En este artículo os voy a describir, según mi criterio, cuáles son los procedimientos mínimos se deberían elaborar para documentar el sistema de gestión y dar respuesta a los requisitos de la norma ISO 45001:2018.
Aunque la norma no lo exige, la mayor parte de la empresas deciden mantener y/o elaborar un Manual del sistema de gestión con la finalidad de estructurar el sistema de gestión e incluir en él, algunos de los requisitos del sistema, como puede ser, entre ellos, el alcance del sistema. O bien, otras empresas deciden elaborarlo, debido a que disponen de otros sistemas de gestión implementados, que contienen un Manual, y que deciden mantener la misma estructura documental, para facilitar la integración de los sistemas. las nuevas versiones de las normas ISO facilitan este proceso de integración. En todo caso es decisión de la empresa el disponer de este documento o no. En el caso que no se disponga, los requisitos que quedarían recopilados en el mismo, se deberán disponer en documentos independientes debidamente identificados, según los criterios establecidos por la empresa.
Como anejos del Manual suelen aparecer los siguientes documentos:
- Mapa de procesos del SGSST
- Política de SGSST
En el caso de no disponer del Manual, quedarían como documentos independientes conjuntamente con otros que se incluyen en el Manual.
Procedimientos y/o ficha de proceso:
Hemos de evidenciar documentalmente cada uno de los requisitos que describe la norma ISO 45001:2018. Para ello, es necesario explicar y/o esquematizar la metodología a seguir para dar el cumplimiento a dicho requisito. La manera que disponemos de explicar cómo hacemos las cosas, quién las tiene que hacer, qué documentos se generan, qué controles se deben realizar... es mediante los procedimientos y/o fichas de proceso. Se puede hacer uno u otro, o una mezcla de los dos, dependiendo de lo esquemático que queramos hacerlo. Independientemente de cómo se elabore, cualquier trabajador de la empresa o bien personal ajeno a la misma, leyendo el documento debe conocer al detalle de cómo se realizan las diferentes actividades del proceso y qué es lo que tiene que hacer y cómo.
Si necesitas saber cómo elaborar un procedimiento consulta el siguiente enlace (ver aquí).
Si necesitas saber cómo elaborar una ficha de proceso consulta el siguiente enlace (ver aquí).
Volviendo al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud de los Trabajadores basado en la norma ISO 45001:2018, os facilito un listado de los procedimientos que debería disponer el sistema de gestión para abarcar los diferentes requisitos del sistema:
Por supuesto, esto es una idea, pero lo podéis estructurar de esta manera o de otra, o reagrupar los conceptos como queráis siempre y cuando sea coherente, y se contemple la totalidad de requisitos que os indica la norma de referencia.
Instrucciones técnicas:
Estos documentos explican el detalle de cómo se debe realizar una tarea en concreto. Por ejemplo, una instrucción técnica típica del SGSST sería el uso de las escaleras de mano y los andamios para el trabajo en altura. En este documento, se debería entrar en detalle de cómo los trabajadores de la empresa deben hacer uso de estos elementos. Naturalmente, el uso tanto de las escaleras como de los andamios tiene una legislación y normativa propia que debe incluirse en la instrucción. El lenguaje utilizado en la instrucción, debe ser claro y adaptado para que todos los trabajadores puedan seguirlo y entenderlo, además de darles la formación adecuada para evitar riesgos. Estas instrucciones cuelgan de un determinado procedimiento, el cuál debemos indicar.
Información documentada (registros): a parte de todo lo anterior, de cada proceso o bien en casi cada una de las actividades que se realizan en cada uno de los proceso, se generan unos determinados documentos. Se debe dejar claro, tanto en el procedimiento o bien en la ficha de proceso, qué documentos se generan en cada fase, qué representan, cómo se tienen que cumplimentar, por quién y cuál es su finalidad.
Si necesitáis una guía para poder elaborar todos los documentos del sistema, ya sea: el manual, procedimientos, fichas de proceso, registros, instrucciones técnicas... os recomiendo que consulteis el siguiente enlace:
http://asesordecalidad.blogspot.com/2019/05/nuevo-libro-guia-de-elaboracion-del.html#.Xifu-MgzY2x
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