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16 de marzo de 2015

Índice del Manual ordenado por bloques según ISO 9001:2015

¿Es necesario seguir el mismo índice de la norma ISO 9001:2015 como índice de mi Manual de calidad? ¿Cómo puedo organizar mejor la documentación y los diferentes conceptos? 

Para que vuestro sistema de gestión de calidad, sea efectivo y fácil, debe disponer de una estructura coherente. Como muchas veces os he explicado a lo largo de las diferentes publicaciones de este blog, a la hora de redactar vuestro manual de calidad, no es necesario que sigáis la estructura de la norma, sino que ordenéis vuestra documentación  adaptándola a vuestra empresa. Lo único que exige la norma es que se cumplan los requisitos, de tal manera que el formato y estructura de toda la documentación es libre. 

A diferencia del índice que os propuse hace unos días, donde seguía los puntos de la norma (ver aquí), hoy os voy a proponer un índice ordenado por bloques, que en muchas empresas, se corresponden con los diferentes departamentos, y a mi entender es más intuitivo y fácil.


0. Introducción

1. Aspectos generales

1.1. Aspectos generales
1.1.1. Objeto, alcance y ámbito de trabajo
1.1.2. Términos, definiciones y equivalencias

1.2. Contexto de la organización
1.2.1. Organización y su entorno
1.2.2. Las necesidades y expectativas de las partes interesadas

1.3. Liderazgo
1.3.1. Compromiso de la dirección y liderazgo
1.3.2. Política de calidad
1.3.3. Roles, responsabilidades y autoridad

1.4. Planificación de la calidad
1.4.1. Indicadores y objetivos de calidad
1.4.2. Planificación y control de cambios
1.4.3. Evaluación de riesgos

2. Soporte

2.1. Recursos de la organización
2.1.1. Organización
2.1.2. Recursos Humanos (RRHH)
2.1.2.1.
Selección del personal y contratación
2.1.2.2. Formación del personal
2.1.2.3. Cualificación del personal
2.1.2.4. Concienciación del personal
2.1.2.5. Comunicación con el personal
2.1.3. Seguimiento y medición de los equipos de medida

2.2. Infraestructura y ambiente de trabajo
2.2.1. Infraestructura
2.2.2. Ambiente de trabajo

2.3. Control y gestión de la información documentada
2.3.1. Estructura documental
2.3.2. Control de la documentación general
2.3.3. Control de la información documentada

3. Relaciones con las partes interesadas (clientes)
3.1. Procedimientos relacionados con las partes interesadas
3.1.1. Relaciones con las partes interesadas
3.1.2. Ofertas
3.1.3. Contratos
3.1.4. Aceptación de solicitudes

3.2. Satisfacción del cliente

4.- Compras y subcontrataciones
4.1. Evaluación de proveedores y subcontratistas
4.2. Compras
4.3. Subcontrataciones

5. Diseño y desarrollo
5.1. Definición, análisis e implementación.
5.2. Verificación, validación y transferencia de operaciones

6. Ejecución e implementación de la actividad de la empresa
6.1. Preparación operacional
6.2. Control de la producción y de la prestación del servicio
6.3. Validación de procesos
6.4. Control de los procesos
6.5. Identificación y trazabilidad
6.6. Seguimiento y medición del producto
6.7. Propiedad de las partes interesadas
6.8. Preservación del producto
6.9. Actividades post entrega

7. Seguimiento, medición, análisis y mejora
7.1. No conformidades, Acciones correctivas, revisión por la Dirección y auditorías internas.
7.1.1. Seguimiento y medida
7.1.2. Control del producto no conforme
7.1.3. Análisis de datos
7.1.4. Mejora

8. Archivo de la documentación.


Es imprescindible, que cuando elaboréis vuestro propio índice, realicéis una tabla de equivalencias con los puntos de la norma ISO 9001. ¿Qué quiero decir con esto? La norma está redactada de tal forma que, por ejemplo, cuando define la capacitación del personal, lo puede realizar en varios apartados diferentes. Vosotros deberéis identificar cada uno de los requisitos de la norma en vuestro manual. Tal y como realicé en una publicación anterior (ver aquí).

