Os propongo un ejemplo del contenido
que tendría que tener el procedimiento comercial específico para
una ingeniería de proyectos.
El objeto del procedimiento es
describir la sistemática a seguir en las actividades comerciales, ya
sean en el ámbito nacional o internacional con la finalidad de
conseguir contratos y detectar nuevas necesidades de los clientes.
Hay que definir las responsabilidades
de cada uno de los procesos que podemos describir en el proceso
comercial como puede ser:
- Recepción de los encargos de los clientes mediante llamada, adjudicación, pedido...
- Elaboración de la oferta nacional / internacional
- Revisión de la oferta nacional / internacional
- Preparación de la documentación administrativa de la oferta nacional / internacional
- Seguimiento de las ofertas enviadas nacional / internacional
- Modificación de las ofertas nacional / internacional
- Identificación de nuevas oportunidades de mercado nacional / internacional
Hoja de modificaciones del
procedimiento: no os olvidéis de utilizar el mismo formato para
todos los procedimientos que elaboréis, en todos ellos tenéis que
indicar las ediciones del procedimiento y además la justificación
de las modificaciones de estos. Os pongo un ejemplo del formato que
podéis aplicar en la publicación de Compras II (procedimiento).
Desarrollo del procedimiento
En este punto tendréis que explicar si
disponéis de un mercado nacional o internacional y cómo operáis en
cada caso. Como por ejemplo:
Las tareas correspondientes al proceso
comercial nacional, el responsable es el Director Técnico (hay que
definirlo para cada empresa). Las funciones son:
- Identificación de las oportunidades de negocio.
- Reuniones con potenciales socios – clientes.
- Dirección y preparación de las ofertas, ya sean nacionales e internacionales.
- Contacto permanente con el cliente.
Se realizarán visitas comerciales por
parte de los Responsables o colaboradores con la finalidad de
informar los diferentes servicios que ofrece la empresa, facilitar al
los clientes catálogos, etc.
Por ejemplo, también podéis
implantar, que para reuniones más importantes, se prepara un informe
de la reunión/visita comercial y se guarda en el servidor.
También debéis definir de manera
detallada el proceso en sí de las ofertas. Habitualmente el proceso
y las personas encargadas de la ofertas nacionales son diferentes de
las ofertas internacionales. También es importante detallar la
metodología, no es lo mismo presentar una oferta para concurso
público que para una entidad privada, así mismo, la preparación de
ofertas internacionales varía considerablemente respecto a las
ofertas que se presentan en España.
No se pretende que copiéis los pliegos
de las ofertas simplemente que defináis la metodología. Lo podéis
hacer cómo queráis ya sea con diagramas o bien redactando todo el
proceso. Desde la elaboración de la oferta hasta la adjudicación.
También tenéis que indicar, cómo
vais a enumerar las ofertas (hacerlo sencillo). Realizar el registro
de las ofertas. Os recomiendo utilizar el mismo registro para
realizar el seguimiento de la oferta, indicando por ejemplo fecha de
la oferta, fecha de la presentación, importe total, importe después
de revisión, porcentaje de bajada, adjudicación, en caso de no
adjudicación a qué empresa, por qué importe, contrato si o no,
etc.
En el caso de realizar una modificación
de la oferta inicial, hay que guardar la oferta inicial y la
modificación, por lo que tendréis que indicar qué codificación la
identificáis.
Como todo proceso tenéis que realizar
la medición de la eficacia, que serán los indicadores del proceso,
cómo por ejemplo:
El número de productos presentados por
año
Presupuestos aceptados respecto
presupuestos aceptados
Volumen presupuestario presentado
respecto aceptado
Nuevos clientes respecto a todos los
clientes
Documentos relacionados con este
procedimiento:
- Modelo de carta de oferta
- Modelo de oferta
- Informe de visita comercial
- Registro de ofertas
Documentos que deben incluirse en
algunas ofertas como pueden ser:
- Modelo de Currículum Vitae de lo trabajadores.
- Modelo Informe de las referencias de la empresa.
- Modelo de informe de proyectos realizados.
- Otras plantillas que se puedan incluir.
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