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22 de mayo de 2018

Liderazgo y Compromiso (sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

Os voy a realizar un pequeño análisis de los puntos que tienen en común las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 respecto al requisito liderazgo y compromiso (apartado 5.1). Para ello es necesario que os introduzca lo que las diferentes normas describen. En el siguiente artículo voy a dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué requisitos especifica cada una de las tres normas respecto al liderazgo y compromiso? ¿Qué aspectos hay en común y cuáles son específicos a cada norma? ¿Cómo evidenciamos estos requisitos en un sistema integrado?

¿Qué requisitos especifica cada una de las tres normas respecto al liderazgo y compromiso? 

Cada una de las normas, en su apartado 5.1 especifica los requisitos que debe cumplir la organización en cuanto al liderazgo y compromiso. Es decir, que compromisos debe implementar, gestionar, documentar y comunicar la alta dirección de la empresa.

ISO 9001:2015

5.1.1 Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de calidad 

La alta dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de calidad mediante: 

a) Tomar la responsabilidad de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
b) Asegurarse de que los objetivos y política de calidad se establecen para el sistema de gestión de la calidad y son compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización. 
c) Garantizar que la política de calidad es comunicada, entendida y aplicada dentro de la organización. 
d) Garantizar la integración de los requisitos del sistema de gestión de calidad en los procesos de negocio de la organización. 
e) Promover la toma de conciencia del enfoque basado en procesos. 
f) Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para el sistema de gestión de calidad. 
g) Comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión de calidad. 
h) Garantizar que el sistema de gestión de calidad logra sus resultados previstos 
i) Participar, dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad. 
j) Promover la mejora continua. 
k) Apoyar a otros roles de gestión relevantes para demostrar su liderazgo, tal como aplica en sus áreas de responsabilidad.  

NOTA: Las referencias al término “negocio” en la Norma Internacional ISO 9001:2015, puede entenderse en el sentido de aquellas actividades fundamentales para el propósito de la existencia de la organización; tanto en organizaciones públicas, privadas, con fines de lucro o sin fines de lucro. 

ISO 14001:2015

5.1 Liderazgo y compromiso

La alta Dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión ambiental:

a) asumiendo la responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión ambiental
b) asegurándose de que se establezcan la política ambiental y los objetivos ambientales, y que éstos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización
c) asegurándose que la integración de los requisitos en el sistema de gestión ambiental en los procesos de negocio de la organización
d) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestión ambiental estén disponibles
e) comunicando la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión ambiental
f) asegurándose que el sistema de gestión ambiental logre los resultados previstos 
g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión ambiental
h) promoviendo la mejora continua 
i) apoyando otros roles pertinentes de la Dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique sus áreas de responsabilidad.

NOTA: En esta Norma Internacional se puede interpretar el término "negocio" en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la exigencia de la organización.

ISO 45001:2018

5.1 Liderazgo y compromiso


La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión SST:

a) asumiendo la total responsabilidad y rendición de cuentas para la prevención de las lesiones y el deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así como la provisión de actividades y lugares de trabajo seguros y saludables;

b) asegurándose de que se establezcan la política de SST y los objetivos relacionados de la SST y sean compatibles con la dirección estratégica de la organización;

c) asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la SST en los procesos de negocio de la organización;

d) asegurándose de que los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la SST estén disponibles;

e) comunicando la importancia de la gestión de la SST eficaz y conforme con os requisitos del sistema de gestión de la SST

f) asegurándose de que el sistema de gestión de la SST alcance los resultados previstos

g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la SST;

h) asegurando y promoviendo la mejora continua.

i) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo aplicado a sus áreas de responsabilidad;

j) desarrollando, liderando y promoviendo una cultura en la organización que apoye los resultados previstos del sistema de gestión de la SST;

k) protegiendo a los trabajadores de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades;

l) asegurándose de que la organización establezca e implemente procesos para la consulta y la participación de los trabajadores (véase 5.4);

m) apoyando el establecimiento y funcionamiento de comités de seguridad y salud (véase 5.4).

NOTA: En esta Norma Internacional se puede interpretar el término "negocio" en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la exigencia de la organización.


¿Qué aspectos hay en común y cuáles son específicos a cada norma?

En la siguiente tabla os muestro aquellos requisitos comunes y específicos a cada una de las normas respecto a este apartado.

Los aspectos comunes:


Los aspectos específicos de cada norma:

Como se puede observar gran parte de los requisitos son comunes a las tres normas. El liderazgo se debe evidenciar mediante documentos que acrediten que se realizan, y estos deben realizarse según lo establece cada una de las tres normas. Naturalmente que los objetivos de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud serán diferentes, pero la manera en que los establecemos, los gestionamos y controlamos puede ser la misma. Por ese motivo es fácilmente integrable.

