sistema de gestión ISO 9001:2015?

¿En qué consiste?

Los diagramas de dispersión o también llamados gráficos de correlación o nube de puntos, permiten estudiar la relación entre si y en qué medida se encuentran vinculadas dos magnitudes.

Es de gran utilidad, para conocer qué factores están relacionados entre sí, y cómo es afectado uno respecto al otro. 

Esta herramienta se puede aplicar a todos los procesos de la empresa. Inicialmente, nos puede parecer que sólo es útil en el proceso productivo de la empresa, y más concretamente, en la gestión de equipos y maquinaria, pero no es así, os voy a demostrar mediante ejemplos prácticos, que conocer la relación entre dos factores puede ser muy útil para el control del proceso y la toma de decisiones.

Esta herramienta podemos considerar que nos puede servir para planificar la producción y controlar los procesos.

El aspecto que tiene un diagrama de dispersión es el siguiente:



Es considerada como una de las 7 herramientas de la calidad que son: 

5. Gráficos de control
6. Diagrama de dispersión o gráfico de correlación

Ejemplos de relación entre dos factores:

Os presento algunos ejemplos, que afectan a diferentes procesos de la empresa, para que os hagáis una idea de la utilidad de esta herramienta.

1. Relación entre la formación de los trabajadores y los defectos de los productos realizados

2. Relación entre el precio del producto y el número de ventas del mismo producto

3. Relación entre el número de empleados y el número de ventas

4. Relación entre el número de empleados y el número de productos fabricados

5. Relación entre el número de veces que se ha realizado el mantenimiento de la maquinaria y el número de fallos registrados de la máquina.

6. Relación entre la resistencia (Ohm) y el tiempo de falla (min) de las resistencias eléctricas.

7. Relación entre el salario de las personas y el consumo que realizan.

8. Relación entre los años de uso de una máquina con las fallas registradas

9. Relación entre las facturas emitidas y las facturas impagadas

10. Relación entre el número de productos vendidos y las reclamaciones por parte de los clientes

11. Relación entre el presupuesto asignado a la compra del material y el número de productos desechados por ser defectuosos o no cumplir con los requisitos de calidad.

Como podéis ver existen numerosas relaciones que, mediante la relación unas con otras, podemos llegar a conclusiones que nos sirvan para optimizar los diferentes procesos.

Pasos a seguir para elaborar un diagrama de dispersión

1. Decidir qué factores se quieren comparar y para qué.

2. Recopilación de datos

Los datos los podemos obtener de muchas fuentes diferentes, en función de la naturaleza de los factores que queremos analizar. Por ejemplo:

- Si queremos analizar cómo influye el salario de los trabajadores al consumo, deberemos obtener los datos de alguna campaña de encuestas en la población. 

- Si queremos conocer los datos de los pedidos de material realizados por la empresa por periodos de tiempo y el número de productos desechados, deberemos obtener los datos de los diferentes departamentos de la empresa.

En cualquiera de los casos, se deben obtener datos objetivos, que se puedan cuantificar y medir. 

3. Colocar los datos en una tabla

Para poder explicaros mejor, la utilidad de esta herramienta, os voy a explicar un caso concreto. 

Una empresa quiere analizar si existe relación entre el número de productos vendidos respecto a las reclamaciones por parte de los clientes

En este caso, hemos obtenido los datos, analizando el historial de la empresa, y obteniendo los registros de reclamaciones y de ventas.

Los datos obtenidos se indican en la siguiente tabla:



4. Realizar el gráfico 

Si realizamos el gráfico, puedes realizarlo a mano, sin problemas, aunque actualmente, lo más habitual es realizar el gráfico en Excel o en algún programa similar, con la finalidad de poder incorporarlo en un informe de análisis, o bien en el acta de la revisión del sistema de gestión de calidad.

