Manual de calidad paso a paso según la norma ISO 9001. Todo lo que quieras saber de los sistemas de gestión y procesos. Implantación y seguimiento. Elaboración de documentación. Adaptación a la norma ISO 9001:2015. Integración de sistemas. Gestión de riesgos. Foro de calidad y noticias de interés. Asesoramiento online.

19 de enero de 2017

Herramienta de mejora continua: los 5 porqués

- 0 comentarios
En este artículo voy a presentar una herramienta de gestión muy útil que sirve para detectar las causas de las no conformidades. ¿En qué consiste la herramienta de los 5 porqués? ¿En qué nos puede ayudar en nuestro sistema de gestión ISO 9001:2015? ¿es realmente eficaz? 

¿Cómo podemos definir esta herramienta?

Es una técnica de análisis aplicable a los sistemas de gestión para analizar las causas que originan las no conformidades detectadas en una organización en su afán para mejorar. Sirve para explorar las relaciones causa y efecto subyacentes a un problema en particular.


Para poder erradicar o tomar las medidas necesarias para disminuir el riesgo de repetición de dichas no conformidades, se debe analizar la causa raíz de estas incidencias.





¿Cuál es su origen?

El origen de esta técnica, fue originalmente desarrollada por Sakichi Toyada y fue usada en la corporación de motores Toyota durante la evolución de su metodología de manufacturación. 

¿En qué consiste esta técnica?

Esta técnica de los 5 porqués requiere 5 niveles de detalle. Se trata de encontrar el problema haciendo la pregunta de por qué, 5 veces. Normalmente las respuestas que encontramos en los 2 o 3 porqués primeros son obvios y no suelen ser la raíz del problema principal. Habitualmente la causa principal la encontramos en la 4-5 respuesta de tu por qué. El mecanismo es el siguiente: se empieza con la primera pregunta y se responde. La respuesta servirá de base para la siguiente pregunta y así hasta el final.



Hemos de tener en cuenta que cuando nos encontramos ante una no conformidad puede ser que el origen sea más de una causa. Es necesario identificar todas las causas del problema.



Existen muchas herramientas, como esta, que sirven para identificar las causas. Es posible que te funcione mejor una que otra, pero lo más importante es que elijas una de ellas, verás que funciona.



Esta herramienta puede utilizarse, o bien de forma individual o bien formando parte de un equipo para trabajar en la resolución de los problemas.



El proceso finaliza cuando ya cuesta mucho encontrar el porqué último.



¿Cuándo aplicamos esta herramienta?



Uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 es documentar las reclamaciones o no conformidades detectadas en la organización. Debemos describir el problema, determinar la causa, tomar las decisiones oportunas para dar solución al problema detectado, y por último, evitar la reincidencia de esta misma no conformidad.



El primer paso, es describir el problema. Cuando lo detectamos, debemos ser capaces de explicarlo de manera sencilla y entendible, sino significa que no hemos entendido el problema, y cualquier análisis posterior sería erróneo.



posteriormente se debe identificar la causa principal del problema para darle solución de una forma sistemática. En este punto es dónde se debe aplicar esta técnica analítica.



Podéis ver en el siguiente enlace como podéis documentar una no conformidad según la norma ISO 9001:2015 (ver enlace).



Ejemplo práctico aplicado al sistema de gestión



No conformidad: Reclamación por parte del cliente que el técnico que ha solicitado el día anterior para reparar su maquinaria no ha llegado y ha tenido que volver a llamar a la empresa para que el técnico acudiera.



1ª pregunta: ¿Por qué ha llegado tarde el técnico?

1ª respuesta: porque salió tarde de la central


2ª pregunta: ¿Por qué no acudió el técnico y llegó tarde a reparar la maquinaria?

2ª respuesta: porque inicialmente no se le avisó, y una vez que el cliente reclamó entonces se le planificó de urgencia. 


3ª pregunta: ¿Por qué no se le avisó a tiempo?

3ª respuesta: porque la tarea no estaba detallada en su planificación diaria y hasta que no reclamó el cliente, el técnico no supo que tenía esa tarea.

4ª pregunta: ¿Por qué no estaba en su planificación?
4ª respuesta: porque su responsable, que es quien realiza la programación de tareas, no disponía del pedido.

5ª pregunta: ¿Por qué no disponía del pedido?
5ª respuesta: porque no existe una sistemática estandarizada (procedimiento) en el que los pedidos recibidos no son registrados de manera ordenada y pueden perderse antes de llegar a la persona encargada de programar la ejecución de estos pedidos.

Por lo tanto, la acción correctora a esta no conformidad, es la realización de un procedimiento estandarizado para que los pedidos recibidos, sean registrados y programados de manera sistemática.
[Continue reading...]

16 de enero de 2017

Metodología Kanban: herramienta de planificación de la producción y de equipos

- 0 comentarios
Inicialmente la metodología Kanban se inventó para gestionar cadenas de producción, pero en la actualidad además se está utilizando mucho para gestionar proyectos. Se puede aplicar para planificar cualquier tipo de proyecto porque con un simple vistazo puedes controlar todas las tareas pendientes, en proceso y terminadas, además de las personas asignadas para la realización de esas tareas. En definitiva, sabes a tiempo real lo que está realizando tu equipo.

Las organizaciones pueden ser muy diferentes entre si, sus actividades pueden realizarse en oficinas, talleres, fábricas, estudios... pero todas tienen en común que necesitan gente para realizar sus tareas. Para ello es necesario, asignar las diferentes tareas a cada uno de los trabajadores. El problema viene, si no existe ninguna estructuración, las tareas se van acumulando, provocando un descontrol, acumulación de tareas hasta la saturación, y en definitiva un estancamiento de la productividad/efectividad de las personas.

