En este artículo os voy a explicar en qué consiste esta técnica de gestión de Riesgos, los pasos a seguir para aplicarla, así como un par de ejemplos aplicados a los sistemas de gestión ISO 14001 e ISO 45001.
¿En qué consiste?
Esta técnica se utiliza para recoger ideas, además de ser útil también para priorizar ideas dentro de un grupo. Puede ser utilizada como alternativa a la técnica de Brainstorming.
¿Cómo se aplica?
El proceso completo es el siguiente:
1. Preparación. Definir los objetivos de la sesión. Antes de comenzar, es importante definir claramente los objetivos de la sesión de Grupo Nominal. Por ejemplo, puede ser identificar y priorizar riesgos específicos para el sistema de gestión, desarrollar estrategias de mitigación o revisar el estado actual de la gestión de riesgos.
2. Seleccionar a los participantes. Invita a un grupo de expertos y partes interesadas relevantes en el sistema de gestión específico. Se deben incluir personas con conocimientos y experiencia en el tema de gestión de riesgos y en el funcionamiento del sistema de gestión en cuestión.
3. Comienza la sesión explicando el propósito de la misma y el proceso que se seguirá. El facilitador proporciona a cada miembro del grupo una pregunta a considerar.
4. Lluvia de ideas. Se pide a los participantes que generen individualmente una lista de posibles riesgos que podrían afectar al sistema de gestión. Anima a que anoten todas las ideas que se les ocurran, sin discutir ni evaluar en esta etapa. Cada miembro escribe sus propias ideas de manera objetiva e individual.
5. Ronda de aportaciones. Una vez que todos hayan generado sus listas, pide a cada participante que comparta una idea a la vez, sin repetir ninguna. Registra todas las ideas en un lugar visible para que todos los participantes puedan verlas. Cada miembro del grupo presenta sus ideas en esta etapa, sin discutirlas. Si la dinámica del grupo hace que unas voces tengan más peso que otras, se deberán presentar al facilitador de forma anónima.
6. Discusión y clarificación. Una vez que se hayan registrado todas las ideas, permite que los participantes aclaren cualquier punto o proporcionen más detalles sobre los riesgos mencionados. Las ideas serán discutidas en grupo hasta conseguir un listado acordado.
7. Agrupación de ideas. Si hay riesgos similares o relacionados, se deben agrupar para evitar la duplicación y facilitar la posterior evaluación.
8. Evaluación y priorización. Se deben definir los criterios que se utilizarán para evaluar y priorizar los riesgos, como la probabilidad de ocurrencia, el impacto potencial y la capacidad de detección.
9. Votación. Se pide a los participantes que voten por los riesgos que consideren más significativos según los criterios establecidos. Pueden asignar una cierta cantidad de votos a cada riesgo, dependiendo de su importancia percibida.
10. Tabulación de resultados. Se recopila los resultados de la votación y calcula la puntuación total para cada riesgo.
11. Análisis de riesgos prioritarios. Se identifica los riesgos con las puntuaciones más altas y discute las posibles estrategias de gestión para mitigarlos.
12. Desarrollo de planes de mitigación. Se definen acciones específicas que se deben tomar para gestionar y controlar los riesgos identificados. Asigna responsabilidades y establece plazos para la implementación de estas acciones.
13. Seguimiento y revisión. Se define cómo se seguirá monitoreando y revisando los riesgos y las estrategias de gestión en el futuro.
14. Programar reuniones de seguimiento. Se deben programar reuniones periódicas para revisar el progreso en la implementación de las acciones y actualizar la evaluación de riesgos según sea necesario.
En la siguiente tabla se pueden visualizar las fases del proceso de forma esquemática:
Ejemplo aplicado a un Sistema de Gestión ambiental en base a la norma ISO 14001
Imaginemos que queremos aplicar esta técnica para analizar y abordar un determinado riesgo ambiental, como por ejemplo, "derrame de productos químicos peligrosos" en una empresa manufacturera.
El proceso que se seguiría aplicando la Técnica del grupo Nominal (TGN) podría ser el siguiente:
Preparación. Establecer un objetivo de la sesión como puede ser, identificar y priorizar estrategias para prevenir o mitigar los derrames de productos químicos peligrosos en el sitio de producción.
Selección de Participantes. Se invita a un grupo multidisciplinario de expertos en gestión ambiental y seguridad ocupacional, que incluye a gerentes de medio ambiente, ingenieros de seguridad, técnicos de producción y representantes del personal de operaciones. Dada la posibilidad de derrames de productos químicos con potenciales impactos adversos en el medio ambiente y la seguridad de los trabajadores, es imperativo convocar a profesionales de ambas disciplinas. Esto permitirá una evaluación integral de los riesgos desde diferentes perspectivas, facilitando así la adopción de medidas consensuadas y efectivas para prevenir incidentes, considerando todas las voces y puntos de vista presentes.
Generación de ideas. Cada participante genera individualmente una lista de posibles causas de derrames de productos químicos peligrosos, como fallos en el equipo, errores humanos, almacenamiento inadecuado, etc.