En el caso de realizarlo en Excel, es muy sencillo, elaboras la tabla, una vez realizada, la seleccionas toda, vas a insertar diagrama de dispersión, y una vez realizado haces click en su interior y lo editas. Obteniendo un gráfico como este:



5. Interpretación de los resultados

En el ejemplo que nos ocupa, si lo analizamos, vemos que si existe una relación, obtenemos una tendencia en qué a medida que incrementamos la producción, generamos más productos y los vendemos, obtenemos más reclamaciones por parte de los clientes.

Por lo tanto, si analizamos lo que verdaderamente significa, es que las reclamaciones por parte de los clientes vienen dadas porque los productos ofrecidos no cumplen sus expectativas, puede ser por el incumplimiento de los requisitos de calidad, por el incumplimiento de los plazos de entrega... Por lo tanto, con un simple análisis vemos donde está el problema, y cuál es su efecto.

Tipos de correlaciones que nos encontramos 

Si representamos los datos obtenidos, en el diagrama podemos observar las diferentes correlaciones, y en función de cómo estén situados los diferentes puntos, podremos analizar qué tipo de correlación existen entre los dos factores.

Correlación positiva: se observa que cuando crece X, crece Y. como es el caso de nuestro ejemplo.

Correlación negativa: se observa que cuando crece X, disminuye Y y viceversa.

Correlación compleja: cuando el valor de Y parece estar relacionado con el valor de X pero esta relación no es simple o lineal.

Sin correlación: cuando a todo el valor de X puede corresponder a cualquier valor de Y, obtenemos una dispersión de datos.

¿Qué nos aporta esta herramienta al sistema de gestión ISO 9001:2015?

Muchos de los requisitos de la norma ISO 9001:2015, nos obligan a planificar y controlar de los procesos de la empresa, con la finalidad de encontrar los posibles errores, optimizarlos y mejorarlos. Esta herramienta de recopilación de datos y análisis, nos permite encontrar relaciones entre factores, que nos permitirán saber, si modificamos un factor, con la finalidad de mejorarlo, qué repercusiones tendrá sobre otros.

Por ejemplo, se quiere optimizar el departamento de ventas, y la empresa analiza si un aumento de personal puede incrementar el número de ventas. se analiza si estos dos factores están relacionados, y se decide en función de los resultados. A lo mejor a la empresa no le interesa incrementar con más vendedores, porque el incremento que supondría no sería significativo para cubrir el coste de las contrataciones y formación. Por lo tanto, antes de tomar una decisión, debe analizarse, y esta herramienta nos puede servir para ello.
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6 de junio de 2017

Lista de verificación o Check-list: herramienta de control de procesos

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En este artículo os presento una de las herramientas más utilizadas y extendidas. Son muy útiles para agilizar las tareas de control. ¿En qué consiste? ¿Qué información mínima debe contener un listado de verificación? ¿Para qué puede servir esta herramienta? ¿Cómo lo hacemos? ¿Cómo utilizar la lista de verificación para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015¿Qué ventajas e inconvenientes podemos encontrarnos si nos decidimos a utilizar listas de verificación?

¿En qué consiste?

Las listas de verificación o listas de control consisten en un formato para realizar acciones repetitivas que hay que verificar. Con la ayuda de esta lista vamos a comprobar de una forma ordenada y sistemática el cumplimiento de los requisitos que contiene la lista. Esta técnica de recogida de datos se prepara para que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro.

Las listas de verificación también pueden denominarse listas de chequeo, listas de comprobación, listas de control, "check-list".

La lista de verificación se utiliza normalmente para el control de los procesos en tiempo real. Generalmente, se trata de una tabla donde se puede registrar, analizar y presentar los resultados de una manera sencilla.

Cuando elaboremos una lista de verificación debemos exponer los requisitos y poder dar respuesta de su cumplimiento de la forma más sencilla posible. Debe ser un documento sencillo de interpretar y fácil y rápido de rellenar.

Es una herramienta de calidad, forma parte del grupo de las 7 herramientas de la calidad que son:

5. Gráficos de control
6. Diagrama de correlación

Podéis consultar cada uno de ellos mediante el enlace que se encuentra al hacer click sobre el nombre de cada una de las herramientas.