La metodología Kanban consiste en un tablero visual o sistema de tarjetas (post-it de colores), que permite mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible. Es una solución dinámica para que los equipos de trabajo nunca pierdan de vista el lugar donde se dirigen y su capacidad de resolución de tareas.

Habitualmente se realiza un tablero para cada equipo de trabajo, aunque cada persona puede hacérselo de forma individual.

A continuación, en la siguiente imagen disponéis de un ejemplo, que os dará una idea de cómo podéis organizarlo en función de vuestras necesidades:



- Cuando llega un proyecto a la empresa, éste se desglosa en tareas.

- Cada tarea debe escribirse en un post-it de color. Cada color tendrá un significado, según el criterio con el que hagamos el tablero o bien la información que queremos obtener. Por ejemplo, el color de cada post-it puede significar si exigimos que tenga una prioridad alta, media o baja. O bien, puede ser que cada color nos refiramos a un departamento concreto, en el caso que queramos realizar un tablero para toda la empresa, o para diferentes áreas, o diferentes proyectos... la estructura y el significado lo tenéis que definir en vuestro procedimiento de control y medición de los procesos.

- Además debemos asignar un color, o bien a cada trabajador, o bien a un puesto de trabajo concreto, indicándolo en una leyenda, ya que una vez que la tarea pasa a realizarse, asignamos la persona que lo realiza mediante una raya del color que toque o bien añadiendo un pos-it más pequeño que la tarea, con la finalidad que todo el mundo conozca que esa tarea está siendo realizada por alguien concreto. O bien si, está realizado por más de una persona, se indica con los colores de los participantes. 

En el tablero encontramos 4 columnas básicas: Backlog (tareas a realizar), pendientes, en proceso y terminadas. Como en el ejemplo de la imagen que os adjunto a este artículo, lo podemos realizar un poco más complicado, incorporando varios procesos productivos, además de la intervención de los diferentes departamentos para poder realizar las diferentes tareas.

La idea es que cuando, un trabajador va a realizar una tarea pendiente, pase el post-it de la columna de tareas pendientes a en proceso e indique que la está realizando. El trabajador, debe dedicarse en exclusiva a esa tarea hasta que la finalice. Cuando esté finalizada, el post-it debe trasladarse en el panel a las tareas en la columna de finalizadas. Una vez terminada, coge una nueva tarea. Si al empezar con una tarea, el trabajador se encuentra con un impedimento, como la falta de información, falta de material, etc. debe indicar en el post-it una cruz roja, o bien debe apartarse del flujo en otro lugar, quizá en otra columna, o bien pase a proceder de otra manera, según se establezca para esos casos en el procedimiento correspondiente.

En cada columna debemos tener un máximo de tareas, definidas previamente. Si un trabajador, dispone de muchas tareas en proceso, pero no acaba de finalizarlas, debemos replantearnos el porqué, y como solucionarlo.

Todo el personal de la empresa o el equipo debe visualizar el panel, con la finalidad de ver cómo evoluciona el flujo de trabajo; así como ofrece una información muy valiosa a los responsables o coordinadores de los procesos/proyectos que pueden evitar colapsos y mejorar la asignación de tareas.

Ahora, después de leer, este artículo, os podéis preguntar ¿Cómo podemos relacionar esta metodología con la norma ISO 9001:2015? pues la respuesta es muy sencilla, esta metodología, entre otras, nos permite planificar tanto equipos de trabajo, como planificación de proyectos/procesos. Como os he comentado en numerosas ocasiones, si aplicáis una herramienta, ya sea esta u otra cualquiera, deberéis explicar cómo lo hacéis en el procedimiento correspondiente en vuestro sistema de gestión.

Esta es una de las numerosas herramientas que podéis utilizar para mejorar la gestión, el control y la planificación de vuestros equipos y procesos. Pero no debemos olvidar que existen muchas otras técnicas que podéis aplicar. Os facilito el enlace al artículo, donde podéis encontrar un índice de las herramientas más utilizadas que podéis utilizar en vuestra empresa para optimizar su rendimiento (ver aquí)
[Continue reading...]

10 de enero de 2017

Cómo debemos reaccionar ante una no conformidad según ISO 9001:2015

- 0 comentarios
En el siguiente artículo os voy a exponer los requisitos que la norma ISO 9001:2015 describe a la hora de reaccionar ante una no conformidad. ¿Cómo debemos documentar una no conformidad? ¿Qué hay tras una no conformidad? ¿Por qué es una parte importante del sistema de gestión de calidad?

Las no conformidades son las desviaciones o incidencias que encontramos de la falta de cumplimiento de los requisitos de la norma o más bien del sistema de gestión de calidad implantado. Como ya he comentado en algunos artículos anteriores (ver aquí modelo de procedimiento de no conformidades), las no conformidades pueden tener diferentes naturalezas y en función de éstas pueden tener diferentes orígenes.

-Procedentes de los servicios o productos no conformes: ya sean derivados de las subcontrataciones-proveedores realizadas o bien los ofrecidos por nuestra propia empresa.

- Procedentes de las detectadas en auditorías o inspecciones: donde la evaluación se corresponde a incidencias detectadas en el propio sistema de gestión de calidad.

- Procedentes de los cientes mediante las reclamaciones o bien mediante las opiniones en las encuestas de satisfacción del cliente o comunicados.

Procedentes de incumplimiento de objetivos, derivados de incumplimientos en las estimaciones de evaluación de riesgos, etc.

Seguramente encontraríamos más orígenes que los podemos englobar en los grupos anteriores. Es importante identificar estas desviaciones y corregirlas, además de fijar indicadores de seguimiento y en algunos casos objetivos. Por ese motivo, el control y la gestión de las no conformidades puede ser identificado como un proceso en sí mismo (ver mapa de procesos).