¿Cómo evidenciamos estos requisitos en un sistema integrado?

Las tres normas especifican los compromisos que debe tener la alta dirección de la empresa, ya que la responsabilidad última de la gestión de los tres sistemas de gestión recae sobre ella. Naturalmente, la alta Dirección de la empresa tiene otros quehaceres y no puede ocuparse del día a día del sistema, y se suele nombrar a un representante de la Dirección para que ejerza como Responsable de Calidad, medioambiente y de seguridad y salud. Aunque sea esta persona de la que se encarga de todo el sistema de gestión, la responsabilidad última sigue siendo de la alta Dirección de la empresa.

Para desarrollar cómo podemos evidenciar cada uno de los aspectos que nos indica cada norma, iré punto por punto, explicando la evidencia documental que va asociada, según mi punto de vista.

REQUISITOS COMUNES:

Tomar la responsabilidad de la eficacia del sistema de gestión: 

En este caso, se puede demostrar, a parte de la firma de los diferentes documentos del sistema por parte de la dirección de la empresa, en el acta de la revisión del sistema, donde se hace un análisis de cada uno de los requisitos de la norma. Este acta ha de ir firmada por todos los integrantes, y como la responsabilidad máxima, la tiene la dirección, ha de formar parte de ella. Es una evidencia del compromiso del cumplimiento de la eficacia del sistema integrado.

Asegurarse de que los objetivos y política se establecen para el sistema de gestión de la calidad y son compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización:

En este caso se deben establecer unos objetivos de calidad, medioambiente y de SST, coherentes con la realidad de la empresa y realizables. La política de calidad, medioambiente y de SST debe indicar el compromiso por parte de la Dirección. Se debe disponer de estos dos documentos.

Garantizar la integración de los requisitos del sistema de gestión de calidad en los procesos de negocio de la organización:


Se deben incorporar los diferentes requisitos de cada una de las tres normas en los procesos de la misma. Es decir, debemos relacionar las diferentes actividades a realizar de cada uno de los tres sistemas de gestión dentro de los procesos de la empresa. Con esto, estamos haciendo que los tres sistemas se entiendan como uno, y las actividades a realizar se incorporen en los diferentes procedimientos a seguir de cada uno de los procesos de la empresa. 

Para ello, podemos hacer:

- Integrar los diferentes requisitos comunes en los procedimientos del sistema y/o fichas de los procesos.

- Incorporar en el mapa de procesos, aquellos procedimientos específicos correspondientes a una norma completa, como si fuera otro proceso más de la empresa. Por ejemplo, la gestión ambiental (gestión de residuos) debe aparecer en el mapa de procesos de la empresa como uno más. Así también los correspondientes a los de seguridad y salud.

Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para el sistema:

La Dirección de la empresa debe garantizar el poner los recursos necesarios para desarrollar las diferentes actividades de la empresa. Por ejemplo, si los trabajadores necesitan EPI (equipos de protección individual), la dirección debe proporcionarlos para garantizar su seguridad laboral, además de impartir la formación adecuada ara que su uso sea el adecuado. Otro ejemplo, cuando se establecen los objetivos, o bien cuando se establece el plan de contingencias derivado del análisis de riesgos, debemos garantizar que la Dirección aporta los recursos necesarios para poder asegurar los fines. Así para cada uno de los aspectos que hacen que la empresa pueda realizar cada una de las actividades y procesos de la misma.

La evidencia de este punto, puede ser, a parte de comentar en el acta de la revisión del sistema, la evolución de cada uno de los requisitos de la norma, así como los recursos necesarios que aporta la empresa para cumplir con esos recursos. Se puede evidenciar también, mediante informes analizando los estados y necesidades de los procesos y trabajadores.

Comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión:

Existen dos maneras en que podemos evidenciar mediante documentos que se comunica  a los trabajadores y se da consciencia de la importancia y su necesaria implicación en los sistemas de gestión.

Podemos preparar un escrito, donde se incluya las políticas y el estado de los sistemas de gestión implantados, que se entrega a cada de uno de los trabajadores, y éstos al recibirlo firman el recibí. De esta manera podemos asegurar la comunicación con los trabajadores.

Otra, y creo que es la más efectiva, es realizar una formación interna, a todos los trabajadores de la empresa, facilitándoles la información necesaria y la explicación de la misma, que les haga conscientes de su importancia, cooperación e implicación en los sistemas de gestión. Naturalmente, derivado de esta formación debe constar evidencia documental que se ha realizado, así como la firma de todos los asistentes. Con esto, no sólo evidenciamos la comunicación, sino la consciencia y formación.

