Manual de calidad paso a paso es un blog donde puedes encontrar información sobre las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 17025. Implantación y seguimiento. Elaboración de documentación. Adaptación a las nuevas versiones de las normas. Integración de sistemas de gestión. Gestión de riesgos. Foro de calidad. Auditorías internas. Asesoramiento online.

22 de mayo de 2018

Liderazgo y Compromiso (sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

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Os voy a realizar un pequeño análisis de los puntos que tienen en común las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 respecto al requisito liderazgo y compromiso (apartado 5.1). Para ello es necesario que os introduzca lo que las diferentes normas describen. En el siguiente artículo voy a dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué requisitos especifica cada una de las tres normas respecto al liderazgo y compromiso? ¿Qué aspectos hay en común y cuáles son específicos a cada norma? ¿Cómo evidenciamos estos requisitos en un sistema integrado?

¿Qué requisitos especifica cada una de las tres normas respecto al liderazgo y compromiso? 

Cada una de las normas, en su apartado 5.1 especifica los requisitos que debe cumplir la organización en cuanto al liderazgo y compromiso. Es decir, que compromisos debe implementar, gestionar, documentar y comunicar la alta dirección de la empresa.

ISO 9001:2015

5.1.1 Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de calidad 

La alta dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de calidad mediante: 

a) Tomar la responsabilidad de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
b) Asegurarse de que los objetivos y política de calidad se establecen para el sistema de gestión de la calidad y son compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización. 
c) Garantizar que la política de calidad es comunicada, entendida y aplicada dentro de la organización. 
d) Garantizar la integración de los requisitos del sistema de gestión de calidad en los procesos de negocio de la organización. 
e) Promover la toma de conciencia del enfoque basado en procesos. 
f) Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para el sistema de gestión de calidad. 
g) Comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión de calidad. 
h) Garantizar que el sistema de gestión de calidad logra sus resultados previstos 
i) Participar, dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad. 
j) Promover la mejora continua. 
k) Apoyar a otros roles de gestión relevantes para demostrar su liderazgo, tal como aplica en sus áreas de responsabilidad.  

NOTA: Las referencias al término “negocio” en la Norma Internacional ISO 9001:2015, puede entenderse en el sentido de aquellas actividades fundamentales para el propósito de la existencia de la organización; tanto en organizaciones públicas, privadas, con fines de lucro o sin fines de lucro. 

ISO 14001:2015

5.1 Liderazgo y compromiso

La alta Dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión ambiental:

a) asumiendo la responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión ambiental
b) asegurándose de que se establezcan la política ambiental y los objetivos ambientales, y que éstos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización
c) asegurándose que la integración de los requisitos en el sistema de gestión ambiental en los procesos de negocio de la organización
d) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestión ambiental estén disponibles
e) comunicando la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión ambiental
f) asegurándose que el sistema de gestión ambiental logre los resultados previstos 
g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión ambiental
h) promoviendo la mejora continua 
i) apoyando otros roles pertinentes de la Dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique sus áreas de responsabilidad.

NOTA: En esta Norma Internacional se puede interpretar el término "negocio" en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la exigencia de la organización.

ISO 45001:2018

5.1 Liderazgo y compromiso


La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión SST:

a) asumiendo la total responsabilidad y rendición de cuentas para la prevención de las lesiones y el deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así como la provisión de actividades y lugares de trabajo seguros y saludables;

b) asegurándose de que se establezcan la política de SST y los objetivos relacionados de la SST y sean compatibles con la dirección estratégica de la organización;

c) asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la SST en los procesos de negocio de la organización;

d) asegurándose de que los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la SST estén disponibles;

e) comunicando la importancia de la gestión de la SST eficaz y conforme con os requisitos del sistema de gestión de la SST

f) asegurándose de que el sistema de gestión de la SST alcance los resultados previstos

g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la SST;

h) asegurando y promoviendo la mejora continua.

i) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo aplicado a sus áreas de responsabilidad;

j) desarrollando, liderando y promoviendo una cultura en la organización que apoye los resultados previstos del sistema de gestión de la SST;

k) protegiendo a los trabajadores de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades;

l) asegurándose de que la organización establezca e implemente procesos para la consulta y la participación de los trabajadores (véase 5.4);

m) apoyando el establecimiento y funcionamiento de comités de seguridad y salud (véase 5.4).

NOTA: En esta Norma Internacional se puede interpretar el término "negocio" en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la exigencia de la organización.


¿Qué aspectos hay en común y cuáles son específicos a cada norma?

En la siguiente tabla os muestro aquellos requisitos comunes y específicos a cada una de las normas respecto a este apartado.

Los aspectos comunes:


Los aspectos específicos de cada norma:

Como se puede observar gran parte de los requisitos son comunes a las tres normas. El liderazgo se debe evidenciar mediante documentos que acrediten que se realizan, y estos deben realizarse según lo establece cada una de las tres normas. Naturalmente que los objetivos de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud serán diferentes, pero la manera en que los establecemos, los gestionamos y controlamos puede ser la misma. Por ese motivo es fácilmente integrable.

¿Cómo evidenciamos estos requisitos en un sistema integrado?

Las tres normas especifican los compromisos que debe tener la alta dirección de la empresa, ya que la responsabilidad última de la gestión de los tres sistemas de gestión recae sobre ella. Naturalmente, la alta Dirección de la empresa tiene otros quehaceres y no puede ocuparse del día a día del sistema, y se suele nombrar a un representante de la Dirección para que ejerza como Responsable de Calidad, medioambiente y de seguridad y salud. Aunque sea esta persona de la que se encarga de todo el sistema de gestión, la responsabilidad última sigue siendo de la alta Dirección de la empresa.

Para desarrollar cómo podemos evidenciar cada uno de los aspectos que nos indica cada norma, iré punto por punto, explicando la evidencia documental que va asociada, según mi punto de vista.

REQUISITOS COMUNES:

Tomar la responsabilidad de la eficacia del sistema de gestión: 

En este caso, se puede demostrar, a parte de la firma de los diferentes documentos del sistema por parte de la dirección de la empresa, en el acta de la revisión del sistema, donde se hace un análisis de cada uno de los requisitos de la norma. Este acta ha de ir firmada por todos los integrantes, y como la responsabilidad máxima, la tiene la dirección, ha de formar parte de ella. Es una evidencia del compromiso del cumplimiento de la eficacia del sistema integrado.

Asegurarse de que los objetivos y política se establecen para el sistema de gestión de la calidad y son compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización:

En este caso se deben establecer unos objetivos de calidad, medioambiente y de SST, coherentes con la realidad de la empresa y realizables. La política de calidad, medioambiente y de SST debe indicar el compromiso por parte de la Dirección. Se debe disponer de estos dos documentos.

Garantizar la integración de los requisitos del sistema de gestión de calidad en los procesos de negocio de la organización:


Se deben incorporar los diferentes requisitos de cada una de las tres normas en los procesos de la misma. Es decir, debemos relacionar las diferentes actividades a realizar de cada uno de los tres sistemas de gestión dentro de los procesos de la empresa. Con esto, estamos haciendo que los tres sistemas se entiendan como uno, y las actividades a realizar se incorporen en los diferentes procedimientos a seguir de cada uno de los procesos de la empresa. 