Como tal proceso, debemos armarlo mediante un procedimiento que detalle paso a paso, indicando formatos y responsabilidades, en cada fase de éste. En dicho procedimiento deberéis desarrollar el tratamiento específico que deberéis dar a cada origen anteriormente detallado. 

Es muy importante hacer plantillas donde se recojan y documenten las no conformidades y las acciones correctoras. En estas plantillas debemos analizar:

- Explicación de la no conformidad (detallando quién la detecta y cuando).
- El análisis de la causa de la no conformidad (detallando quién hace el análisis de ésta)
- Cómo se soluciona (qué medidas se toman para solucionarla y si es necesaria la realización de una acción correctora) y el plazo estimado para su resolución. 

NOTA: En la versión anterior también se tenía la posibilidad de abrir una acción preventiva, pero en la versión del 2015, las acciones preventivas son eliminadas porque se engloban en la gestión de riesgos. Por lo tanto, si las no conformidades detectadas son recurrentes o importantes, puede ser que sea necesario estimar el riesgo de éstas y hacer el tratamiento oportuno para mitigar el riesgo y por lo tanto disminuir éste tipo de incidencias.  

- La comprobación de cómo se ha solucionado, quién lo ha hecho y las evidencias documentales que se deben adjuntar al informe de no conformidad. 

- Indicar el estado de la no conformidad: si se ha cerrado, si continua abierta, etc.

Debido a la gran importancia de este proceso, es necesario realizar un apartado propio en el acta de las reuniones periódicas, así como en la revisión del sistema, donde deberá analizarse su evolución y medidas a tomar, mediante la recopilación de datos, estadísticas y contenido. 

Si analizamos qué nos dice la norma al respecto en su apartado 10.2.1 Reaccionar ante la no conformidad, podemos leer textualmente:

Cuando se produce una no conformidad, incluyendo aquellas derivadas de las quejas del cliente, la organización debe:

a) Reaccionar a la no conformidad, y según sea el caso:
1. Tomar medidas para controlarla y corregirla.
2. Hacer frente a las consecuencias.

b) Evaluar la necesidad de adoptar medidas para eliminar la causa(s) de la no conformidad (es decir, tomar una acción correctiva), con el fin de que no vuelva a ocurrir, o se produzca en otros lugares, a través de:

1. La revisión de la no conformidad.
2. Determinar las causas de la no conformidad.
3. Determinar si existen no conformidades similares, o podrían producirse.
c) Implementar cualquier acción necesaria.
d) Revisar la eficacia de las medidas correctivas adoptadas.
e) Realizar cambios en el sistema de gestión de calidad, si es necesario.

Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

NOTA 1: En algunos casos, puede ser imposible eliminar la causa de una no conformidad.
NOTA 2: La acción correctiva puede reducir la probabilidad de recurrencia a un nivel aceptable.


También expone en su apartado 10.2.2 Evidencia de las acciones tomadas sobre no conformidades en lo que nos expone textualmente:

La organización debe conservar información documentada como evidencia de:

a) La naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente;
b) Los resultados de cualquier acción correctiva.


Otros artículos que os pueden ayudar a desarrollar este requisito son:


[Continue reading...]

28 de diciembre de 2016

Control operacional según ISO 14001 (procedimiento)

- 0 comentarios

La norma requiere la realización de una metodología donde se establezcan las bases y la operatividad de cómo se realizan las diferentes tareas para evidenciar el cumplimiento de la norma ISO 14001:2015. Para ello es necesaria la elaboración de un procedimiento, en el que se establezca, igual que todos los demás, el objeto, el alcance, las responsabilidades, el desarrollo del mismo y los documentos relacionados.

Os voy a mostrar un ejemplo, que tendréis que adaptarlo a vuestra realidad de la empresa, o bien si estáis implantando el sistema desde cero os puede dar una idea de cómo lo podéis hacer. Os muestro un ejemplo complejo, de esta manera independientemente de cómo sea la actividad que tengáis y las instalaciones podéis aplicarlo. 

Objeto: El objeto de este procedimiento es identificar aquellas operaciones y actividades asociadas con aspectos ambientales generados tanto en las oficinas como en la fábrica, con la finalidad de planificar estas actividades incluyendo el control del servicio y el mantenimiento para asegurar que se gestionen con las condiciones especificadas en el presente procedimiento y cumpliendo con la legislación vigente en cada momento.

El alcance: el alcance de este procedimiento son todas las actividades que puedan causar impactos ambientales.

Responsabilidades: en este apartado deberéis indicar quien es el responsable de qué, y cada trabajador qué obligaciones tiene. Este punto ha de ser coherente con las funciones asignadas a cada trabajador en el procedimiento de funciones y responsabilidades del personal. os pondré un ejemplo genérico, aunque deberéis adaptarlo a vuestra empresa y organigrama.

"El responsable ambiental de la empresa es el encargado de identificar los aspectos ambientales y hacer cumplir las gestiones especificadas en este procedimiento. También es el responsable de obtener los permisos oportunos relacionados con la gestión de los residuos generados, así mismo es el encargado del mantenimiento de los registros generados correspondientes.
El personal de oficinas y de fábrica son los responsables de la buena gestión de los aspectos ambientales."

Desarrollo
                    
En el desarrollo de este procedimiento deberemos detallar qué realizamos en cada caso. En algunos apartados, simplemente será remitir a otro procedimiento, donde la metodología a seguir queda descrita ampliamente. Para ello tendremos que tener en cuenta los siguientes apartados:

1.- Identificación de la legislación aplicable.
2.- Identificación de los aspectos ambientales: consumos de materias primas, emisiones a la atmósfera, vertidos, residuos (inertes, especiales y no especiales).
3.- Control operacional.
4.- Gestión de residuos (control de la gestión y formación del personal).