¿Para qué puede servir esta herramienta?

Con una simple lista de comprobación puedes detectar y eliminar errores, podemos evitar olvidos, evidenciar acciones, recoger información de los procesos para su posterior análisis... Se puede utilizar en cualquier sector y para cualquier actividad.

Como por ejemplo:

- Registrar datos: este listado nos permite disponer de un registro de información histórica que puede ser utilizado para identificar los cambios sufridos a lo largo del tiempo, o bien utilizar esta información para realizar un tratamiento estadístico.
- Se puede verificar el funcionamiento y efectividad de un control establecido.
- Concentrar los aspectos críticos del proceso que puedan generar resultados no esperados.
- Sistematizar las actividades, sin confiar en la memoria de la persona. Llevar a cabo actividades de forma ordenada.
- Dejar evidencia de asistencia.
- Dejar evidencia de la inspección.
- Para verificar o examinar la posible aparición de defectos.
- Para verificar y controlar las operaciones.

¿Qué información mínima debe contener un listado de verificación?

La información mínima que debe contener es:

- Requisitos a verificar
- Metodología a utilizar: correcto/incorrecto, aceptable/no aceptable, apto/no apto...
- Indicar la persona que está realizando el control
- La fecha y frecuencia con la que se utiliza la lista de verificación
- Registrar la evidencia indicando si es correcto o no

Al final ganamos tiempo, pero inicialmente puede ser laborioso, el realizar una lista de verificación verdaderamente útil.

¿Qué pasos debo realizar para elaborar una lista de verificación?

1. Planificar y saber que es lo que se quiere verificar. Determinar lo que se va a medir. Determinar el área que se quiere evaluar.
2. Diseñar el formato de verificación. Escribir las categorías o variables posibles. Establecer la escala de ocurrencias. Diseñar la cuadrícula.
3. Determinar la persona que va a realizar la verificación (debe estar capacitado) y las horas que va a realizar dicha función.
4. Tomar nota de la información en el formato de la verificación. Totalizar los eventos por categoría y/o periodo.
5. registrarlo en una base de datos para su tratamiento estadístico y análisis de los resultados.

¿Cómo utilizar la lista de verificación para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015?

En los siguientes ejemplos prácticos que podemos utilizar esta simple herramienta de una forma sencilla, para evidenciar el cumplimiento de algunos requisitos

a) Lista de asistencias o entrega de material. Proceso de RR.HH

Es importante que cuando realizamos una formación en la empresa, ya sea externa o interna, se realicen hojas de asistencia de los trabajadores a formar, donde acostumbramos a poner un encabezado indicando el curso a realizar, quién lo imparte, las horas lectivas y fechas, listado del temario... en este caso, para cada sesión de formación se deberá realizar un listado de todos los trabajadores que van a recibir la formación, normalmente se indica su número de identificación (DNI) y un lugar para su firma para evidenciar su asistencia.

También se debe realizar un listado para evidenciar la entrega del material del curso y que el trabajador lo ha recibido. De esta manera dejamos constancia escrita que el trabajador ha recibido el temario y que está recibiendo una formación de este temario en concreto, para ello se debe adjuntar este listado con las firmas de los recibí de los trabajadores al material entregado. El listado debe contener a parte del listado de los trabajadores, la información necesaria del contenido detallado del material entregado.

