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26 de julio de 2016

Propiedad de las partes interesadas según ISO 9001:2015

Un apartado en el que tenemos que hacer referencia en algún lugar de nuestro sistema de gestión de calidad, es ¿qué procedimiento seguimos y cómo cumplimos con los requisitos de la norma respecto a  la propiedad de las partes interesadas? ¿Qué nos dice la norma ISO 9001:2015? ¿Cómo lo hacemos?

¿A qué nos referimos?

Cuando una empresa realiza un ensayo en una muestra, la propia muestra pertenece a nuestro cliente, y debemos saber qué tratamiento le tenemos que dar, qué derechos tenemos hacia la propia muestra, cuánto tiempo debemos almacenarla, etc. Así mismo, las actas de ensayo, es decir, los informes de resultados obtenidos al analizar la muestra, son propiedad del cliente, y debemos tener en cuenta algunos aspectos, como la confidencialidad, no difusión pública ni a otros clientes, etc.

Por poner otro ejemplo, un cliente nos facilita unos datos, planos, parámetros... necesarios para realizar los cálculos que nos solicita para realizar un proyecto. Tanto los datos facilitados, como los que generamos son de su propiedad, y debemos establecer que tratamiento le damos.

Algunas de estas propiedades deben tratarse según alguna normativa o legislación vigente, como por ejemplo:

En España,debemos tener en cuenta que la Ley Orgánica original nº 298 de diciembre de 1999 ha sido actualizada en múltiples ocasiones siendo necesario consultar la versión consolidada para tener acceso a la ley vigente en el BOE (boletín Oficial del Estado).

¿Qué nos dice la norma?

8.5.3 Los bienes pertenecientes a los clientes o proveedores externos

La organización debe cuidar los bienes propiedad del cliente o de proveedores externos mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la organización. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar siempre la propiedad del cliente y/o proveedor externo que vayan a ser usados o incorporados en los productos y servicios.

Cuando la propiedad del proveedor externo o el cliente sea mal usada, perdida, dañada o cualquier otra cosa que la considere inadecuada para su uso, la organización debe informar de ello al cliente o proveedor externo.

NOTA: La propiedad del cliente puede incluir materiales, componentes, herramientas y equipos, las instalaciones del cliente, la propiedad intelectual y los datos personales.

¿Cómo lo hacemos?

En el caso que estéis realizando o tengáis Manual de Calidad (como sabéis no es obligatorio en la ISO 9001:2015), debéis incluir un apartado donde digáis que tenéis en cuenta el cumplimiento de este apartado y la metodología a seguir, que esta podemos hacerla de varias maneras diferentes:

- Si el tratamiento es sencillo que se puede explicar en un párrafo o dos, no es necesario realizar un procedimiento específico. Además si el tratamiento que se realiza lo podéis hacer mediante la aplicación de otros procedimientos, los mencionáis en el Manual y listos. Por ejemplo, en el caso que la propiedad del cliente sea perdida o dañada, se abre una no conformidad con su correspondiente acción correctora; y por lo tanto, se aplicaría la metodología del procedimiento de las no conformidades.

- O bien, si es más complicado, que sigue la metodología concreta sujeta a legislación, etc. se deberá realizar un procedimiento específico asociado a este concepto.

Os recomiendo, que lo hagáis todo lo más sencillo posible. 


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