1.- Identificación de la legislación aplicable: los aspectos ambientales están sujetos a la legislación que les es de aplicación en base al procedimiento (PAC-) Requisitos legales y normativos.

2.- Identificación de los aspectos ambientales: Todos los aspectos ambientales a tener presente en las oficinas y en la fábrica están identificados en el procedimiento (PAC-) Identificación de aspectos ambientales. El Responsable del medio ambiente es el responsable de clasificar los nuevos aspectos ambientales que puedan aparecer definiendo su gestión, responsables y mantenimiento actualizado del mencionado listado de aspectos. Con la finalidad de establecer los objetivos y las metas, anualmente en la revisión por la Dirección, el comité conjuntamente con el Responsable ambiental, valorará los aspectos más significativos a tener en cuenta. Esta valoración se realizará a través de la tabla de indicadores ambientales que son una forma de control periódica, de las cantidades, de la frecuencia del efecto del impacto, de la existencia de legislación, siguiendo el procedimiento anteriormente mencionado.

La clasificación actual de aspectos tiene en cuenta los siguientes grupos de aspectos ambientales tal y como expliqué en un artículo anterior (ver enlace). Donde se describe a qué nos referimos en cada caso y con su posterior evaluación de riesgos.

Consumo de materias primas
Emisiones a la atmósfera
Gestión de residuos): residuos inertes, especiales y no especiales.

Con la finalidad de promover la recogida segregada y selectiva de los diferentes tipos de residuos, que permiten una futura re-utilización y/o valoración de estos y que en cualquier caso, una gestión adecuada, se han dispuesto contenedores en los diferentes puntos de la empresa. La identificación de los contenedores y el tipo de residuos que debe contener se describe en la información documentada (registro) ID-. denominada "Disposición y recogida de residuos"

3.- Control operacional: el control operacional se caracteriza por el cumplimiento de la gestión especificada  en la información documentada "Gestión y control de aspectos que generan un impacto ambiental" y para que la comprobación que la sistemática de gestión definida para cada aspecto ambiental identificado se hace correctamente.

La misión del Responsable ambiental será la siguiente:

- Estar en posesión de los certificados, registros emitidos por los proveedores correspondientes, conforme a sus trabajos están bajo la legislación aplicable según el procedimientos "Requisitos legales y normativos".

- Hacer un control de todas las tareas comentadas, a través de la información documentada "control de la gestión de aspectos, además de posibles ampliaciones en el control operacional o seguimiento o medida. Cuando la actividad no se realice adecuadamente o esté incompleta, el responsable ambiental abrirá una no conformidad.

Se realiza un control de los consumos de los reactivos y materias primas utilizadas en fábrica, básicamente para realizar el stock, y para considerar indicadores y aspectos ambientales. No podemos establecer un valor absoluto, debe ser relativo porque el consumo de estos productos es proporcional a la producción de la fábrica, y puede ser que en los mismos periodos de un año respecto al otro la producción de esta no sea la misma.

En el caso de una oficina también tendría que ser relativo, porque por ejemplo, en una ingeniería donde se deben imprimir planos (generar papel- consumo de recursos), se imprimirán más en función de la cantidad de proyectos que se realicen.

Gestión de residuos: consideramos la gestión de residuos, la recogida, el transporte, el almacenaje, la valoración, la disposición del desperdicio y la comercialización de los residuos, incluida la vigilancia de estas operaciones y la vigilancia de los lugares de descarga después de llevar a cabo su cierre. No se considera la gestión de residuos al reciclaje o reutilización de los residuos generados en un proceso.

Los diferentes tipos de contenedores para conseguir la recogida selectiva de ,los residuos generados, el contenido de éstos y las tareas que debe realizar el personal se detallan en la información documentada (ID-) "Disposición y recogida de residuos". 

Control de la gestión de los residuos: El responsable ambiental hará un control visual con la finalidad de evaluar la correcta disposición de los residuos por parte del personal en los diferentes contenedores. este control consistirá en comprobar que el contenido de los contenedores, de las papeleras individuales y 


Control de la gestión de los residuos: el responsable ambiental hará un control visual con la finalidad de evaluar la correcta disposición de los reactivos por parte del personal en los diferentes contenedores. este control consistirá en comprobar que el contenido de los contenedores, de las papeleras individuales y el orden se corresponda con lo indicado en la información documentada correspondiente. en el caso de la existencia de campanas extractoras, se realizará el tratamiento y supervisión correspondiente establecida por la legislación vigente.

Se realizarán las analíticas periódicas correspondientes, requeridas por la legislación, y se analizarán los resultados, tomando las medidas oportunas necesarias.

El responsable ambiental anotará, trimestralmente, el resultado del análisis visual realizado en la información documentada "control de la gestión de los aspectos". El resultado del informe será No Conforme (NC) cuando se desvíe de lo establecido. Habrá una hoja de control por trimestre.

El responsable ambiental llevará al día y controlará el Registro de residuos según el formato establecido, en el que consta el origen de los residuos, el código CRC, descripción del residuo, gestor del residuo, el codi del gestor, fecha de salida, la cantidad gestionada, documentación de control y la identificación del transportista. De esta manera el responsable ambiental tiene a su alcance el conocimiento del recorrido de los residuos y el cumplimiento de la legislación. Se debe asegurar que tanto el transportista como el gestor de residuos, sean homologados/acreditados por las autoridades y que aporten las hojas de seguimiento del residuo, selladas y presentadas a las autoridades. En cada país hay una normativa concreta que describe qué papeles son necesarios y cómo hay que hacerlo.