Para ello, podemos hacer:

- Integrar los diferentes requisitos comunes en los procedimientos del sistema y/o fichas de los procesos.

- Incorporar en el mapa de procesos, aquellos procedimientos específicos correspondientes a una norma completa, como si fuera otro proceso más de la empresa. Por ejemplo, la gestión ambiental (gestión de residuos) debe aparecer en el mapa de procesos de la empresa como uno más. Así también los correspondientes a los de seguridad y salud.

Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para el sistema:

La Dirección de la empresa debe garantizar el poner los recursos necesarios para desarrollar las diferentes actividades de la empresa. Por ejemplo, si los trabajadores necesitan EPI (equipos de protección individual), la dirección debe proporcionarlos para garantizar su seguridad laboral, además de impartir la formación adecuada ara que su uso sea el adecuado. Otro ejemplo, cuando se establecen los objetivos, o bien cuando se establece el plan de contingencias derivado del análisis de riesgos, debemos garantizar que la Dirección aporta los recursos necesarios para poder asegurar los fines. Así para cada uno de los aspectos que hacen que la empresa pueda realizar cada una de las actividades y procesos de la misma.

La evidencia de este punto, puede ser, a parte de comentar en el acta de la revisión del sistema, la evolución de cada uno de los requisitos de la norma, así como los recursos necesarios que aporta la empresa para cumplir con esos recursos. Se puede evidenciar también, mediante informes analizando los estados y necesidades de los procesos y trabajadores.

Comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión:

Existen dos maneras en que podemos evidenciar mediante documentos que se comunica  a los trabajadores y se da consciencia de la importancia y su necesaria implicación en los sistemas de gestión.

Podemos preparar un escrito, donde se incluya las políticas y el estado de los sistemas de gestión implantados, que se entrega a cada de uno de los trabajadores, y éstos al recibirlo firman el recibí. De esta manera podemos asegurar la comunicación con los trabajadores.

Otra, y creo que es la más efectiva, es realizar una formación interna, a todos los trabajadores de la empresa, facilitándoles la información necesaria y la explicación de la misma, que les haga conscientes de su importancia, cooperación e implicación en los sistemas de gestión. Naturalmente, derivado de esta formación debe constar evidencia documental que se ha realizado, así como la firma de todos los asistentes. Con esto, no sólo evidenciamos la comunicación, sino la consciencia y formación.

Garantizar que el sistema de gestión logra sus resultados previstos: 

Se deben establecer los objetivos correspondientes a los tres sistemas de gestión, se debe realizar su seguimiento y facilitar los recursos necesarios para que se puedan lograr. Por ejemplo, si se analiza trimestralmente la evolución de los objetivos (mediante los indicadores), y se ve que existe una gran desviación, se debe plantear los medios a tomar para cumplir estas metas. Podemos dejar la evidencia documental de este análisis en las actas de las reuniones periódicas que se realizan durante el año.

Participar, dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión:

Se puede realizar mediante impartir formación. Es necesaria la supervisión, capacitación y recapacitación de los trabajadores en cada una de sus funciones que realizan. Para ello, es necesario el apoyo directo de la Dirección, con la finalidad de implicar a todos los trabajadores de la empresa en la política de la misma. Las evidencias documentales son varias:
- definir claramente las funciones de los trabajadores y comunicarlo a los mismos.
- Definir el organigrama de la empresa, y que cada trabajador sepa quien es su responsable y de quien depende, con la finalidad de acudir a él, ante cualquier incidencia o duda.
- Capacitar y recapacitar a los trabajadores en cada una de sus tareas (informe de capacitación firmado por el trabajador, el supervisor y responsable con las evidencias documentales de esta capacitación anejas al informe).
- Formación obligatoria de los trabajadores para mejorar la eficacia de sus tareas. Se debe medir la eficacia de la formación.

Promover la mejora continua:

Los tres sistemas deben estar en mejora continua. Para ello, dedicamos un apartado completo en el acta de la revisión del sistema, así como en las actas de las reuniones periódicas, para analizar y asignar los recursos necesarios para garantizar la mejora continua de los sistemas.

Apoyar a otros roles de gestión relevantes para demostrar su liderazgo, tal como aplica en sus áreas de responsabilidad:

La Dirección, debe reconocer a los diferentes responsables de cada área para hacerles partícipes en los diferentes sistemas de gestión. Una evidencia de este apoyo, es hacer que los diferentes responsables, formen parte de las reuniones de los sistemas de gestión, es decir, que formen parte de los comités de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud. De esta manera participan directamente en el análisis del estado y eficacia de los sistemas de gestión, a parte de implicarse en las acciones a realizar en cada una de sus áreas. La evidencia de esta implicación y apoyo, es la firma de cada uno de los responsables (asistentes) en las reuniones de revisión del sistema y de las reuniones periódicas de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

ISO 9001:2015

Garantizar que la política de calidad es comunicada, entendida y aplicada dentro de la organización:
De alguna manera, los otros dos sistemas, no especifican directamente este punto, pero también indican que se debe "comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión". Por lo tanto, como disponemos de un sistema integrado, cuando se comunique, informe y explique a los trabajadores de la política de calidad de la empresa, también se realice con la ambiental y la de seguridad y salud (en el caso de disponer de tres documentos separados). La mayor parte de empresas que disponen de un sistema integrado, también tienen una política integrada, con lo que cuando se facilita este documento a los trabajadores se está comunicando la política integrada. Se debe dejar evidencia documental de la entrega y explicación de la política a los trabajadores. Que firmen cuando se les entrega el documento.

Promover la toma de conciencia del enfoque basado en procesos:
Este requisito, es cierto que no está en los otros dos, pero en cambio encontramos que los sistemas deben estar integrados en los procesos de la empresa. Por lo tanto, podemos considerar que los tres sistemas están basados en los procesos de la empresa. Y como tal deben aparecer en el mapa de procesos de la empresa. Se debe formar a los trabajadores sobre los procesos de la empresa y sus interacciones.

ISO 45001:2018

Desarrollando, liderando y promoviendo una cultura en la organización que apoye los resultados previstos del sistema de gestión de la SST;
Se puede evidenciar mediante comunicados y formación.

Protegiendo a los trabajadores de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades:
la Dirección debe estar informada en todo momento de los incidentes, peligros, riesgos y oportunidades, facilitando una directa comunicación y confianza con sus trabajadores, y se documentará según los procedimientos redactados para tal fin.

Asegurándose de que la organización establezca e implemente procesos para la consulta y la participación de los trabajadores (véase 5.4):
Se establece un procedimiento así como documentación aneja al mismo que evidencie estos requisitos.

Apoyando el establecimiento y funcionamiento de comités de seguridad y salud (véase 5.4).
Se establece un comité de seguridad y salud que se encarga del análisis y seguimiento del sistema de gestión. El funcionamiento del mismo se establece en el procedimiento correspondiente, y queda reflejado en las actas de las reuniones periódicas del comité.

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15 de mayo de 2018

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

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Este apartado es clave y nuevo en las tres normas de referencia. La organización debe identificar y determinar su contexto interno y externo, así como identificar sus expectativas y oportunidades, desde el punto de vista de los tres sistemas de gestión que nos ocupan en esta artículo. Daré respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué requisitos expone las norma ISO 9001:2015, ISO 14001.2015 e ISO 45001:2018? ¿Qué tenemos que tener en cuenta? ¿Podemos integrar los tres documentos? ¿Qué factores comunes podemos encontrar en los tres sistemas de gestión? ¿Qué factores específicos podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

La actualización de las tres normas, permite integrar mejor los diferentes sistemas de gestión. Nos podemos dar cuenta que el mismo requisito ocupa el mismo apartado en cada una de las normas.

