¿En qué consiste la estructuctura organizacional?

Para que una empresa pueda llevar una buena gestión de sus procesos y recursos, debe disponer de una estructura de funcionamiento concreta y definida. Por ese motivo, la mayoría de normas que nos definen los requisitos para implementar un sistema de gestión empresarial, como puede ser la norma ISO 9001:2015, dedican una buena parte establecer las necesidades de estructurar y definir la organización.

Se considera estructura organizacional a la división de cada una de las actividades (procesos) que desarrolla la empresa en áreas o departamentos. Habitualmente, esta división queda constatada en el organigrama de la empresa.

La división de estas actividades nos permite:
- Que las diferentes áreas estén más especializadas, el personal dispone de más experiencia y formación en un área concreta, aspecto que permite que las actividades que se deben realizar sea más efectivas. Contra más grande es la empresa, las áreas quedan más delimitadas y especializadas.

Se debe vigilar:
- Que exista una comunicación y trabajo fluido entre los diferentes departamentos o áreas, ya que al final, todos se necesitan.
- La Dirección debe implicarse en la estructura y la comunicación entre departamentos.

Mi recomendación es que se definan todos los procesos de la empresa, es decir, que se elabore el mapa de procesos de la empresa. A partir de aquí, se agrupan en áreas o departamentos, y se defina el organigrama de la empresa.

Debemos considerar que cada empresa es un mundo y por lo tanto la estructura y la manera real de hacer las actividades es diferente en cada caso. Si analizamos dos empresas con la misma actividad, puede ser, que a nivel práctico, la forma de interactuar de los trabajadores entre ellos, o bien la relación de éstos con la Dirección, o bien las particularidades de las instalaciones o bien de la zona geográfica sea completamente diferente, y por lo tanto, la estructura organizacional o organizativa, sea completamente diferente.

Para aquellas empresas que disponen de una red de sucursales o delegaciones (a nivel nacional o internacional), desde la empresa central, para realizar un un control de la gestión óptima, es necesario estandarizar las estructuras así como el funcionamiento de las empresa, mediante el establecimiento de procedimientos aprobados. De esta manera, todas las empresas asociadas a la central, funcionan de la misma manera, además de seguir los protocolos para cada una de las actividades. Aún y así, en estos casos, que supuestamente todo está estandarizado, cada una de las delegaciones dependiendo de los factores internos y externos particulares que se puedan encontrar, deben adecuarse a las necesidades reales de la empresa.

Factores internos suelen ser los recursos humanos y la infraestructura, así como la comunicación entre los trabajadores de la empresa, entre ellos, con la Dirección y con el contacto con el cliente. Para que podáis entender las diferencias organizativas en función de los factores os describo dos ejemplos:

Primer ejemplo: En una empresa pequeña, la Dirección está más involucrada en el día a día, y por lo tanto, los trabajadores tienen una relación directa con la misma. Seguramente en este caso, un mismo trabajador se dedica a realizar actividades correspondientes a áreas o procesos diferentes. Por lo tanto, la estructura organizativa que se presenta es completamente diferente a lo que pueda ser una empresa grande, con departamentos muy definidos, en los que se debe establecer procedimientos específicos de comunicación entre trabajadores y áreas, y donde el trabajo a realizar por cada uno de los trabajadores está muy delimitado y definido.

Segundo ejemplo: Una empresa que tiene varias delegaciones, en una es posible realizar un servicio que requiere de unas instalaciones concretas, y la otra, debido al espacio, equipos, maquinaria, formación del personal, no es posible realizar dicho servicio. Por lo tanto, la estructura debe variar ya que no se realizan los mismos procesos.

Factores externos suelen ser derivados de requisitos legales específicos de la zona geográfica, estrategias de mercado, necesidades de los clientes...

Una de las limitaciones importantes que disponen las empresas, son los requisitos legales y normativos, que deben cumplir según la zona geográfica. Una determinada legislación, de obligado cumplimiento, en un país o región, puede definir la estructura y el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo:
- En materia de seguridad y salud, si la empresa es muy grande, es necesaria la creación de un departamento propio de vigilancia de la salud, además de establecer protocolos específicos para el cumplimiento de la legislación vigente. En cambio, en una empresa pequeña no existen estas especificaciones. Por lo tanto, la estructura organizacional es diferente.
- En una empresa de producción química, la adaptación del proceso de producción a la legislación ambiental. En este caso, se tendría que crear un departamento de medioambiente (incluso un laboratorio) para el control de los contaminantes, y establecer puntos de control para evidenciar el cumplimiento de la legislación. En este caso, a lo mejor en un país, no es necesario este control y otro sí, modificando las directrices empresariales, así como las organizativas.

Concluyendo, como he expuesto al principio del artículo, cada empresa es un mundo, y se debe tener claro, para realizar una buena gestión de los procesos y de los recursos de la misma, la estructura real de la que dispone. Se debe analizar cada caso de forma independiente, considerando:

1 - La implicación y el compromiso de la Dirección hacia la organización de la empresa
2 - Las funciones y responsabilidades del personal
3 - Los departamentos o áreas en los que se divide la empresa
4 - Las interrelaciones entre las áreas o departamentos
5- Los flujos de comunicación entre los trabajadores y la Dirección de la empresa

Si disponéis o queréis implementar la norma ISO 9001:2015 en vuestra empresa, deberéis definir la estructura organizacional y las metodologías propias donde se desarrollen los 5 puntos descritos anteriormente.