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19 de marzo de 2018

Diagrama de relaciones: herramienta de toma de decisiones

Os presento una herramienta muy útil para conocer las causas y consecuencias de un problema detectado. En este artículo os explicaré en detalle ¿En qué consiste? ¿Qué finalidad tiene el uso de esta herramienta? ¿Qué usos tiene? ¿Qué pasos debemos seguir para aplicar este método? Ejemplo práctico donde se muestra cómo realizar el diagrama y la matriz de entradas y salidas.

¿En qué consiste?

El diagrama de relaciones nos ayuda a encontrar la relación lógica entre una serie de problemas ligados como causa-efecto; por lo tanto, nos permite aclarar sus causas y sus relaciones. Además nos permite identificar la causa raíz que afecta al problema analizado.

Con este diagrama podemos visualizar de una forma fácil todos los factores que intervienen y como las causas están relacionadas con sus efectos, y como unas y otras se relacionan entre sí.

Este método supone que hay multitud de causas y efectos, alrededor de un determinado problema.

Esta herramienta está pensada para analizar un problema concreto, pero podemos aplicar la misma metodología, para analizar un determinado objetivo, y tomar las decisiones oportunas para actuar en los factores más importantes que nos permitirán alcanzar la meta. 

Esta herramienta es una de las 7 herramientas administrativas de las calidad.

¿Qué finalidad tiene el uso de esta herramienta?

- Identificar, confirmar y seleccionar las causas raíces más importantes.
- Este diagrama muestra las relaciones que existen en una situación compleja.
- Se utiliza para poder resolver problemas complicados.

¿Qué usos tiene?

- Operaciones avanzadas del control total de la calidad.
- Desarrollo de mediciones para encontrar defectos.
- Desarrollo de equipos de trabajo
- Mejora de la calidad de los procesos.

¿Qué pasos debemos seguir para aplicar este método?

Primero de todo, debemos formar un equipo de trabajo, que debe conocer a la perfección el problema o la situación que se va analizar. Como siempre, conviene que sea un equipo formado por diferentes áreas de la empresa, que nos puedan dar un punto de vista diferente al problema o situación a tratar. Una vez formado el equipo se procede a realizar los siguientes pasos:  

1) Identificamos el problema por escrito. 

2) Se realiza una lluvia de ideas para identificar las diferentes causas del problema o los elementos que están relacionados con el problema.

3) Escribir en "post-it"  cada una de las causas o elementos que están relacionados con el problema. Dependiendo de la cantidad y de la naturaleza de cada aportación, se podrían agrupar, si en el fondo quieren decir lo mismo. Una vez agrupadas o no, se identifica cada una con un número.

4) Se buscan las relaciones entre sí. Hay que comparar cada una con todas las demás. Para ello, se debe responder a la pregunta: ¿El "post-it" número 1 ocasiona el número 2? Si es así, se realiza una flecha en dirección del 1 hacia el 2.

En el caso que existan muchas causas, podemos colocarlas formando anillos imaginarios, es decir, las causas directas más cercanas al problema, las causas de segundo orden, en un segundo anillo, las causas de tercer orden en el tercer anillo, y así consecutivamente. Esto dependerá de la complejidad del problema y del detalle del análisis del mismo.

5) Verificar el diagramas para evitar errores y flechas de doble vía. 

6) Construir una matriz de entradas y salidas. Muchas veces, si estamos analizando diferentes causas y varias consecuencias, es complicado visualizar el número de entradas y de salidas de las flechas de cada elemento. Para facilitar esta tareas, habitualmente se realiza una matriz. En el ejemplo que os mostraré en el siguiente apartado, os muestro cómo realizarlo. La elaboración de dicha matriz, es opcional, pero muy útil para visualizar y analizar los resultados.

En función de las flechas que entran y salen podemos decir que:

- Los elementos con las flechas salientes son las causas principales.
- Los elementos con las flechas entrantes son las consecuencias (efectos)

7) Identificar las causas centrales de acuerdo al número de salidas. Por lo tanto, el elemento con más flechas salientes es la causa principal. 

Ejemplo práctico

1) Identificación del problema: una empresa que se dedica a fabricar un producto se da cuenta que en el último mes han aumentado considerablemente los defectos de los productos fabricados. Esto ha provocado unos aumentos de los costes de producción, ya que se ha aumentado la cantidad de material utilizado y se ha incrementado el número de desechos. En la última entrega al cliente, este ha detectado defectos en algunos productos de su partida, con lo que ha provocado una reclamación y una pérdida de calidad del producto. La Dirección reúne a un equipo que trabaja directamente en la cadena de producción, para determinar qué está pasando.

