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17 de julio de 2018

Diagrama de flechas: herramienta de planificación

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Os quiero mostrar en este artículo una herramienta de planificación de proyectos y/o procesos. Es muy útil para establecer los tiempos de las diferentes actividades. El diagrama de flechas es una de las 7 herramientas administrativas de la calidad. Os daré respuesta a ¿En qué consiste? ¿Qué podemos hacer con esta herramienta? ¿Qué pasos debemos hacer para elaborar un diagrama de flechas? ¿Qué elementos podemos encontrar en el diagrama? Ejemplo práctico aplicado a las actividades de fabricación de un producto.

¿En qué consiste?

El diagrama de flechas es una representación gráfica en forma de red que nos permite visualizar el orden en que las actividades de un proyecto se realizan, permitiendo planificar y controlar su desarrollo.

El diagrama de flechas también se denomina como actividad diagrama de red, diagrama de red, red de actividades, diagrama de nodo o método de ruta crítica (CPM). El diagrama de flechas es una simplificación de la herramienta de planificación de proyectos diagrama de PERT.

El diagrama de flechas es considerado una de las 7 nuevas herramientas de la calidad, también denominadas herramientas administrativas de la calidad.

El aspecto que tiene un diagrama de flechas es el siguiente:


¿Qué podemos hacer con esta herramienta?

- El diagrama de flechas muestra en un solo documento el recorrido de un proyecto.
- Permite conocer la secuencia de actividades y su duración.
- Facilita el control del proyecto.
- Este diagrama se puede reajustar continuamente para adaptarse a la realidad cambiante del proyecto.
- Realizar una planificación del proyecto y determinar las prioridades del mismo.
- Nos permite coordinar tareas simultáneas para optimizar la ejecución de un proyecto, y por lo tanto, el tiempo de ejecución.

Por lo tanto, el diagrama de flechas nos permite programar las actividades necesarias para el cumplimiento total de un proyecto en el menor tiempo posible, controlando el progreso de cada una de estas actividades.

¿Qué pasos debemos hacer para elaborar un diagrama de flechas?

Con la finalidad, de facilitar la elaboración de un diagrama de flechas, establecemos unos pasos a seguir, que son:

1) Reunir al equipo apropiado que conozca las actividades requeridas en el proyecto.
2) Identificar las actividades necesarias para el cumplimiento del mismo.
3) Determinar la secuencia de actividades.
4) Unir los eventos o nodos con flechas y líneas ficticias de acuerdo a su relación con las actividades (anteriores y posteriores).
5) Una vez elaborado el diagrama, definir la ruta crítica del proyecto.

La Ruta Crítica es una serie de actividades que no se pueden retrasar, y si pasara la duración del proyecto se vería afectada. La ruta crítica es el tiempo más largo en que el proyecto será finalizado completamente. 

Para definir la ruta crítica, sigue el camino de los nodos que tienen la misma fecha próxima y lejana de la ocurrencia.

¿Qué elementos podemos encontrar en el diagrama?

Antes de presentaros un ejemplo práctico, es necesario que os realice una leyenda de los diferentes símbolos que os podéis encontrar en el diagrama, así como su significado. No os preocupéis si de entrada, os cuesta entender algún concepto que os defina, en el ejemplo práctico, veréis paso a paso, y comprenderéis el significado de cada símbolo.

Ejemplo práctico

Identificación del proyecto: 

En una empresa de fabricación de elementos prefabricados de hormigón, ha iniciado un nuevo proyecto, para la producción de una sola viga armada. 

Con la finalidad de realizar un ejemplo sencillo, he considerado únicamente realizar la fabricación de un sólo producto, ya que si son más, habría actividades superpuestas, y tendríamos que elaborar un diagrama más complejo, que dificultaría vuestro aprendizaje de esta herramienta.

Primero de todo debemos identificar todas las actividades que se realizan en el proceso de producción de estos productos, así como los tiempos de ejecución de cada uno, y las actividades anteriores inmediatas.  


Una vez tenemos la tabla anterior elaborada, pasamos a realizar el diagrama:



Explicación detallada del diagrama:

Colocamos los nodos y las flechas, de tal manera que coincida con las relaciones que hemos establecido en la tabla. Muchas veces os puede pasar que tengáis que rehacer o reajustar la tabla, ya que a la hora de representarlo en el diagrama, notáis que os habéis saltado alguna actividad, o bien que no acaba de encajar con la realidad. Contra más detalle de las actividades menos errores tendréis que solucionar.

Por lo tanto, colocamos los nodos, con las flechas, identificamos la letra de las flechas, y anotamos el tiempo que necesita cada flecha (actividad) en realizarse, según lo que hemos indicado en la tabla.

Una vez tenemos el esqueleto, enumeramos los diferentes nodos, con número correlativo, para mantener un orden.

Cómo calculamos los tiempos:

Para determinar los tiempos más próximos, situados en la parte inferior izquierda de cada nodo.
Comenzamos con el tiempo 0.
Se debe sumar los tiempos de derecha a izquierda, el tiempo más próximo de la ocurrencia del evento anterior, con el tiempo que transcurre la actividad. Es decir, la primera actividad A, requiere de 16 horas, entonces 0+16 = 16, y es el número que colocamos en el siguiente nodo. Para la actividad B, partimos de 16 y le tenemos que sumar el tiempo que tardaremos en realizar la actividad B, por lo tanto: 16+5 =21 horas, que tenemos que colocar en el nodo siguiente, debemos seguir haciendo esta operación hasta el final.

