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9 de marzo de 2015

¿Qué cuesta tener y mantener la ISO 9001?

Para poder implantar y certificar con éxito un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001, debemos tener en cuenta el coste económico que representa. A continuación os voy a mostrar que factores son imprescindibles en todo el proceso, y que las altas direcciones de las empresas deben tener en cuenta sus presupuestos:

1. Elaborar la documentación

Primero de todo, se debe elaborar la documentación de todo el sistema, adaptándolo a los diferentes registros y documentos ya existentes en la empresa. Este punto, lo puede elaborar quien la empresa decida, hay dos posibilidades: 

a) Contratar a un asesor o consultor externo con experiencia y con el soporte de algún trabajador de la empresa que pueda facilitar la información y documentos necesarios para la empresa, debería preparar esta documentación de forma rápida y efectiva. 

b) Disponer de alguna persona en la empresa, o bien contratarla con tal fin, para que elabore la documentación y sea la encargada de su posterior seguimiento como Responsable de calidad. Inicialmente representaría la contratación de una persona exclusivamente para este fin, una vez que se certificara la empresa, esta persona podría compaginar su jornada laboral con otras funciones en la empresa. Este último comentario, depende del tamaño de la empresa. En la nueva ISO 9001:2015, no es un requisito designar a una persona como representante de la dirección para controlar la documentación del sistema, ya que la máxima responsabilidad recae directamente sobre la Dirección, aunque debido a la cantidad de trabajo la mayor parte de empresas, por no decir la totalidad, designan a un trabajador que se realice estas funciones.

2. Registros y solventar las desviaciones de la documentación

Una vez que la documentación está preparada, se deben poner en marcha los diferentes registros definidos en el sistema. Muchos de ellos los deberá controlar y cumplimentar los que sean pertinentes la persona designada por la empresa. Con lo que será necesaria la dedicación de un trabajador para tal tarea. Si este no dispusiera de conocimientos, puede ser guiado por un asesor externo.

3. Auditoría interna

Una vez que todo el sistema de gestión ya tiene una rotación, normalmente se consigue en unos 4 meses desde su implantación, es necesaria por requisito de la norma una auditoría interna. En este punto hay dos opciones:

a) Contratar a un consultor o asesor externo cualificado para realizar la auditoría externa. Es el que recomiendo debido a la objetividad en el proceso.

b) Que lo realice un trabajador de la empresa, cualificado para la realización de auditorías internas, totalmente imparcial al sistema de gestión de calidad implantado en la empresa. Esta opción lo acostumbran a tener grandes organizaciones donde disponen de un equipo auditor. 

En ambos casos, se deberá disponer de un trabajador de la empresa designado por la Alta Dirección como Responsable de calidad, que será el que facilite la documentación al auditor y la explique cuando la solicite. 

Anualmente, se tendrá que realizar una auditoría interna del sistema.

Certificación:

La auditoría de certificación inicial dispone de un coste más alto, ya que se compone de una jornada inicial donde la certificadora evalúa si el sistema está preparado para certificarse, y detectar lo que se debe modificar antes de la auditoría definitiva. Una vez realizada esta auditoría previa se programa la definitiva.

Las certificadoras acostumbran a facturar según las jornadas de auditor/es y depende el importe final del tamaño de la empresa. Para una empresa mediana sería:

Auditoría previa: 1 jornada de auditor
Auditoría de certificación: 2 jornadas 2 auditores o bien 3 jornadas 1 auditor.

La certificación de renovación es cada tres años, con lo que los dos años del medio se realizarían auditorías de seguimiento donde el número de jornadas se reducen, ya que no se audita la totalidad del sistema, sino un muestreo cada año.

Conclusión:

Los costes mínimos a tener en cuenta son:

- Designar a un trabajador cualificado para tal fin de la empresa (o contratarlo) para que actúe como responsable de calidad y representante de la dirección, inicialmente a tiempo completo, para elaborar e implantar la documentación. O bien contratar externamente alguien que elabore la documentación y guíe en el proceso a un trabajador en todo el proceso. Será este trabajador el que a partir de ese momento será el encargado de cumplimentar cierta documentación y controlar que todo el sistema funcione correctamente.   
    
- Contratar a un auditor para la realización de las auditoría interna. O bien, si pertenecen a la organización, los cargos internos correspondientes.

- Contratar a una certificadora acreditada, para la realización de las auditorías pertinentes para su certificación.

El coste puede variar dependiendo del país.

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