RRHH: ORGANIZACIÓN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

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Una organización es un grupo de personas cuyas relaciones pueden estructurarse de muchas maneras diferentes. Es importante para tener un alto rendimiento determinar la estructura, el contenido y la planificación de los puestos de trabajo.

La manera en que se organiza el trabajo dentro de la empresa para cumplir los objetivos marcados de denomina el flujo del trabajo.  En análisis del flujo del trabajo es el proceso de examinar cómo el trabajo se crea o añade valor a los procesos continuos de la empresa que aportan valor de cara al cliente.

Para poder tomar una buena decisión en el diseño tenemos que analizar el conjunto de tareas y actividades a desempeñar para optimizar el proceso y los resultados en el trabajo a realizar.

La organización del trabajo se centra en analizar y decidir cómo se ha de desarrollar el trabajo y puede hacerlo de forma individual, equipos de trabajo y la organización. Todos los puestos de trabajo en una empresa tienen que dar un valor, si hay alguno/s que no encajan en el modelo productivo de la empresa se tienen que reestructurar y eliminar las actividades o tareas improductivas dando lugar al diseño y reingeniería de por puestos de trabajo.

DISEÑO DEL PUESTO DE TRABAJO

El diseño del puesto de trabajo es el proceso por el cual se organiza el trabajo en una serie de tareas que deben realizarse dentro de un puesto de trabajo.

Observación: no es la primera vez que en una empresa saturada de trabajo se decide buscar a trabajadores y el primer problema es definir el contenido del anuncio para buscar un perfil. Qué buscamos, qué trabajo va a hacer, no lo podríamos aprovechar para esto también, etc.

Las decisiones sobre este aspecto estarán en función del análisis del flujo de trabajo, de la estrategia de la empresa y de la estructura organizativa. Los responsables de la empresa o bien de departamento tienen que definir muy bien lo que necesitan, si además la persona contratada tiene muy buenas aptitudes y se pueden restructurar sus funciones iniciales, mucho mejor, pero inicialmente no hay que contar con ello. Por ese motivo hay que realizar lo siguiente:

Simplificación del trabajo: dividir el trabajo en tareas simples y rutinarias.

Ampliación del puesto de trabajo: proceso de aumentar las funciones o tareas de un puesto.

Rotación de puestos de trabajo: rotar a los trabajadores por diferentes puestos con tareas estrictamente definidas sin interrumpir el flujo de trabajo.

Enriquecimiento del puesto de trabajo: reagrupar tareas para que una persona produzca la totalidad de un bien lo cual implica aumentar las dimensiones del puesto, darle más autonomía al empleado y fomentar las oportunidades de retroalimentación.

Diseño basado en equipos: asignar una tarea completa a equipos y no a individuos.

REINGENIERÍA DEL PUESTO DE TRABAJO

La reingeniería del proceso empresarial implica una reformulación integral y el rediseño total del proceso empresarial para obtener mejoras decisivas en los costes, la calidad, el servicio y la velocidad (Hammer y Champy, 1994).

Se trata pues de examinar a fondo los procesos a través de los cuales la empresa lleva a cabo la producción de sus productos o servicios y de reinventarse a sí misma para mejorar sus resultados.

Una dimensión del proceso de reingeniería es la de racionalizar y optimizar la organización del trabajo. Para ello, se puede usar el análisis del flujo de trabajo, esto es, evaluar la creación de valor de los puestos de trabajo para identificar cuáles de ellos se pueden eliminar o volver recombinarse para que la empresa obtenga mejores resultados. Cuando se utiliza la herramienta del análisis del flujo de trabajo para reformular la organización de todos los puestos de trabajo en una organización, podríamos decir que se proceder a una reingeniería del puesto en toda la organización.

Dentro de la perspectiva del individuo para analizar la organización del trabajo vamos a estudiar el análisis y la descripción del puesto de trabajo. El análisis del puesto de trabajo se refiere al proceso que consiste en recopilar y organizar sistemáticamente información relativa a los diferentes puestos. El análisis del puesto identifica para cada puesto de trabajo en particular:

Tareas: elemento básico del trabajo para realizar un cometido.

Cometidos: conjunto de tareas que conforma cada actividad principal del puesto.

Responsabilidades: conjunto de cometidos que identifica y describe el objetivo principal del puesto.

Como se puede anticipar el análisis del puesto va a ser crucial para desarrollar muchas de las funciones de la  gestión de RRHH como por ejemplo, contratación, retribución, evaluación del desempeño o formación, entre otras. Hay diversas técnicas para desarrollar el análisis de los puestos en una organización que van desde los cuestionarios sobre los elementos del puesto a los colectivos involucrados hasta técnicas más sofisticadas como la del suceso crítico o los inventarios de tareas.

Caso claro de reingeniería: cuando una empresa decide realizar una fusión con otra, se debe hacer una reingeniería de los puestos de trabajo bajo el contrato de fusión, con la finalidad de no duplicar los puestos de trabajo y restructurar las funciones de las personas.

El resultado físico y final del análisis del puesto de trabajo es la descripción del puesto de trabajo que consiste en un documento dónde se identifica, define y describe un puesto en función de sus cometidos, responsabilidades, condiciones y especificaciones esenciales.

Normalmente, los elementos que contiene un documento como este son:

Datos del analista del puesto: nombre; fecha del análisis

Identificación del puesto: denominación, departamento…

Resumen del puesto: bajo las órdenes y la supervisión de quién se trabaja y qué misiones generales encomienda.

Cometidos y responsabilidades: detalle de los cometidos y de las responsabilidades del puesto.

Especificaciones y cualificaciones mínimas: listado de las competencias requeridas para desarrollar los cometidos y las responsabilidades del puesto (conocimientos, técnicas, habilidades, aptitudes, etc.).

Requisitos de cualificación mínima: nivel de estudios, cualificación técnica o experiencia laboral.

Otras cuestiones de interés.

NOTA: normalmente en las empresas pequeñas y/o medianas a veces no dejan claros los cometidos y responsabilidades que ha de desempeñar un trabajador, y a menudo resulta un problema para éste ya que no sabe exactamente qué hacer. En este punto la empresa puede encontrar a dos perfiles, a uno muy activo que va asumiendo todo tipo de trabajo y responsabilidad o bien a otro más pasivo qué cómo nadie le va marcando cada vez hace menos. Es muy importante que cada uno tenga sus funciones y responsabilidades muy claras.