Cuando dos o más flechas llegan a un mismo nodo, el número a escribir es el mayor. Os he puesto un ejemplo que es cómo establecer el tiempo más próximo del nodo número 12, ya que recibe del nodo 9 y 11. Por lo que, hacemos sumas parciales:

Del nodo procedente del 9: 697,5+4=701,5
Del nodo procedente del 11: 722,5+1=723,5

En este caso, elegiremos el valor mayor. En este caso es 723,5

Para determinar los tiempos más lejanos, situados en la parte inferior derecha de cada nodo.
En el último nodo, debemos empezar por el mismo tiempo con el que acaba, en el caso del núcleo 13, igualamos el tiempo del tiempo más próximo. En este caso se corresponde a 731,5 horas.
En el siguiente paso, núcleo 12,
deberemos restar el tiempo más lejano de ocurrencia del último nodo, el tiempo transcurrido por la actividad. En este caso, sería 731,5-8=723,5.

Cuando dos o más flechas salen a un mismo nodo, el número a escribir es el menor. Os he puesto un ejemplo que es cómo establecer el tiempo más próximo del nodo número 7, ya que existe la división del nodo 8 y 9. Por lo que, hacemos sumas parciales:

Del nodo procedente del 8: 26,5-1=25,5
Del nodo procedente del 9: 719,5-672=47,5

En este caso, elegiremos el valor menor. En este caso es 25,5

En este diagrama, podéis ver que la ruta crítica, os las he marcado las flechas de color negro. Como podéis observar los tiempos de los nodos coinciden. Es la mejor manera de saber cuál es vuestra ruta crítica.
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2 de julio de 2018

Auditoría interna (sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2015)

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En las tres normas de referencia encontramos un apartado específico dedicado a las auditorías internas de los sistemas de gestión.  En este artículo os indicaré que aspectos en común tienen estas tres normas respecto a este requisito y si es posible su integración en un sistema común.

¿Qué aspectos describe cada una de las normas respecto al requisito de auditoría interna?

ISO 9001:2015

9.2 Auditoría interna 

9.2.1 La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la calidad: 

a) es conforme con: 
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de la calidad; 
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente. 

9.2.2 La organización debe: 

a) planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes, que deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados, los cambios que afecten a la organización y los resultados de las auditorías previas;

b) definir los criterios de la auditoría y el alcance para cada auditoría;

c) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;

d) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente;

e) realizar las correcciones y tomar las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada;

f) conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías.

NOTA Véase la Norma ISO 19011 a modo de orientación.

ISO 14001:2015

9.2 Auditoría interna 

9.2.1  Generalidades

La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión ambiental: 

a) es conforme con: 
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión ambiental; 
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente. 

9.2.2  Programa de auditoría interna

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes de sus auditorías internas. 

Cuando se establezca el programa de auditoría interna, la organización debe tener en cuenta la importancia ambiental de los procesos involucrados, los cambios que afectan a la organización y los resultados de las auditorías previas.

La organización debe:

a) definir los criterios de auditoría y el alcance para cada auditoría;

b) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;

c) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente;

La organización debe conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta.

ISO 45001:2018

9.2 Auditoría interna 

9.2.1  Generalidades

La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la SST: 

a) es conforme con: 
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de la SST, incluyendo la política de la SST y los objetivos de la SST; 
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente. 

9.2.2  Programa de auditoría interna

La organización debe: 

a) planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, la consulta, los requisitos de planificación, y la elaboración de informes, que deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados y los resultados de las auditorías previas;

b) definir los criterios de la auditoría y el alcance para cada auditoría;

c) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;

d) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a los directivos pertinentes; asegurarse de que se informa de los hallazgos de la auditoría pertinentes a los trabajadores y cuando existan a los representantes de los trabajadores y a otras partes interesadas pertinentes;

e) tomar acciones para abordad las no conformidades y mejorar continuamente su desempeño de la SST;

f) conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías.

NOTA Para más información sobre las auditorías y las competencias de los auditores Véase la Norma ISO 19011.

¿Qué aspectos en común y específicos tenemos en relación a este requisito?

En la siguiente tabla podemos observar de una manera visual los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de realizar la auditoría interna de los tres sistemas de gestión:


De una manera general, todos los aspectos que se deben tener en cuenta son comunes a las tres normas de referencia; por lo tanto, este apartado se puede integrar en su totalidad en la documentación del sistema.

Deberemos disponer de un procedimiento común a los tres sistemas de gestión, donde se especifique la metodología a seguir, así como los diferentes criterios a tener en cuenta a la hora de planificar, elegir a los auditores y realizar la propia auditoría interna, así como la resolución de las incidencias o no conformidades que deriven de esta actuación.

El mecanismo de la auditoría puede ser común independientemente del sistema de gestión que se audite. Es habitual que si el sistema documental está integrado, las auditorías también se realicen de forma integrada, generando un único informe de auditoría. 

Hay que tener en cuenta, una particularidad de cada uno de los sistemas de gestión, el auditor ha de ser competente en conocimientos y experiencia a la hora de auditar cada uno de los sistemas de gestión. Se deberá demostrar que el auditor disponga de los conocimientos y experiencia necesarios para auditar el sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001.2015, el sistema de gestión ambiental basado en la norma ISO 14001:2015 y el sistema de gestión de seguridad y salud en base de la norma ISO 45001.2018.

