¿Cómo planificar las auditorías?

¿Es importante una buena planificación de las Auditorías de los sistemas de gestión ISO? ¿Nos puede ayudar a mejorar el sistema? ¿Por qué?

En esta publicación os orientaré desde mi punto de vista cómo planificar las auditorías de los sistemas de gestión. 

La norma ISO 9001, así como otras, como por ejemplo, la norma ISO 14001, la ISO 17025, etc. tienen como requisito la realización de auditorías internas anuales por personas cualificadas ajenas al sistema de gestión, para garantizar su objetividad. A parte, si se requiere obtener la certificación por parte de una entidad oficial, deberéis pasar al menos una auditoría anual del sistema por parte de sus auditores, con la finalidad de obtener, renovar o realizar el seguimiento de la certificación.

Existe también la posibilidad, dependiendo el sector, que se realicen inspecciones periódicas por parte de alguna entidad pública, que permitan obtener una licencia (Acreditación) para ejercer la actividad de la empresa. por ejemplo, en los Laboratorios de Control de Calidad de la construcción, en España, para poder ejercer como laboratorios oficiales, se deben registrar oficialmente y cumplir una legislación concreta autonómica y estatal. Periódicamente, normalmente cada año, se realizan inspecciones por parte de las diferentes comunidades autónomas, con inspectores públicos, donde realizarán un informe de inspección donde se comprobará el correcto cumplimiento de la legislación vigente y de la normativa aplicar. En este caso, uno de los requisitos era la implantación de la ISO 17025, y cómo todos sabemos, tiene un gran porcentaje en común con la ISO 9001. Con lo que representa que toda la documentación de los sistemas de gestión implantados deben estar al día.

Además, si los sistemas de gestión no están integrados, a veces resulta complicado el unificar las auditorías. Como siempre os he aconsejado integrar todo lo que podáis os simplificará el trabajo.

¿Cómo lo hacemos?

Mi recomendación es distribuir en dos bloques las auditorías, las internas y las externas. Yo siempre las he distribuido a lo largo del año. Por ejemplo, si en abril se han las internas, en octubre hacer las externas. ¿Qué ganamos haciéndolo de esta manera? Aunque todo el sistema se lleve al día, siempre, una semana o mes antes de las auditorías, se prepara y revisa toda la documentación del sistema, con la finalidad de obtener las menores no conformidades. Si este proceso de preparación lo realizamos cada 6 meses, no se nos acumulará temas pendientes.

¿Por qué marco estas fechas? 

Desde mi punto de vista y experiencia, creo que las fechas que os he marcado son las optimas.

Las auditorías intenas en abril, porque da el tiempo suficiente para cerrar el año anterior y completar la revisión del sistema, establecer los objetivos anuales, y además poder cerrar el primer trimestre del año, y obtener datos de los indicadores anuales. 

Las auditorías externas programarlas para octubre, debido a que han pasado unos 6 meses de la anterior auditoría interna, y se han podido cerrar las no conformidades, además se tiene todo el mes de septiembre para preparar la auditoria/a y no interferir en las vacaciones de verano. Debido a que en las auditorías externas pueden intervenir diferentes organismos, a veces es muy complicado aglutinarlas en un mismo periodo de tiempo, pero tenéis que comunicaros con vuestras certificadoras y negociar las fechas.

¿Es obligatorio hacer una planificación?

Las normas ISO, establecen que se deben planificar los procesos, y la auditoría es un proceso de la empresa. Anualmente, deberéis hacer un planning y organizaros las diferentes auditorías, según la disponibilidad de las certificadores y auditores.