Formación del personal de limpieza y mantenimiento: El responsable ambiental tiene que dar la formación adecuada al personal de limpieza y mantenimiento consistente en:
-El correcto uso ambiental de los productos de limpieza, sobre todo los relativos a: peligros para el medio ambiente, medidas a tomar en caso de vertido accidental, medidas de seguridad y almacenaje básicas, especificaciones técnicas de cada producto.
- Disposición de los residuos
- La correcta gestión y disposición de los residuos generados por el mantenimiento del edificio o limpieza.

En el caso de lugares en la empresa donde existan reactivos químicos, o zonas de almacenaje de residuos químicos, se deberá tener un protocolo de limpieza, o bien no permitir que personal no cualificado pise esas áreas.

La actualización de estas especificaciones será responsabilidad de la empresa de limpieza y se tendrá que hacer en cada vez que se incorpore o se deje de utilizar un producto de limpieza, o cuando se varíe el personal.
Se solicitará a todos los subcontratistas las evidencias, certificados o informes conforme cumplen con las buenas prácticas ambientales, y asegurarnos por escrito que gestionan correctamente sus residuos.
[Continue reading...]

20 de diciembre de 2016

Herramienta de planificación: Diagrama de Gantt

- 2 comentarios
Como os comenté en una publicación anterior, existen numerosas herramientas, la mayoría estadísticas, que aplicándolas adecuadamente, podéis mejorar vuestro sistema de calidad con la finalidad optimizar la gestión y el control de la planificación, evaluación, control y mejora de los procesos. En el siguiente enlace podéis encontrar un artículo donde se especifica un índice con las herramientas más utilizadas en gestión de calidad. (ver enlace). 


En este artículo, os quiero mostrar una herramienta muy útil, que nos sirve para planificar la ejecución de los procesos y proyectos en el tiempo. ¿Qué es un diagrama de Gantt? ¿Cómo aplicamos un diagrama de Gantt para mejorar el control de la ejecución de un proceso? ¿Qué información podemos tener? Os mostraré algunos ejemplos para que os sea más sencilla su aplicación y dar respuesta a los requisitos de la norma ISO 9001:2015.

Primero de todo para poder contestar a estas preguntas debemos conocer a que nos referimos con diagrama de Gantt:

Diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Muchas de las exigencias que expone la norma ISO 9001:2015, requieren de un control de planificación para aplicar ciertas medidas, y podemos evidenciarlo mediante Diagramas de Gantt.


Ejemplos prácticos:

1) Planificación de las fases de un proceso

Muchas veces, es necesario planificar las diferentes fases de un proceso. Os muestro a continuación un ejemplo, muy habitual, correspondiente a las fases de control de recepción de materiales en una fábrica donde se produce un producto concreto. Habitualmente en estos casos, existe una legislación o normativa concreta donde se obliga a realizar una metodología de control para verificar los materiales a la llegada a la fábrica. Por ese motivo es necesario su control en la planificación de este proceso. 

Una vez que obtenemos el listado de tareas completas, se establece una previsión en el tiempo, teniendo en cuenta el personal involucrado para ello. las barras de realización podéis cambiar el color, si el trabajo debe realizarse por personas diferentes. 

cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas, o meses, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar a la vez.




Como en los demás casos, si utilizáis esta u otra herramienta, deberéis especificar en el procedimiento donde desarrolláis la planificación de la tarea, cómo lo vais aplicar y qué información documentada se genera.

A parte de esto, se debe especificar en todo momento quién es el responsable de realizar cada una de las tareas, así como si existe un supervisor. En el caso que la planificación no se realice correctamente, se deben especificar los motivos, las incidencias, así como las acciones correctoras o recursos necesarios que sean adecuados. Y evaluar si dicha planificación necesita modificaciones para su correcto cumplimiento.  

2) Implantación del sistema de gestión de calidad

El primero de todos es referente a la implantación del sistema de gestión de calidad. Cuando la Dirección decide implantar el sistema de gestión, debe asignar a los trabajadores, o bien contratar el trabajo a personal cualificado, y debe planificar aquellas tareas en el tiempo. Para ello, en este caso, podemos realizar un listado de todas las tareas a realizar, en este caso concreto sería el listado de todos los documentos del sistema, especificando, su redacción como su aplicación. 

Este diagrama debe ser revisado periódicamente, verificando si las acciones se han realizado correctamente y en el plazo estimado. Si no se cumple, en cada revisión periódica se rehace, adaptándose a la realidad. Mediante este diagrama, se puede planificar, corregir las incidencias, tomar decisiones y soluciones, y poder planificar los recursos necesarios en cada momento. 




3) Planificación de un proyecto o de una obra


El Diagrama de Gantt es muy utilizado en las ingenierías y en las constructoras para planificar cada uno de los proyectos u obras que realizan. Muchas veces los diagramas de Gantt son realizados mediante el programa informático Microsoft Project, aunque se puede realizar perfectamente con Excel

4) Esta herramienta también se puede utilizar para controlar la planificación de:

- Gestión de riesgos: una vez realizada la evaluación de riesgos, se debe realizar un plan de contingencias con la finalidad de mitigar aquellos riesgos que se han evaluado como significativos, y que tras un análisis por parte de la Dirección, se han tomado las medidas necesarias para mitigarlos. Estas medidas requieren habitualmente recursos y tiempo. Para el control de las diferentes acciones a realizar en el tiempo puede utilizarse este diagrama.

- Planificar acciones de mejora: por ejemplo, si la empresa decide ejecutar una acción de mejora que requiera un proceso, como por ejemplo, la apertura de otra sede, o una nueva línea de producción... podemos utilizar esta herramienta a modo de control de planificación.  Las posibles acciones de mejora pueden surgir del análisis del contexto de la organización (matriz DAFO).

- Planificar Objetivos de calidad.

- Planificar las tareas del personal de la empresa.

