En este artículo os quiero proporcionar una herramienta de mejora continua que se puede aplicar al proceso de auditoría, tanto desde el punto de vista del auditor como desde el auditado. Para ello, primero os introduciré en qué consiste y en segundo lugar cómo se puede aplicar en cada caso.
¿En qué consiste el ciclo de Mejora Continua?
El Ciclo de Deming también es denominado ciclo de mejora continua, consiste en una secuencia lógica de cuatro pasos que se repiten continuamente.
Los cuatro pasos son:
PHVA: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (En español)
PDCA: Plan, Do, Check and Accion (en inglés)
A veces también se le conoce como el ciclo PDCA.
Por lo tanto, es una herramienta sencilla y potente para asegurar la mejora continua en el que permite que todos los procesos de la empresa puedan mejorarse y optimizarse.
Todas las normas ISO que describen los sistemas de gestión están basadas en este ciclo, cuya finalidad en la de la mejora continua de la gestión de los procesos de la empresa.
Origen de la herramienta
La metodología Deming toma su nombre de Edward Deming, un estadístico y consultor de gestión que promovió la idea de que la calidad de los productos y servicios de una empresa debe considerarse desde el diseño y mejorarse de forma continua. Para ello, es necesario contar con el apoyo y respaldo de la Alta Dirección de la empresa.
Deming estableció 14 puntos que las empresas deben cumplir para garantizar la calidad intrínseca de sus productos y servicios. Estos puntos incluyen desde la creación de constancia en la mejora de productos y servicios, hasta la eliminación de barreras entre departamentos y la formación y capacitación del personal.
Además, Deming creó una metodología de mejora continua de procesos, conocida como el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), que se convirtió en la base de la calidad moderna y sobre la que se basan normas como la ISO 9001. Esta metodología busca mejorar los procesos de forma continua, identificando y eliminando los problemas que afectan la calidad de los productos y servicios.
El ciclo PDCA se aplica también a la herramienta de auditoría, que se considera un proceso en sí mismo. De esta manera, se puede aplicar la metodología Deming para mejorar continuamente el proceso de auditoría y garantizar la calidad de los resultados.
En resumen, la metodología Deming es una filosofía de mejora continua que busca garantizar la calidad intrínseca de los productos y servicios de una empresa, y que se aplica tanto al diseño de los mismos como a los procesos que los sustentan. Esta metodología ha sido ampliamente adoptada en todo el mundo y ha demostrado ser efectiva en la mejora de la calidad y la eficiencia de las empresas que la aplican.
Beneficios de aplicar el ciclo de mejora continua
- Ayuda a identificar y a eliminar los problemas presentes en la organización.
- Da una garantía de la gestión efectiva de los procesos de la empresa.
- Suprime el trabajo innecesario al optimizar los procesos.
Las cuatro etapas del ciclo de Deming
Etapa 1. Planificar (Plan)
En esta etapa, se debe definir claramente qué es lo que se quiere mejorar y cuáles son los objetivos específicos que se persiguen. Para ello, se deben formular estrategias que permitan abordar de manera efectiva las causas de los problemas identificados. Estas estrategias deben incluir el uso de recursos físicos, económicos y humanos adecuados, así como la definición de una metodología apropiada para llevar a cabo la mejora del proceso.
Es importante establecer índices que permitan medir el progreso de las diferentes actividades, con el fin de realizar un seguimiento y control exhaustivo antes y después de aplicar las medidas establecidas. De esta manera, se pueden detectar posibles desviaciones y corregirlas a tiempo.
Etapa 2. Hacer (Do)
En esta fase, se deben llevar a cabo los pasos definidos en la etapa de planificación. Para ello, se requiere un equipo multidisciplinario, compuesto por personas de diferentes departamentos o áreas de la empresa, que trabajen conjuntamente para implementar las estrategias definidas. La Dirección debe respaldar las necesidades del equipo y participar en la toma de decisiones, garantizando la asignación de los recursos necesarios y el apoyo ante posibles desviaciones.