Deberemos establecer y describir los siguientes puntos:

- Definir los criterios de selección de los auditores internos: se debe definir los criterios de conocimientos, educación, capacitación y experiencia de los mismos, para que éstos realicen la auditoría del sistema de forma efectiva y objetiva. Preferiblemente, los auditores deben conocer los procesos de la empresa pero externos a los mismos. Mi recomendación para que esta herramienta sea efectiva es que la auditoría interna sea realizada por un agente exterior altamente capacitado para realizar tal actividad.

- Definir el programa / plan de la auditoría: la actividad de la auditoría debe planificarse, definir al principio de año, el número de auditorías (frecuencia), los responsables de la misma y los métodos que se van aplicar en el proceso de la auditoría. 

Se debe realizar:
Una planificación anual donde se especifiquen las auditorías (internas / externas), inspecciones y otras verificaciones de control.
- Para cada una de las auditorías, inspecciones y otras verificaciones, se deberá hacer una planificación de la ejecución de cada una indicando: puntos a auditar/verificar, método o normativa, quien la va a realizar, quienes tienen la responsabilidad, cuándo y dónde. Habitualmente, este documento debe estar aportado por el auditor.

- Elaboración del informe de auditoría, así como del informe de las acciones correctivas que le darán respuesta con la finalidad de crear la evidencia documental a todo el proceso.

- Información documentada asociada.

Si necesitáis más información de cómo desarrollar esta actividad os facilito enlaces a otros artículos que os pueden ser de utilidad:






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19 de junio de 2018

Control de la Información documentada (sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2015)

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Uno de los aspectos más importantes de un sistema de gestión, es cómo elaborar y gestionar la documentación que se genera para que nuestro sistema sea lo más claro, eficiente y sencillo posible; por ese motivo en cada una de las normas de referencia encontramos un apartado específico donde se definen los criterios que se deben tener en cuenta. Es ente artículo os daré respuesta a: ¿Qué aspectos generales debemos considerar para cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos tenemos en común y cuáles son específicos a cada sistema de gestión? ¿Cómo lo hacemos? 

¿Qué aspectos generales debemos considerar para cada una de las tres normas?

Una vez que hemos creado, identificado, dado formato, revisado y aprobado toda la información documentada generada por los tres sistemas de gestión; hemos de proceder a su gestión y control. Toda la documentación debe estar estructurada y ordenada, de tal manera que se sepa en cada momento donde se encuentra la información actualizada y aprobada. para ello deberemos cumplir con los siguientes aspectos de control:

ISO 9001.2015

7.5 Información documentada
7.5.3 Control de la información documentada

7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:

a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).

7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:

a) distribución, acceso, recuperación y uso;
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.

La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.

La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.

NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.

ISO 14001:2015

7.5 Información documentada
7.5.3 Control de la información documentada

La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:

a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).

Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:

a) distribución, acceso, recuperación y uso;
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.

La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.

NOTA 1: El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.

ISO 45001:2018

7.5 Información documentada
7.5.3 Control de la información documentada

La información documentada requerida por el sistema de gestión de la SST y por este documento se debe controlar para asegurarse de que:

a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).

Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:

a) distribución, acceso, recuperación y uso;
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.

La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la SST, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.

NOTA 1: El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.

NOTA 2: El acceso a la información documentada pertinente incluye el acceso por parte de los trabajadores, y cuando existan, de los representantes de los trabajadores.

¿Qué aspectos tenemos en común y cuáles son específicos a cada sistema de gestión?

Todos los aspectos a tener en cuenta son comunes a los tres sistemas de gestión. Por lo tanto, podemos establecer la misma metodología para el control de la información documentada de la empresa.


¿Cómo lo hacemos?

Primero de todo deberemos crear un procedimiento común a los tres sistemas de gestión, donde podremos explicar al detalle cada uno de los aspectos a tener en cuenta, así como los documentos que van a colgar de dicho procedimiento que nos servirán para el control y la gestión de la misma.

En el procedimiento tenemos que explicar en detalle los siguientes aspectos:

Responsabilidades:
Definir quien es el responsable de:
- Elaborar la documentación de cada sistema de gestión ( o parte de la misma)
- Quien identifica, codifica, le da formato y archiva la información documentada.
- Quien revisa y aprueba la información documentada
- Quien realiza el control de la información documentada (control de la edición, actualización...)
- Quien es el responsable de dar acceso y a modificar la información documentada.
- Quien es el responsable de apartar la información obsoleta y cambiar por la actualizada

Como siempre os comento, el cuadro de responsabilidades debe ser coherente con las funciones del personal descritas en su correspondiente apartado.


Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos. En estos documentos se identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados.

La información documentada tiene una importancia vital porque supone una herramienta de seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación de forma general.

Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento de deberá: 

- Identificar y codificar: todos los documentos del sistema deberán estar identificados y codificados. Además en ellos deberá constar la fecha y edición tanto del formato como del documento. Se deberá establecer una metodología (se puede explicar en este procedimiento o en uno a parte dependiendo de la complejidad del mismo), así como quien se encarga del control de este parte. Los documentos que se generarán que cuelgan de este apartado son:
* Control de las ediciones de los formatos de la información documentada.
* Control de las ediciones de los procedimientos e instrucciones
* Control de las ediciones de los documentos del sistema
* Control de las ediciones del Manual y sus anejos.

- Almacenar y proteger: se deberá establecer una metodología (se puede explicar en este procedimiento o en uno a parte dependiendo de la complejidad del mismo). Se debe establecer donde, cómo, qué y quien es el responsable. 