Según el requisito de la norma ISO 9001:2015, la empresa debe garantizar la formación a sus trabajadores, realizando una evaluación posterior de la eficacia de esta evaluación. Pues en este caso se puede idear un formato en forma de lista de chequeo para registrar la aptitud de cada trabajador respecto a la formación recibida. esto no significa, si ha aprobado o no el examen de la formación recibida sino de cómo se ha aplicado la formación recibida a las tareas desempeñadas por el trabajador, y por lo tanto para su capacitación o re-capacitación para una tarea concreta.

b) Evidenciar comunicados internos al personal

En muchas ocasiones ante una no conformidad detectada del sistema, podemos darle una fácil solución mediante comunicados a los trabajadores para su información y cumplimiento. Por ejemplo, el auditor detecta que algunos trabajadores han facilitado a algunos cientes, información de otros clientes, aspecto que está prohibido por la organización y por la ley. Normalmente lo que haríamos sería citarlos en el despacho, hacer una gran bronca subida de tono, y todo quedaría así, pero no dejaríamos constancia documental, y podría ser que por alguna de las partes se negara esta conversación ante una repetición. ¿Cómo solucionarlo? Pues realizando un comunicado interno, si queréis subido de tono, donde se prohíbe realizar esta acción y se firma por la alta dirección de la empresa. Se reparte a los trabajadores, y para evidenciar que se ha entregado al trabajador y que éste se ha enterado, se puede realizar mediante una lista de verificación, donde como el caso anterior, se realiza un encabezado con todos los datos, el listado de los trabajadores con su identificación, y un lugar para su firma en la entrega del documento. Nosotros archivaríamos el comunicado original juntamente con la lista de verificación.

c) Inspecciones de instalaciones

En este caso podemos tener dos casos: 

a) Si la inspección de instalaciones pertenece al proceso productivo de la empresa. Os pondré ejemplos:

Un laboratorio de control de calidad de la construcción, donde se realizan inspecciones de instalaciones en obras. El técnico inspector, dispondrá de este formato para realizar la auditoría en las instalaciones del cliente. En este caso, el formato forma parte del procedimiento de ejecución del proceso productivo de la empresa. Los datos recopilados en este listado, a parte de las notas tomadas por el trabajador durante la inspección, formarán parte del informe final que se entregará al cliente. 

Otro ejemplo, muy extendido actualmente, es cuando llamamos a una empresa que nos certifique la eficiencia energética que tiene una vivienda, el técnico se desplaza a la vivienda, y verifica utilizando la lista de chequeo, todos los puntos que debe auditar para poder clasificar la vivienda y emitir el certificado.   

Otro ejemplo puede ser la inspección del proceso de producción de una empresa de prefabricados de hormigón, donde el cliente contrata a un laboratorio para que inspeccione si se está fabricando bien su producto. En este caso el laboratorio enviará a un técnico cualificado para que inspeccione todo el proceso. El técnico puede ayudarse de un listado de control para no dejarse ninguna fase del proceso sin inspeccionar. Os pongo un ejemplo de cómo podría ser este check-list:


b) Si queremos verificar, con una frecuencia concreta, el estado de las infraestructuras de la empresa, por ejemplo, mantenimiento ascensores, extintores, ensayo de la toma de tierra... En este caso, el formato colgará del procedimiento del control y mantenimiento de infraestructuras. 

d) Verificación de los equipos de medición

En este caso, podemos disponer de equipos de medición que no necesiten calibración, sino que simplemente necesiten una verificación, el informe de verificación puede ser un listado de chequeo de los diferentes puntos a verificar del equipo. Por ejemplo, en un laboratorio de control de calidad de la construcción, se necesita realizar el ensayo..... en base a la norma ....

La norma especifica los requisitos necesarios que debe cumplir el equipo de medición para poder realizar el ensayo. Para poder asegurar que realizamos el ensayo según la norma, debemos verificar, y dejar constancia, que el equipo cumple con los requisitos, para ello utilizamos un formato que nos facilita la comprobación de este cumplimiento, realizamos la operación que necesitemos para verificarlo y este documento sirve como registro.

e) Verificación de los puntos de control en una línea de producción para asegurar la calidad en cada una de las fases del proceso de producción con la finalidad de verificar o examinar la posible aparición de defectos

A menudo, en las empresas de fabricación, se dispone de personal de control, donde verifican en la misma linea de producción, los diferentes requisitos en cada una de las fases, dejándolo registrado en el documento. Por ejemplo, en una planta de fabricación de prefabricados de hormigón. En el proceso de fabricación de la pieza, se debe verificar que cada paso esté correcto antes de pasar al siguiente, ya que un error no se puede corregir en fases posteriores y se tendría que rechazar la pieza. 