Uno de los motivos de adaptar un índice propio y por bloques es para ordenar los diferentes conceptos, ya que como he comentado en el párrafo anterior, la norma repite un concepto concreto en varios apartados, y realizarlo con la misma estructura de la norma, lo único que tendríamos sería una desorganización y repetición, volviendo el sistema engorroso y de difícil entendimiento para las personas que no están familiarizadas con las normas.

Me encantaría conocer vuestra opinión, o bien si lo reagruparíais de alguna otra forma. 


25 comentarios:

  1. Hola Carmina, recomendarías incluir entonces un Manual de Calidad en un Sistema de Gestión de Calidad con la nueva actualización de ISO 9001:2015?

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  2. Buenos días Mario. Yo lo recomendaría. Ya que aunque no sea obligatorio en esta actualización de la norma, si que es obligatorio disponer de toda la información documentada que requiere la norma. Si no damos una estructura coherente mediante el Manual de Calidad, podemos tener problemas en el control de dicha documentación y una mayor dificultad para obtener una mejora continua del sistema. Además, para aquellos que ya disponen de la ISO 9001:2008 no tendrán que modificar la estructura de la documentación que ya disponen. Espero que sea de aclaración. Un saludo.

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    1. Gracias por la aclaración. En mi caso (primera incursión profesional) me dispongo a implantar un sistema de calidad (ISO 9001:2015) en una pequeña empresa de trabajo temporal, y me asaltan muchas dudas en cuanto a la fase documental. Aunque estoy obteniendo gran ayuda gracias a los post publicados.

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    2. Buenas tardes Mario, mi consejo es que debido a la gran cantidad de documentación, puede ser que se te haga una montaña, haz una estructura la estructura, y para que no se te haga muy pesado empieza a rellenar por aquello que puedas dominar más o bien tengas menos dudas, y luego lo que te cueste más. De esta manera verás un gran progreso en poco tiempo. También puedes, y yo encantada, que a medida que te surjan dudas me las vas preguntando y te intentaré aclarar y guiar en el proceso. Un saludo.

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  3. Buen día Adriana estoy llena de dudas, la empresa donde laboro como administradora de calidad hace un poco menos de un mes, quiere certificarse a principios de 2016, es una empresa que no han seguido su sistema de gestión integral, y los procedimientos no están relacionados totalmente a los trabajos de la empresa, se que es imposible que se certifiquen sin embargo creen que este solo es un tramite y ponen todo en mis manos, necesito tiempo para adecuar todo el sistema de gestión integral y recomendé que es mejor certificarse con la nueva norma 2015 para que en el 2018 no tengamos que actualizar y realizar una recertificación para la empresa, de esta forma solo se tendría que hace el pago por la certificación una sola vez, esto es correcto o es recomendable realizar una certificación y su posterior actualización, Gracias.

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    1. Buenos días Dulce, primero de todo gracias por consultar mi blog. Si la empresa no dispone de certificado de ISO 9001:2008 y no os toca renovación del certificado, si que te recomiendo que pases la auditoría de seguimiento con la del 2008, ya que si no tienes el sistema actualizado no podrás pasar la auditoría. Si tu caso, que creo entender que es lo que te sucede, es que no disponéis de ningún certificado, no os quedará más alternativa que hacer la auditoría según la norma ISO 9001:2015, con lo que tendrás que adaptar el sistema y adecuar los procedimientos y registros a la realidad de la empresa. El plazo lo veo un poco justo, por no decir imposible, al menos necesitarás unos 3-4 meses. Otro punto a tener en cuenta es la realización de la auditoría interna obligatoria por una persona externa al sistema, antes de pasar la auditoría de certificación. Igualmente, si no te escuchan, avisalos, pero no te preocupes, ya que si se empeñan de hacerlo como quieren verán que tendrán que adaptarse al ritmo de la certificadora. Si no disponéis de certificación previa, la certificadora os hará una visita previa a la auditoría de certificación, analizará vuestra documentación, y estimará qué hacer. Yo lo que te recomiendo, es implantar la norma del 2015, ya que desde que se publicó en septiembre, la del 2008 esta derogada, puedes llegar hacerlo en 1 mes, a principio de año, realizas la evaluación de riesgos y la revisión del sistema con todos los requisitos, creas al menos un trimestre de registros, en abril aprox realizas la auditoría interna y dependiendo del resultado, se contacta con la certificadora para que empiece su periodo y os podréis certificar entre junio y septiembre. Espero que te sea de ayuda. Un saludo.