- Definir el periodo de conservación: se debe establecer el periodo de conservación de la documentación. Se deberá tener en cuenta si aplica un requisito legal o normativa que fije el periodo de conservación de ciertos documentos. por ese motivo se deberá analizar documento por documento. De este apartado se generará un documento en el que se hará constar el periodo de conservación del mismo.

- Definir la disponibilidad y el acceso: se debe establecer un criterio de accesibilidad a cada uno de los documentos del sistema. Se debe establecer quien puede consultar, quien puede actualizar, quien puede modificar, quien es el responsable último... A veces también se pueden poner mecanismos de control y conocer, en el caso que algo suceda, quien ha accedido o modificado un determinado documento. En este caso, como prácticamente todos los documentos que se generan están en soporte informático, es muy sencillo, si no se protegen que cualquiera lo modifique y éste pierda su funcionalidad o bien que sea una fuente de errores. Para evitar cualquier tipo de alteración sobre un formato aprobado, se debe proteger y limitar su accesibilidad aquellas personas que realmente lo tengan que utilizar. por lo tanto, quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad, uso y escritura de los mismos.

Se deberá informar al personal, mediante comunicados y/o formación a qué información del sistema tiene acceso.

Una vez realizada y aprobada la documentación del sistema deberéis crear los pdf de los procedimientos, así de la documentación que no pueda ser modificada por los trabajadores y colgarla en el servidor de la empresa. deberéis establecer también los criterios de acceso a las diferentes carpetas, teniendo en cuenta a lo que estás obligados a comunicar a vuestros trabajadores, como es la política de calidad entre otros (ver aquí).

- Control de cambios. Cada vez que se realiza un cambio en un documento, como puede ser un procedimiento, cambiamos de edición y se debe controlar. Es decir, en cada procedimiento / instrucción, disponemos de un apartado en el mismo, donde se anotan las diferentes ediciones con sus respectivas fechas, así como una descripción de las modificaciones que se han realizado. Muchas veces, eso no es suficiente para saber qué ha variado, con lo que nos decantamos por tachar el texto que hemos eliminado, y colorear aquél que hemos añadido en la nueva versión (es la manera que os recomiendo para no tener no conformidades). Para otros documentos que cuelgan de los diferentes procedimientos o instrucciones se puede añadir también en el apartado de cambios o modificaciones del mismo procedimiento, además de actualizar el documento "Control de los documentos del sistema".

Documento importante: "Control de las ediciones de los documentos del sistema".
En este documento, podéis fusionar gran parte de la información requerida respecto a la información documentada como puede ser:
Identificación, descripción, responsable del documento, personas con acceso, periodo de conservación, fecha/edición, modificaciones.

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11 de junio de 2018

Información documentada I (sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2015)

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Uno de los aspectos más importantes de un sistema de gestión, es cómo elaborar, gestionar y controlar la documentación que se genera para que nuestro sistema sea lo más claro, eficiente y sencillo posible; por ese motivo en cada una de las normas de referencia encontramos un apartado específico donde se definen los criterios que se deben tener en cuenta. Es ente artículo os daré respuesta a: ¿Qué estructura tiene el apartado de Información documentada para cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos generales debemos considerar para cada una de las tres normas? ¿Cómo definimos información documentada para cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos en común y específicos tenemos en esta norma?

Debido a la importancia y gran contenido de este requisito, voy a realizar un total de dos publicaciones. En esta os voy a explicar tanto el apartado de generalidades como el de Generalidades, creación y actualización. En un segundo artículo os mostraré cómo podemos realizar el control control de la información documentada del sistema.

¿Qué estructura tiene el apartado de Información documentada para cada una de las tres normas?

Como podemos observar a continuación, la estructura del apartado en cada una de las tres normas, es exactamente igual, por lo que nos hace pensar que será fácilmente integrable, cada una con sus particularidades, pero de una manera general, el criterio documental podrá ser el mismo para los tres sistemas de gestión.

ISO 9001.2015

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada

ISO 14001:2015

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada

ISO 45001:2018

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada

¿Qué aspectos generales debemos considerar para cada una de las tres normas?

En este artículo nos centraremos en el apartado de generalidades correspondiente al 7.5.1 y en el apartado 7.5.2 correspondiente a la creación y actualización de la información documentada. Podemos comparar para cada una de las tres normas los aspectos a tener en cuenta para evidenciar y cumplir con el requisito.

ISO 9001.2015

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a: 
- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de las personas

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

ISO 14001:2015

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental.

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de una organización a otra, debido a: 

- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- de la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

ISO 45001:2018

7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión de la SST de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por este documento;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la SST.

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de una organización a otra, debido a: 

- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- de la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de los trabajadores

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

¿Cómo definimos información documentada para cada una de las tres normas?

La norma ISO 9000:2015 nos define la información documentada como:

Información documentada es la información que una organización tiene que controlar, mantener, y el medio que la contiene.

NOTA 1 a la entrada: la información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.

NOTA 2 a la entrada: la información documentada puede hacer referencia a:

- el sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados
- la información generada para que la organización opere (documentación)
- evidencia de los resultados alcanzados

NOTA 3 a la entrada: éste término es uno de los términos más comunes y definiciones esenciales para las normas de los sistemas de gestión que se proporcionan en el anexo SL del suplemento de la ISO consolidado.