Se montan los encofrados con las dimensiones descritas en el plano y se coloca el armado. Las diferentes barras de acero, malla, esperas, separadores... deben estar colocadas según el plano, cualquier modificación respecto al diseño puede conducir a un producto mal realizado y desechado.

Habitualmente, se dispone de una lista de verificación, donde un técnico cualificado, supervisa que todos los elementos están bien colocados antes de hormigonar. En el mismo documento se registran las posibles incidencias o correcciones (reparaciones)  que se han detectado. Tanto la pieza como la referencia del documento tienen que coincidir para mantener la trazabilidad y la identificación. Este documento, queda como evidencia que se ha ejecutado correctamente, y en caso que el cliente lo solicite ante un problema detectado, se puede analizar la ejecución de la fabricación.


Si analizamos la tabla anterior podemos deducir que los defectos más habituales son los debidos a la tensión.

f) Lista de verificación en una auditoría

Es un instrumento que forma parte de la información disponible para los auditores. Son utilizadas para garantizar que la auditoría, como mínimo, abordará los requisitos definidos por el alcance de las mismas incluyendo los requisitos legales y del cliente.

El uso de esta herramienta ayuda en el proceso de la auditoría de una manera funcional. La estructura de la lista depende de:

- El requerimiento legal
- Restricciones de tiempo y coste
- Cantidad de procesos involucrados y,
- Requerimientos del sistema de gestión

Existen dos formas en que los auditores pueden utilizar estas listas de verificación.

La primera es para planificar el desarrollo de la auditoría, se distribuyen en frecuencias de tiempo los requisitos a inspeccionar, como podéis ver en la tabla siguiente:


Para realizar el seguimiento durante la auditoría de los diferentes requisitos a inspeccionar. En este caso, sería similar al de inspección de instalaciones anteriormente expuesto, pero con los diferentes requisitos de la norma.


El anterior listado de verificación, se registran las no conformidades detectadas en cada uno de los requisitos auditados.
Naturalmente, se deberá indicar los datos de la empresa en el encabezado, así como el periodo de inspección, definir el alcance, etc. 

g) Listado de verificación para evaluar si los trabajadores llevan los equipos de protección individual obligatorios para realizar las tareas.

Muchas veces, en empresas o actividades donde los trabajadores deben llevar los equipos de protección individual (EPI's), nos encontramos que no los llevan, y eso puede ser un problema de seguridad. Con la finalidad de poder controlarlo, podemos generar un listado de verificación como el que os muestro a continuación.

En la anterior tabla podemos comprobar la frecuencia en que un trabajador concreto utiliza los EPI's y si alguno en concreto no lo lleva. Podemos analizar el porqué y analizarlo, o bien tomar medidas para que los trabajadores cumplan lo establecido como obligatorio por la empresa.

¿Qué ventajas e inconvenientes podemos encontrarnos si nos decidimos a utilizar listas de verificación?

Las principales ventajas que nos encontramos:

- Facilita la planificación de la inspección y/o auditoría
- Aseguran el enfoque consistente para la inspección y/o auditoría
- Actúan como plan de muestreo y un administrador de tiempo
- Sirven como una guía de ayuda para verificar los procesos
- Apoyan las diferentes fases de la auditoría y/o inspección registrando notas o evidencias
- Mejoran el desempeño de la actividad a realizar
- Garantizan que se obtenga la evidencia adecuada, por ejemplo, ante una lista de asistencia o documentar una acción correctora.
- Suministra estructura y continuidad ante una inspección y asegura que se cumpla el alcance
- El documento es sencillo de seguir y fácil de rellenar.

