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16 de enero de 2017

Metodología Kanban: herramienta de planificación de la producción y de equipos

Inicialmente la metodología Kanban se inventó para gestionar cadenas de producción, pero en la actualidad además se está utilizando mucho para gestionar proyectos. Se puede aplicar para planificar cualquier tipo de proyecto porque con un simple vistazo puedes controlar todas las tareas pendientes, en proceso y terminadas, además de las personas asignadas para la realización de esas tareas. En definitiva, sabes a tiempo real lo que está realizando tu equipo.

Las organizaciones pueden ser muy diferentes entre si, sus actividades pueden realizarse en oficinas, talleres, fábricas, estudios... pero todas tienen en común que necesitan gente para realizar sus tareas. Para ello es necesario, asignar las diferentes tareas a cada uno de los trabajadores. El problema viene, si no existe ninguna estructuración, las tareas se van acumulando, provocando un descontrol, acumulación de tareas hasta la saturación, y en definitiva un estancamiento de la productividad/efectividad de las personas.

La metodología Kanban consiste en un tablero visual o sistema de tarjetas (post-it de colores), que permite mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible. Es una solución dinámica para que los equipos de trabajo nunca pierdan de vista el lugar donde se dirigen y su capacidad de resolución de tareas.

Habitualmente se realiza un tablero para cada equipo de trabajo, aunque cada persona puede hacérselo de forma individual.

A continuación, en la siguiente imagen disponéis de un ejemplo, que os dará una idea de cómo podéis organizarlo en función de vuestras necesidades:



- Cuando llega un proyecto a la empresa, éste se desglosa en tareas.

- Cada tarea debe escribirse en un post-it de color. Cada color tendrá un significado, según el criterio con el que hagamos el tablero o bien la información que queremos obtener. Por ejemplo, el color de cada post-it puede significar si exigimos que tenga una prioridad alta, media o baja. O bien, puede ser que cada color nos refiramos a un departamento concreto, en el caso que queramos realizar un tablero para toda la empresa, o para diferentes áreas, o diferentes proyectos... la estructura y el significado lo tenéis que definir en vuestro procedimiento de control y medición de los procesos.

- Además debemos asignar un color, o bien a cada trabajador, o bien a un puesto de trabajo concreto, indicándolo en una leyenda, ya que una vez que la tarea pasa a realizarse, asignamos la persona que lo realiza mediante una raya del color que toque o bien añadiendo un pos-it más pequeño que la tarea, con la finalidad que todo el mundo conozca que esa tarea está siendo realizada por alguien concreto. O bien si, está realizado por más de una persona, se indica con los colores de los participantes. 

En el tablero encontramos 4 columnas básicas: Backlog (tareas a realizar), pendientes, en proceso y terminadas. Como en el ejemplo de la imagen que os adjunto a este artículo, lo podemos realizar un poco más complicado, incorporando varios procesos productivos, además de la intervención de los diferentes departamentos para poder realizar las diferentes tareas.

La idea es que cuando, un trabajador va a realizar una tarea pendiente, pase el post-it de la columna de tareas pendientes a en proceso e indique que la está realizando. El trabajador, debe dedicarse en exclusiva a esa tarea hasta que la finalice. Cuando esté finalizada, el post-it debe trasladarse en el panel a las tareas en la columna de finalizadas. Una vez terminada, coge una nueva tarea. Si al empezar con una tarea, el trabajador se encuentra con un impedimento, como la falta de información, falta de material, etc. debe indicar en el post-it una cruz roja, o bien debe apartarse del flujo en otro lugar, quizá en otra columna, o bien pase a proceder de otra manera, según se establezca para esos casos en el procedimiento correspondiente.

En cada columna debemos tener un máximo de tareas, definidas previamente. Si un trabajador, dispone de muchas tareas en proceso, pero no acaba de finalizarlas, debemos replantearnos el porqué, y como solucionarlo.

Todo el personal de la empresa o el equipo debe visualizar el panel, con la finalidad de ver cómo evoluciona el flujo de trabajo; así como ofrece una información muy valiosa a los responsables o coordinadores de los procesos/proyectos que pueden evitar colapsos y mejorar la asignación de tareas.

Ahora, después de leer, este artículo, os podéis preguntar ¿Cómo podemos relacionar esta metodología con la norma ISO 9001:2015? pues la respuesta es muy sencilla, esta metodología, entre otras, nos permite planificar tanto equipos de trabajo, como planificación de proyectos/procesos. Como os he comentado en numerosas ocasiones, si aplicáis una herramienta, ya sea esta u otra cualquiera, deberéis explicar cómo lo hacéis en el procedimiento correspondiente en vuestro sistema de gestión.

Esta es una de las numerosas herramientas que podéis utilizar para mejorar la gestión, el control y la planificación de vuestros equipos y procesos. Pero no debemos olvidar que existen muchas otras técnicas que podéis aplicar. Os facilito el enlace al artículo, donde podéis encontrar un índice de las herramientas más utilizadas que podéis utilizar en vuestra empresa para optimizar su rendimiento (ver aquí)

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