Por lo tanto, cuando nos referimos a la información documentada, lo hacemos considerando que es toda la información y documentación que se genera en la empresa. Es decir, la siguiente documentación:

- Manual de gestión (no obligatorio) pero muchas organizaciones quieren mantenerlo.
- Procedimientos asociados a los procesos
- Fichas de procesos
- Instrucciones técnicas o cualquier documento que describa una metodología a seguir.
- Registros
- Otros documentos: Política, organigrama, mapa de procesos, fichas, catálogos, normativas, libros, revistas, informes... cualquier documento de cualquier naturaleza, soporte y formato.

¿Qué aspectos en común y específicos tenemos en esta norma y como gestionarlos?

Una vez aclarado el concepto de información documentada, podemos analizar mejor cada uno de los aspectos que se definen en las normas.

Generalidades:

En la siguiente tabla podemos observar los aspectos comunes y específicos a cada una de las tres normas que queremos integrar:


De una manera general, es exactamente lo mismo, ya que las tres normas exigen la existencia de información documentada que defina el sistema de gestión y operativo de la empresa. Se remarca, debido a su gran importancia, la necesidad de documentar y evidenciar el cumplimiento de los requisitos legales en las normas ISO 14001 y en la norma ISO 45001.

Muchos de vosotros me preguntáis, si es obligatorio o no el Manual, cómo podemos agrupar la documentación... realmente estás actualizaciones de la norma no expresan la obligatoriedad o existencia de un Manual de gestión, lo engloban todo como información documentada, y dentro de este concepto podemos incluir todos los demás como son Manual, procedimientos, instrucciones, registros, documentos, tablas, fichas, catálogos, revistas, normativas... toda la documentación que podemos generar en la empresa. Por lo tanto, queda a criterio de la empresa, el redactado, el formato, el contenido, la identificación, el orden... todo lo que se os ocurra... siempre y cuando se puedan evidenciar el cumplimiento de los requisitos de una manera estructurada y coherente. 

Muchas empresas, a pesar de este ligero cambio en las nuevas versiones de la norma, quieren mantener la existencia de un Manual propiamente dicho, debido a que nos puede estructurar y donde podemos incorporar la evidencia del cumplimiento de algunos requisitos que no necesitan de un procedimiento específico, y que nos sirven para establecer un marco de la propia empresa, como puede ser entre otros el alcance del sistema de gestión.

Creación y actualización

En la siguiente tabla podemos observar los aspectos comunes y específicos a cada una de las tres normas que queremos integrar:


Como podemos observar, son los mismos aspectos a tener en cuenta en los tres sistemas de gestión. Por lo tanto, en conclusión, podemos crear una única metodología que abarque los criterios a seguir para elaborar y actualizar la documentación generada por los sistemas. Podemos crear un sistema de identificación, formato y de aprobación de toda la información documentada común.

Una de las ventajas de la actualización de las normas que nos definen los sistemas de gestión, es la posibilidad de integrarse, y una de las razones, a parte de requisitos en común, es la de poder fusionar los documentos, generando unos formatos comunes, que nos agilizarán el trabajo.

Se deberá crear un procedimiento donde se explique la metodología a seguir para elaborar, identificar, mostrar el formato, revisar y actualizar los diferentes documentos que evidencian los requisitos de los tres sistemas de gestión.
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4 de junio de 2018

Comunicación (Sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2015)

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Para que funcione correctamente una organización es muy importante establecer los procesos de comunicación, tanto internos como externos, de una forma adecuada para los empleados y para todas las partes interesadas. Por ese motivo, cada una de las normas que nos ocupan, establecen como requisito, el establecer un proceso de comunicación. En este artículo os voy a mostrar los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para cumplir con el requisito en cada una de las tres normas. 

¿Qué nos dice cada una de las normas de cómo debemos cumplir con la comunicación en la empresa?

ISO 9001:2015

7.4 Comunicación

La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar;
d) cómo comunicar

ISO 14001:2015

7.4 Comunicación

7.4.1 Generalidades

La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental, que incluyan:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar;
d) cómo comunicar

Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe:

- tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
- asegurarse de que la información ambinetal comunicada sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable.

la organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión ambiental.

La organización debe conservar información documentada como evidencia de las comunicaciones, según corresponda.

7.4.2. Comunicación interna

La organización debe:

a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda;

b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora continua.

7.4.3 Comunicación externa

La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.

ISO 45001:2015

7.4 Comunicación

7.4.1 Generalidades

La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la SST, incluyendo la determinación de:

a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar:

1- Internamente entre los diversos niveles y funciones de la organización
2- entre contratistas y visitantes al lugar de trabajo;
3- entre otras partes interesadas

d) cómo comunicar

La organización debe tener en cuenta aspectos de diversidad (por ejemplo, género, idioma, cultura, alfabetización, discapacidad) al considerar sus necesidades de comunicación.


La organización debe asegurarse de que se consideran los puntos de vista de partes interesadas externas al establecer sus procesos de comunicación.

Al establecer sus procesos de comunicación, la organización debe:

- tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
-asegurarse de que la información de la SST a comunicar es coherente con la información generada dentro del sistema de gestión de la SST, y es fiable

La organización debe conservar la información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según sea apropiado.


7.4.2. Comunicación interna


La organización debe:

a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión de la SST entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluyendo los cambios en el sistema de gestión de la SST, según sea apropiado;

b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan a los trabajadores contribuir a la mejora continua.

7.4.3 Comunicación externa

La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión de la SST, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y teniendo en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos.

¿Qué aspectos se detallan en las normas en el apartado 7.4 de la norma?