Las principales desventajas que nos podemos encontrar son:

- Puede ser vista como intimidatoria por parte del auditado/inspeccionado
- Puede que para que sean realmente útiles y fáciles de aplicar, cuesta inicialmente un gran esfuerzo en diseñarlas y en recoger los diferentes requisitos a evaluar, escogiendo adecuadamente el método de evaluación.
- Un mal diseño o carencia de verificación de requisitos clave puede comportar un exceso de burocracia para completar las deficiencias del formato. Con lo que dificultaría más el trabajo que el realizarlo con su ausencia.
- Un auditor sin experiencia puede no tener la capacidad para comunicar con claridad lo que está buscando, si depende de gran medida de una lista de verificación para orientar sus preguntas. Las personas que utilicen estas listas de verificación deben estar capacitadas para realizar la actividad, y deben estar formadas para el entendimiento del formato y cómo se debe aplicar. 
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5 de junio de 2017

AMFE (análisis modal de fallos y efectos): herramienta de planificación de producción

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Esta herramienta es muy útil para identificar, evitar y controlar las posibles fallas de un proceso. En artículo os explicaré ¿En qué consiste? ¿Qué tipos de AMFE hay? ¿Cuál es el origen de este análisis? ¿Para qué y cuándo se aplica? ¿Quienes lo aplican? ¿Cómo definimos los conceptos que aplican a esta herramienta? ¿Cómo se calcula? ¿Y qué significa su resultado? ¿Cómo evaluamos la severidad, ocurrencia y detección? y finalmente podréis ver su aplicabilidad mediante un ejemplo.

¿En qué consiste?

AMFE o también denominado AMEF son las siglas de Análisis Modal de fallos y efectos) y se define como un conjunto de directrices, un método y una forma de identificar problemas potenciales (errores) que se pueden producir en los procesos.

Es decir, esta herramienta se usa para detectar los errores potenciales que se pueden producir en los procesos, productos, servicios y/o sistemas y que se les relaciona con el efecto que puedan ocasionar al cliente. También se estudian los controles que se plantean para cada proceso para la detección de las fallas (Técnica Poka-Yoke)

Por lo tanto, este análisis está concebido como técnica preventiva para ser aplicada en cualquier proceso, producto, diseño o sistema que tenga cierto riesgo de incumplimiento de los requisitos para los que ha sido planteado.

También se aplica para las acciones correctoras, en los casos que se ha detectado una situación anómala de error o de fallo, que se debe eliminar y de no corregirse continuaría provocando errores.

El objetivo principal es proteger al cliente en cuanto a sus intereses y requisitos como es la esencia de los sistemas de gestión de calidad como el basado en la norma ISO 9001:2015

El aspecto más común que tiene una tabla donde se realiza el análisis AMFE es como el que os muestro en la siguiente imagen:



Más adelante en este mismo artículo os explicaré este ejemplo paso a paso, para que podáis elaborar uno por vosotros mismos.

¿Qué tipos de AMFE hay?

AMEF de sistema (S - AMEF): asegura la compatibilidad de los componentes del sistema. 
AMEF de diseño (D - AMEF): reduce los riesgos de los errores en el diseño.
AMEF de proceso (P - AMEF): revisa los procesos para encontrar posibles fuentes de error.

¿Cuál es el origen de este análisis?

Inicialmente se creó como estándar militar. Fue introducido formalmente a finales de los años 40 en la industria aeroespacial en el desarrollo de cohetes. El aplicar este análisis fue de mucha ayuda para evitar errores en la fabricación de los componentes, aspecto importante debido al alto coste que supone el proceso de producción de esta actividad.

¿Para qué y cuándo se aplica?

Es ampliamente por empresas con procesos de fabricación (manufactureras), aunque actualmente se está aplicando en la industria de servicios. Se puede aplicar en varias fases del proceso de producción.

Sirve para identificar los fallos y defectos en un proceso antes de que ocurran.

¿Quienes lo aplican?

Por la empresa
Por la persona que quiere reducir costes
Para identificar fallos y defectos antes de que ocurran

¿Cómo definimos los conceptos que aplican a esta herramienta?

