Uno de los apartados de la norma ISO 9001:2015, requiere que la organización debe garantizar el ambiente de trabajo para el correcto funcionamiento de los procesos. ¿Qué debemos indicar en este apartado?
Es evidente que para garantizar la calidad de nuestros procesos, es imprescindible que se garantice un ambiente de trabajo bueno para el desarrollo de los trabajos. En algunos sectores y/o actividades este requisito es más importante de lo que parece.
Por ejemplo, podemos encontrar actividades como puede ser un laboratorio de ensayos, donde el control de la temperatura, humedad y limpieza son fundamentales para garantizar la correcta ejecución de su actividad.
En otros casos, que podemos decir que no influyen considerablemente estos aspectos, en el fondo pueden tener una repercusión en la calidad del producto y/o servicio final. Si los trabajadores no disponen de unas condiciones mínimas, su concentración y dedicación en el trabajo pueden disminuir, y por lo tanto, cometer errores e incidencias que puedan influir en la calidad del producto y/o servicio final.
¿Qué nos describe la norma?
El apartado de la norma nos describe:
Ambiente para el funcionamiento de los procesos
La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para el funcionamiento de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios.
NOTA: El ambiente para el funcionamiento de los procesos pueden incluir físico, social, psicológico, ambiental y otros factores (tales como la temperatura, la humedad, la ergonomía y la limpieza).
En la versión anterior, también encontrábamos el mismo requisito.
¿Interviene normativa o legislación al respecto?
Uno de los aspectos más importantes, que a lo largo de la norma se menciona, es la obligatoriedad con el cumplimiento de la legislación vidente y o normativa que pueda afectar a la actividad de la empresa o alguno/s de su/s proceso/s.
Por lo tanto, este apartado que regula el ambiente de trabajo, es muy posible que en vuestros países esté regulado por alguna legislación concreta. En el caso de España, Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales. En esta ley se especifican las condiciones (rangos) en los que los trabajadores pueden realizar sus tareas.
¿Cómo evidenciamos documentalmente este requisito?
Documentalmente, se debe incluir un párrafo, por ejemplo en el Manual de Calidad, donde se indique que se cumple la legislación vigente (indicando cuál) y por lo tanto con el requisito de la norma. Eso sí, no pertenece a la norma ISO 9001 desarrollar este apartado y por lo tanto no lo van auditar, pero si que os pueden pedir durante la auditoría que mostréis mediante documentos el cumplimiento de la legislación vigente. En el caso que no se pueda demostrar ese cumplimiento mediante una evidencia, pueden abrir una no conformidad por incumplimiento de la legislación vigente y estas acostumbran a ser no conformidades menores.
Por ese motivo, al menos en España, muchas de las empresas, deciden implantar el sistema de gestión OSHAS 18001 (actualmente se está redactando la norma ISO 45001 que va a sustituir a la OSHAS). Lo hacen con la finalidad de dar cumplimiento a la legislación vigente.
Para aquellas personas que desean realizar un sistema integrado de gestión incorporando la norma OSHAS, pueden desarrollar este apartado del manual, creando procedimientos específicos que cuelguen de dicho apartado y que estos procedimientos creen la información documentada (registros) necesarios para dar cumplimiento a los diferentes requisitos.
Es muy posible, que estos temas sean llevados por parte de la empresa, por el departamento de RRHH. Cuando decidimos implantar un sistema de gestión ISO 9001, o más aún, un sistema integrado de gestión, todos los departamentos de la empresa deben colaborar y aportar la documentación correspondiente para evaluar el cumplimiento de las normativas vigentes.
Debemos tener mucho cuidado, porque en muchos casos, y este es uno en concreto importante, que la información que estamos manejando es sensible y no puede mostrarse a los trabajadores de la empresa. Por ese motivo, la persona encargada de implantar y hacer el seguimiento de la gestión de calidad, debe ser una persona de confianza, designada por la dirección, ya que manejará todos los datos y será conocedora de todos los informes de la empresa, desde los de Alta Dirección hasta los que repercuten directamente sobre los trabajadores de la empresa.
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