CONTROL DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD

CONTROL DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD

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En un post anterior hemos descrito la Estructura documental como requisito de la norma UNE-EN ISO 9001:2008. Bien, ahora describiremos en el Manual de Calidad (es un ejemplo genérico, hay que adaptarlo a cada empresa) cómo se controla la Documentación general de la organización.

Para conseguir la efectividad del Sistema de gestión de calidad es necesario que sea de aplicación los siguientes requisitos:

Sea revisada y aprobada por las personas autorizadas y definidas en el procedimiento P-ZZZ

NOTA: Es necesario la realización de un procedimiento específico donde se definan las funciones del personal de la empresa. Se ha de definir en los cargos designados por la dirección quien realiza, aprueba y revisa los diferentes documentos del sistema.

Esté debidamente identificada, incluso la fecha de la última revisión y sea legible

Sea accesible a todo el personal (vía informática o en papel)

Sea identificada y retirada de todos los puntos de distribución cuando este parcialmente o totalmente obsoleto.

La modificación de los documentos se ha de realizar de forma controlada, identificando los cambios producidos en la documentación.

NOTA: Si se añaden puede marcarse la letra en otro color y la que se elimina en otro o tachando el texto, etc. Pero de una edición a la otra se ha de marcar de alguna manera los cambios producidos en cualquier documento del sistema, como en el Manual de Calidad, o en la Política, o en los procedimientos, etc

En relación a la documentación de origen externo, asegurar su identificación y distribución controlada. Registro de entrada y salida de documentos de la empresa.

Para poder realizar esta tarea se establecen los procedimientos que definen la manera de:

Identificar a las personas responsables de la preparación, revisión, aprobación, distribución, control y archivo de los documentos.

Distribuir la documentación actualizada en los sitios y personas que lo necesiten

NOTA: En la mayoría de empresas, tienen todo el sistema informatizado y únicamente hay que dar permiso al personal según su cargo a los documentos que necesite consultar. En el caso que sean actividades donde aún se requiera papel, el responsable de calidad tiene que asegurarse que la documentación sea la vigente y los operarios dispongan de la documentación actualizada. Los Auditores lo comprueban.

Asegurar que solo se utilicen los documentos vigentes

Modificar los documentos cuando sea necesario

Mantener los archivos actualizados.

TIPOS DE DOCUMENTACIÓN

Correspondencia

Toda la correspondencia sea interna o externa, será revisada, identificada y controlada para facilitar su seguimiento mediante registros.

Revisiones y actualización

Los documentos son examinados periódicamente, y cuando es necesario, modificados para asegurar la adecuación y el cumplimiento de los requisitos aplicables.

Documentación obsoleta

Los documentos obsoletos tienen que estar bien identificados en los archivos en vigor o bien retirados y destruidos para asegurar que sólo se utilizan los documentos actualizados y aprobados.

Archivo y conservación

Todos los documentos que se consideren necesarios para la aplicación efectiva del sistema de calidad y para la realización y el seguimiento de las diferentes actuaciones se tienen que archivar conforme a la estructura definida en el procedimiento P-ZZZ y correctamente identificables.