¿Qué requisitos expone las norma ISO 9001:2015, ISO 14001.2015 e ISO 45001:2018?

Vamos a analizar a continuación, qué especificaciones debemos cumplir en cada una de las tres normas, debemos distinguir las comunes de las específicas:

ISO 9001:2015

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas. 

NOTA 1 Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración. 
NOTA 2 La comprensión del contexto externo puede verse facilitado al considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local.
NOTA 3 La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

ISO 14001:2015

4.1 comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones internas y externas  que son pertinentes para su propósito y que afecta a su capacidad para lograr los resultados de su sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.

Según 45001:2018

4.1 comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para alcanzar los resultados previstos de su sistema de gestión de la SST.

En el siguiente cuadro podemos ver la comparación del requisito en las tres normas:


¿Qué tenemos que tener en cuenta?

En los tres casos, debemos identificar todos los factores internos y externos que afectan a la organización, analizando cada uno de los aspectos que puedan afectar a la empresa en las diferentes áreas:
- Dirección estratégica y gestión de calidad de la empresa (ISO 9001:2015)
- Gestión ambiental (ISO 14001:2015)
- Gestión en seguridad y salud (ISO 45001:2015)

Una de las herramientas que tenemos para poder identificar los factores internos y externos de la organización, es la matriz DAFO. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Si aún y así, tenéis dificultades para identificar factores externos a la organización, que son realmente los que la empresa no puede ejercer y controlar, podéis utilizar también la herramienta PESTEL. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Existe otra herramienta muy utilizada y extendida, que da un paso más allá, a partir de los resultados obtenidos en la matriz DAFO. Esta herramienta se denomina CAME. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Desde mi punto de vista, para simplificar el sistema, creo que es suficiente el uso de la herramienta DAFO. Si se quiere hacer un estudio profundizando más en este requisito, se puede complementar con las otras dos.

¿Podemos integrar los tres documentos?

La respuesta es sí, podemos identificar todos los factores de forma conjunta. En el mismo documento encontraremos algunos factores comunes y específicos a  cada uno de los sistemas de gestión. De este modo, se podrá analizar de forma conjunta todos los sistemas de gestión, simplificando los documentos, y dando una visión global de la situación de la empresa.

¿Qué factores comunes podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

Como sabemos en la matriz DAFO se identifican los factores internos y externos de la organización, separándoos en 4 grupos: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Os muestro a continuación algunos de los factores comunes (sólo son algunas ideas, existen innumerables factores dependiendo de la empresa):

Debilidades:
Salarios bajos
Falta de capacitación
Reactividad en la gestión
Mala situación financiera
Incapacidad de ver errores
Capital de trabajo mal empleado
Poca capacidad de acceso a créditos
Falta de motivación de los recursos humanos
Producto o servicio sin características diferenciadoras

Amenazas:
Conflictividad laboral
Regulación desfavorable
Cambios legislativos
Competencia muy agresiva
Aumento del precio en materias primas
Tendencia desfavorable del mercado

Fortaleza:
Buen ambiente laboral
Proactividad en la gestión
Grandes recursos financieros
Posibilidad de acceder a crédito
Equipamiento de última generación
Experiencia de los recursos humanos

Oportunidades:
Competencia débil
Internacionalización de la empresa
Mercado mal atendido
Inexistencia de competencia
Tendencias favorables del mercado

Comercialización y/o producción en otros países o regiones.
Nuevos productos y/o servicios.

Ejemplo del formato de una matriz DAFO adaptada al sistema de gestión:
Adriana Gómez Villoldo
http://asesordecalidad.blogspot.com
¿Qué factores específicos podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

Como sabemos en la matriz DAFO se identifican los factores internos y externos de la organización, separándoos en 4 grupos: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Os muestro a continuación algunos de los factores específicos (sólo son algunas ideas, existen innumerables factores dependiendo de la empresa):

Gestión de Calidad:

Debilidades:
Ausencia de Calidad
Equipamientos obsoletos

Amenazas:
Nuevos productos que no se conoce la aceptación del cliente.
Deficiencia en los procesos de producción, índice de defectos muy alto.
Falta de control de los costes de producción, generando pérdidas o escasos beneficios.
Mala gestión en el control de la contratación y facturación.
Malas decisiones estratégicas por parte de la Dirección.

Fortaleza:
Conocimiento del mercado
Buena calidad de producto/servicio
Procesos de calidad
Estandarización y optimización de los procesos

Oportunidades:
Automatización de los procesos de la empresa.
Optimización de los recursos.
Mejora en la planificación de los procesos.

Gestión ambiental:

Debilidades:
Dificultad en separar los residuos generados.
Deficiencias en la gestión de residuos
Deficiencia de orden y limpieza generando impacto ambiental en las instalaciones de la empresa.
Manejo inadecuado de las aguas residuales

Amenazas:
Aumento del precio en materias primas, con lo que la empresa adquiere de peor calidad y que puede tener un mayor impacto ambiental.
Cambios legislativos que hacen inviable una buena gestión ambiental
Multas económicas por parte de las administraciones por incumplir la legislación ambiental.

Fortaleza:
Generar un entorno saludable.

Oportunidades:
Certificarse en ISO 14001 aumenta las posibilidades de obtener nuevos contratos.
Disminución en el uso de materias primas y energía.
Aumento de la eficiencia ambiental
Reducción de costes a lo largo del tratamiento

Gestión en Seguridad y Salud de los Trabajadores:

Debilidades:
Equipamientos obsoletos
Carencia de identificación y evaluación de los riesgos laborales de la actividad
Falta de supervisión del cumplimiento de los procedimientos por parte de los trabajadores
Ambiente y lugar de trabajo poco favorable

Amenazas:
Falta de equipos de protección individual y colectiva
Falta de supervisión y control de los EPI
Alto índice de accidente
Multas y penalizaciones por parte de los organismos oficiales
Investigación de los accidentes por parte de los organismos oficiales

Fortaleza:
Reducción de los incidentes y accidentes laborales
Mejor protección en el trabajo de los trabajadores
Procedimientos estandarizados de seguridad y salud, adaptados a la realidad de los trabajos y a los trabajadores, asimilados y aplicados por los trabajadores de la empresa.
Cooperación de los trabajadores de la empresa

Oportunidades:
Personal capacitado y motivado
Mejora de los procedimientos y metodología en SST que mejores los resultados, y que sean reconocidos por los clientes y trabajadores.
Certificarse en ISO 45001:2018 da un valor añadido respecto a las empresas del sector.
Prioridad de contratación por parte de los clientes.
Los clientes se aseguran que el personal por parte de la empresa que se desplaza a realizar los trabajos en sus instalaciones, cumplirán con los requisitos y procedimientos en cuanto a seguridad y salud que le aplican, ya que están familiarizados e instruidos desde la misma empresa. (Sería un ejemplo de trabajos en obra o en una fábrica).