Los diferentes conceptos que debemos tener en cuenta son:

Modo potencial de falla: lo que podría salir mal del proceso.

Efecto: el daño que causaría el modo potencial de falla en el cliente

Severidad (S): Que tan grande es el daño (efecto) en el cliente. Se clarifica en una escala de 1 (menos severo) a 10 (más severo). La tabla de evaluación con los criterios os los muestro más adelante.

Causas potenciales: lo que ocasiona los modos de falla. Para poder aplicar este análisis se deben determinar las causas, para ello se realiza un análisis previo con el diagrama de Pareto y el diagrama Causa-Efecto. De este modo, identificamos la causas que necesitamos aplicar el análisis AMFE y en qué procesos se debe aplicar. 

Ocurrencia (O): es la frecuencia con la que ocurren las causas potenciales. Se clarifica en una escala de 1 (probabilidad remota que ocurra) a 10 (probabilidad máxima que ocurra). La tabla de evaluación con los criterios os los muestro más adelante.

Control: con qué dispositivos, inspecciones o revisiones se cuenta para evitar/detectar las causas o los modos de falla antes que impacte en el cliente.

Detección (D): Qué tan efectivos son los controles, qué capacidad tienen para detectar y de ese modo prevenir la falla. Se clarifica en una escala de 1 (detección prácticamente segura) a 10 (el control no detecta la falla). La tabla de evaluación con los criterios os los muestro más adelante.

¿Cómo se calcula? ¿Y qué significa su resultado?

El análisis AMFE se basa en el análisis del valor del Índice prioritario del riesgo (IPR) o en inglés Risk Priority Number (RPN). Una vez calculado este valor, debemos tomar las medidas correctoras necesarias para intentar disminuir al máximo este índice.

El índice prioritario del riesgo (IPR) se obtiene de multiplicar la severidad (S) por la ocurrencia (O) y por la detección (D).

IPR (RPN) = S x O x D

¿Cuál es el procedimiento para construir un AMEF?

Podemos identificar dos bloques, el de identificación de todos los aspectos y el otro la propia evaluación.

Identificación

1. Listar las fases del proceso que serán analizados
2. Listar los modos potenciales de error
3. Identificar los efectos si los modos de falla ocurrieran
4. identificar cuáles son las causas que podrían originar los errores en el proceso. Para identificar las causas y efectos que verdaderamente aplican en nuestro análisis podemos utilizar otras herramientas como puede ser: Diagrama de Pareto y/o el Diagrama causa-efecto.
5. Descubrir cuáles son los controles con los que cuenta el proceso para prevenir que los errores lleguen al cliente (prevención/ detección).

Evaluación

1. Evaluar la severidad
2. Evaluar la ocurrencia
3. Evaluar la detección 
4. Calcular el índice prioritario de riesgo (IPR)
5. Identificar los puntos en los que debemos aplicar acciones correctoras y las acciones de mejora. Se debe desarrollar un plan de acción enfocados a los casos de severidad altos y IPR altos.

¿Cómo evaluamos la severidad, ocurrencia y detección?

Existen numerosas escalas de evaluación, pero os mostraré en la tabla siguiente la más aplicada, y en la que va a ser la base del ejemplo que os mostraré en este artículo:


En base a estos criterios, vamos a proceder a aplicarlo en un ejemplo.
Podemos hilar más fino, y podemos establecer una clasificación tanto de la ocurrencia como de la detección en base a parámetros numéricos, como por ejemplo:

La ocurrencia, clasificamos en la escala anterior en función de la cantidad de fallas que se producen:

1 - de 0 a menos de 1 por millón
2- mayor o igual a 1 a menos de 50 por millón
3- mayor o igual a 50 a menos de 250 por millón
4- mayor o igual a 0.25% a menos de 0.5%
5- mayor o igual a 0.5% a menos de 1%
6- mayor o igual a 1% a menos de 2%
7- mayor o igual a 2% a menos de 5%
8- mayor o igual a 5% a menos de 12%
9- mayor o igual a 12% a menos de 50%
10 - mayor o igual a 50%