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    2. Hola Adriana buen día, gracias por aclarar mis dudas sobre la situación actual en la que me encuentro con la empresa donde laboro, seguiré tu consejo; tu blog ha sido de gran ayuda para mi y continuare consultándolo, muchas gracias nuevamente saludos.

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  4. hola amiga, gracias a dios encontre tu blog he aprendido muchisimo, me gustaria que me ayudaras de ser posible en mirpoyecto de investigacion de tesis de maestria sobre la implementacion de la norma iso 9001:205 no tengo recursoso como comprarla y creo que como es una propuesta pudiera trabajar con un borrador . mil gracias

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    1. Primero de todo muchas gracias por consultar mi blog.

      En cuanto a la norma, ahora solo encontraras de forma gratuita el borrador de la norma aunque es igual que la norma oficial publicada.
      Te dejo el link:

      http://asesordecalidad.blogspot.com.tr/2014/06/actualizacion-de-la-norma-une-en-iso.html?m=1#.U7Ooufl_sV8

      Por otro lado si tienes dudao consultas déjalos en el blog en comentarios y te contestaré lo más rápido que pueda.

      Un saludo,

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  5. ING HSEQ CARLOS

    Hola Adriana,estuve revisando tu blog y me parece muy interesante todos los aportes que has hecho ya que estaba un poco perdido por donde empezar ajustar el sistema de calidad de la empresa donde trabajo al los requerimientos de la norma ISO 9001 - 2015 ,no se si de pronto nos puedas colaborar en desarrollar un plan de trabajo para actualizar todas las clausulas que solicita la norma versión 2015

    Estaré atento gracias

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    1. Buenas tardes ING HSEG Carlos, os puedo ayudar encantada. entra en el formulario de contacto, explicando un poco vuestra situación, y en breve me pongo en contacto con vosotros, y hablamos de cómo os puedo ayudar.
      Un saludo

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  6. Hola Adriana y gracias por responder.

    Mira adriana nosotros somos una empresa de servicio de control de plagas en colombia estamos certificados bajo la norma ISO 9001-2008 ,pero la gerencia me solicito diseñar un plan de trabajo para empezar hacer la adaptación de la nueva ISO 20015.
    Por consiguiente me nacen muchas ideas mirando tus publicaciones pero no encuentro como aterrizarlas.

    Nosotros tenemos los siguientes procesos:

    RRHH
    PRESTACIÓN DEL SERVICIO MIP ( MANEJO INTEGRADO DE PLAGAS )
    COMPRAS
    COMERCIAL
    CALIDAD
    DIRECCION ESTRATEGICA

    Donde encuentro el formulario de contacto ,

    Quedo atento gracias

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    1. Buenos días catedra unadista, el formulario de contacto es simplemente para contactar mediante e-mail y seuir esta conversación en privado. Es una de las pestañas que está en el encabezado del blog, donde está entre otras inicio, índice del blog, temas, foro, etc. si picas en contacto y rellenas lo mínimo me salta a mi correo.
      En cuanto a la previsión, primero de todo en un excel, tendrás que hacer un listado de todos los documentos del sistema: Manual, listado de procedimientos y listado de registros, y un par de columnas, tiempo estimado de revisión o de ejecución, y otra columna que indiques quien lo realiza, hay aspectos que dependen exclusivamente de la Dirección.
      Si es simplemente adaptar el procedimiento existente, será cambiar un par de palabras, realizar la nueva edición y poco más, con lo que el tiempo es mínimo, si en cambio es la elaboración del procedimiento de gestión de riesgos y la propia evaluación de riesgos se tardará más y se deberá designar a alguien con criterio para realizarla. Si te parece seguimos esta conversación en privado.Un saludo.

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  7. Buenos días, para un sistema nuevo, es decir con la nueva versión (2015), cual de los dos indices recomiendas?

    Gracias por tu ayuda.

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    1. Buenas tardes, para mi es más intuitivo y fácil el índice por bloques departamentales, y más para aquellos que no estáis familiarizados con la norma ISO. Al conocer bien vuestra empresa os resultará más entendible por bloques. Un saludo.