Todos estos factores pueden ser reflejados en un mismo documento. Cuando diseñéis el formato del documento, dejar bien claro, como os he detallado en este artículo, los que son comunes y específicos, y que aplica a cada sistema y en base a qué normativas. Contra más claro esté, menos dudas puede  tener el auditor, y menos incidencias podéis tener.

Tenéis que tener en cuenta, y pensarlo cuando lo elaboréis, que los diferentes factores que identifiquéis, posteriormente se deben tratar o bien como objetivos, o bien evaluar el riesgo de los mismos. Es decir, si identificáis:

- Oportunidades: Deberéis analizar el riesgo de las mismas. Si alguna oportunidad, es realizable a corto plazo y la empresa necesita o quiere ejecutarla, la tendrá que establecer, además, como objetivo.
- Amenazas: Se deberá evaluar el riesgo de las mismas.
- Debilidades: Se deberá evaluar el riesgo de las mismas.
- Fortalezas: en principio no hay que realizar ninguna acción.

Por lo tanto, cuando se apruebe la identificación del contexto de la organización, se deberá realizar un análisis y evaluación de los resultados de las mismas. Este análisis y conclusiones, así como las acciones a tomar, pueden reflejarse en el acta de la Revisión del sistema, que es un requisito común a los tres sistemas de gestión.
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7 de mayo de 2018

Los objetivos y su planificación (Sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

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En el siguiente artículo os mostraré cómo podéis integrar los objetivos de la empresa para que en un mismo documento podáis exponer y realizar el análisis y seguimiento de los mismos. Daré respuesta a: ¿Cómo deben ser los objetivos para cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos tenemos en común? ¿Qué debe contener el documento? Ejemplos de Objetivos e indicadores en los tres sistemas.

¿Cómo deben ser los objetivos para cada una de las tres normas?

ISO 9001.2015

6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

6.2.1 La organización debe establecer objetivos de la calidad para las funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad. Los objetivos de la calidad deben:

a) ser coherentes con la política de la calidad;
b) ser medibles;
c) tener en cuenta los requisitos aplicables;
d) ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente;
e) ser objeto de seguimiento;
f) comunicarse;
g) actualizarse, según corresponda.
La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de la calidad.

6.2.2 Al planificar cómo lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar:

a) qué se va a hacer;
b) qué recursos se requerirán;
c) quién será responsable;
d) cuándo se finalizará;
e) cómo se evaluarán los resultados.

ISO 14001:2015

6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

6.2.1 La organización debe establecer objetivos ambientales para las funciones y niveles pertinentes, teniendo en cuenta los aspectos ambientales significativos de la organización y sus requisitos legales y otros requisitos asociados y considerando sus riesgos y oportunidades.

Los objetivos ambientales deben:

a) ser coherentes con la política ambiental;
b) ser medibles (si es factible);
c) ser objeto de seguimiento
d) comunicarse;
g) actualizarse, según corresponda.

 La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos ambientales.

6.2.2 Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales

Al planificar cómo lograr sus objetivos ambientales, la organización debe determinar:
a) qué se va a hacer;
b) qué recursos se requerirán;
c) quién será responsable;
d) cuándo se finalizará;
e) cómo se evaluarán los resultados. Incluidos los indicadores de seguimiento de los avances para el logro de sus objetivos ambientales medibles (véase 9.1.1).
La organización debe considerar cómo se pueden integrar las acciones para el logro de sus objetivos ambientales a los procesos de negocio de la organización.

ISO 45001:2015

6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

6.2.1 La organización debe establecer objetivos de la SST para las funciones y niveles pertinentes para mantener y mejorar continuamente el sistema de gestión de la SST y el desempeño de la SST (véase 10.3).

 Los objetivos de la SST deben:

a) ser coherentes con la política de la SST;
b) ser medibles (si es posible o evaluables en términos de desempeño);
c) tener en cuenta:
1) los requisitos aplicables
2) los resultados de la evaluación de los riesgos y oportunidades (véase 6.1.2.2 y 6.1.2.3.);
3) los resultados de la consulta con los trabajadores (véase 5.4) y, cuando existan, con los representantes de los trabajadores;
c) ser objeto de seguimiento
d) comunicarse;
g) actualizarse, según sea apropiado.

6.2.2 Planificación de acciones para lograr los objetivos de la SST

 Al planificar cómo lograr sus objetivos de la SST, la organización debe determinar:
a) qué se va a hacer;
b) qué recursos se requerirán;
c) quién será responsable;
d) cuándo se finalizará;
e) cómo se avaluarán los resultados, incluyendo los indicadores de seguimiento.
f) cómo se integrarán las acciones y conservar información documentada sobre los objetivos de la SST de la organización.
La organización debe mantener, conservar información documentada sobre los objetivos de la SST y los planes para lograrlos.

¿Qué aspectos tenemos en común?

Para poder comparar los tres sistemas debemos hacer un cuadro comparativo como el siguiente:



Al ver la tabla anterior podemos deducir, que este documento será fácilmente integrable, podremos utilizar el mismo formato para establecer los objetivos de los tres sistemas de gestión. Naturalmente, la naturaleza y los objetivos serán diferentes para cada uno de los sistemas, pero podremos analizar y realizar el seguimiento en el mismo formato, ya que los requisitos de gestión de los objetivos son comunes en todos los sistemas.

Además podemos observar que en los tres casos se deben planificar para poder alcanzar las metas propuestas, asegurándose los plazos, los recursos y medios, y cómo se va evaluar su cumplimiento.

En los tres casos, los objetivos deben ser coherentes con la política, ser medibles (indicadores de seguimiento), deben comunicarse y actualizarse. 

Para asegurarnos que son medibles debemos establecer un indicador de seguimiento para cada uno de los objetivos establecidos. Por ejemplo, si tenemos un objetivo de aumentar la producción en un 5% anual, deberemos tener el indicador de seguimiento para este objetivo, y así con los datos obtenidos mensuales o trimestrales del indicador podremos ir analizando si se cumple o no el objetivo fijado, o bien si es necesario que la Dirección marque otra estrategia para cumplirlo o cualquier otra acción que pueda variar la meta final. Todo este análisis recomiendo que se realice en las actas de las reuniones periódicas del comité de calidad, y al cierre del año y apertura del nuevo en el acta de la revisión del sistema.

Para establecer las pautas y criterios por parte de la empresa, para establecer, analizar y gestionar tanto los indicadores como objetivos, recomiendo la elaboración de un procedimiento donde se explique la metodología  a seguir, y que de éste cuelgue el documento como tal.

¿Qué debe contener el documento?

Para poder evidenciar el cumplimiento de los diferentes requisitos, lo mejor es realizarlo en una tabla donde contenga los siguientes campos:

Descripción del objetivo
Origen: si es derivado de Calidad, medioambiente, o SST (yo los juntaría por bloques)
Indicador de seguimiento asociado al objetivo
Valor meta alcanzar
Umbral mínimo tolerable
Valores (trimestre 1/trimestre 2/ trimestre 3/ valor anual)
Cierre del objetivo (valor alcanzado sí/no)
Responsable del cumplimiento del objetivo
Medios/recursos 
Periodo de cumplimiento
Documento generado para el análisis y seguimiento del objetivo (yo lo haría en las actas de las reuniones).