- Otros...

En todos aquellos casos que se necesite un control de ejecución de una tarea, que requiera realizarse en un plazo concreto mediante el uso de unos recursos concretos podemos utilizar el Diagrama de Gantt. 
[Continue reading...]

5 de diciembre de 2016

Evaluación aspectos ambientales ISO 14001 (procedimiento)

- 0 comentarios
¿Cómo puedo realizar una evaluación de riesgos ambientales para cumplir con los requisitos de la norma ISO 14001:2015? ¿Qué parámetros (vectores) ambientales debo tener en cuenta? ¿Cómo genero un sistema de puntuación? 

Como muchos de vosotros me habéis solicitado, os propongo un ejemplo de metodología aplicar para que podáis evaluar vuestros riesgos ambientales. Como os comenté en artículos anteriores, debemos:

- Identificar los aspectos que generan impacto ambiental derivados de la actividad de nuestra empresa (ver enlace al artículo aquí).
- Planificar el sistema de gestión ambiental basado en ISO 14001 (ver enlace al artículo aquí).

Cada grupo de aspectos tiene una puntuación y valoración específica dependiendo de la naturaleza de los vectores ambientales. Todos aquellos residuos que deban ser gestionados o transportados por un gestor autorizado, deben facilitarnos los albaranes de entrega, así como los certificados oficiales, con la finalidad de tener pruebas reales, que la gestión de nuestros residuos se realiza correctamente. Estos papeles son los que revisarán los auditores tanto para obtener la certificación en ISO 14001, como los inspectores de las organizaciones públicas de control.

Para la valoración de los impacto se utilizara una información documentada (registro) en cada uno de los casos en situación normal; como podéis ver deberíamos disponer de una codificación única (ID-) para cada tipo, ya que los criterios establecidos dependen de la naturaleza de cada impacto. Los aspectos ambientales los podemos englobar en diferentes grupos dependiendo cual sea la naturaleza.

Deberéis agrupar los residuos y por lo tanto su clasificación para la evaluación del riesgo, de forma que sea coherente con vuestra legislación pertinente a vuestro país, región o incluso municipio. Los criterios que os indico a continuación, tienen que ser adaptados a la normativa que os aplique. 

Según la clasificación que nos aplicaría sería evaluar los diferentes grupos:

1.- RESIDUOS MUNICIPALES ORDINARIOS Y ESPECIALES
2.- CONSUMOS
3.- RESIDUOS LÍQUIDOS Y RESIDUOS SÓLIDOS QUÍMICOS
4.- AGUAS RESIDUALES
5.- CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA
6.- CONTAMINACIÓN ACÚSTICA
7.- EN SITUACIÓN DE EMERGENCIA

Pueden existir otras clasificaciones dependiendo de la actividad, como pueden ser residuos sanitarios, residuos microbiológicos, residuos hospitalarios, residuos cárnicos, residuos alimentarios, etc. Deberéis considerar el tratamiento que debe realizarse en cada caso y ampliar este análisis.

vamos a analizar punto por punto cómo podéis realizar la evaluación:

 1.- RESIDUOS MUNICIPALES ORDINARIOS Y ESPECIALES

De forma general la identificación de los contenedores y del tipo de residuo que deben contener se describe a continuación:

General (papeleras individuales): en este contenedor se incluyen aquellos residuos que no están incluidos en los puntos posteriores.

Papel (distribuidas por todas las instalaciones de la organización): incluyen únicamente papel para ser reciclado. Se intentará asegurar en la medida que sea posible que los trabajadores no tiren otro tipo de residuos en estos contenedores, como por ejemplo, hojas grapadas, con clips o otros elementos metálicos. El tratamiento del residuo se realiza mediante un gestor autorizado.

Cartón: el cartón se acumula en un contenedor específico para ello, situado en … A veces, dependiendo del gestor permiten que en los mismos contenedores destinados a papel, también se pueda tirar el cartón, para empresas donde se genere mucho cartón, deberá ser un contenedor específico. El tratamiento del residuo se realiza mediante un gestor autorizado.

Cartuchos de tinta de impresoras (Tóner): incluye los cartuchos de impresión de impresoras, faxes y fotocopiadoras. El tratamiento del residuo se realiza mediante un gestor autorizado. Existen algunas empresas que te compran los cartuchos vacíos para reutilizarlos, pero en ese caso os tendréis que asegurar mediante la solicitud de documentación que son autorizados y que os pueden facilitar un documento asegurándose de realizar buenas prácticas ambientales, y que se comprometen a gestionar los residuos generados.

Fluorescentes, bombillas, pilas y baterías: Existen contenedores específicos situados en … que incluyen estos residuos. El tratamiento del residuo se realiza mediante un gestor autorizado. Según la legislación vigente, se debe controlar, tanto el tiempo de almacenamiento, como la cantidad almacenada de estos residuos. Se deberá indicar en los propios contenedores la fecha de la última recogida, y la fecha máxima de la siguiente recogida.

Equipos informáticos, electrónicos, maquinaria y mobiliario: se incluye todos los equipos electrónicos. El tratamiento del residuo se realiza mediante un gestor autorizado o bien desplazamiento de estos equipos al vertedero autorizado para cada tipo de residuo.

Los vectores que utilizamos para evaluar los residuos ordinarios y especiales son:
  

  
A partir de les puntuaciones obtenidas de cada criterio se calcula el producto de los tres criterios para obtener su valor:

Criterio 1 x Criterio 2 x Criterio 3 = valor relevante

La empresa determina que los aspectos ambientales que obtengan una puntuación superior a 125, serán considerados como significativos.