Ronda de aportaciones. Los participantes comparten una idea a la vez, sin discutir ni evaluar en esta etapa. Las ideas se registran en un pizarrón o en una hoja grande visible para todos.
Discusión y clarificación. Se da la oportunidad a los participantes para aclarar cualquier punto o proporcionar más detalles sobre las posibles causas de los derrames de productos químicos. En esta fase, cada miembro puede explicar su opinión y su punto de vista en relación a la idea que ha aportado tras la realización de su propio análisis.
Agrupación de ideas. Los riesgos similares o relacionados se agrupan juntos para facilitar la evaluación posterior. Por ejemplo, podríamos agrupar los riesgos relacionados con el almacenamiento inadecuado bajo una categoría.
Evaluación y priorización. Se deben definir los criterios que se utilizarán para evaluar y priorizar las posibles causas de los derrames, como la probabilidad de ocurrencia, el impacto potencial en el medio ambiente y la capacidad de detección.
Votación. Los participantes votan por las causas que consideran más significativas según los criterios establecidos. Pueden asignar una cierta cantidad de votos a cada causa.
Tabulación de resultados. Se recopilan y suman los resultados de la votación para cada causa, lo que proporciona una lista priorizada de las posibles causas de derrames de productos químicos peligrosos.
Análisis de causas prioritarias. Una vez que se obtiene el listado de las principales causas que pueden originar el riesgo a estudiar, es necesario enfocarse en aquellas con las puntuaciones más altas y se discute entre todos los participantes de las posibles estrategias para prevenir o mitigar los derrames asociados.
Desarrollo de planes de mitigación. Tras el intercambio de opiniones anterior, se consensua y definen acciones específicas, responsabilidades y plazos para la implementación de las estrategias identificadas, como la capacitación del personal, la mejora de los procedimientos de manipulación de químicos y la instalación de sistemas de contención.
Seguimiento y revisión. Se establece un plan para monitorear y revisar regularmente la efectividad de las estrategias implementadas y realizar ajustes según sea necesario.
Reuniones de seguimiento. Se programan reuniones periódicas para revisar el progreso en la implementación de las acciones y actualizar la evaluación de riesgos en caso de que surjan nuevos riesgos o cambios en el entorno operativo.
Ejemplo aplicado a un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en base a la norma ISO 45001
En este ejemplo se va a suponer que estamos abordando el riesgo de "caídas desde altura" en un entorno de construcción, el proceso que se seguiría aplicando la Técnica del grupo Nominal (TGN) podría ser el siguiente:
Objetivo de la sesión. Identificar y priorizar estrategias para prevenir o mitigar las caídas desde altura en el lugar de trabajo.
Participantes. Se convoca a un grupo de expertos en seguridad y salud ocupacional, incluyendo gerentes de seguridad, supervisores de obra, trabajadores de seguridad y representantes del personal de operaciones.
Generación de ideas. Cada participante genera individualmente una lista de posibles causas de caídas desde altura, como falta de protección en el borde, superficies resbaladizas, equipo defectuoso, falta de capacitación, etc.
Ronda de aportaciones. Los participantes comparten una idea a la vez, sin discutir ni evaluar en esta etapa. Las ideas se registran en un pizarrón o en una hoja grande visible para todos.
Discusión y clarificación. Se da la oportunidad a los participantes para aclarar cualquier punto o proporcionar más detalles sobre las posibles causas de las caídas desde altura.
Agrupación de ideas. Los riesgos similares o relacionados se agrupan juntos para facilitar la evaluación posterior. Por ejemplo, podríamos agrupar los riesgos relacionados con la falta de protección contra caídas bajo una categoría.
Evaluación y priorización. se definen los criterios que se utilizarán para evaluar y priorizar las posibles causas de caídas, como la probabilidad de ocurrencia, el impacto potencial en la salud y seguridad de los trabajadores, y la capacidad de detección.
Votación. Los participantes votan por las causas que consideran más significativas según los criterios establecidos. Pueden asignar una cierta cantidad de votos a cada causa.
Tabulación de resultados. Se recopilan y suman los resultados de la votación para cada causa, lo que proporciona una lista priorizada de las posibles causas de caídas desde altura.
Análisis de causas prioritarias. Es necesario centrarse en las causas con las puntuaciones más altas y discutir posibles estrategias para prevenir o mitigar las caídas asociadas entre todos los miembros que forman la sesión.
Desarrollo de planes de acción. Se definen acciones específicas, responsabilidades y plazos para la implementación de las estrategias identificadas, como la instalación de barandas de protección, el uso de equipos de protección personal, la capacitación del personal, etc.
Plan de seguimiento. Se establece un plan para monitorear y revisar regularmente la efectividad de las estrategias implementadas y realizar ajustes según sea necesario.
Reuniones de seguimiento. Se programan reuniones periódicas para revisar el progreso en la implementación de las acciones y actualizar la evaluación de riesgos en caso de que surjan nuevos riesgos o cambios en el entorno operativo.
Todo este proceso debe quedar registrado y documentado en el Sistema Documental del Sistema de Gestión, no sólo los resultados obtenidos, sino también la descripción de la metodología a seguir (procedimiento o ficha de proceso).
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