Manual de calidad paso a paso es un blog donde puedes encontrar información sobre las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 17025. Implantación y seguimiento. Elaboración de documentación. Adaptación a las nuevas versiones de las normas. Integración de sistemas de gestión. Gestión de riesgos. Foro de calidad. Auditorías internas. Asesoramiento online.

15 de mayo de 2018

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

Este apartado es clave y nuevo en las tres normas de referencia. La organización debe identificar y determinar su contexto interno y externo, así como identificar sus expectativas y oportunidades, desde el punto de vista de los tres sistemas de gestión que nos ocupan en esta artículo. Daré respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué requisitos expone las norma ISO 9001:2015, ISO 14001.2015 e ISO 45001:2018? ¿Qué tenemos que tener en cuenta? ¿Podemos integrar los tres documentos? ¿Qué factores comunes podemos encontrar en los tres sistemas de gestión? ¿Qué factores específicos podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

La actualización de las tres normas, permite integrar mejor los diferentes sistemas de gestión. Nos podemos dar cuenta que el mismo requisito ocupa el mismo apartado en cada una de las normas.

¿Qué requisitos expone las norma ISO 9001:2015, ISO 14001.2015 e ISO 45001:2018?

Vamos a analizar a continuación, qué especificaciones debemos cumplir en cada una de las tres normas, debemos distinguir las comunes de las específicas:

ISO 9001:2015

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas. 

NOTA 1 Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración. 
NOTA 2 La comprensión del contexto externo puede verse facilitado al considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local.
NOTA 3 La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

ISO 14001:2015

4.1 comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones internas y externas  que son pertinentes para su propósito y que afecta a su capacidad para lograr los resultados de su sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.

Según 45001:2018

4.1 comprensión de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para alcanzar los resultados previstos de su sistema de gestión de la SST.

En el siguiente cuadro podemos ver la comparación del requisito en las tres normas:


¿Qué tenemos que tener en cuenta?

En los tres casos, debemos identificar todos los factores internos y externos que afectan a la organización, analizando cada uno de los aspectos que puedan afectar a la empresa en las diferentes áreas:
- Dirección estratégica y gestión de calidad de la empresa (ISO 9001:2015)
- Gestión ambiental (ISO 14001:2015)
- Gestión en seguridad y salud (ISO 45001:2015)

Una de las herramientas que tenemos para poder identificar los factores internos y externos de la organización, es la matriz DAFO. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Si aún y así, tenéis dificultades para identificar factores externos a la organización, que son realmente los que la empresa no puede ejercer y controlar, podéis utilizar también la herramienta PESTEL. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Existe otra herramienta muy utilizada y extendida, que da un paso más allá, a partir de los resultados obtenidos en la matriz DAFO. Esta herramienta se denomina CAME. Podéis ver la metodología a seguir para aplicar esta herramienta en el siguiente enlace (ver aquí).

Desde mi punto de vista, para simplificar el sistema, creo que es suficiente el uso de la herramienta DAFO. Si se quiere hacer un estudio profundizando más en este requisito, se puede complementar con las otras dos.

¿Podemos integrar los tres documentos?

La respuesta es sí, podemos identificar todos los factores de forma conjunta. En el mismo documento encontraremos algunos factores comunes y específicos a  cada uno de los sistemas de gestión. De este modo, se podrá analizar de forma conjunta todos los sistemas de gestión, simplificando los documentos, y dando una visión global de la situación de la empresa.

¿Qué factores comunes podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

Como sabemos en la matriz DAFO se identifican los factores internos y externos de la organización, separándoos en 4 grupos: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Os muestro a continuación algunos de los factores comunes (sólo son algunas ideas, existen innumerables factores dependiendo de la empresa):

Debilidades:
Salarios bajos
Falta de capacitación
Reactividad en la gestión
Mala situación financiera
Incapacidad de ver errores
Capital de trabajo mal empleado
Poca capacidad de acceso a créditos
Falta de motivación de los recursos humanos
Producto o servicio sin características diferenciadoras

Amenazas:
Conflictividad laboral
Regulación desfavorable
Cambios legislativos
Competencia muy agresiva
Aumento del precio en materias primas
Tendencia desfavorable del mercado

Fortaleza:
Buen ambiente laboral
Proactividad en la gestión
Grandes recursos financieros
Posibilidad de acceder a crédito
Equipamiento de última generación
Experiencia de los recursos humanos

Oportunidades:
Competencia débil
Internacionalización de la empresa
Mercado mal atendido
Inexistencia de competencia
Tendencias favorables del mercado

Comercialización y/o producción en otros países o regiones.
Nuevos productos y/o servicios.