Ejemplos de Objetivos e indicadores

ISO 9001:2015

Para haceros una idea de los posibles objetivos e indicadores que podéis utilizar derivados del sistema de gestión de calidad basado en la ISO 9001:2015, lo podéis encontrar en los dos siguientes enlaces:


ISO 14001:2015

Los objetivos e indicadores derivados del sistema de gestión ambiental pueden ser por ejemplo:

Reducción del consumo de papel en un 5% anual
Reducción del consumo de electricidad en un 5% anual
Reducción del consumo de agua en un 5% anual
Como los consumos son difíciles de controlar se puede hacer mediante ratios, por ejemplo consumo de agua por trabajador, o consumo de agua por ensayo...
Aumento de cursos de formación, sensibilización del personal. 
Reducción de los residuos inertes en un 5% anual
Reducción del los residuos químicos en un 5% anual
Porcentaje de reciclaje de residuos
% de disminución de agua con la incorporación de un sistema de retroalimentación y reaprovechamiento de recusrsos y materia prima.
% de disminución de consumo de materia prima (disminución de desechos)
Reducción del ruido emitido al exterior en un 5% anual (En dB)
De igual forma que os he comentado para los consumos se puede realizar para los residuos generados, utilizar ratios que os puedan ser útiles.

NOTA: nunca podemos considerar como objetivo un requisito legal. Es decir si hay una ley que nos dice que la empresa no puede generar un ruido superior a 50dB, no podemos poner como objetivo el alcanzar este valor ya que estaríamos incumpliendo el requisito legal.

ISO 45001:2015

Los objetivos e indicadores derivados del sistema de gestión de la SST pueden ser por ejemplo:

Objetivo: Evidenciar el compromiso de la empresa con la Seguridad y salud en el trabajo a través de la declaración de la Política 
Indicador: % de riesgos críticos gestionados respecto a los riesgos críticos identificados 

Objetivo: Motivar la participación de los trabajadores a través del Comité de la SST.
Indicador: % de deficiencias identificadas efectivamente gestionadas respecto a las deficiencias identificadas por los trabajadores. 

Objetivo: Reducir la accidentalidad general por lesiones en manos en la empresa 
Indicador: % de número de accidentes ocurridos respecto al número de trabajadores expuestos.

Objetivo: Reducir la enfermedad laboral.
Indicador: % de casos nuevos de enfermedad laboral en el periodo. 

Objetivo: Generar comportamientos seguros en los trabajadores de la empresa 
Indicador: % de capacitaciones realizadas entre las capacitaciones programadas 

 Objetivo: Reducir la accidentalidad general por lesiones en manos en la empresa
Indicador: % de acciones de mejora implementadas entre las acciones de mejora identificadas 

Objetivo: Prevenir las emergencias por incendios en la empresa 
Indicador: % de actividades ejecutadas del plan contraincendios respecto a las actividades programadas para el plan contraincendios.
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24 de abril de 2018

Alcance del sistema (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

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En este artículo os explicaré qué requisitos debemos cumplir en cuanto al alcance del sistema de cada uno de los los tres sistemas de gestión que queremos integrar (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018). ¿Qué especificaciones respecto al alcance del sistema expone cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos son comunes y específicos a cada norma? ¿Podemos integrar los documentos? ¿Cómo lo hacemos?

¿Qué especificaciones respecto al alcance del sistema expone cada una de las tres normas?

Antes de ver cómo podemos integrar este requisito de las normas, debemos analizar qué especificaciones debemos cumplir de cada una de ellas.

Gestión de Calidad (ISO 9001:2015)

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad 

La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar: 

a) las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1;

b) los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados en el apartado 4.2; 

c) los productos y servicios de la organización.

La organización debe aplicar todos los requisitos de esta Norma Internacional si son aplicables en el alcance determinado de su sistema de gestión de la calidad. 

El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.

 La conformidad con esta Norma Internacional sólo se puede declarar si los requisitos determinados como no aplicables no afectan a la capacidad o a la responsabilidad de la organización de asegurarse de la conformidad de sus productos y servicios y del aumento de la satisfacción del cliente.

Gestión ambiental (ISO 14001:2015)

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental

La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión ambiental para establecer su alcance.

Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar:

a) las cuestiones externas e internas que hace referencia en el apartado 4.1;

b) los requisitos legales y otros requisitos a que hace referencia en el apartado 4.2;

c) las unidades, funciones y límites físicos de la organización;

d) sus actividades, productos y servicios;

e) su autoridad y capacidad para ejercer control e influencia.

Una vez que se defina el alcance, se deben incluir en el sistema de gestión ambiental todas las actividades, productos y servicios dela organización que estén dentro de este alcance.

El alcance se debe mantener como información documentada y debe estar disponible para las partes interesadas.

Gestión de Seguridad y Salud (ISO 45001:2015)

la organización debe determinar los límites y aplicabilidad del sistema de gestión de la SST para establecer su alcance.

Cuando se determina este alcance, la organización debe:

a) considerar las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1;

b) tener en cuenta los requisitos indicados en el apartado 4.2;

c) tener en cuenta las actividades relacionadas con el trabajo, planificadas o realizadas.

El sistema de gestión de la SST debe incluir las actividades, los productos y los servicios bajo el control o la influencia de la organización que pueden tener un impacto en el desempeño de la SST de la organización.

El alcance debe estar disponible como información documentada.

¿Qué aspectos son comunes y específicos a cada norma?

En la siguiente imagen podemos observar y clasificar las diferentes especificaciones que debemos Cumplir en cada una de las normas, así como visualizar aquellos aspectos comunes y específicos. con la finalidad de poder integrar la documentación relativa al cumplimiento del requisito del alcance del sistema. 


¿Podemos integrar los documentos?

La respuesta es sí. Podemos evidenciar este requisito en un sólo documento, eso sí, en él deberá constar tanto los aspectos comunes como los específicos a cada uno de los sistemas de gestión.

¿Cómo lo hacemos?

El documento que generemos debe estar identificado y codificado.

Si sois partidarios de mantener el manual de calidad como documento, os recomiendo que las especificaciones respecto al alcance del sistema se incluyan en el mismo. 

En el caso que la empresa decida prescindir de manual de calidad, el documento tiene que estar codificado e identificado. Normalmente, la codificación de estos documentos está relacionada con el bloque de identificación y estructura de la empresa, es decir, el grupo de documentos donde se incluye los organigramas, mapa de procesos, política de la empresa, identificación del contexto...
Aunque no se disponga de Manual de Calidad, deberéis disponer de un procedimiento dónde expliquéis el detalle de cómo estructuráis, codificáis e identificáis la documentación del sistema.

Como os he comentado en otras ocasiones, en el documento detallar las especificaciones de cada norma. El formato, podéis utilizar el que queráis, y cómo queráis, siempre y cuando quede completamente claro el cumplimiento de las especificaciones de cada una de las normas. Contra más claro menos incidencias e interpretaciones en las auditorías, y por lo tanto menos posibilidad de abrir no conformidades.

Ejemplo

En el siguiente enlace disponéis de un ejemplo específico para la ISO 9001:2015, que podéis aplicar y extrapolar fácilmente a los otros dos sistemas (ver enlace aquí). Se explica los pasos a seguir para acotar y definir correctamente el alcance del sistema basado en la norma ISO 9001:2015.