En las siguientes tablas, podemos ver de una manera visual, el contenido de cada uno de los apartados de las tres normas:


Si tenemos en cuenta las especificaciones de las normas ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 respecto a las comunicaciones internas y externas:


En la norma ISO 9001:2015 no realiza especificaciones específicas, sino que lo menciona de forma general como podemos ver en la primera tabla. Es coherente, ya que es importante especificar en aquellas normas donde los requisitos legales representan un peso imprescindible de cumplimiento.

Pero, no sólo debemos tener en cuenta lo que se indica en el apartado común 7.4 de cada una de las tres normas. A lo largo de cada una de ellas, en los diferentes apartados, podemos ver como requisito la comunicación de un determinado aspecto, tanto a nivel interno como externo. Con la finalidad de facilitaros el trabajo, en el apartado siguiente os realizo una lista de todos los aspectos que tenemos que comunicar, ya sea interna o externamente, para cada una de las tres normas.

¿Qué requisitos debemos comunicar para cada una de las normas?

ISO 9001:2015

5.1.1 liderazgo y compromiso (apartado f): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión de calidad eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión de la calidad;

5.2.2 comunicación de la Política de Calidad (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización.

6.2.1 Objetivos de calidad. Apartado f) deben comunicarse. 

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.2.1 Comunicación con el cliente (requisitos).

8.4.3 Comunicación a los proveedores externos de los requisitos de calidad asociados a los procesos, productos y servicios a proporcionar (ver requisitos).

ISO 14001:2015

5.1 liderazgo y compromiso (apartado e): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión ambiental;

5.2 comunicación de la Política ambiental (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen y se comuniquen dentro de toda la organización.

6.1.2 Aspectos ambientales. La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre los diferentes niveles y funciones de la organización, según corresponda.

6.2.1 Objetivos ambientales. Apartado d) deben comunicarse. (A.6.2) Se deberían comunicar a las personas que trabajan bajo el control de la organización, que tienen capacidad para influir en el logro de los objetivos ambientales.

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.1 Planificación y control operacional. Apartado c) En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos contratistas.

Preparación y respuestas ante emergencias. (A.8.2) Se debe planificar el proceso de preparación y respuesta ante emergencias y considerar los procesos de comunicación interna y externa.

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación - 9.1.1 Generalidades: la organización debe comunicar externa e internamente la información pertinente a su desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de comunicación y cómo se exija en sus requisitos legales y otros requisitos

Evaluación del cumplimiento (A.9.1.2). En el caso de un incumplimiento de un requisito legal, puede requerir la comunicación con un organismo reglamentario.

ISO 45001:2018

5.1 liderazgo y compromiso (apartado e): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión de la SST eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión de la SST;

5.2 comunicación de la Política de la SST (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen y se comuniquen dentro de toda la organización.

5.4 Consulta y participación de los trabajadores. Ap e5) la determinación de qué información se necesita comunicar y cómo hacerlo.

6.1.3 Determinación de los requisitos legales y otros requisitos. Ap b) La organización debe establecer, implementar y mantener procesos para determinar cómo estos requisitos legales y otros requisitos aplican a la organización y qué necesita comunicarse.

Acciones para abordar los riesgos y oportunidades (A.6.1). Las oportunidades para la SST abordan la identificación de los peligros, cómo se comunican y el análisis y la mitigación de los peligros conocidos.

6.2.1 Objetivos de la SST. Apartado e) deben comunicarse.

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias. Ap e) la comunicación y previsión de la información pertinente a todos los trabajadores sobre sus deberes y responsabilidades.
Ap f) la comunicación de la información pertinente a los contratistas, visitantes, servicios de respuesta ante emergencias, autoridades, y según sea apropiado a la comunidad local.

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación - 9.1.1 Generalidades. Ap. e) La organización debe determinar cuándo se deben analizar, evaluar y comunicar los resultados de seguimiento y la medición.

9.3. Revisión por la dirección. Ap. f) las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas. La Alta Dirección debe comunicar los resultados pertinentes de las revisiones por la dirección a los trabajadores, y cuando existan, a los representantes de los trabajadores.

10.2 Incidentes, no conformidades y acciones correctivas. La organización debe comunicar esta información documentada a los trabajadores pertinentes y cuando existan, a los representantes de los trabajadores y a otras partes interesadas pertinentes.

10.3 Mejora continua. Ap d) la organización debe comunicar los resultados pertinentes a la mejora continua a sus trabajadores y, cuando existan, a los representantes de los trabajadores.


¿Cómo hacerlo?

Existen numerosas maneras de comunicar los diferentes informaciones y documentos del sistema. 

Primero de todo deberemos crear una metodología que describa el proceso de comunicación en la empresa, describir los criterios a seguir en cada una de las situaciones en que se deba generar una comunicación, y la documentación que se debe generar en cada caso.

Cómo hemos visto anteriormente, existen una numerosa información que se debe comunicar en una empresa, en todas las direcciones, y está debe quedar evidenciada, ya que en muchos casos es muy importante asegurarse que ésta llega a su destinatario de una forma eficaz. Como es el caso, de la información derivada del sistema de gestión de la SST.

En un sistema integrado, esta metodología a seguir en el proceso, puede ser común, sin problemas, pero debemos considerar las particularidades de cada una de ellas, sin dejarnos ningún requisito sin contemplar.