Ejemplo del formato de una matriz DAFO adaptada al sistema de gestión:
Adriana Gómez Villoldo
http://asesordecalidad.blogspot.com
¿Qué factores específicos podemos encontrar en los tres sistemas de gestión?

Como sabemos en la matriz DAFO se identifican los factores internos y externos de la organización, separándoos en 4 grupos: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Os muestro a continuación algunos de los factores específicos (sólo son algunas ideas, existen innumerables factores dependiendo de la empresa):

Gestión de Calidad:

Debilidades:
Ausencia de Calidad
Equipamientos obsoletos

Amenazas:
Nuevos productos que no se conoce la aceptación del cliente.
Deficiencia en los procesos de producción, índice de defectos muy alto.
Falta de control de los costes de producción, generando pérdidas o escasos beneficios.
Mala gestión en el control de la contratación y facturación.
Malas decisiones estratégicas por parte de la Dirección.

Fortaleza:
Conocimiento del mercado
Buena calidad de producto/servicio
Procesos de calidad
Estandarización y optimización de los procesos

Oportunidades:
Automatización de los procesos de la empresa.
Optimización de los recursos.
Mejora en la planificación de los procesos.

Gestión ambiental:

Debilidades:
Dificultad en separar los residuos generados.
Deficiencias en la gestión de residuos
Deficiencia de orden y limpieza generando impacto ambiental en las instalaciones de la empresa.
Manejo inadecuado de las aguas residuales

Amenazas:
Aumento del precio en materias primas, con lo que la empresa adquiere de peor calidad y que puede tener un mayor impacto ambiental.
Cambios legislativos que hacen inviable una buena gestión ambiental
Multas económicas por parte de las administraciones por incumplir la legislación ambiental.

Fortaleza:
Generar un entorno saludable.

Oportunidades:
Certificarse en ISO 14001 aumenta las posibilidades de obtener nuevos contratos.
Disminución en el uso de materias primas y energía.
Aumento de la eficiencia ambiental
Reducción de costes a lo largo del tratamiento

Gestión en Seguridad y Salud de los Trabajadores:

Debilidades:
Equipamientos obsoletos
Carencia de identificación y evaluación de los riesgos laborales de la actividad
Falta de supervisión del cumplimiento de los procedimientos por parte de los trabajadores
Ambiente y lugar de trabajo poco favorable

Amenazas:
Falta de equipos de protección individual y colectiva
Falta de supervisión y control de los EPI
Alto índice de accidente
Multas y penalizaciones por parte de los organismos oficiales
Investigación de los accidentes por parte de los organismos oficiales

Fortaleza:
Reducción de los incidentes y accidentes laborales
Mejor protección en el trabajo de los trabajadores
Procedimientos estandarizados de seguridad y salud, adaptados a la realidad de los trabajos y a los trabajadores, asimilados y aplicados por los trabajadores de la empresa.
Cooperación de los trabajadores de la empresa

Oportunidades:
Personal capacitado y motivado
Mejora de los procedimientos y metodología en SST que mejores los resultados, y que sean reconocidos por los clientes y trabajadores.
Certificarse en ISO 45001:2018 da un valor añadido respecto a las empresas del sector.
Prioridad de contratación por parte de los clientes.
Los clientes se aseguran que el personal por parte de la empresa que se desplaza a realizar los trabajos en sus instalaciones, cumplirán con los requisitos y procedimientos en cuanto a seguridad y salud que le aplican, ya que están familiarizados e instruidos desde la misma empresa. (Sería un ejemplo de trabajos en obra o en una fábrica).

Todos estos factores pueden ser reflejados en un mismo documento. Cuando diseñéis el formato del documento, dejar bien claro, como os he detallado en este artículo, los que son comunes y específicos, y que aplica a cada sistema y en base a qué normativas. Contra más claro esté, menos dudas puede  tener el auditor, y menos incidencias podéis tener.

Tenéis que tener en cuenta, y pensarlo cuando lo elaboréis, que los diferentes factores que identifiquéis, posteriormente se deben tratar o bien como objetivos, o bien evaluar el riesgo de los mismos. Es decir, si identificáis:

- Oportunidades: Deberéis analizar el riesgo de las mismas. Si alguna oportunidad, es realizable a corto plazo y la empresa necesita o quiere ejecutarla, la tendrá que establecer, además, como objetivo.
- Amenazas: Se deberá evaluar el riesgo de las mismas.
- Debilidades: Se deberá evaluar el riesgo de las mismas.
- Fortalezas: en principio no hay que realizar ninguna acción.

Por lo tanto, cuando se apruebe la identificación del contexto de la organización, se deberá realizar un análisis y evaluación de los resultados de las mismas. Este análisis y conclusiones, así como las acciones a tomar, pueden reflejarse en el acta de la Revisión del sistema, que es un requisito común a los tres sistemas de gestión.

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