Del mismo modo con la detección, si lo tenemos cuantificado, podemos elaborar una tabla menos subjetiva:

1 - de 0 a menos de 4%
2- mayor o igual a 4% a menos de 10%
3- mayor o igual a 10% a menos de 20%
4- mayor o igual a 20% a menos de 30%
5- mayor o igual a 30% a menos de 40%
6- mayor o igual a 40% a menos de 50%
7- mayor o igual a 50% a menos de 60%
8- mayor o igual a 60% a menos de 70%
9- mayor o igual a 70% a menos de 80%

10 - mayor o igual a 80%

Los porcentajes que os he mostrado, deben ser elaborados para cada proceso específico por la empresa, ya que puede variar en función de la actividad y de nuestra capacidad y medios disponibles.

Ejemplo de aplicación

Primero de todo debemos identificar el proceso en el que podemos encontrar los fallos, debemos detectar el problema que necesitamos solucionar. Por ejemplo, en un proceso de fabricación en cadena, encontramos que en una fase en concreto, la del ensamblaje del producto, obtenemos un % elevado de productos que son desechados porque el operador los aparta tras detectar que no se ensambla correctamente.

Para ello, debemos identificar las causas y efectos a este problema detectado en una fase del proceso de producción. Para ello podemos utilizar la herramienta del diagrama de causa - efecto, para determinar las causas raíces teniendo en cuenta los diferentes aspectos a evaluar de la organización. Podéis consultar cómo se realiza paso a paso un diagrama causa-efecto en el siguiente enlace (ver aquí). El aspecto de un diagrama de causa-efecto es el siguiente:



Una vez que disponemos de todas las causas y subcausas (si procede) podemos realizar un diagrama de Pareto, para conocer aquellas causas que realmente generan un 80% de efectos, y actuar sobre esas causas. Os dejo también el enlace para que sepáis cómo realizar paso a paso un Diagrama de Pareto, mediante un ejemplo real (ver aquí). El aspecto de un diagrama de Pareto sería el siguiente:



En este momento, habremos identificado el problema en el proceso: por ejemplo fallas en el ensamblaje de los componentes de un producto que estamos fabricando.

Posteriormente determinaremos todas las causas analizando todos los aspectos que pueden afectar a la hora de producirse el error, como son la metodología, maquinarias, materiales, medio ambiente, mano de obra y medición.

Una vez disponemos de las todas las posibles causas que nos llevan a producirse las fallas, hemos de acotar (reducir) las causas, a aquellas que realmente son sobre las que tenemos que actuar, por ese motivo utilizamos el Diagrama de Pareto, ya que este se basa en identificar el 20% de las causas que producen el 80% de los efectos.

Una vez incorporados los datos en la tabla, que os mostraré a continuación, debemos identificar cuales son los controles que tenemos para evitar que los errores se produzcan. En nuestro caso, sería el que nuestro operario aparta aquellos productos de la línea de producción que no cumplen con los requisitos del cliente.

Con todo ello, elaboramos la siguiente tabla:



¿Qué acciones correctoras debemos aplicar para disminuir cada uno de los índices?
Una vez que disponemos de la tabla, para poder determinar las acciones correctoras podemos tener en cuenta cómo podemos minimizar cada uno de los índices, os doy algunas claves:

1) Índice de frecuencia: las acciones de mejora para reducir la frecuencia son:
a) Incrementar o mejorar los sistemas de control
b) Cambiar el diseño
2) Índice de gravedad: se hace atendiendo a:

a) insatisfacción del cliente
b) La degradación de las prestaciones
c) Coste y tiempo en las reparaciones de los productos y/o servicios defectuosos

Las alternativas para minimizar son:

a) Correcciones del diseño modificando los elementos o componentes causantes
b) Eliminar sistemas repetitivos

3) Índice de detección, para reducir este índice se puede:
a) Incrementar o mejorar los sistemas de control de calidad

2) Modificar el diseño.
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