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31 de julio de 2017

El modelo de las 7S de McKinsey: herramienta de estrategia empresarial

Las 7S de McKinsey es una metodología que nos sirve como herramienta de estrategia empresarial y como  herramienta de planificación del cambio. En el siguiente artículo os explico las siguientes cuestiones: ¿En qué consiste las 7S de McKinsey? ¿En qué casos es útil aplicarla? ¿Quién inventó este modelo y por qué? ¿Cómo definimos los 7 factores de McKinsey? ¿Cómo los podemos clasificar? ¿Podemos aplicar esta herramienta para evidenciar algún requisito de la norma ISO 9001:2015?

¿En qué consiste las 7S de McKinsey?

Suele emplearse para evaluar si la implantación de cualquier tipo de estrategia en la organización estaría alineada con dichos factores. En el caso negativo sería necesario que se modificara parte o totalidad de la estrategia.

Nos da un apoyo en la toma de decisiones a futuro, logrando identificar las deficiencias que existen y los ajustes que deben realizarse.

El modelo puede utilizarse en cualquier situación y en cualquier organización, independientemente del tamaño y actividad. Es una metodología que se enfoca en factores internos de la organización.

Sirve para entender como los conceptos organizativos están relacionados y asegurar que el impacto más grande de cambio en un área sea tomado en consideración.

Existen 7 aspectos internos de una organización que necesitan estar alineados y reforzados para tener éxito. Estos 7 factores son la estrategia, la estructura, los sistemas, el personal, las habilidades, la cultura y los valores compartidos.

Este modelo ha sido utilizado en varias empresas y por prestigiosas universidades como Harvard y Stanford. 

¿En qué casos es útil aplicarla?

- Para mejorar el desempeño de la compañía
- Examinar los efectos de aceptación a futuros cambios de una compañía
- Alinear los departamentos y procesos durante una fase de adquisición
determinación de cuál es la mejor forma de implantar una propuesta de estrategia.
- Ante una reestructuración de la empresa o un cambio de liderazgo.
- Ante la incorporación, sustitución o modificación de un proceso.

¿Quién inventó este modelo y por qué?

Los creadores de este modelo son Tom Peters y Robert Waterman, dos consultores de la firma McKinsey & Company.

La firma McKinsey & Company es una consultora global que se dedica a resolver problemas que tienen que ver con la administración estratégica. Cuentan con más de 100 oficinas en 50 países. Asiste a empresas de negocios, gobiernos y diversos tipos de instituciones.

La consultora McKinsey planteó hace más de 20 años que el éxito de la estrategia empresarial no depende de un único elemento sino de 7 elementos todos ellos relacionados. Los 7 elementos empiezan todos con la letra S (en inglés) y por ese motivo el modelo fue denominado el modelo de las 7s de McKinsey.

¿Cómo definimos los 7 factores de McKinsey?

La clave del éxito empresarial se sustenta en el equilibrio y la optimización de estos 7 factores.

1. STRATEGY (Estrategia) 

Consiste en el posicionamiento y las acciones tomadas por una empresa en respuesta a los cambios del entorno o bien anticipándose a ellos, buscando obtener ventajas competitivas sostenibles. Es decir, para conseguir llevar a cabo las oportunidades detectadas por la Dirección identificadas al realizar el análisis de la identificación del contexto de la organización. (Matriz DAFO).

La manera de organizar y enfocar los recursos para conseguir los objetivos de la organización.

Este factor puede ser equiparable al cerebro de la organización.

2. STRUCTURE (Estructura de la organización)

Consiste en la manera en que se reparten las tareas y la autoridad entre las personas, el modo en que se agrupan las actividades y las responsabilidades y los mecanismos de dirección y coordinación.

La manera en qué se organizan, relacionan e interactúan las distintas variables como unidad de negocio.

Podemos considerar la estructura de la organización como:

- Estructura de la compañía respecto a su situación geográfica: la compañía puede disponer de varios centros nacionales o internacionales.
- Estructura de los diferentes departamentos de la compañía
- También puede incluir la forma jurídica que adquiere la empresa (S.A., S.L...)
- Estructura de Recursos humanos como es el organigrama, estructura piramidal o plana...

3. SYSTEMS (Sistemas y procedimientos)

Consiste en los sistemas y procedimientos utilizados para gestionar la empresa en todos sus aspectos como son la planificación, gestión y control de los procesos.

Incluye los procesos internos que definen los parámetros de funcionamiento de la empresa y de los canales de la información.

4. STAFF (Personal de la empresa)

Consiste en las características de las personas y la política del personal; el modo en que se las selecciona, forma, evalúa y retribuye. 

Los empleados son la columna vertebral de la empresa.