Normalmente, se realiza un procedimiento específico para la comunicación donde se contemplan todos los aspectos a tener en cuenta de cada una de las normas. Pero eso no quita que si existe un requisito que se deba comunicar, en el procedimiento, o mapa de proceso, del requisito en cuestión también se haga mención. Debe quedar todo ligado, con lo que verificar en vuestro sistema, si habéis contemplado todas las posibilidades de comunicación en cada punto del listado anterior para cada una de las normas de referencia.

En dicho procedimiento, podéis establecer la metodología que mejor funcione a vuestra empresa. Existen numerosas herramientas que podéis utilizar para tal fin, desde matrices de comunicación, diagramas de flujo...

Debes tener en cuenta que es muy posible que debáis establecer varios mecanismos de comunicación para cada situación, os pondré unos ejemplos:

- Debemos comunicar la Política de la empresa, a lo mejor para realizar esto simplemente con la formación interna de los sistemas de gestión y con colgarla en el tablón de anuncios es suficiente.

- Si queremos establecer la metodología a seguir en cuanto a comunicación en caso de una emergencia, por ejemplo un incendio, se deberá detallar la comunicación interna entre trabajadores, responsables de evacuación, dirección, organismos externos (bomberos, policías...), para posteriormente realizar la investigación del incidente y comunicarlo al organismo competente.

- Si queremos establecer la metodología en cuanto un trabajador detecta una deficiencia, incidencia o no conformidad en el sistema, debemos establecer cómo debe hacerlo, a quien tiene que acudir, y cómo actuar.

Podríamos disponer de numerosos ejemplos todos ellos de diferente naturaleza, y debemos describir cómo actuar en cada situación.


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28 de mayo de 2018

Teoría de los cero defectos: herramienta mejora de procesos

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Una de las herramientas más importantes y utilizadas en la industria manufacturera es la de conseguir en su línea de producción cero defectos. Es decir, que ningún producto que se fabrique salga con defectos. Todos los productos se fabrican correctamente, sin generar desperdicios y sin aumentar los tiempos y los costes de producción. En este artículo os explicaré  ¿En qué consiste la teoría de los cero defectos? ¿Cómo surgió esta teoría? ¿Cómo se desarrolla la teoría cero defectos?Conclusiones.

¿En qué consiste la teoría de los cero defectos?

La teoría de los cero defectos consiste en fabricar productos con cero defectos, es decir, que todos los productos fabricados cumplan con todos los requisitos de calidad exigidos y diseñados, evitando así desperdicios. 

Esta teoría ha sido aplicada por numerosas y conocidas empresas manufactureras (Toyota, Martin, Motorola, empresas farmacéuticas...), ya que evitando los defectos en la cadena de fabricación, evitamos desperdicios y errores, disminuyendo los costes de producción. 

El cero defectos es un problema de mejora de la calidad que tiene como objetivo principal que las cosas se hagan bien desde la primera vez, y evitar a toda costa que se tengan que repetir porque el producto fabricado no cumple con los requisitos establecidos.

Para ello de sebe tener en cuenta la capacitación del operador y evaluar su desempeño de las diferentes tareas. Se debe analizar cómo se involucra en el producto y el proceso. De este modo se puede llegar a entender y analizar las consecuencias que puede traer algún error. Si por parte de la Dirección y un equipo de expertos se analiza cada proceso y se soluciona cada incidencia detectada, se puede llegar a cero defectos.

¿Cómo surgió esta teoría?

Crosby desarrolló por primera vez el programa cero defectos en la planta de la compañía Martin en Orlando (Florida) como gerente de calidad. Los resultados obtenidos fueron extremadamente buenos, llegando alcanzar el objetivo propuesto y disminuyendo los costes de fabricación considerablemente. A partir de ese momento, se fueron desarrollando diferentes metodologías, como puede ser el método Jidoka, entre otros, muy extendido en la industria y con muy buenos resultados, cuya finalidad es la de cero defectos.

¿Cómo se desarrolla la teoría cero defectos?

Crosby desarrolla 3 componentes básicos para establecer y operar con programas de solución de problemas y mejora de la calidad. 

Primer componente: los cuatro fundamentos complementarios

1. Involucrar a la Dirección
2. Administración profesional de la calidad
3. Programas originales
4. Reconocimiento

Segundo componente: Los cinco principios de la Dirección de la Calidad

1. La Calidad significa cumplir con los requisitos del funcionamiento del producto.
2. No existen problemas de calidad en el producto.
3. No existen ahorros al sacrificar la calidad.
4. La calidad es la medida de desempeño, es el coste de la calidad.
5. El único estándar de desempeño es el cero defectos.

Tercer componente: Los 14 pasos de Crosby

Crosby considera sus 14 pasos como la receta para mejorar la calidad y conseguir cero defectos.

1. Compromiso de la Dirección: la Dirección de la empresa es la que tiene que definir y comprometerse con una Política de mejora de la calidad.

2. Equipos de mejora de la calidad: Estos equipos son formados por los representantes de cada departamento encargados de cada equipo.

3. Medidas de calidad: consiste en reunir datos y estadísticas para analizar tendencias y problemas de la organización. Este punto, es la base del concepto de la norma ISO 9001

4. El coste de la calidad que es el coste de hacer las cosas mal y de no hacerlo bien a la primera. La calidad es gratis lo que cuesta es no tener calidad. Este es un punto complicado, ya que analizar y evaluar los costes de la calidad es muy difícil. Si que sabemos que si se generan desperdicios a la hora de fabricar, podemos cuantificar el coste directo, es decir, el tiempo utilizado por el empleado, el coste del material supervisado entre otros. Pero existen otros aspectos derivados que son muy difíciles de evaluar. os facilito el enlace a una herramienta de gestión, llamada COC, que nos facilita estimar los costes que intervienen en un proceso derivados de la calidad. 

