Habitualmente el proceso de facturación de una actividad es sencillo, pero en algunas ocasiones, podemos obtener ciertos desfases que si no se gestionan adecuadamente, pueden comportar pérdidas para la empresa. En este artículo os quiero mostrar algunas situaciones en que nos podemos encontrar a la hora de facturar dependiendo de la actividad que estemos desarrollando, así como el control y el seguimiento que se puede realizar del proceso.
En el proceso de facturación, básicamente tenemos que tener en cuenta las siguientes actividades:
Entradas: Los pedidos entregados al cliente o bien los servicios realizados.
Salidas: La entrega de la factura al cliente.
Entre las entradas y las salidas se realizan las diferentes actividades de gestión como por ejemplo:
- Realizar una relación de servicios realizados para previa conformidad por parte del cliente antes de realizar la factura.
- Verificar la relación de albaranes de entrega con las partidas a facturar.
- Realizar la factura
- Contabilizar la factura
En algunos casos, es sencillo, por ejemplo en una tienda. El cliente compra una serie de productos, que al pasarlos por caja, se añaden a un listado, en el que, automáticamente, un sistema informático, permite conocer la suma total teniendo en cuenta el porcentaje de impuestos a pagar. En ese mismo momento el cliente paga la "factura" y el proceso finaliza.
En otro tipo de actividades es más complicado. Por ejemplo, en el sector de la construcción. Habitualmente en este sector, se realizan las llamadas certificaciones. Estos documentos son unos listados de los trabajos realizados en un periodo de tiempo, habitualmente de forma mensual. Para elaborar las certificaciones se debe tener en cuenta:
- Que las partidas definidas de los trabajos que se han realizado durante ese periodo de tiempo, estén en el contrato firmado.
- Que las unidades contabilizadas para ese periodo de tiempo estén validadas mediante los albaranes en el momento de la realización de las tareas.
- Que las unidades contabilizadas no superen a las firmadas en el contrato. Si se produjera esta situación, habitualmente, se soluciona mediante dos posibilidades: o bien el cliente te deja incluir estas unidades en otras partidas que cree que no se van a realizar, o bien se tiene que elaborar un contrato adicional. En el caso que sea la segunda opción, no es un proceso automático sino que requiere tiempo y muchas firmas para su aprobación, con lo que habitualmente, esta partida no se contabiliza en la certificación que se está tramitando.
Llegado a este punto, existen numerosas variables que si no se realiza un control y seguimiento adecuado, se puede no llegar a facturar ciertos trabajos, disminuyendo el beneficio, ya que el trabajo se ha realizado.
Para realizar este control y seguimiento, habitualmente se disponen de softwares especializados, que permiten al menos relacionar todos los datos ofertado / contratado / producido / certificado / facturado para cada una de las partidas del contrato. De igual modo, que se conocen los valores, se pueden sacar los porcentajes, estos además de servir como indicadores de proceso, nos dan una idea real de la gestión de producción.
Es imprescindible que todos los documentos estén correctamente identificados y que sean trazables entre sí. Si necesitáis saber como verificar la trazabilidad de los documentos podéis consultar el siguiente enlace: Trazabilidad de los documentos del sistema de gestión.
En el caso de no disponer de softwares especializados, se suele realizar el seguimiento mediante una hoja de cálculo, en el que se elaboran las columnas para el control.
Volviendo a las alternativas descritas, en el caso que el cliente especifique que esas partidas que sobrepasaban las indicadas en el contrato o son inexistentes en él, se pueden incorporar en otras partidas, tenemos un problema a la hora de realizar el control y seguimiento. Habitualmente, los softwares de gestión utilizados no dejan opción a este tipo de anomalías, con lo que se incluirán unidades a las otras partidas pero no quedará indicado que se corresponden a otras. Esta situación no sería complicada, si no fuese que la duración de los trabajos suele ser muy larga, incluso de años, y en el transcurso existen numerosas certificaciones y además el personal que se ocupa del control y de la validación de estos documentos va cambiando. Por lo tanto, no es extraño, que las empresas que tienen que facturar siguiendo este procedimiento dispongan de personal exclusivamente para realizar estas tareas.
Una vez realizada la certificación, relación de trabajos realizados durante un periodo de tiempo, se debe enviar al cliente para su aceptación. Sólo cuando el cliente firme el documento o dé su validación, se podrá realizar la factura.
En el siguiente esquema podéis ver los dos casos:
Otro ejemplo, más sencillo, podría ser del servicio de reparación de ordenadores (o de vehículos), en este tipo de actividades también puede producirse un desfase entre lo presupuestado, lo aprobado por el cliente y lo realizado y por lo tanto, lo que es necesario facturar. Por lo tanto, es necesario aplicar una buena metodología que permita el control y seguimiento de todas las partidas, teniendo presente en todo momento, la aceptación y validación de los trabajos. Si nos adentramos en este caso en particular, el escenario sería el siguiente:
Un cliente lleva un ordenador a reparar, el técnico realiza una revisión inicial para detectar el problema, procediendo a realizar un presupuesto contemplando el tiempo de técnico y los recambios necesarios. El cliente lo acepta o lo rechaza. En el caso que siga el proceso, el técnico se dispone a su reparación, pero a medida que va trabajando, detecta otras incidencias que hay que arreglar con lo que supondrá un aumento de partidas e importe en la factura final. Si este acontecimiento no se notifica al cliente antes de realizarse y validarse por su parte, es posible que una vez finalizada la reparación el cliente pueda negarse a pagar la factura, ya que está no concuerda con el presupuesto realizado y aceptado por él.
Tras estos ejemplos, es importantísimo, en todos los procesos, pero en este en particular, mantener al cliente informado en todo momento, y además conseguir su conformidad oficial, haciéndola constar en algún documento.
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