Por lo tanto, debemos considerar y definir el alcance por procesos, el alcance geográfico y el alcance de los requisitos para cada uno de los tres sistemas.
Naturalmente, en el sistema integrado podemos llegar a tener diferentes alcances para cada uno de los tres sistemas, no es lo habitual, pero puede pasar. Si en el apartado o en el documento donde defináis el alcance queda todo bien claro y definido, de forma conjunta o bien por partes específicas a cada sistema de gestión es suficiente. 
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17 de abril de 2018

Roles, responsabilidades y autoridades en la organización (Sistema Integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

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En el siguiente artículo, os quiero describir y relacionar el contenido del apartado 5.3 (Roles, responsabilidades y autoridades en la organización) de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. ¿Que nos describen cada una de las normas? ¿Qué puntos en común y diferentes existen en cada una de las normas? ¿Cómo evidenciamos el cumplimiento de los requisitos en el sistema integrado?

¿Qué nos describen cada una de las normas?

ISO 9001:2015

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización.

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:

a) asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional;
b) asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas;
c) informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora (véase 10.1);
d) asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización;
e) asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad.

ISO 14001:2015

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen y comuniquen dentro de la organización.

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:

a) asegurarse de que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional, e

b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental, incluyendo su desempeño ambiental.

ISO 45001:2018

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes dentro del sistema de gestión de la SST se asignen y comuniquen a todos los niveles dentro de la organización, y se mantenga como información documentada. Los trabajadores en cada nivel de la organización deben asumir la responsabilidad de aquellos aspectos del sistema de gestión de la SST sobre los que tengan control.

NOTA Mientras que la responsabilidad y la autoridad se pueden asignar, finalmente, la alta dirección es la que rinde cuentas del funcionamiento del sistema de gestión de la SST.

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y la autoridad para:

a) asegurarse de que el sistema de gestión de la SST es conforme con los requisitos de este documento;

b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de la gestión de la SST.

¿Qué puntos en común y diferentes existen en cada una de las normas? 

En el siguiente cuadro podemos comparar las diferentes exigencias de cada una de las normas. Podemos comparar cuales son comunes y cuales específicos.


¿Cómo evidenciamos el cumplimiento de los requisitos en el sistema integrado?

Para dar respuesta a los requisitos de este aparado, se debe redactar un procedimiento de funciones y responsabilidades. En  este procedimiento debemos describir todas las funciones de cada uno de los puestos de trabajo. En el listado de cada una de las tareas que tiene que realizar un puesto concreto, pueden añadirse las específicas de cada sistema. De este modo, no fragmentamos. Un trabajador ocupa uno o varios puestos de trabajo y dispone del listado de las diferentes tareas que debe realizar.

Si hacemos la descripción de un puesto de trabajo sencillo, por ejemplo el de un operario que trabaja en una fábrica, sus posibles funciones serían:

- Realización de las actividades de montaje de un producto según los planos facilitados por el encargado.
- Verificar antes del montaje que las piezas a utilizar, cumplen los requisitos de calidad según el procedimiento operativo ABC.
- Rellenar correctamente el formulario XYZ donde se especifica el producto a montar, el lote, fecha hora, la codificación y el detalle de las piezas utilizadas para el montaje. verificación de control una vez realizado el montaje. El documento debe ser entregado al responsable inmediatamente después de realizar el trabajo.
- Informar y documentar al responsable inmediato ante cualquier incidencia o no conformidad en el proceso.
- Debe mantener su puesto de trabajo limpio y ordenado.
- Verificar y utilizar los medios de salud y seguridad para realizar los trabajos según el procedimiento FGH.
-  Asegurarse que se realiza la segregación de residuos, derivados de su actividad, tal y como se especifica en el procedimiento VBG.
- Realiza un buen uso de los recursos naturales y un control de los impactos de los aspectos ambientales que pueda generar él mismo y los trabajadores que tiene a su cargo.

En el mismo procedimiento, también incluimos aquellos puestos de trabajo específicos a los tres sistemas de gestión, como puede ser el técnico de prevención de riesgos laborales o bien el responsable o técnico ambiental.

Este procedimiento se debe poder relacionar directamente con el organigrama de la empresa. En muchas empresas, el organigrama puede colgar como documento adjunto a este procedimiento, o bien existen algunas que prefieren que sea anexo al Manual de la empresa. 

Naturalmente, ya si elaboramos fichas de procesos como procedimientos, debemos incorporar en cada uno de ellos, los responsables de cada actividad así como quien realiza qué. Toda esta información, debe estar recogida y debe encajar con lo que describimos en el procedimiento de funciones y requerimientos del personal. Es decir, si en un proceso, decimos que el responsable último de verificar los sistemas de seguridad de los trabajadores en ese proceso en concreto es el cargo ABC, en el procedimiento de funciones del personal, donde se detalla el cargo ABC, también debe aparecer.

Una de las principales no conformidades que solemos tener en las auditorías, es que no concuerdan los datos que existe, entre los diferentes documentos, o bien porque no aparecen o bien porque se ha realizado alguna modificación, y no nos hemos acordado de cambiarlo en el otro sitio. Por lo tanto, haced una revisión, de cada ficha de proceso o bien de cada procedimiento, respecto a las responsabilidades de cada una de las actividades, y verificar que concuerdan con la descripción de cada una de las funciones y con el organigrama.
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9 de abril de 2018

Partes interesadas (Sistema Integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

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En este artículo quiero mostraros que especificaciones del requisito "comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas" de los tres sistemas de gestión ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. Os voy a responder las siguientes preguntas: ¿Qué especificaciones de cada una de las normas debemos cumplir respecto al requisito que planteamos? ¿Cómo identificamos las partes interesadas en cada una de las normas? ¿Cómo evidenciamos el cumplimiento de los requisitos del apartado 4.2 en la ISO 9001:2015? Conclusiones.

¿Qué especificaciones de cada una de las normas debemos cumplir respecto al requisito que planteamos?

Como vemos, en las tres normas de referencia, este requisito queda descrito en el mismo apartado.

ISO 9001:2015


Debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de la organización de proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe determinar: 

a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad;
b) los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión de la calidad.

La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes.

ISO 14001:2015

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

La organización debe determinar:

a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión ambiental
b) las necesidades y expectativas pertinentes (es decir, requisitos) de estas partes interesadas.
c) cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales y otros requisitos

Según 45001:2018


4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas

La organización debe determinar:

a) Las otras partes interesadas, además de los trabajadores, que son pertinentes al sistema de gestión de la SST;

b) las necesidades y expectativas pertinentes (es decir, los requisitos) de los trabajadores y de otras partes interesadas;

c) cuáles de estas necesidades y expectativas son, o podrían convertirse, en requisitos legales y otros requisitos.

¿Cómo identificamos las partes interesadas en cada una de las normas?

En los tres casos se debe identificar las partes interesadas que aplican a los tres sistemas de gestión. Para ello os voy a dar un listado de las principales partes interesadas que puede tener una empresa genérica. Naturalmente, cada empresa y cada actividad es un mundo, y por lo tanto, podéis identificar para vuestro caso en concreto alguna parte interesada que os aplique directamente y no esté en el listado, o bien eliminar alguna que os he descrito.

ISO 9001:2015


Si tomamos una organización tipo como ejemplo podemos enumerar a las siguientes partes interesadas:



Clientes: Respecto a ellos debemos cuidar la calidad de nuestros productos y/o servicios, la fidelización y su satisfacción.

Accionistas: Respecto a ellos es imprescindible prestar atención a la productividad, los costes, la rentabilidad y el crecimiento de nuestra organización.