Es fundamental aplicar la metodología planificada para garantizar la correcta gestión de los procesos involucrados. En caso de que surjan problemas durante la implementación, se deben tomar medidas preventivas o correctivas para garantizar que se cumplan los objetivos establecidos.
Etapa 3. Verificar (Check)
En esta fase, se debe verificar el progreso y analizar estadísticamente los datos procedentes del monitoreo del proceso a mejorar. Es fundamental entender las causas de las desviaciones respecto a lo planificado y analizar la situación antes y después de aplicar los cambios.
Es necesario detectar las incidencias después del cambio y eliminar el trabajo innecesario para mejorar el proceso.
Etapa 4. Actuar (Action)
En esta última etapa, se deben establecer acciones de mejora basadas en la retroalimentación obtenida. Estas acciones pueden ser preventivas o correctivas y deben garantizar los resultados esperados. Además, dado que los procesos deben estar en mejora continua, se debe comenzar de nuevo el ciclo para introducir nuevas mejoras.
En resumen, el ciclo de mejora continua es un proceso que implica la planificación, implementación, verificación y acción para mejorar los procesos empresariales y garantizar que se alcancen los objetivos establecidos. Es un proceso continuo y dinámico que requiere la colaboración de todo el equipo y el respaldo de la Dirección para lograr una gestión efectiva y eficiente de los procesos.
Aplicación del ciclo de mejora en el proceso de auditoría
Esta herramienta se puede aplicar:
- Al programa de auditoría. En este caso sería aplicable por el auditado, ya que es el responsable de la gestión del programa.
- Al proceso de evaluación de la auditoría. En este caso sería aplicable al auditor. ya que es el que se encarga de planificar la propia auditoría y de llevarla a cabo. En este artículo, proporcionaré un ejemplo aplicado al segundo caso. Al seguir las mismas directrices, deberían ser capaces de aplicarlo al programa de auditoría también. Si tienen alguna dificultad, pueden indicármelo en los comentarios del artículo y lo incluiré en otro artículo del blog.
Ejemplo: Ciclo de mejora aplicado al proceso de evaluación
La auditoría es un proceso crítico para garantizar la eficacia y la eficiencia de una organización, y el uso del ciclo de mejora continua (también conocido como PDCA) puede mejorar la calidad del proceso de auditoría en sí mismo.
La aplicación del ciclo de mejora continua en el proceso de auditoría implica identificar las áreas de mejora, definir un plan de acción para mejorar el proceso, implementar los cambios necesarios y finalmente, evaluar y medir los resultados para asegurarse de que se han alcanzado los objetivos deseados.
En la fase de Planificación del ciclo (planificar), con la información proporcionada por el auditado en el programa de auditoría, el auditor elabora el plan de auditoría, el cuál debe incluir los objetivos de la auditoría, establecer los criterios de evaluación y la metodología aplicar dentro del alcance establecido. Siguiendo el plan de auditoría en la reunión de apertura se comparte y consensua con el auditado las actividades que se contemplan realizar y, si es preciso, se aplican los cambios oportunos en el plan de auditoría.
En la fase de Ejecución del ciclo (hacer), se lleva a cabo la auditoría y se recopilan los datos necesarios (hallazgos, evidencias, documentación, entrevistas...). Durante esta fase, también se pueden identificar problemas o desviaciones en el proceso de auditoría que deben abordarse en la fase de Mejora.
En la fase de Verificación del ciclo (verificar), se analizan los resultados de la auditoría y se comparan con los criterios de evaluación establecidos en la fase de Planificación. Se elabora el informe de auditoría y el pliego de acciones correctoras. Si se han identificado áreas de mejora, se puede implementar un plan de acción en la fase de Mejora.
En la fase de Mejora del ciclo (actuar), se implementan los cambios necesarios para mejorar el proceso de auditoría y se monitorean los resultados para asegurarse de que se han alcanzado los objetivos deseados. Estos cambios pueden incluir la implementación de nuevas políticas o procedimientos, la mejora de la capacitación del personal o la adopción de nuevas tecnologías.
En el siguiente esquema podéis visualizar las diferentes etapas y que acciones se realizan en cada una de ellas:
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