Política de Calidad

En el apartado 5.2 de la norma la norma ISO 9001:2015 describe los requerimientos que debe cumplir la política de calidad de la empresa. En esta publicación os voy a guiar sobre tanto la estructura como el contenido que debéis incorporar en el documento, con la finalidad de evidenciar el cumplimiento de este requisito.

En el apartado 5.2. de la norma se definen los requerimientos que se deben tener en cuenta incluir en el contenido de la política de calidad (apartado 5.2.1.) y los requisitos que se debe cumplir en relación a su comunicación y distribución (apartado 5.2.2.). Por lo tanto, este artículo estará dividido en dos partes: 

- la primera que se describirá qué contenido debemos incluir y,

- la segunda cómo, qué y a quién debemos comunicarla.

En la siguiente tabla disponéis de un resumen de lo que vamos a explicar a continuación:

¿Qué contenido mínimo debe contener la Política de Calidad de la empresa según la norma?

La norma ISO 9001:2015 establece:

5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad

La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de la calidad que:

a) sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica;

b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad;

c) incluya un compromiso de cumplir los requisitos aplicables;

d) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

Teniendo en cuenta lo anterior, debemos incluir estas disposiciones en el contenido de la Política. Es decir, cuando vuestro sistema sea auditado, comprobarán si en la política quedan reflejados e incorporados los 4 puntos anteriores; en el caso que no sea así, podría considerarse una no conformidad menor.

Consideraciones previas a la redacción de la Política de Calidad

Primero de todo comentar, que la política de calidad debe ser descrita en un documento incluido en el sistema de gestión de la empresa. Para ello, el documento debe:

- Estar debidamente identificado, y si es oportuno siguiendo los criterios del sistema, codificado, siguiendo el procedimiento y/o ficha de proceso en relación a la identificación y trazabilidad de los documentos del sistema.

- Estar controlado, es decir, se debe poder comprobar que la edición / versión del documento es la vigente; es decir, debe seguir el procedimiento establecido para el control de la documentación del sistema.

- Se debe conocer qué modificaciones se han realizado de una versión a la otra y el motivo de este cambio, siguiendo el proceso de gestión de cambios definido por la empresa.

Por lo tanto, como se ha comentado anteriormente, este documento que vamos a crear debe estar incorporado en el sistema documental de gestión de la empresa, conjuntamente con los demás documentos.

Contenido de la Política de Control de Calidad

La Política de Calidad, además de incluir los 4 requerimientos definidos por la norma, también es una presentación de la empresa y su marca, con lo que también debe incluir de alguna manera a la misión y visión de la misma. 

El documento no debería ser extenso, es decir, cómo máximo debería ocupar una hoja. Debe ser fácil de leer y entendible por todas las partes interesadas, pero al mismo tiempo debe comunicar la información suficiente para hacernos una idea de la forma y el fondo de la empresa. Por ese motivo, es importante, dedicar el tiempo suficiente a la redacción de la misma, ya que será la mejor carta de presentación pública que disponga la empresa.

El formato, la estructura y el diseño debéis elaborarlos siguiendo vuestro criterio, y de acuerdo con la realidad de la empresa. Con la finalidad de poderos ayudar en esta labor, os voy a proponer un modelo, pero es orientativo. 

Se debe empezar con una breve presentación de la empresa, incluyendo la misión y la visión de la misma.

A continuación se deben definir los diferentes principios en materia de calidad de la empresa, entre los que debemos incorporar, como mínimo:

- Definir los compromisos de la Dirección de la empresa y cómo conseguirlos. Por ejemplo, incorporando las fortalezas de la empresa, además de verificar que se cumplen con los requisitos legales de la misma.

- Definir cómo se consigue cumplir con los requerimientos de calidad establecidos para el producto y/o servicio

- La Dirección de la empresa debe marcar y revisar los objetivos en materia de calidad y garantizar los recursos para conseguirlos.

- La Alta Dirección revisa y aprueba la evaluación de riesgos de la empresa, donde se analizan los posibles riesgos de todos los procesos de la empresa, previniendo y evitando de esta manera desviaciones, y tomando decisiones para minimizar posibles no conformidades.

- Compromiso en implementar y mantener el sistema de gestión de Calidad; además de realizar un seguimiento continuo y crítico que permite la mejora continua del sistema.

- Mantener y promover la satisfacción y motivación de las partes interesadas (clientes, trabajadores...).

A continuación, se solicita a todas las partes interesadas, que compartan su compromiso por el cumplimiento de esta política de calidad.

Por último, se debe incluir la fecha, el nombre y apellidos del representante de la organización así como su cargo. Finalmente, deberá ir firmada.

Comunicación de la Política de Calidad

En relación a la comunicación y distribución de este documento, la norma establece unos requisitos muy concretos definidos en su apartado 5.2.2., y que son:

5.2.2 Comunicación de la política de la calidad
La política de la calidad debe:
a) estar disponible y mantenerse como información documentada;
b) comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización;
c) estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda

Por lo tanto, como hemos comentado anteriormente, el documento debe estar incorporado en el sistema documental del sistema de gestión de la empresa, con la finalidad de cumplir con el primer requerimiento.

Para evidenciar el segundo, se debe dejar constancia que el documento ha sido distribuido a todos los trabajadores y se les ha explicado, ya sea mediante una charla, impartiendo formación interna, o utilizando los numerosos canales que puede tener la empresa. La metodología escogida por la empresa debe quedar definida en el documentos del sistema, ya sea en forma de procedimiento y/o ficha de proceso. Por supuesto, se debe dejar constancia documental, tanto de la entrega como de la explicación para cada uno de los trabajadores.   

El tercer punto, habitualmente se evidencia mediante la publicación de la Política de Calidad de la empresa; como por ejemplo, incorporarla en la web de la compañía. En algunas empresas, este documento se distribuye conjuntamente con otros documentos a las diferentes partes interesadas de la empresa, mediante email o carta.