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3 de noviembre de 2014

PROCEDIMIENTO COMERCIAL EN UNA INGENIERÍA


Os propongo un ejemplo del contenido que tendría que tener el procedimiento comercial específico para una ingeniería de proyectos.

El objeto del procedimiento es describir la sistemática a seguir en las actividades comerciales, ya sean en el ámbito nacional o internacional con la finalidad de conseguir contratos y detectar nuevas necesidades de los clientes.

Hay que definir las responsabilidades de cada uno de los procesos que podemos describir en el proceso comercial como puede ser:

  • Recepción de los encargos de los clientes mediante llamada, adjudicación, pedido...
  • Elaboración de la oferta nacional / internacional
  • Revisión de la oferta nacional / internacional
  • Preparación de la documentación administrativa de la oferta nacional / internacional
  • Seguimiento de las ofertas enviadas nacional / internacional
  • Modificación de las ofertas nacional / internacional
  • Identificación de nuevas oportunidades de mercado nacional / internacional

Hoja de modificaciones del procedimiento: no os olvidéis de utilizar el mismo formato para todos los procedimientos que elaboréis, en todos ellos tenéis que indicar las ediciones del procedimiento y además la justificación de las modificaciones de estos. Os pongo un ejemplo del formato que podéis aplicar en la publicación de Compras II (procedimiento).

Desarrollo del procedimiento

En este punto tendréis que explicar si disponéis de un mercado nacional o internacional y cómo operáis en cada caso. Como por ejemplo:

Las tareas correspondientes al proceso comercial nacional, el responsable es el Director Técnico (hay que definirlo para cada empresa). Las funciones son:

  • Identificación de las oportunidades de negocio.
  • Reuniones con potenciales socios – clientes.
  • Dirección y preparación de las ofertas, ya sean nacionales e internacionales.
  • Contacto permanente con el cliente.

Se realizarán visitas comerciales por parte de los Responsables o colaboradores con la finalidad de informar los diferentes servicios que ofrece la empresa, facilitar al los clientes catálogos, etc.

Por ejemplo, también podéis implantar, que para reuniones más importantes, se prepara un informe de la reunión/visita comercial y se guarda en el servidor.

También debéis definir de manera detallada el proceso en sí de las ofertas. Habitualmente el proceso y las personas encargadas de la ofertas nacionales son diferentes de las ofertas internacionales. También es importante detallar la metodología, no es lo mismo presentar una oferta para concurso público que para una entidad privada, así mismo, la preparación de ofertas internacionales varía considerablemente respecto a las ofertas que se presentan en España.

No se pretende que copiéis los pliegos de las ofertas simplemente que defináis la metodología. Lo podéis hacer cómo queráis ya sea con diagramas o bien redactando todo el proceso. Desde la elaboración de la oferta hasta la adjudicación.

También tenéis que indicar, cómo vais a enumerar las ofertas (hacerlo sencillo). Realizar el registro de las ofertas. Os recomiendo utilizar el mismo registro para realizar el seguimiento de la oferta, indicando por ejemplo fecha de la oferta, fecha de la presentación, importe total, importe después de revisión, porcentaje de bajada, adjudicación, en caso de no adjudicación a qué empresa, por qué importe, contrato si o no, etc.

En el caso de realizar una modificación de la oferta inicial, hay que guardar la oferta inicial y la modificación, por lo que tendréis que indicar qué codificación la identificáis.

Como todo proceso tenéis que realizar la medición de la eficacia, que serán los indicadores del proceso, cómo por ejemplo:

El número de productos presentados por año
Presupuestos aceptados respecto presupuestos aceptados
Volumen presupuestario presentado respecto aceptado
Nuevos clientes respecto a todos los clientes

Documentos relacionados con este procedimiento:


  • Modelo de carta de oferta
  • Modelo de oferta
  • Informe de visita comercial
  • Registro de ofertas

Documentos que deben incluirse en algunas ofertas como pueden ser:


  • Modelo de Currículum Vitae de lo trabajadores.
  • Modelo Informe de las referencias de la empresa.
  • Modelo de informe de proyectos realizados.
  • Otras plantillas que se puedan incluir.




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