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23 de junio de 2015

¿Cómo distribuir el trabajo de calidad?

¿Cómo puede el Responsable o coordinador de calidad de una empresa distribuir el trabajo para que salga adelante sin quedar atrapados en la burocracia? ¿Cómo podemos asegurarnos que todos los trabajadores se comprometen y aceptan que deben estar comprometidos con su parte de documentación?

Todo el mundo, que nos hemos visto envueltos en la implantación o el seguimiento de un sistema de gestión de calidad ISO 9001 nos hemos preguntado las dos cuestiones anteriores. Es muy habitual que al principio, o bien por desconocimiento, o bien porque se nos cree una montaña de documentación, el tener todo controlado, se tarde un poco de tiempo en coger bien las riendas de los procesos. Una buena noticia que os tengo que dar a aquellos que no estéis familiarizados con la aplicación de la norma, es que es muy fácil tomar el control de la gestión y mantener la burocracia.

Para un Responsable de calidad realmente hay dos bloques bien diferenciados, que debéis identificar en función de las características y composición de vuestra empresa. Estas dos partes son: la documentación que depende directamente de uno mismo y la que depende de otros responsables de proceso/departamento.

La que depende de uno mismo, es sencillo, ya que con dedicación y mucho orden, podréis controlarla.  Entre esta documentación, puede ser:
  • La elaboración o modificación de los documentos de calidad, incluidos Manual, procedimientos y registros (información documentada).
  • Elaboración de objetivos, indicadores, actas de las revisiones del sistema y del comité de calidad...
  • Otros aspectos más técnicos, como por ejemplo control de los equipos de medición (certificados de calibraciones), control de los ensayos interlaboratorio, etc
  • Seguimiento de las auditorías e inspecciones. Responsable de rellenar las acciones correctoras.
  • Planes de formación, control de la realización de los cursos, medición de la eficiencia, etc...

El problema lo tendremos cuando debemos imponer a Responsables de departamento, o en ausencia de ellos, a los encargados directos de los diferentes procesos, la obligación de cumplimentar de una determinada manera una documentación concreta y siguiendo una metodología concreta (procedimiento). No os preocupéis, si inicialmente os ignoran y no tenéis colaboración, es lo habitual; ya que a los trabajadores les cuestan los cambios. Para obtener su apoyo, hay que trabajarlo. 

Primero de todo la Dirección os ha de dar su apoyo de manera pública, y ha de explicar cual es vuestra función. 

Por otro lado, si estáis implantando de cero la documentación del sistema, os recomiendo que codifiquéis los documentos que ya están en uso, realizando los mínimos cambios posibles, para que el trabajador no detecte diferencia. Si veis que el proceso no dispone de la información documentada suficiente incorporarla, pero os aconsejo que lo hagáis conjuntamente con el responsable del departamento y explicarle en todo momento la razón de este nuevo documento.

Aunque tengáis mucho trabajo, nunca digáis a un jefe de departamento: ahí tienes el procedimiento de tu proceso y lo debes aplicar ya! Porque no lo harán, y si pueden os dificultarán el trabajo. Debes hacer partícipe de la redacción o mejora del procedimiento del proceso, pero haciéndolo tu. Es decir, depende como realices este proceso, puede parecer que quieres que el jefe de departamento te haga el procedimiento... y eso tampoco te funcionará. Hay que tener mucha paciencia, explicar muy bien las cosas, y no esperar a que te hagan nada, sino reunirte con la persona concreta y hacerlo conjuntamente, como si fueran niños pequeños. De esta manera, puede ser que al principio te cueste más trabajo y dedicación, pero en el futuro inmediato vas a tener la colaboración de todos, que es imprescindible para tirar todo adelante. De igual modo, si veis que un trabajador no rellena bien un registro, explicárselo una y otra vez.

También, es importante, que al principio, hagáis mini auditorías periódicas de cada uno de los procesos, y corregir las desviaciones encontradas inmediatamente. Si es necesario, se modifican los correspondientes procedimientos o las informaciones documentadas (registros).

Espero, que este pequeño consejo, en base a mi experiencia, os sirva para poder manejar las diferentes situaciones que os podéis encontrar a la hora de ejercer como Responsable de Calidad. 

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