2.- CONSUMOS

La evaluación de los consumos de agua, electricidad, gas, combustible… es difícil ya que a veces estamos trabajando sobre valores estimados. Para ello el consumo se evalúa en un informe donde se comparada mes a mes respecto a ejercicios anteriores. Dependiendo de la actividad, deberá analizarse de una forma concreta, con la finalidad el análisis realizado sea correcto y pueda compararse, para conocer el aumento de consumo debido a la propia actividad o bien derivado a una mala aplicación de las buenas prácticas ambientales.

Os voy a poner un ejemplo, con la finalidad que podáis entender mejor a qué me refiero. Una empresa que realiza maquetas a escala, donde se utiliza agua para llenar tanques, su consumo de agua se verá incrementado en aquellos periodos donde se ejecuten los proyectos, pero se verá disminuido en aquellos periodos donde no se realicen estos ensayos. Si comparamos los consumos respecto al mismo periodo del año anterior, puede ser que no sean comparables, y por lo tanto obtener resultados erróneos, y nuestro análisis y evaluación de riesgos no sea correcto. Por ese motivo, a veces se debe establecer un indicador de seguimiento.

La evaluación del consumo del papel se establece como un indicador ambiental. Trimestralmente (o periódicamente según establezcáis) se estudia, como los demás indicadores y se evalúa su relevancia en función del trabajo realizado, es decir, en relación al número de proyectos realizados, en base el número de informes, en base al número de ensayos, etc. pero básicamente se establece el ratio de incremento o disminución en función del mismo periodo del ejercicio anterior.
Por ejemplo, otro consumo difícil de controlar dependiendo la actividad de la empresa, es el consumo de carburante de los vehículos. Podemos realizar el mismo tratamiento, incorporándolo como sistema de control como indicador ambiental, y estableciendo metodologías específicas (procedimientos) de optimización de rutas donde se minimice el tiempo y kilómetros a realizar.

Los vectores ambientales que utilizamos para evaluar los consumos son:



A partir de les puntuaciones obtenidas de cada criterio se calcula el producto de los tres criterios para obtener su valor:

Criterio 1 x Criterio 2 x Criterio 3 = valor relevante

La empresa determina que los aspectos ambientales que obtengan una puntuación superior a 125, serán considerados como significativos.

3.- RESIDUOS LÍQUIDOS Y RESIDUOS SÓLIDOS QUÍMICOS

Para poder evaluar el riesgo de contaminación generada por residuos químicos, debemos tener en cuenta varios vectores ambientales. Para poder establecer el riesgo sobre el medio ambiente, debemos evaluar tres componentes básicos de riesgo (los mismos criterios utilizados para evaluar la contaminación atmosférica) que son las propiedades físico-químicas, de las propiedades toxico-lógicas y sobre el medio ambiente (debemos excluir los efectos producidos por la salud humana por ser específicos de prevención de riesgos laborales).

La evaluación global del riesgo es la media de estos cuatro vectores. Otros aspectos a tener en cuenta pueden ser la frecuencia, la proximidad o lejanía de los límites legales admisibles y el tratamiento.
  
·         Riesgo de producir daños según las propiedades físico-químicas

Explosivo: sustancias y preparados que, incluso en ausencia de oxígeno atmosférico pueden reaccionar de forma exotérmica con rápida formación de gases y que en determinadas condiciones de ensayo, detonan, deflagran rápidamente o pueden explotar por el efecto del calor.

Comburente: sustancias y preparados que en contacto con otros, particularmente inflamables originan una reacción fuertemente exotérmica.

Extremadamente inflamables: sustancias y preparados líquidos que tienen un punto de ignición extremadamente bajo y un punto de ebullición bajo y las sustancias y preparados gaseosos que a temperatura ambiente y presión normal sean inflamables en contacto con el aire.

Inflamables: sustancias y preparados que tienen un punto de ebullición igual o inferior a 55ºC.


Puntuación
Ninguno
0
Comburente
1
Inflamable
2
Extremadamente inflamable
3
Explosivo
4

·         Riesgo de producir daños sobre los efectos sobre el medio ambiente


Puntuación
Ninguno
0
Tóxicos para organismos acuáticos
5
Riesgos para el medioambiente no acuático
5






·         Frecuencia

La cuantificación se fija con el número de ensayos, proyectos, actividades que se realizan semanalmente. Este punto deberá fijarlo cada empresa dependiendo de la actividad que genere.


Cuantificación
Puntuación
Baja
< 20
1
Media
20-30
3
Alta
> 30
5

·         Forma de Gestión de los residuos


Puntuación
Re-utilizable
1
Reciclaje en la misma empresa
2
Recogida selectiva
3
Incineración
4
Sin (sin legislación)
5

Las características consideradas para establecer la importancia del impacto y las puntuaciones asignadas son las siguientes (quedan excluidas los impactos generados y las situaciones de emergencia). La valoración (V) se determina mediante la siguiente expresión:


V = Propiedades físico-químicas + 4*riesgo ambiental + Frecuencia + forma de gestión


Si la valoración iguala o supera a 15 consideraremos que el aspecto que genera impacto a valorar es significativo. Si la valoración de un aspecto no cumple el límite legal admisible pasa a ser inmediatamente significativo.
   
4.- AGUAS RESIDUALES

·         Cantidad


Puntuación
Baja carga contaminante; inferior al 75% del límite legal establecido
1
Carga mediana de contaminante: entre el 25 y el 75% del límite legal establecido
5
Alta carga contaminante: por sobre del 75% del límite legal establecido
10

·         Gestión interna


Puntuación
Vertido directo
1
Aguas residuales con destino a depuradoras
5
Aguas con destino directo a la red pública de alcantarillas.
10

·         Frecuencia


Puntuación
Menos del 25% del tiempo de desarrollo de la actividad
1
Entre el 25% y el 75% del tiempo de desarrollo de la actividad
5
Más del 75% del tiempo de desarrollo de la actividad
10

A partir de les puntuaciones obtenidas de cada criterio se calcula el producto de los tres criterios para obtener su valor:

Criterio 1 x Criterio 2 x Criterio 3 = valor relevante

La empresa determina que los aspectos ambientales que obtengan una puntuación superior a 125, serán considerados como significativos.