Proveedores: Los temas más relevantes a tratar con ellos son las alianzas estratégicas y la calidad concertada.

Personal: Cuando hablamos de personal como parte interesada nos estamos refiriendo a seguridad laboral, desarrollo personal y profesional y satisfacción del personal.

Competidores: Es muy importante hacer una investigación de la competencia para evitar ser desbancados y estar alerta en cuanto a innovación y desarrollo, imagen de marca y posicionamiento.

Sociedad: Debemos cuidar aspectos como el respeto al medio ambiente, el impacto de nuestra actividad en la sociedad y nuestra imagen corporativa para no causar malestar social.


ISO 14001:2015

Autoridades legales: todas las empresas independientemente de a actividad y sector de la misma les aplican una serie de regulaciones gubernamentales que tienen que cumplirse en un cierto nivel. Es cierto que las regulaciones ambientales son muy particulares, y varían mucho de un país a otro, de una región a otra o incluso de un municipio a otro. Se deben cumplir la legislación que aplica en cada país y a cada sector. Por ejemplo, a nivel legal no debe aplicar lo mismo para una industria química o minera, que para un trabajo en oficina. En todos los casos, viene dado por la legislación cómo se deben eliminar/tratar los desechos, así como los límites de emisión de contaminantes permitidos. No cumplir con dichos requisitos pueden traer multas o sanciones.

Accionistas: los accionistas de la organización pueden tener beneficios gracias a una buena gestión del Sistema de gestión ambiental. Por un lado cumplir con los requisitos legales y evitar multas,  y por el otro, considerar una mejora de procesos que evite o minimice los desechos, aumentando el beneficio de los mismos. A parte, 

Clientescada vez más los clientes bonifican aquellas empresas que disponen de esta certificación, aumentando así la posibilidad de firmar nuevos contratos. Dependiendo del sector, ya se está estableciendo como requisito el disponer de esta certificación.

Vecinos: si su negocio tiene facilidad para generar impactos ambientales en las zonas inmediatas a la organización como puede ser derrame de productos o contaminación acústica, los vecinos son partes interesadas. Además, si los procesos emiten contaminantes del aire pueden volar más lejos, los vecinos que se encuentran a mayor distancia también pueden ser afectados y prestan interés en la mejora.

Trabajadores de la empresa: los trabajadores desean trabajar en un ambiente que no se encuentre contaminado (aspecto regulado mediante legislación), y por lo que les gusta trabajar en una organización en la que puedan estar orgullosos de su contribución a mejorar el ambiente. Los empleados, forman parte de las partes interesadas porque se encuentra íntimamente involucrados en el Sistema de Gestión Ambiental. En este caso, está íntimamente relacionado con la ISO 45001:2018,

ISO 45001:2018

Las partes interesadas tienen una gran importancia en la ISO 45001:2018 que en otras normas, ya que se debe tener en cuenta que las vidas humanas se encuentran involucradas y que las partes interesadas se ven afectadas de forma directa por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo debido a que los peligros pueden estar directamente relacionados con ellos. 

Una parte interesada puede ser cualquier persona o grupo de personas, dentro o fuera de la empresa, que pueden encontrarse afectados por el desempeño de las actividades de la organización. Por lo tanto, unas posibles partes interesadas serían:

Los trabajadores de la empresa: son los que realizan las actividades con posibles peligros. Por lo tanto, se deberán identificar los diferentes peligros asociados a cada actividad de la empresa, así como evaluar su riesgo, y tomar las medidas necesarias para minimizar dichos peligros, ya que se debe garantizar la seguridad e integridad de los trabajadores mientras realizan sus tareas.

Subcontratistas y personas externas a las instalaciones: las personas externas a la empresa que realizan sus actividades dentro de las instalaciones de la empresa, éstas deberán estar sujetas a las mismas normativas que los trabajadores de la empresa en temas de seguridad y salud. Se deberá realizar una formación/información de cómo actuar y cómo efectuar los trabajos con seguridad.

Autoridades legales: En casa país existe una legislación específica en cuanto a seguridad y salud en el trabajo, que la empresa debe cumplir. No cumplir con dichos requisitos pueden traer multas o sanciones graves, ya que se está jugando con la vida de las personas.

Los clientes deben exigir y favorecer aquellas empresas que dispongan un compromiso real con la seguridad y salud de los trabajadores.

Propietarios: disponer de un sistema de gestión de seguridad y salud de los trabajadores da tranquilidad y estabilidad legal a los propietarios de la empresa. Debido a que las multas pueden ser grandes y puede existir responsabilidad penal en las mismas, además de un descenso de la imagen de la empresa que puede ser altamente dañina, provocando que los bancos y otras partes interesadas no se relaciones con normalidad con la empresa.


¿Cómo evidenciamos el cumplimiento de los requisitos del apartado 4.2 en la ISO 9001:2015?

Tanto las partes interesadas como sus requisitos van cambiando con el tiempo, por lo que son objeto de revisión periódica, por ejemplo en el acta de la revisión por la dirección o revisión del sistema.También se debe dejar claro en la política de calidad  el trato dado a las partes interesadas.

El apartado 4.2 describe el tratamiento general que debemos aplicar a las partes interesadas, y que en apartados posteriores podemos encontrar requisitos más detallados que aplican directamente a un tipo determinado de partes interesadas.

En el acta de la revisión de la Dirección debemos tratar y analizar:

Respecto a los clientes: la fidelización y satisfacción del cliente; así como cambios en los requisitos de los clientes que pueden afectar a cambios estructurales, de recursos, etc. de la organización. El tratamiento de estos requisitos debe ser descrita en varios procedimientos elaborados para dar cumplimiento a los diferentes requisitos de la norma.

Respecto a los accionistas: en el acta también se debe analizar la productividad, costes, recursos, contratos, cambios significativos de volumen de producción (aportando los datos y evidencias de seguimiento). Es importante incluir en el acta de la revisión del sistema el cierre del ejercicio anterior haciendo comparaciones para poder analizar su evolución y poder tomar decisiones que optimicen la estructura de la empresa en función de los resultados productivos obtenidos y sus costes. 

Respecto a los proveedores: Los temas más relevantes a tratar con ellos son las alianzas estratégicas y la calidad concertada. 

Debemos disponer de un procedimiento donde detallemos la metodología y sistemática a seguir con los proveedores, así como su evaluación en función del cumplimiento de los requisitos que la empresa establece para garantizar los niveles de calidad exigidos por la misma. Y también los resultados obtenidos de la evaluación, así como cambios significativos también deben comentarse en el acta de la revisión del sistema, así como en las actas de las reuniones periódicas de seguimiento que se realicen. 

Pero a parte de lo anteriormente mencionado, también se debe analizar, y el acta de la revisión del sistema puede ser un buen lugar para hacerlo, pactos o alianzas que podamos hacer con ciertos proveedores o subcontratistas que nos garanticen una garantía, o bien que pueda situarnos mejor en el mercado.

Personal: Cuando hablamos de personal como parte interesada nos estamos refiriendo a seguridad laboral, desarrollo personal y profesional y satisfacción del personal. Por supuesto que esta parte también queda bien ampliada en varios procedimientos en el sistema de gestión y pueden evidenciarse en informes y en el acta de la revisión del sistema.