2) Una vez reunidos, se les dice que escriban en cada post-it las razones por las que creen que esto está sucediendo (Lluvia de ideas). Las posibles causas que ha planteado el equipo de trabajo son:

- Fallos en el funcionamiento de las máquinas
- Falta de mantenimiento de la maquinaria
-Recientemente se ha incorporado nuevo personal que no está capacitado 
-Falta de formación del personal
- No se disponen de procedimientos.  
- No se realiza inspección durante el periodo de fabricación, y los operarios no son capaces de detectar defectos durante el proceso de fabricación.
- Orden y limpieza no es adecuada
- Se re-aprovechan materiales 

3) Una vez realizadas la lluvia de ideas, nos quedamos con las siguientes, y las enumeramos.

1- Fallos en el funcionamiento de las máquinas
2- Falta de mantenimiento de la maquinaria
3-Recientemente se ha incorporado nuevo personal que no está capacitado 
4-Falta de formación del personal
5- No se disponen de procedimientos.  
6- No se realiza inspección durante el periodo de fabricación, y los operarios no son capaces de detectar defectos durante el proceso de fabricación.

4) Se buscan las relacionan entre sí, elaborando el diagrama de relaciones, que tiene el siguiente aspecto:



Si analizamos las relaciones del elemento 1 consideramos:

Los fallos de la máquina ocasiona la falta de mantenimiento de la máquina. No lo es, en todo caso es lo contrario, ya que que falle la máquina es una consecuencia de la falta de mantenimiento. 
Que falle la máquina ocasiona la falta de capacitación de los trabajadores recién incorporados, no lo es, en todo caso, es lo contrario, que trabajadores novatos no sepan utilizar la máquina y hagan que ésta falle.
Cuando finalicemos con el 1, continuaremos con el 2, hasta que todos estén analizados con todos.

En muchas ocasiones, el problema se coloca en el centro, dentro de un óvalo, generando un aspecto radial. En este caso, he optado por realizarlo de esta manera, ya que todos los puntos están relacionados entre sí, y no se pueden agrupar por sectores, para que sea más visible. podéis hacerlo como queráis. 

5)  Se verifica el anterior diagrama y se analiza que no existen flechas de doble sentido, ya que estas no están permitidas, ya que una consecuencia no puede ser la causa de una misma idea, o es una cosa u la otra.

6) Se realiza la matriz de entradas y salidas.

Este apartado, es opcional, como he comentado anteriormente, pero es muy útil para contabilizar el número de entradas y salidas que tiene cada idea.
El aspecto de la matriz es el siguiente:
Como podéis ver, en la matriz se colocan los 6 elementos en columnas y filas, para compararlas todas entre todas. Naturalmente, las casillas que coinciden con ellas mismas, no se analizan, ya que es el propio elemento.

Se empieza analizando cada fila. La fila es la que rige las comparaciones. Os voy a explicar la fila 1.
Si miramos el elemento 1 en el diagrama: 
- la relación que tiene el 1 con el 2, es una entrada. Se coloca el símbolo de entrada. 
- la relación que tiene el 1 con el 3, es una entrada. Se coloca el símbolo de entrada. 
- la relación que tiene el 1 con el 4, es una entrada. Se coloca el símbolo de entrada. 
- la relación que tiene el 1 con el 5, es una entrada. Se coloca el símbolo de entrada. 
- la relación que tiene el 1 con el 6, no hay relación, por lo tanto se deja en blanco.

Se realiza lo mismo para cada fila. Al final, se cuentan el número de entradas y de salidas.

Las entradas se corresponden con las consecuencias, y las salidas con las causas.

7) Se identifica la causa principal. En nuestro ejemplo, la causa principal es la que tiene el número mayor de salidas, que se corresponde a la falta de procedimientos en la empresa.

Si analizamos el resultado, vemos que es coherente, ya que si no disponemos de procedimientos para realizar las diferentes tareas, estas no se pueden planificar y no se hacen correctamente. Es decir, es muy posible, que si no disponemos de las actividades que se deben de hacer para mantener la maquinaria, así como definir su periodicidad, y qué hacer cuando ocurre algún fallo; el hecho de que se estropeen las máquinas, o que no se establezca un mantenimiento adecuado es la consecuencia.

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