PROCESO DE CERTIFICACIÓN

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En este post describiré los diferentes pasos a seguir para poder certificar el sistema de gestión de la empresa por una certificadora acreditada.

Los diferentes pasos a seguir son:

    1)  Decisión de la Dirección: es imprescindible que la decisión de implantar y certificar el sistema de gestión de calidad sea de la Alta Dirección de la empresa ya que según la norma es ésta la que debe proporcionar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento, desarrollo y mantenimiento del Sistema. También se encargará de nombrar al Responsable o coordinador de calidad a quien se encargará de realizar, ejecutar y supervisar todo el proceso de documentación, implantación y certificación.

    

2) Diseño del sistema: Antes de realizar el diseño del sistema; es decir la redacción y estructura documental a seguir, se necesita recopilar la máxima información posible de la empresa, como puede ser: la historia de la organización, características, sector en el que opera, tipología de clientes, tipología de proveedores, organigrama, capacitación de los trabajadores, mapa de procesos, principales productos o servicios, normativa específica…

OBSERVACIÓN IMPORTANTE: Cuando me contrata un cliente para que realice el manual de calidad y procedimientos y la estructura documental del sistema solicito todos estos datos y los que se necesiten para cumplimentar bien toda la documentación. Para que mi cliente no desconfíe del mal uso que se pueda dar a la información facilitada, siempre hago firmar un documento de confidencialidad, en el que se incluye que los datos que me facilita mi cliente son únicamente para elaborar la documentación especificada en los servicios contratados y además serán destruidos por mi parte cuando el trabajo contratado esté finalizado y facturado.

En la elaboración del diseño se tiene que realizar una auditoría inicial interna para ver en qué punto se encuentra el sistema, generar un diagnóstico inicial del sistema. Con qué documentos funciona la empresa y evaluar la estructura documental existente para poderla aprovechar e incluir en el sistema, o bien sustituir algunos registros o documentos. También hay que definir el alcance de la certificación, es decir, que queremos que se incluya en el certificado.

    3)  Creación de la base documental: una vez definida la situación de partida de la empresa respecto a los requisitos de la norma a implantar, en nuestro caso UNE-EN ISO 9001:2008 y definido el alcance se está preparado para crear el sistema documental.

CONSEJO: cuando elaboro la base documental a mis clientes intento aprovechar al máximo los formatos de los registros ya existentes o los generados por los sistemas informáticos implantados en la empresa, con la finalidad de variar lo menos posible los hábitos de los trabajadores. Una vez implantado el sistema y a medida que la gente se acostumbra a operar de una nueva manera ya se actualizan los formatos si procede. Si sois Responsable de Calidad y os toca realizar esta tarea os recomiendo que no queráis cambiar todo de golpe ya que la gente se pone a la defensiva ante lo que desconocen y os va a disminuir la colaboración de los trabajadores que es lo que más necesitáis para que la implantación y certificación del sistema sea un éxito.

    4)  Implantación: una vez creados los documentos para asegurar la eficacia del sistema de gestión de la calidad, se debe iniciar el proceso de implantación, es decir que los documentos generados empiecen a ser rellenados cuando toca, por quien toca.

NOTA: La etapa de implantación necesita de un tiempo para generar registros y documentos de acorde al sistema. Por mi experiencia mínimo 6 meses. Tened paciencia a veces a la gente le cuesta bastante cambiar sus hábitos. Formad y tened mucha paciencia.

     5)  Auditoría interna del Sistema: cuando se considera que el sistema ya está implantado, se debe realizar una Auditoría interna del sistema (obligado por la norma) para verificar que se cumple con todos los puntos y requisitos de la norma aplicada. Realizaré un post específico de Auditorías internas más adelante.

    6) Revisión y ajuste: derivado de las desviaciones encontradas en la auditoría interna, se modifican documentos o se generan otros para garantizar el completo cumplimiento de la norma. El sistema tiene que ir madurando en la empresa y poco a poco con el tiempo se va perfeccionando, actualizando y mejorando.

    7) Certificación: una vez que se considera que el sistema está preparado, se procede a contactar y contratar con una certificadora acreditada (sobretodo verificad que sea oficial). No os preocupéis porque en normalmente se realizan dos Auditorías por su parte para certificar por primera vez. La inicial, donde os encontrarán desviaciones y observaciones que tendréis que solucionar en un periodo corto de tiempo (dos-tres meses), y posteriormente os realizarán la auditoría que dará lugar a la certificación.