En cuanto a competidores y sociedad debe analizarse minuciosamente en la identificación del contexto de la organización (apartado 4.1), y una vez identificado realizar el tratamiento oportuno de los resultados obtenidos, para corregir o dirigir nuestra estrategia empresarial a seguir. A parte de elaborar el procedimiento concreto a este concepto elaborando un informe con los resultados del análisis, se deberá incluir en el acta de la revisión del sistema las conclusiones obtenidas del análisis, así como las medidas tomadas.

En el caso específico de la ISO 14001:2015:

En cuanto a  la ISO 14001, una vez identificadas las partes interesadas deberemos establecer las metodología y evidencias que aseguren la implicación de estas partes en el sistema de gestión ambiental, por ejemplo:

- Mediante la difusión de la política ambiental de la empresa hacemos conocer a todas las partes interesadas el compromiso del cumplimiento de los requisitos legales y normativos de la Dirección, y por lo tanto de la organización, en cuanto a los aspectos ambientales de los mismos, así como de evaluar y mitigar los riesgos de impacto ambiental. 

- Mediante el procedimiento de identificación del contexto de la organización, deberemos identificar las diferentes partes interesadas, tanto externas como internas.

- Mediante el procedimiento de gestión de los aspectos ambientales que generan un impacto ambiental (evaluación de riesgos), identificamos, evaluamos y tomamos las medidas oportunas para mitigar o eliminar dichos riesgos que pueden generar un impacto ambiental. Y por lo tanto, darlo a conocer a las partes interesadas que les aplique.

- Mediante el procedimiento de estados de emergencia, podemos gestionar (identificar, evaluar y actuar) sobre aquellas situaciones de emergencia que puedan causar algún impacto ambiental. Y por lo tanto, darlo a conocer a las partes interesadas que les aplique.

- Mediante un procedimiento donde se especifique el control y la gestión de los requisitos legales ambientales. Este punto es uno de los requisitos más importantes en la gestión ambiental. Raramente si no cumplimos con los requisitos legales, podremos obtener o renovar una certificación ambiental.

Finalmente, en el acta de la reunión de la revisión del sistema, es necesario analizar, así como evidenciar cada requisito relacionado con cada una de las partes interesadas. Comentando, analizando y sacando las conclusiones de las acciones que se han realizado en cada una de las partes implicadas.

En el caso específico de la ISO 45001: 

En cuanto a la ISO 45001, el primer requisito que se relaciona con las partes interesadas es la política de seguridad y salud en el trabajo. La norma requiere que la política incluya el compromiso del cumplimiento de los requisitos legales. Las directrices de implementación de la empresa debe tener en cuenta las necesidades de las personas que trabajan bajo el control de la empresa y las opiniones de las partes interesadas en desarrollar una política de seguridad y salud en el trabajo. Además, la empresa necesita hacer que la política se encuentre a disposición de los interesados, mediante la publicación en su página web o proporcionando una copia impresa previa solicitud.

Los requisitos legales contiene la mayoría de requisitos relacionados con las partes interesadas, ya que en la norma requiere que la empresa se desarrolle y se mantenga un procedimiento para identificar y acceder a otros requisitos. Los otros requisitos hay que tener en cuenta que se debe establecer y mantener el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y la información sobre los requisitos legales y otros hay que comunicar a las personas que trabajan bajo el control de la organización y de las partes interesadas. Por lo tanto, se deberán tener de procedimientos específicos para identificar y gestionar los aspectos legales que aplican a la empresa y los trabajadores, así como de procedimientos específicos que describan la metodología a seguir para dar evidencia y cumplimiento a los requisitos legales.

Los objetivos la norma requiere que la empresa considere las opciones de las partes interesadas en la definición y revisión de los objetivos. Estas opiniones pueden ser expresadas mediante los requisitos legales, la comunicación con las partes interesadas externas o durante las actividades de consulta y participación. Esta información se debe reflejar en los objetivos, por ese motivo es necesario un procedimiento donde se especifique la metodología a seguir para establecer los objetivos e indicadores del sistema.



Mediante el procedimiento de formación de las partes interesadas es muy importante en esta norma. Para que las diferentes partes interesadas (trabajadores, clientes, subcontratistas, visitas...) conozcan las reglas y procedimientos de seguridad y salud, que se deben cumplir en las instalaciones de la misma, se debe realizar una formación previa a los trabajos a realizar. La formación debe quedar registrada y evidenciada mediante documentos. 

La comunicación, participación y consulta se debe tener en cuenta por la importancia de la comunicación, ya que esta define las reglas para recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas. Se requiere la consulta y participación de los trabajadores que se relacionan con diferentes temas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de la consulta de las partes interesadas con respecto a importantes asuntos relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo. Por lo tanto, es necesario un procedimiento donde se explique la metodología a seguir en la comunicación de todas las partes interesadas.

Se planifica la respuesta a emergencias, la empresa debe tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas, por ejemplo, servicios de emergencia y vecinos. Puede ser conveniente incluir todas las partes interesadas para probar el procedimiento en cuanto a la respuesta de situaciones de emergencia, especialmente si el interesado es un contratista que trabaja dentro de las instalaciones de la empresa. Por lo tanto, como en los otros casos, se establecerá un procedimiento específico de situaciones en caso de emergencia, donde se explicará que hacer en cada caso, así como se incorporará los informes de simulacros, y toda la documentación que genera un estado de emergencia.

La revisión por parte de la Dirección debe tener en cuenta la comunicación pertinente con las partes interesadas, incluyendo las reclamaciones. En el acta de la revisión del sistema, es la mejor herramienta que disponemos para hacer un repaso del cumplimiento de cada uno de los requisitos del sistema, definir como lo evidenciamos, y aportar la documentación soporte que lo respalde. Contra más completo tengáis el acta, mejor será la auditoría y los resultados de la misma. A veces el auditor, si ve el acta de la revisión del sistema bastante elaborada, la utiliza de guía para realizar la auditoría, con lo que si aportáis las evidencias y todo está correctamente relacionado, todo fluye y sale bien. 


Por lo tanto, podemos dar respuesta a los requisitos de las partes interesadas, elaborando los diferentes procedimientos así como documentos anejos a los mismos, que evidencien una sistemática a seguir y donde se tengan en cuenta todas las partes interesadas.

Conclusión

Por lo tanto, la evidencia del cumplimiento de este apartado puede darse en gran parte en el acta de la revisión del sistema, pero en el acta se comentarán las conclusiones obtenidas de los resultados y análisis de aplicar los diferentes procedimientos del sistema dando evidencia a los numerosos requisitos de la norma. 

En los tres casos, cuando identificamos el contexto de la organización, identificamos al mismo tiempo todas las partes interesadas que intervienen en cada uno de los sistemas de gestión, integrándolos en un sólo documento. A partir de esta identificación, se pueden desarrollar los diferentes requisitos que aplican a cada una de las partes interesadas en varios documentos del sistema, yo os he propuesto algunos, pero podéis incorporar o eliminar alguno en base a la situación real de vuestra empresa.

Como podéis ver en los listados anteriores, existen procedimientos comunes a los diferentes sistemas de gestión, que naturalmente pueden integrarse. Existen otros procedimientos que son específicos para cada uno de los sistemas. Lo importante, cuando integramos los sistemas, es simplificar al máximo las metodologías a seguir, así como los diferentes formatos a utilizar.
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