En el siguiente artículo os voy a introducir en qué consiste un Sistema de Gestión empresarial, así como su relación con la Gestión de Calidad de la empresa, asociada al cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015.
¿En qué consiste un Sistema de Gestión empresarial?
Los denominados Sistemas de Gestión Empresarial permiten que la gestión tanto de los productos y/o servicios, como del stock o incluso de los recursos humanos sea mucho más eficaz. Es decir, la empresa debe disponer de un sistema informático que permita disponer a tiempo real de toda la información y datos de cada uno de los procesos de la empresa, de este modo, el análisis, el control y el análisis es más efectivo y la toma de decisiones puede ser más clara e inequívoca, mejorando así la gestión global de la empresa.
Para una mejora de la gestión, producción y funcionamiento de una empresa, es necesario disponer de la información sobre el estado de cada uno de los procesos. Un ejemplo muy sencillo, un cliente nos solicita un gran pedido de un producto concreto, el departamento comercial debe preparar la oferta/presupuesto, al prepararlo, tiene que saber si la empresa puede cumplir con los requerimientos del producto y plazo de entrega. Si no puede conocer en ese mismo instante si dispone del producto y la cantidad de producto solicitado por el cliente en el almacén, no podrá preparar la oferta de una forma rápida, y el cliente, tras no recibir por parte de la empresa una respuesta rápida, puede ser que se vea forzado a solicitar presupuesto a otra empresa. Por ese motivo, es necesario que las empresas incorporen el software adecuado para agilizar los procesos y la toma de decisiones.
Por lo tanto, si las empresas incorporar un Sistema de gestión empresarial pueden mejorar, entre otros aspectos:
- La productividad y la competitividad de una empresa.
- La planificación, la organización y el control de los recursos (humanos, materiales y financieros).
- El desarrollo de los procesos
- La mejora y mantenimiento
- Los servicios de procesamiento, transformación, almacenamiento y recuperación de la información (datos, textos, voz e imagen) de la empresa.
- La atención al cliente
- La toma de decisiones y análisis de riesgos y oportunidades.
- El ambiente de trabajo como la productividad y efectividad de los trabajadores
Toda la información que fluye dentro de una empresa forma parte de lo que se denomina su sistema de información. Los sistemas de información actuales están informatizados y se conocen con el nombre de sistemas informáticos. Existen muchos tipos de sistemas informáticos en función de cuál es su propósito fundamental. Dentro de un sistema de información se producen gran cantidad de procesos relacionados con las diferentes áreas de la empresa como producción, distribución, contabilidad, trato con el cliente, etc. Los sistemas informáticos son de vital importancia dentro de la estrategia de una organización y son usados por las empresas para mejorar sus procesos.
A medida que avanzan los tiempos, las empresas, poco a poco, para mejorar la gestión (rapidez, productividad y eficacia) y disminuir los errores y el tiempo de dedicación por parte de los trabajadores, se han ido informatizando. Por ejemplo:
La mayor parte de empresas, por no decir, casi todas o todas, disponen de un software de contabilidad para realizar este fin, otras además de éste sistema, disponen de otro de control de inventario en el almacén, otras además presentan algún software que controla las dosificaciones de los materiales en la producción de materiales... Y naturalmente casi todo el mundo dispone de hojas de cálculo y programas de procesamiento de textos, para el uso diario. El gran problema que tenemos es que todos estos softwares son de vital importancia para la gestión de la empresa, pero los datos no están conectados entre sí, por lo tanto, no podemos realizar consultas vinculadas a estos datos.
Cada vez más las empresas, requieren de estos programas informáticos, en los que se puedan vincular todos los datos de todos los procesos de la empresa, y establecer una comunicación más fluida entre los diferentes departamentos. Es decir, que todos los datos informatizados se añadan a una enorme base de datos, en la cual se puedan establecer consultas vinculadas, y obtener a tiempo real los datos necesarios.
¿Cómo lo están solucionando las empresas?
En grandes compañías, lo habitual, es que ellas mismas, desarrollen un sistema propio informático que se adapte a sus necesidades y actividad.
Otras, deciden comprar otros sistemas informáticos, que se basan en lo anteriormente mencionado en el artículo, pero que son específicos a una determinada actividad, por ejemplo, la de la gestión de los laboratorios. También podemos encontrar en el mercado otros que se adaptan a cualquier empresa y/o actividad. Se pueden elaborar los formatos propios de los documentos y se pueden realizar programaciones adaptadas a las necesidades de la empresa.
Estos sistemas se les denomina ERP.
El ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. Los sistemas ERP automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Esos módulos comprenden distintas áreas: producción, ventas, compras, logística, contabilidad.
La estructura de un ERP es modular, aunque suelen intervenir en la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad es posible que intervengan en otras áreas como: Planificación de productos, Fabricación de productos, Promoción y ventas, Gestión de inventario, Logística, Pagos y contabilidad, Recursos Humanos, formación, control de usuarios, gestión de riesgos...
Al ser una estructura modular, las empresas pueden ir inscribiéndose a los módulos según sus necesidades, de manera, que si la Dirección, decide añadir un módulo más, éste se vincula a la base de datos existente, compartiendo así todos los datos insertados en el sistema de una forma instantánea y fácil. El coste de de estos sistemas es variable en función de las necesidades de la empresa, tamaño, módulos...
En el siguiente gráfico podéis ver un poco el concepto, todos los módulos comparten la misma base de datos, y desde todos los módulos se pueden realizar interrelaciones.
Los módulos que veis en este gráfico son orientativos, puede haber más o menos, o distintos en función de las necesidades de la empresa, y dependiendo del sistema informático que apliquemos. Sólo quiero que os quedéis con el concepto.
Existen en el mercado numerosos sistemas de gestión empresarial (ERP) que funcionan y están ampliamente implementados en las empresas como pueden ser:
- Odoo: https://www.odoo.com/es_ES/
- Microsoft Dynamics 365: https://dynamics.microsoft.com/es-es/business-central/capabilities/
- Otros
Con la finalidad entender tanto el concepto como conocer cómo funcionan este tipo de programas os recomiendo que entréis en la página de Odoo. En esta página podréis entrar en una Demo, en la que podréis ver cómo funcionan todos los módulos, cómo se interrelacionan los datos, cómo se elaboran las consultas e informes...
¿Cómo nos puede ayudar un Sistema de Gestión empresarial a mejorar el sistema de gestión de calidad?
Un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015, se basa en la mejora continua de sus procesos. Si implementamos un sistema de gestión empresarial, en el que todos los datos se interrelacionan, las metodologías a seguir se optimizan, las planificaciones se siguen y la toma de decisiones en continua y eficaz, obtenemos sin duda una mejora en los procesos. Los documentos que evidencian el cumplimiento de los requisitos de la norma son los elaborados por el sistema de gestión empresarial, y por lo tanto, se agiliza el sistema, aumentando la efectividad del mismo, y disminuyendo la dedicación de los trabajadores de la empresa a rellenar formatos, y ampliando el tiempo de dedicación al control, análisis y toma de decisiones.
¡Muy buena explicación! En mi empresa utilizamos un sistema de gestión de personal (dejo el link al nuestro) y la verdad es que todos nos beneficiamos de una organización más objetiva y justa.
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