¿Cómo afecta el Covid al Sistema de gestión ISO 9001:2015?

La mayor parte de empresas, a nivel mundial, han visto o se están encontrando, que han tenido que adaptarse a una nueva forma de trabajar, para hacer frente a la pandemia (Covid-19) y cumplir con la legislación o normativa en materia de seguridad sanitaria. Por ese motivo, el sistema de gestión de calidad, se debe adaptar a la realidad de la empresa en cada momento. En este artículo os voy a describir, cómo evidenciar documentalmente esta adaptación en este caso concreto, y que se tiene que tener en cuenta.

La situación actual, ha variado la forma en que las empresas realizan sus actividades, algunas por el motivo del confinamiento han tenido, por ejemplo que:

- Que cerrar su actividad y volver a una nueva realidad donde han variado las metodologías de trabajo, ya que los trabajadores se han tenido que adaptar a las nuevas normas de trabajo.

- Otras en cambio, se ha podido seguir trabajando, pero en modo de teletrabajo que anteriormente no estaba contemplada en la empresa. Muchas organizaciones han tenido que habilitar medios materiales para poder llevarlo a cabo, modificando algunos procedimientos y procesos.

Pero en la mayoría de casos, al cambiar las condiciones de trabajo, de alguna manera se han visto afectados los procedimientos habituales de trabajo, y debe quedar constancia de las nuevas especificaciones, así de los cambios que se han producido y que se están produciendo.

Por lo tanto, debemos dejar constancia en nuestro sistema de gestión de este cambio (como mínimo) en los siguientes documentos:

- Identificación del contexto de la organización: en la matriz DAFO, deberéis identificar la pandemia como una Amenaza. 

- Como amenaza se deben evaluar todos los riesgos que comporta (disminución de la producción, aumento de costes para adaptar los puestos de trabajo con las medidas necesarias requeridas, adaptar la modalidad de teletrabajo...).

- Se deben establecer y planificar las acciones necesarias con la finalidad de 

- Reflejar en el Registro de comunicaciones, los comunicados por parte de la Dirección, de la situación de la empresa en cada momento, y de las instrucciones que se les da a los trabajadores para que puedan desarrollar su actividad.

- Procedimientos específicos de trabajo, como puede ser el teletrabajo, medios materiales y humanos, planificación de las tareas adaptadas a la nueva realidad...

- se deben establecer indicadores de seguimiento, que nos faciliten obtener datos de los cambios en la manera de trabajar, así incorporar los parámetros que nos permitan analizar los procesos afectados por este motivo.

- Procedimiento específico de prevención de Riesgos Laborales adaptado a los requisitos legales en cada momento (colocación del mobiliario, disposición de geles, mascarillas, realización de tests...) 

- Registro de no conformidades, incidencias, accidentes... establecer las acciones correctoras que sean correspondientes.

- Por último, todos los documentos anteriores, se deben analizar y realizar el seguimiento en las reuniones periódicas del Comité, y las conclusiones del análisis deben constar en el acta de cada reunión. Por lo tanto, debido al gran impacto de la pandemia en las empresas, todas cómo mínimo deberán disponer de al menos un acta que contemple esta situación.

NOTA: recordad que si creáis un nuevo documento, lo tenéis que añadir en vuestro sistema de gestión, con el mismo criterio que los demás. Además de añadirlo en el listado de control de documentos.

En la siguiente tabla podéis visualizarlo de una forma más clara:

Esta sería la forma de proceder, ante cualquier cambio significativo en las metodologías a seguir y en los métodos de trabajo que la empresa pueda padecer. 

Naturalmente, que dependiendo de la complejidad de la empresa, pueden o deben generarse más documentos que los mostrados en este artículo. En él sólo os he querido mostrar una orientación (pincelada) para aquellas personas que están encargadas del sistema de gestión y no saben cómo proceder.  

Cuando tengáis que pasar una auditoría, una de las cosas que supervisarán será cómo se ha adaptado la empresa a esta nueva normalidad (gestión de cambios) y cómo se aplica y se realiza la medición y el seguimiento de los mismos. Naturalmente, cada país tiene una legislación y unas recomendaciones a aplicar por parte de las empresas, y éstas tienen que estar contempladas en el funcionamiento diario de las actividades de la empresa, así como en la documentación del sistema.