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30 de septiembre de 2015

Alcance del Certificado de Calidad ISO 9001

Una de las preguntas más frecuentes que últimamente recibo es ¿Qué puedo incluir en el Certificado de Calidad basado a la norma ISO 9001?

Aquí podemos diferenciar dos bloques: 
- Dentro de la misma empresa qué actividades y/o departamentos pueden estar incluidos en el alcance del Certificado, o bien,
- Qué centros o empresas independientes podemos incorporar en el certificado.
Primero de todo debemos definir en nuestra documentación, más concretamente en el Manual de Calidad, el alcance del sistema, indicando punto a punto qué aplica o no a la organización cada uno de los requisitos que expone la norma, tal y cómo os mostré qué podíais hacerlo en la siguiente publicación:


También se debe fijar si aplica a toda la organización o parte. Cuando el auditor de una entidad acreditada os realice la auditoría previa a la certificación, os preguntará el alcance deseado por la Dirección que será el que quede descrito en el certificado. Es decir, sólo os auditarán aquellos departamentos o procesos qué estén incluidos en el certificado. 

Os voy a poner un ejemplo real, para que quede más clara la respuesta:

Por ejemplo, una empresa que tiene su sede central donde se hacen ensayos de laboratorio de materiales de la construcción y los informes de resultados. Este laboratorio tiene otros pequeños laboratorios eventuales a pie de obra, y a pesar que es parte de la actividad de la empresa, la dirección no quiere incluirlos en el certificado. En este caso, se debe notificar al auditor y en el alcance del certificado no se incluirán, y por lo tanto, no se auditarán los laboratorios a pie de obra. ¿Qué significa esto? Que los informes que se emitan de los resultados obtenidos de los ensayos realizados en los laboratorios a pie de obra no se podrá incorporar el membrete donde aparezca la certificación. No sólo se pueden excluir centros de trabajo, sino tipologías de informes, por ejemplo, o bien procesos concretos.


En cualquier momento, se puede incorporar o retirar un alcance concreto de la certificación, aunque cuando se realice, toque o no, se volverá a considerar una auditoría de renovación del certificado y no de seguimiento, ya que se modificará el certificado de la empresa.

Por otro lado, es muy habitual incorporar en el mismo certificado varias empresas, que puedan pertenecer a un mismo grupo o bien que compartan procesos o bien que sean delegaciones. En este caso, se podría plantear obtener un certificado independiente para cada empresa o bien uno unificado. Qué ventajas podemos obtener si lo unificamos, pues que la carga de trabajo disminuye, la dedicación de un trabajador en el desempeño de las tareas propias del Responsable de calidad se centralizan, la documentación y registros son comunes y las auditorías son menores. 

Por ejemplo, supongamos una empresa madre que dispone de 4 delegaciones que son empresas independientes. Para que se incluya en el mismo certificado, deben disponer de un único Manual de Calidad y la unificación de procedimientos y registros; por supuesto, cada empresa puede disponer de procedimientos específicos que describan su actividad, pero deben estar incorporados en la documentación global. Se auditará siempre la empresa madre, que dependiendo de la dimensión de ésta puede ser 2-3 días, y en el caso de existir varias delegaciones se auditará un porcentaje de éstas y la duración de las auditorías no es más que 1 día, ya que sólo tienen que ver si todos los procesos quedan documentados correctamente según queda definido en el sistema de gestión de la empresa. Con lo que algunas de las delegaciones no se auditarán externamente de forma anual. Inicialmente, para que una delegación se incorpore en el certificado tendrá que ser auditada.  

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