Garantizar que el sistema de gestión logra sus resultados previstos: 

Se deben establecer los objetivos correspondientes a los tres sistemas de gestión, se debe realizar su seguimiento y facilitar los recursos necesarios para que se puedan lograr. Por ejemplo, si se analiza trimestralmente la evolución de los objetivos (mediante los indicadores), y se ve que existe una gran desviación, se debe plantear los medios a tomar para cumplir estas metas. Podemos dejar la evidencia documental de este análisis en las actas de las reuniones periódicas que se realizan durante el año.

Participar, dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión:

Se puede realizar mediante impartir formación. Es necesaria la supervisión, capacitación y recapacitación de los trabajadores en cada una de sus funciones que realizan. Para ello, es necesario el apoyo directo de la Dirección, con la finalidad de implicar a todos los trabajadores de la empresa en la política de la misma. Las evidencias documentales son varias:
- definir claramente las funciones de los trabajadores y comunicarlo a los mismos.
- Definir el organigrama de la empresa, y que cada trabajador sepa quien es su responsable y de quien depende, con la finalidad de acudir a él, ante cualquier incidencia o duda.
- Capacitar y recapacitar a los trabajadores en cada una de sus tareas (informe de capacitación firmado por el trabajador, el supervisor y responsable con las evidencias documentales de esta capacitación anejas al informe).
- Formación obligatoria de los trabajadores para mejorar la eficacia de sus tareas. Se debe medir la eficacia de la formación.

Promover la mejora continua:

Los tres sistemas deben estar en mejora continua. Para ello, dedicamos un apartado completo en el acta de la revisión del sistema, así como en las actas de las reuniones periódicas, para analizar y asignar los recursos necesarios para garantizar la mejora continua de los sistemas.

Apoyar a otros roles de gestión relevantes para demostrar su liderazgo, tal como aplica en sus áreas de responsabilidad:

La Dirección, debe reconocer a los diferentes responsables de cada área para hacerles partícipes en los diferentes sistemas de gestión. Una evidencia de este apoyo, es hacer que los diferentes responsables, formen parte de las reuniones de los sistemas de gestión, es decir, que formen parte de los comités de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud. De esta manera participan directamente en el análisis del estado y eficacia de los sistemas de gestión, a parte de implicarse en las acciones a realizar en cada una de sus áreas. La evidencia de esta implicación y apoyo, es la firma de cada uno de los responsables (asistentes) en las reuniones de revisión del sistema y de las reuniones periódicas de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

ISO 9001:2015

Garantizar que la política de calidad es comunicada, entendida y aplicada dentro de la organización:
De alguna manera, los otros dos sistemas, no especifican directamente este punto, pero también indican que se debe "comunicar la importancia de la eficacia en la gestión de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión". Por lo tanto, como disponemos de un sistema integrado, cuando se comunique, informe y explique a los trabajadores de la política de calidad de la empresa, también se realice con la ambiental y la de seguridad y salud (en el caso de disponer de tres documentos separados). La mayor parte de empresas que disponen de un sistema integrado, también tienen una política integrada, con lo que cuando se facilita este documento a los trabajadores se está comunicando la política integrada. Se debe dejar evidencia documental de la entrega y explicación de la política a los trabajadores. Que firmen cuando se les entrega el documento.

Promover la toma de conciencia del enfoque basado en procesos:
Este requisito, es cierto que no está en los otros dos, pero en cambio encontramos que los sistemas deben estar integrados en los procesos de la empresa. Por lo tanto, podemos considerar que los tres sistemas están basados en los procesos de la empresa. Y como tal deben aparecer en el mapa de procesos de la empresa. Se debe formar a los trabajadores sobre los procesos de la empresa y sus interacciones.

ISO 45001:2018

Desarrollando, liderando y promoviendo una cultura en la organización que apoye los resultados previstos del sistema de gestión de la SST;
Se puede evidenciar mediante comunicados y formación.

Protegiendo a los trabajadores de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades:
la Dirección debe estar informada en todo momento de los incidentes, peligros, riesgos y oportunidades, facilitando una directa comunicación y confianza con sus trabajadores, y se documentará según los procedimientos redactados para tal fin.

Asegurándose de que la organización establezca e implemente procesos para la consulta y la participación de los trabajadores (véase 5.4):
Se establece un procedimiento así como documentación aneja al mismo que evidencie estos requisitos.

Apoyando el establecimiento y funcionamiento de comités de seguridad y salud (véase 5.4).
Se establece un comité de seguridad y salud que se encarga del análisis y seguimiento del sistema de gestión. El funcionamiento del mismo se establece en el procedimiento correspondiente, y queda reflejado en las actas de las reuniones periódicas del comité.

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