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  8. Hola Adriana,
    tenemos en nuestra empresa de servicios la certificación ISO 9001:2008, dónde encuentro un libro o documento que me lleve de la mano para poder realizar la recertificación en dic-2016 con la norma iso9001 pero con fecha 2016.
    Gracias.

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    1. Muchas gracias Jose Javier por consultar mi blog. Actualmente desconozco la existencia de un libro que explique paso a paso toda la adaptación que debes realizar para certificarte con la nueva norma ISO 9001:2015. Puedes seguir mis artículos. Actualmente estoy elaborando un ebook para realizar paso a paso toda la documentación necesaria para poderte certificar en la ISO 9001:2015. ya te avisaré cuando esté listo. Un saludo.

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    2. Hola Adriana seria genial tener ese material cuando ya lo tengas listo, soy Practicante de Ing Industrial y actualmente estoy implementando desde cero el SGC iso 9001:2015, y hay algunas cosas en las que tengo duda pero me ha servido de mucha ayuda ya que solo conocía de la versión 2008, de antemano te agradezco todo este esfuerzo que haces para que personas como nosotros sin experiencia pueda aprender, seria genial poder ver ese material pronto, Saludos y bendiciones

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  9. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  10. Buenos Dias! Muy interesante tu blog. me gustaria saber si me puedes guiar para saber cómo redactar cada apartado del manual.

    Quedo atenta,

    Diana

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  11. Buenas Adriana gracias a Dios encontre tu Blog soy analista de proceso en una importadora e piezas de motores. que no Tiene nada documentado. y quiere certificarse con ISO anteriormente trabajaba con ISO pero la versión anterior.Ya estoy haciendo el levantamiento de los procesos mediante fichas de procesos mi pregunta es. de que manera comienzo a establecer indicadores en los procesos puesto que no tienen la gran mayoría y como manejo lo que es la realización de las fichas de procesos al vocabulario de ISO

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    1. Buenas tardes, te recomiendo que primero redactes el procedimiento asociado a cada proceso, explicando detalladamente cada fase, como se hace y quien interviene, así como la documentación que se genera. Posteriormente te resultara muy sencillo la elaboración de un diagrama de flujo y un cuadro de responsabilidades. Con esto no sería necesaria la realización de una ficha de proceso, pero si lo deseas la podrías adjuntar al procedimiento. Una vez elaborado esto, encuentra medidores de las diferentes fases del proceso que puedan ser medibles y ya tendrías los indicadores. Por ejemplo, incidencias de geometria de la pieza por lote fabricado, etc. Un saludo

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    2. Buenas tardes, te recomiendo que primero redactes el procedimiento asociado a cada proceso, explicando detalladamente cada fase, como se hace y quien interviene, así como la documentación que se genera. Posteriormente te resultara muy sencillo la elaboración de un diagrama de flujo y un cuadro de responsabilidades. Con esto no sería necesaria la realización de una ficha de proceso, pero si lo deseas la podrías adjuntar al procedimiento. Una vez elaborado esto, encuentra medidores de las diferentes fases del proceso que puedan ser medibles y ya tendrías los indicadores. Por ejemplo, incidencias de geometria de la pieza por lote fabricado, etc. Un saludo

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  12. Muy buenos días Adriana, Muy interesante tu ayuda a la comunidad científica, con tus maravillosos aportes. Tu blog es genial y muy instructivo para los que desconocemos la normativa internacional iso. Mi nombre es Luis Morales, Nicaraguense, en estos momentos estoy por iniciar mi tesis basada en la propuesta de implementación de manual de calidad bajo la normativa iso 9001 en una planta de producción de hipoclorito de sodio. No poseo los recursos para comprar sus documentos, pero me sería extraordinario su ayuda. De antemano agradezco la atención a la presente y deseandole mayor éxito en su campo. Saludos

    luisrene07@hotmail.es

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    1. Muchas gracias Luis, me agrada saber que es de gran utilidad. Con los artículos que hay publicados ya dispones de mucho material para desarrollar tu tesis. Si tienes alguna duda en algun punto o bien ves que falta desarrollar algun apartado concreto solo tienes que decírmelo y mediante comentarios en el blog o bien nuevos artículos publicados daré respuesta a tus consultas. Un saludo.

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