Cómo elaborar el Manual, Procedimientos e Instrucciones (procedimiento)

¿Es necesario elaborar un Manual de calidad con sus procedimientos e instrucciones según la ISO 9001:2015? ¿Es recomendable hacerlo aunque no sea obligatorio? 

Según los criterios que indica la norma ISO 9001:2015, no es requisito la elaboración de un Manual, únicamente es obligatoria la aportación de información documentada para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de la norma. A diferencia de la norma ISO 9001:2008 si que era requisito obligatorio la realización de un manual de calidad y de unos procedimientos.

Dicho esto, a mi padecer, aunque no sea obligatorio, si que considero que es mejor la elaboración de un manual, para que exista un orden y estructura de la información documentada, y sea más útil el sistema de gestión de la calidad. Considero importante tener unos documentos que expliquen la metodología y sistemática de los diferentes procesos de la empresa.

Si la empresa decide realizarlos, o bien si se tiene que adaptarlo debido a la actualización a la nueva norma del sistema de gestión de calidad, uno de los principales procedimientos que tenemos que tener en nuestra documentación es explicar detalladamente cómo se elaboran los diferentes documentos del manual de calidad. Este procedimiento es común a todas las normas de gestión, ya sea de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos o alguna norma específica a la actividad de la empresa ya que en todas ellas se requiere la explicación de cómo se elabora la diferente documentación.

Como en todos los procedimientos tendremos que adoptar el formato que hemos definido en nuestra documentación y mantener la estructura del propio procedimiento.

Os voy a recordar a continuación qué debería contener un procedimiento, aunque cómo siempre os digo el formato, diseño o bien manera de distribuir la información por las páginas es cosa vuestra. Yo os propongo lo más habitual.

¿Qué estructura y formato debe tener un procedimiento?

Como ya comentamos la información que debe tener el procedimiento es:

Logo de la empresa	MANUAL DE PROCEDIMIENTOS	Full 1 de 1
	P-5-01 PROCEDIMIENTO PARA LA elaboración del manual, procedimientos e instrucciones	Edición: 0 Data: 10/02/2016

NOTA: recordad que el encabezado tiene que estar en todas las páginas del documento ya que se tiene que identificar con el título, el número de página la edición y la fecha, para no confundirnos con alguna edición anterior u obsoleta.

OBSERVACIÓN: La primera hoja (no es necesario todas) tienen que tener las firmas y la fecha de quien ha elaborado el procedimiento, quien lo ha revisado y quien lo ha aprobado según lo hemos especificado en el sistema documental.

Además siempre en todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con su fecha y el motivo por el que se ha modificado. Normalmente se pondría en la segunda página del documento, ya que la primera con la carátula, las firmas (al pie de página) y el índice (cuerpo de la página) ya es suficiente.

Se podría realizar algo como la siguiente tabla:

MODIFICACIONES
Edición	Fecha	Descripción del motivo de la modificación

El índice del procedimiento podría ser algo así:

    1.    Objeto del procedimiento:

    2.    Alcance

    3.    Responsabilidades

    4.    Desarrollo del procedimiento:

    5.    Documentos relacionados

¿Cómo desarrollamos el procedimiento?

Cómo todos los procedimientos del Manual de calidad el índice del procedimiento tendría que tener todos estos puntos a desarrollar, os comento en cada uno de los puntos qué tiene que incluir el procedimiento que nos ocupa en esta publicación:

• OBJETO: Establecer la sistemática para la realización de los procedimientos de las instrucciones y del Manual con la finalidad de establecer criterios y unificar formatos.

• ALCANCE: este procedimiento aplica a la elaboración del Manual y de todos los procedimientos e instrucciones de la organización que regulan las actividades relacionadas con la gestión de la calidad.

• RESPONSABILIDADES: en este punto tendréis que ser coherentes con el procedimiento de funciones del personal, tendréis que especificar y fijar quien es el responsable de la elaboración, actualización de la edición, distribución de las copias y el archivo del procedimiento. También quien es el responsable de la revisión y de la aprobación de dicho procedimiento. Y posteriormente detallar quien tiene acceso a este procedimiento, por ejemplo si está a disposición de todo el personal de la empresa.

• DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: desarrollo del procedimiento, donde se especifica:

1. -Formato de presentación de el Manual de calidad, procedimientos e instrucciones.

1. -Identificación de las hojas del manual, procedimientos e instrucciones. Hay que definir la nomenclatura que vais a utilizar para identificar todos los documentos del sistema.

1. -Datos imprescindibles en cada uno de los documentos como puede ser el título, el número secuencial de las hojas, edición y fecha de la aplicación, elaboración, revisión y aprobación.

1. -Índice de los procedimientos e instrucciones donde se tienen que recoger los conceptos mínimos de objeto, alcance, responsabilidades, desarrollo y documentos relacionados.

1. -Contenido de los procedimientos e instrucciones.

DOCUMENTOS RELACIONADOS (Información documentada): en este punto se tienen que definir los diferentes registros que derivan de este procedimiento. (faltaría colocar los códigos según vuestro criterio). Los mínimos sería:

• Portada del manual
• Cabecera del Manual el resto de las hojas del manual que no son la portada)
• Portada procedimientos e instrucciones
• Cabecera procedimientos e instrucciones
• Hoja de modificaciones de las ediciones del manual,  procedimientos e instrucciones.