Herramientas informáticas en el sistema ISO 9001

Es muy habitual, que en muchos sectores empresariales, ya sea debido a una imposición legal o bien por agilizar la documentación del sistema de gestión, las empresas u organizaciones incorporen programas y/o aplicaciones informáticas que faciliten la  generación y control de los registros de la actividad. En el caso del sector agrícola, se requiere la elaboración de un cuaderno de explotación, donde se deben registrar muchas de las actividades que se realizan, podemos encontrar un ejemplo en el siguiente link: http://www.cuadernoexplotacion.es/

Si debido a un requisito legal, como es el caso anterior, o bien, porque estamos ante una empresa que dispone de un programa informático, realizado a medida o para el sector, donde todo el personal de la empresa, registra en alguna parte del programa, ¿cómo lo podemos definir o vincularlo a un sistema de gestión de calidad ISO 9001? 

No hay problema. Debemos explicar en los procedimientos o en las instrucciones específicas, como realizamos las diferentes operaciones en el sistema informático. Se deberán identificar los registros aunque sean las plantillas que define el propio programa. 

Para explicarme mejor, os pondré un ejemplo. Para laboratorios de control de calidad, existen programas informáticos integrados, que incorporan desde el registro de muestras a ensayar, el cálculo de los ensayos, las actas de resultados, el listado de personal de la empresa, la formación de los trabajadores, el registro de calibraciones de equipos, las ofertas y contratos, facturación, contabilidad, etc. Todo desde un mismo programa informático que nos permite el control y el registro de muchos documentos requeridos por la norma ISO 9001. Lo único que debemos hacer, es definir, en cada uno de los procedimientos de nuestro sistema de calidad, cómo se registran en el programa, quién puede hacerlo, quién es el responsable, etc y definir los propios registros que nos proporciona el programa. La única cosa que debemos tener en cuenta, y la mayoría de programas ya está contemplado, es que disponga de una identificación de usuario y quede registrado de alguna manera quien elabora el registro y quien lo verifica según los criterios que establezca la empresa y se describan en la propia documentación del sistema.

Volviendo al inicio, podemos utilizar diferentes programas que generen registros de los diferentes procesos de la empresa, mientras estén definidos en el sistema no hay ningún problema. También, que es lo más habitual, nos podemos encontrar empresas que disponen de un programa específico para el proceso productivo, otro para el administrativo-contable, otro para RRHH, y a parte generar registros o documentos en excel o word. Actualmente, la mayoría de auditores, ya están muy familiarizados en auditar verificando los registros a través de los sistemas informáticos de la empresa, evitando que tengáis que preparar los documentos en formato papel para su inspección.