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martes, 26 de febrero de 2019

Gestión de la capacitación de los trabajadores según ISO 9001:2015

¿Cómo podemos gestionar las capacitaciones de los trabajadores? ¿Es importante conocer las competencias y capacidades de los trabajadores? ¿En qué me puede ayudar conocerlo? ¿Cuáles son las herramientas que puedo utilizar para mejorar la gestión de las capacitaciones? ¿Influye la gestión de las capacitaciones con la planificación de las tareas a realizar? Estas y otras preguntas son las que voy a intentar contestaros en el siguiente artículo mediante ejemplos y comentarios sobre situaciones que suceden habitualmente.

Uno de los puntos estratégicos de la empresa suele ser la gestión de los trabajadores en función de su capacitación para realizar los diferentes trabajos. Podemos observarlo fácilmente, ya que cuando analizamos el contexto de la organización de la empresa, uno de los aspectos que identificamos rápidamente en la matriz DAFO y/o realizando el análisis CAME y/o el análisis PESTEL, es la capacitación de los trabajadores, ya sea como punto fuerte, o bien como debilidad, dependiendo de la realidad de la empresa. La identificación del contexto de la organización, suele dar las claves para la obtener la dirección estratégica de la empresa, y la toma de decisiones para determinar el rumbo que queremos o podemos escoger. 

Cuantas veces nos hemos encontrado, que un cliente nos ha solicitado un trabajo, y a la hora de evaluar si es posible realizarlo con los requisitos y plazo exigidos por él, hemos pensado, este trabajo sólo lo lo puede hacer este trabajador, y él está saturado de trabajo, si lo aceptamos no vamos a cumplir con el plazo, pero lo vamos hacer igual, porque no podemos rechazar al cliente, y subcontratar el trabajo nos hace perder reputación y beneficios.

Para evitar este tipo de situaciones, y poder planificar e incluir a más personas que puedan realizar más tareas, y que éstas nos puedan cubrir situaciones como la anterior, es necesario formar y capacitar al personal, de manera que cómo mínimo, el trabajo a realizar se pueda cubrir con al menos dos trabajadores, con la finalidad de evitar excesos de trabajo, ausencias... La producción de una empresa no puede pararse por no disponer de personal disponible para realizar los trabajos.

La herramienta, que creo que es más útil, para visualizar las necesidades formativas del personal, es la matriz de capacitaciones. Esta herramienta nos permite controlar y gestionar, evaluando de forma visual (matriz) la capacitación de cada trabajador por tareas/actividades. Al final, podremos darnos cuenta, cuántos trabajadores disponibles pueden hacer una determinada tarea y en qué grado de complejidad. Si queréis ver o aplicar esta herramienta os facilito el enlace al artículo donde explicó cómo hacerlo paso a paso (ver enlace).

Para llegar a realizar la matriz de capacitaciones / competencias del personal, primero de todo se debe:

- Realizar el listado de todas las tareas/actividades que se realizan en la empresa de todos los procesos. Ya que no sólo se debe tener en cuenta el proceso productivo de la misma, sino abarcar a todos los trabajadores, analizando y potenciando sus aptitudes y actitudes. Todas estas actividades deben estar recopiladas y definidas por puestos de trabajo en el procedimiento de funciones y requerimientos del personal y/o en la ficha de proceso correspondiente; asociado, naturalmente, al organigrama de la empresa.

- Evaluar la capacitación de cada uno de los trabajadores para cada tarea anteriormente descrita. Se debe evidenciar que realmente cada trabajador es apto y en que grado, pudiendo realizar la tarea siguiendo las especificaciones correctas definidas por la empresa en sus procedimientos, normativas... que le sean de aplicación. Con esto que quiero decir, no vale decir, por ejemplo, este trabajador es químico, y está capacitado para realizar todos los ensayos que se realizan en el laboratorio de la empresa. Puede ser químico, sí, pero nunca ha realizado antes un determinado ensayo, y por lo tanto, no tiene experiencia, debe ser supervisado y ha de quedar constancia de ello. 