5.- CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA:

La evaluación de la contaminación atmosférica está compuesta de diferentes vectores ambientales. Para poder determinar el sobre el medio ambiente debemos evaluar 3 componentes básicos que son: las propiedades físico-químicas  de los gases que se emiten a la atmósfera, las propiedades toxico-lógicas y sobre el medio ambiente (se excluyen los efector producidos sobre la salud humana por ser específicos de prevención de riesgos laborales). Los otros aspectos a tener en cuenta son la proximidad o lejanía del límite legal admisible y el tratamiento de las emisiones.

·         Riesgo de producir daños según las propiedades físico-químicas
  

Puntuación
Ninguno
0
Comburente
1
Inflamable
2
Extremadamente inflamable
3
Explosivo
4

·         Riesgo de producir daños sobre los efectos sobre el medio ambiente


Puntuación
Ninguno
0
Tóxicos para organismos acuáticos
5
Riesgos para el medio ambiente no acuático
5





 ·         Frecuencia

La cuantificación se fija con el número de ensayos, proyectos, actividades que se realizan semanalmente. Este punto deberá fijarlo cada empresa dependiendo de la actividad que genere.


Cuantificación
Puntuación
Baja
< 20
1
Media
20-30
3
Alta
> 30
5




·         Proximidad o lejanía del límite legal admisible

La cuantificación se basa en el porcentaje de lejanía del límite legal establecido. Los valores de emisión por la empresa son analizados mediante el muestreo y el análisis de los diferentes parámetros que marca la legislación vigente por un laboratorio acreditado. Las analíticas son periódicas tal y como establece la normativa vigente.


Cuantificación
Puntuación
Baja
25%
1
Media
50%
3
Alta
80%
20
Muy alta
95%
50
  
·         Sistemas de tratamiento de las emisiones


Puntuación
Campanas extractores cerradas
1
Campanas extractores
3
Sistemas de protección individual
4
Ninguna
5

Las características consideradas para establecer la importancia del impacto y las puntuaciones asignadas son las siguientes (quedan excluidos los impactos generados y las medidas a tomar en situaciones de emergencia). La valoración (V) se determina mediante la siguiente expresión:

V = Propiedades físico-químicas + 4*riesgo ambiental + Frecuencia + proximidad LL + formas de tratamiento

Si la valoración iguala o supera a 40 consideraremos que el aspecto que genera impacto a valorar es significativo. Si la valoración de un aspecto no cumple el límite legal admisible pasa a ser inmediatamente significativo.

 6.- CONTAMINACIÓN ACÚSTICA:

·         Proximidad o lejanía del límite legal admisible ambiental

Se debe analizar el ruido en el intervalo de horario en que se esté desarrollando la actividad. En este caso, se deberá consultar la ordenanza municipal que establezca el ruido máximo permitido en el horario fijado. Se deberá realizar una sonometría por un laboratorio acreditado para dejar constancia del ruido ambiental generado por la actividad y evaluar así el riesgo según la tabla adjunta:


cuantificación (dB)
Puntuación
Baja
< 50
1
Alta
50-55
5

Las características consideradas para establecer la importancia del impacto y las puntuaciones asignadas son las siguientes (quedan excluidos los impactos generados y las medidas a tomar en situaciones de emergencia). La valoración (V) se determina mediante la siguiente expresión:

V = proximidad LL

Si la valoración iguala o supera a 5 consideraremos que el impacto que genera el aspecto a valorar es significativo.

7.- EN SITUACIÓN DE EMERGENCIA

Entendemos como caso de emergencia, cualquier situación que puede darse que genere un estado de emergencia, por ejemplo un incendio o explosión de las instalaciones, un vertido de productos químicos, un vertido de aceite, cualquier incidencia de emergencia que pueda contaminar agua, aire y suelo.

Aunque nuestra empresa, no genere residuos peligrosos, en caso de emergencia puede producir estos residuos. Por lo tanto, se debe definir el tratamiento y la gestión de estos residuos en el caso que se produzca una situación de emergencia. Por ejemplo, una oficina se incendia, en el incendio se queman cables, combustible, gas, etc. que pueden generar contaminación, y una vez extinguido el incendio se debe gestionar. También se debe establecer unos protocolos para evitar estos estados de emergencia. Este último punto lo desarrollaré en otro artículo.

En situación de emergencia cualquier vertido de un producto químico pasa a ser significativo inmediatamente abriendo un informe para evaluar el grado de riesgo del vertido o de la situación de emergencia; así como el cumplimiento del plan de emergencia y la posterior notificación a las entidades pertinentes. Se ha evaluado un sistema de evaluación de los diferentes aspectos que generan impacto y que se puedan generar en situación de emergencia.

A partir de les puntuaciones obtenidas de cada criterio se calcula el producto de los tres criterios para obtener su valor:

Criterio 1 x Criterio 2 x Criterio 3 = valor relevante

La empresa determina que los aspectos ambientales que obtengan una puntuación superior a 120, serán considerados como significativos.

NOTA: En próximos artículos os describiré:

- Cómo podéis evaluar el ciclo de vida de los productos, y
- Os pondré ejemplos de posibles aspectos que nos podemos encontrar en cada caso y cómo sería su evaluación.


[Continue reading...]

Print

 
Copyright © . Manual de gestión de calidad paso a paso - Posts · Comments
Theme Template by BTDesigner · Powered by Blogger
Visítenos en Google+