¿Cómo elaborar un plan de acciones?

Son numerosos los requisitos de la norma que exigen la elaboración de un plan de acción para aplicar con la finalidad de corregir, mitigar o eliminar desviaciones o aspectos detectados en el sistema de gestión basado en la norma ISO 9001:2015. En este artículo os quiero mostrar las diferentes formas de establecer los planes de acción en función del origen del plan que necesitemos aplicar.

La gran mayoría de los planes de acción que se aplican en la empresa son los planes correspondientes a las acciones correctoras derivadas de las no conformidades, incidencias y reclamaciones detectadas. Debido a su gran importancia, y que hace especial mención la norma de referencia, este tipo de plan de acciones correctivas queda descrito, mediante un ejemplo explicativo, en otro artículo que lo podéis encontrar en el siguiente enlace: Plan de acciones correctivas según la ISO 9001:2015.

Otros en cambio, es necesario establecer otros planes de acciones, como por ejemplo:

Análisis de riesgos:

Una vez identificados y evaluados los riesgos procedentes de la identificación del contexto de la organización, de los objetivos, de los riesgos asociados a los procesos de la empresa... se debe realizar un plan de acciones para mitigar o eliminar dicho riesgo, asignando unos recursos, un plazo de tiempo adecuado y un responsable de ejecución. Podéis consultar el siguiente enlace donde podéis ampliar información, mediante un ejemplo, de cómo realizar el plan de contingencias asociados a los riesgos en base a la norma de referencia:  Plan de contingencias del riesgos ISO 9001:2015.

Los objetivos:

Cuando se establecen los objetivos de la empresa, se debe analizar la viabilidad de llegar a conseguir la meta propuesta en un periodo de tiempo acotado. Habitualmente, los objetivos se establecen de forma anual, por lo tanto, se tiene de plazo un año para conseguir lo que se ha propuesto. Para ello, cuando se establecen, se debe pensar en realizar un plan de acciones, asignando los recursos necesarios para cumplir con estas metas. Este plan de acción, tiene que evidenciarse, y se debe corregir a medida que pasa el tiempo, con la finalidad de analizar si se cumple o no con lo establecido inicialmente, o bien se deben tomar otras medidas para poder alcanzar en el tiempo previsto las metas establecidas.

Las oportunidades y la planificación estratégica:

Cuando identificamos el contexto de la organización, analizamos todas las oportunidades de negocio que puedan surgir, y a partir de su identificación debemos analizar y estudiar la viabilidad de estas oportunidades. El estudio de la viabilidad de las oportunidades y/o el plan estratégico que debe seguir la empresa, se puede evidenciar mediante un plan de acciones, en el que se estima:

- El coste económico a corto, medio y largo plazo que supondría, así como el estudio de la posible financiación para llevarlo a cabo.

- El responsable de llevarlo a cabo.

- Planificación y programación de todas las acciones a realizar, estimando los plazos de tiempo adecuados.

- Asignación de los recursos necesarios para cada una de las acciones a realizar.

- Realización de los estudios de viabilidad y de mercado si procede.

- Viabilidad en cuanto a la legislación vigente aplicable.

- Estudio de los riesgos asociados a las acciones a realizar.

- Estudio de rentabilidad a corto, medio y largo plazo.

- Toma de decisión por parte de la Dirección de la empresa (y/o accionistas)

 Existen numerosos aspectos más a tener en cuenta, en función del aspecto a analizar.

Por ejemplo, una oportunidad que le puede surgir a una empresa, es abrir sucursales en el extranjero para exportar sus productos y/o servicios. Naturalmente, que se debe realizar un análisis detallado del coste que supondría realizar esta acción, el tiempo estimado así como sus fases, las personas y recursos que se destinarían a realizar estas tareas, y el estudio de mercado para asegurarse que el producto y/o servicio tiene salida en el país donde se quiere abrir la sucursal; y por último, y no menos importante, la estimación, del tiempo que se necesitaría para recuperar la inversión. Existen numerosos aspectos más a tener en cuenta que no he mencionado anteriormente y que pueden tener un gran impacto en la decisión a tomar, como por ejemplo, la legislación que aplica en el país que queremos abrir mercado.

Una vez realizado el plan de acción, y analizados todos los aspectos a tener en cuenta, la Dirección de la empresa, determina, si descartar o mantener parada la oportunidad identificada, en función de los riesgos evaluados.

Planificación del proceso productivo:

Durante la elaboración del proceso productivo, se tienen que coordinar y realizar varias acciones de forma simultánea, asignar y coordinar personal y recursos compartidos, material, equipos... Normalmente, el responsable de producción o equivalente, se encarga de coordinar las diferentes acciones y los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso correctamente. Dependiendo de la complejidad de la actividad a desarrollar, será necesario aplicar un cuadro de seguimiento en una hoja de cálculo (Excel por ejemplo), o bien aplicar herramientas de planificación un poco más complejas que nos ayuden a coordinar y gestionar el plan de acciones una manera efectiva, como por ejemplo la metodología Kanban, AMFE, ...

Planificación de acciones de mejora:

Cuando se determinan acciones de mejora, algunas de ellas, pueden convertirse en objetivos, otras no, se debe realizar un plan de acción para ejecutarlas. Habitualmente, suelen ser acciones sencillas, en la que no requiere gran planificación para lograrlas, pero en todo caso, se debe establecer las pautas a seguir para que estas acciones se puedan realizar, y como mínimo se debe definir:

- Qué es el que se va a realizar (qué acciones)

- Qué coste va a suponer

- Quién es el responsable de ejecutarla

 - Qué recursos necesitan

- Cuándo se prevé realizarlo

- Qué beneficios supone realizarlo

Los planes de acción se deben aplicar en cualquier proceso que se deba planificar, con la finalidad de gestionarlo adecuadamente y establecer controles en función de la ejecución de las diferentes actividades que se deben realizar. Todos los planes de acción que se deban realizar deben disponer de su correspondiente documento en el sistema de gestión, identificado, codificado, controlado y aprobado. Por ejemplo, otros documentos que no he mencionado y también son planes de acciones:

- Planificación de las ventas: campañas, eventos, encuestas de satisfacción, ...

- Planificación de la publicidad: campañas, conferencias, eventos, anuncios, redes sociales, ...

- Planificación de la formación: cursos, estudios de competencias, ...

- Planificación en el mantenimiento de los equipos y maquinaria

- Planes de control de calidad

-...

En definitiva, cualquier acción que se deba planificar, se debe realizar un plan de acción, en el que se contemplen:

Definir las las acciones que se van a realizar, y luego para cada acción determinar:

- Los plazos de tiempo estimados

- Los plazos de tiempo reales

- Los recursos personales, económicos y de infraestructura estimados

- Los recursos personales, económicos y de infraestructura reales

- Responsable de aplicar y gestionar la acción

- Resultados estimados

- Resultados objetivo

- Resultados reales

En la siguiente tabla, podéis ver un ejemplo:

Los diferentes campos los tenéis que editar vosotros en función de las necesidades y de la naturaleza del plan de acción. 

Creo que un punto, importante, es que en el plan inicial, esté presente la firma por parte de la Dirección o del responsable de asignar los recursos económicos necesarios, ya que es la evidencia del compromiso que esa acción se va a realizar. 

Dependiendo de la complejidad de la acción a realizar, se tendrá que detallar más o menos. Es bastante habitual, que para aquellas planificaciones de acciones, que son más complejas, o bien se tienen que coordinar con la ejecución de otras acciones, se tenga que utilizar para su mejor gestión, herramientas como por ejemplo, el diagrama de Gantt.