Otro ejemplo, se contrata a un soldador con mucha experiencia en una empresa de prefabricados, para realizar las soldaduras para construir el esqueleto de acero corrugado y mallas, este soldador, viene del montaje en obra de estructuras metálicas y no tiene experiencia en la tarea que va a realizar en la empresa. Se le tendrá que enseñar, como se realiza y los pasos a seguir según los procedimientos de la empresa, si técnicamente es bueno, simplemente serán necesarias unas instrucciones básicas y una  simple supervisión, para considerarlo capacitado para la tarea. Este proceso debe ser documentado.

Por lo tanto, para poder completar adecuadamente la matriz, que nos servirá como herramienta de análisis de la situación del personal en la empresa, se debe realizar un trabajo previo de capacitación del personal, para cada trabajador y para cada tarea. Si estáis implementando el sistema de gestión ISO 9001:2015 por primera vez, este bloque os llevará algún tiempo, es pesado y largo.

Una vez que todo lo anterior está claro y documentado, se elabora la matriz, y se observa, por tareas, dónde podemos cojear, a quien podemos formar y que pueda funcionar para cubrir, en caso de necesidad una determinada tarea; o bien, simplemente, el perfil que se necesita contratar para cubrir las necesidades de la empresa. Puede ser, habitualmente sucede, que contrates a alguien para cubrir una necesidad inmediata, pero si durante la selección conoces, que la persona que tienes que contratar, a parte de las habilidades que pueda tener para cubrir el puesto que se necesita, tiene otras que puedan complementar alguna de las deficiencias en las capacitaciones de los trabajadores detectadas, puedes fichar a personas "comodín" que a lo mejor en un momento dado te evitan tener que contratar a alguien más para cubrir una necesidad puntual. 

Finalmente, utilizando como base la matriz, se puede obtener la información necesaria, para estimar, las acciones formativas que son necesarias, orientadas a unos trabajadores y a unas actividades  concretas. Esta acción facilita, que los costes ocasionados por la acción formativa anual, sean adecuados a las necesidades de la empresa, y además sirvan para mejorar los procesos y la planificación en la ejecución de las diferentes tareas.

En el siguiente esquema, podéis visualizar los aspectos a tener en cuenta para la gestión de las competencias:


Muchos de vosotros, me diríais, trabajo en una empresa pequeña, conozco a todo mi personal, y no necesito de esto para saber mis necesidades. En muchos casos, tendríais razón, pero al final, aunque los trabajadores sean pocos, se realizan muchas tareas/actividades cada día, a medida que evoluciona la empresa más, y día a día se van incrementando. Los trabajadores, sino hay mucha rotación, van aprendiendo cada día cosas nuevas, y muchas veces, te sorprendes, que no cuentas que un trabajador puede hacer una determinada tarea y luego descubres que sí. Todo este sistema de control, se deberá adaptar a las necesidades de cada empresa y dependiendo de ello será más o menos complejo.

Para finalizar, el trabajador que se ocupe de distribuir/organizar los trabajos a realizar entre el personal que pueda realizarlo, primero tendrá que realizar una planificación de los mismos, y consultando la matriz, de quién puede hacer qué y en qué grado, distribuir las tareas, y fijar los plazos.  Esta planificación se puede realizar mediante el Diagrama de Gantt.

Espero que este proceso que os he descrito, os ayude a fijar conceptos, y de ver que si gestionamos adecuadamente los diferentes requisitos de la norma, en este caso, la capacitación del personal, utilizando herramientas sencillas, que nos faciliten analizar la información, podemos optimizar y mejorar los diferentes procesos de la empresa, facilitándonos así el trabajo del día a día, además de aumentar la productividad y disminuir los costes. 

Como siempre, lo que os propongo en este artículo, es una pequeña orientación de cómo puede hacerse, naturalmente, existen otras herramientas y/o otras metodologías para cumplir con este requisito, podéis hacerlo como mejor se adapte a vuestras necesidades. Sea lo que sea que apliquéis debe ser coherente y debe explicarse cómo se hace, quién lo hace y que documentación se genera para evidenciar el cumplimiento del requisito en un procedimiento (o equivalente) y/o ficha de proceso.

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