5. Tener consciencia de la calidad: enseñar a la organización el coste de la no calidad para que la Dirección encuentre la manera de evitarlo.

6. Acción correctiva. Se aplicarán acciones correctivas sobre posibles desviaciones, problemas o incidencias detectadas. Cuando se diseña y planifica realizar cambios en los procesos, es importante que se tenga en cuenta a la hora de hacerlo, de eliminar definitivamente o bien reconducir de una forma contundente aquellas causas que causan el defecto.

7. Planificación cero defectos. Se debe definir un plan de actuación para la prevención de errores que puedan llegar a suceder. En este caso, existen numerosas herramientas que nos permiten hacer la planificación y el seguimiento de la misma. Para mí, la que os recomiendo, es el Diagrama de Gantt.

8. Capacitación del supervisor. la Dirección recibirá la preparación de cómo elaborar y de como se llevará a cabo el programa de mejora.

9. Día cero defectos. Se considera una fecha para llevar a cabo el cambio en la organización.

10. Establecer las metas. Se deben fijar objetivos para reducir los errores. La Dirección deberá planificar las medidas y recursos que debe tomar para reducir los defectos, y por lo tanto, se deben establecer objetivos y plazos de tiempo para ejecutar las acciones correctivas a tomar.

11. Eliminación de las causas del error que es eliminar las barreras que impiden el desarrollo óptimo del programa cero defectos. Naturalmente, que al aplicar cambios, existen muchas barreras, entre ellas los propios trabajadores, que muchas veces no se adaptan al cambio. Pero existen otras, como son la adecuación de la maquinaria, los materiales que intervienen...

12. Reconocimiento. Se deben ofrecer recompensas para aquellos que ayuden a cumplir las metas. Para llevar con éxito cualquier cambio en la empresa, se debe implicar a los trabajadores, y para hecerlo la mayor parte de veces se debe recompensar, primero porque un cambio, inicialmente, supone una carga extra de trabajo, y segundo un esfuerzo extra por parte del trabajador para adaptarse a los cambios. Naturalmente, a medio y largo plazo, puede suponer todo lo contrario, pero inicialmente es un problema para el trabajador y hay que entenderlo.

13. Consejos de Calidad. Se pretende unir a todos los trabajadores con comunicación.

14. Empezar de nuevo. La mejora de la calidad es un ciclo por el que nunca se deja de tener un  cambio continuo. Todos los procesos de la empresa deben revisarse y mejorarse continuamente, con la finalidad de optimizar los costes y los beneficios. (Concepto base de la norma ISO 9001).

Podéis encontrar un resumen en la tabla siguiente:


Conclusiones:

Cuando no revisamos las actividades y procedimientos de la empresa, así analizar cómo hacen cada una de las actividades los operarios, es muy normal que tengamos que trabajar el doble o triple, haciendo repeticiones del mismo trabajo, porque el realizado por primera vez no ha salido bien.

El hecho que se tenga que repetir un trabajo representa, básicamente:
- El material y tiempo utilizado en el realizar el producto defectuoso se pierde.
- Se ralentiza o se para la producción debido a que se tiene que repetir un trabajo.
- El operario tiene que dedicar más tiempo y más trabajo en solucionar el problema que ha ocasionado el defecto y en volver a repetir el proceso otra vez.
- Los costes de producción aumentan, y el beneficio disminuye. 

Por lo tanto, si tenemos la posibilidad de analizar los diferentes procesos productivos de nuestra empresa, y ver dónde fallan, es decir, en qué punto se atasca la línea de producción y es donde se originan los defectos del mismo; podremos actuar sobre ellos y disminuir así los defectos hasta alcanzar los cero defectos.

Los cero defectos, es la meta óptima, para muchas empresas inalcanzable, ya que supone un coste e inversión, tan importante que no se puede realizar. En algunas grandes compañías japonesas, que ya llevan muchos años aplicando mejoras en sus procesos, casi han alcanzado la perfección. Pero, realmente, para las empresas pequeñas y medianas, que son la mayoría, es necesario marcarse un objetivo y reducir al máximo los productos defectuosos para disminuir los costes de producción.

La mayor parte de veces, únicamente con revisarse, por un equipo técnico cualificado, los diferentes procedimientos y actividades que se realizan, pueden llegar a saber el problema, e implicar a la Dirección para que a corto o medio plazo se tomen medidas y se pueda mejorar. En algunos casos, se simplificarán los pasos de fabricación, evitando algunas actividades que se repiten sin que sean necesarias, ahorrando tiempo del personal, y otras se detectarán incidencias de realización, o errores en la maquinaria que se puedan solucionar de una manera fácil.

Otro aspecto importante a tener en cuenta, es convencer e implicar a los trabajadores respecto al cambio. Es decir, si se hacen mejoras en los procesos, es muy habitual que se modifiquen algunas tareas que se estaban realizando de forma incorrecta o en una fase que no era la adecuada. Se tendrá que formar y convencer a los trabajadores que la mejora es buena para ellos y para la empresa. Hay que tener tacto, dando la formación adecuada para que realicen las tareas según se establezcan y ayudarles a superar los miedos del cambio. Los trabajadores deben implicarse en la empresa. Desde mi experiencia, es lo más difícil de llevar y solucionar.
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