Los recursos humanos de la empresa deben estar orientados hacia la estrategia 

5. SKILLS (Habilidades/competencias)

Las habilidades son las capacidades de las personas y de la organización, de sus procedimientos, de sus sistemas y en general de sus prácticas de gestión.

6. STYLE (Cultura)

Consiste en el estilo de gestión que más se valora, las pautas de comportamiento de la organización, las normas escritas y no escritas. Es el modelo de comportamiento y estilo de liderazgo establecido por la Dirección de la empresa.

7. SHARED VALUES (valores compartidos)

Consiste en los valores compartidos por todos en la organización, las aspiraciones colectivas. Es lo que une a sus miembros y alinea a todos en la misma dirección.

Podemos considerar los valores compartidos como el corazón de la empresa.

Distribución gráfica de los 7 factores 

A continuación os muestro la imagen de cómo se representan los diferentes factores y la representación de cómo están relacionados entre sí (todos con todos).

Si variamos uno de los factores, hará que varíen los demás, por ese motivo debemos considerar la totalidad de los factores para que una estrategia sea válida y tenga un efecto beneficioso para la organización.

¿Cómo los podemos clasificar?

Podemos clasificar los factores anteriores en HARD (elementos duros) y SOFT (elementos blandos).

Consideramos factores HARD aquellos que dependen directamente de la Dirección de la empresa, muy difícil cambiarlos. Los factores hard son tres: Strategy (estrategia), Structure (estructura) y Systems (sistemas).

No basta con definir una buena estrategia, hay que implantarla y para ello hay que alinear la estructura y los procedimientos (metodologías que se realizan) para que se pueda llevar a cabo la estrategia.

Consideramos factores SOFT aquellos que son más difíciles de definir, menos tangibles y más influenciados por la cultura. Los factores soft son cuatro: Staff (personal de la empresa), Skills (habilidades), Style (cultura) y Shared values (los valores compartidos).

¿En qué consiste la metodología y cómo lo aplicamos?

Esta metodología ayuda a pasar de un plan A a un plan B mediante preguntas de cada uno de los factores, y el análisis de la coherencia y alineación que existe entre las respuestas a dichas preguntas. 

Podemos llegar a tener un conocimiento muy amplio de la situación de la organización mediante la respuesta a una serie de preguntas para cada uno de los factores anteriormente mencionados.

Esta metodología nos permite preguntarnos los diferentes aspectos que aplican a cada factor de la organización, con la finalidad de hacernos una idea global de cómo está la organización, y de si debemos tomar medidas para equilibrar todos los factores ante la aplicación de una nueva estrategia. Desafortunadamente, esta metodología nos aporta las principales preguntas que nos tenemos que hacer, pero no nos aporta todas las respuestas, para ello es necesario aplicar otras herramientas.

1. STRATEGY (Estrategia) 

- ¿Cuál es nuestra estrategia?
- ¿Cómo esperamos cumplir nuestros objetivos? Requisito de la norma ISO 9001:2015
- ¿Cómo hacemos para lidiar con la presión competitiva?
- ¿Cómo son manejados los cambios ante la demanda del cliente? Es decir, si aplicamos la estrategia, en el periodo de implantación, así como en el futuro más inmediato, se verán afectados los servicios ofrecidos al cliente. ¿Es posible que la satisfacción del cliente baje debido a demoras, disminución de la calidad de los productos y servicios? ¿Cómo se afrontan estas incidencias? Requisito de gestión del riesgo y de planificación de los cambios según ISO 9001:2015.
- ¿Cómo se ajusta la estrategia para adaptarse a los problemas del entorno?

2. STRUCTURE (Estructura de la organización)

- ¿Cómo está estructurada la organización? Organigrama de la empresa y distribución de los departamentos. 
- ¿Cuál es su jerarquía?
- ¿Cómo se coordinan las actividades de los diferentes departamentos de la empresa?
- ¿Está centralizado o descentralizado en la Dirección la toma de decisiones? 
- ¿Es cómo debería ser para este tipo de organización?
- ¿Existen las lineas de comunicación entre la Dirección y los empleados? 
- ¿Cuáles son y en qué consisten? Requisito de comunicación ISO 9001:2015

3. SYSTEMS (Sistemas y procedimientos)

- ¿Cuáles son los procedimientos principales de los procesos de la organización? Se deben considerar todos los procesos, desde sistemas financieros, de RR.HH., así como comunicación y almacenamiento de documentos.
- ¿Dónde están los controles y cómo son monitoreados y evaluados?
- ¿Qué procesos y reglas internas utiliza la empresa para mantenerlos al margen?

4. STAFF (Personal de la empresa)

- ¿Qué posiciones o especialidades están representadas en la empresa?
- ¿Qué puestos de trabajo necesitan reemplazados o bien analizar si se requieren nuevas incorporaciones?
- ¿Hay espacios en las competencias requeridas?

5. SKILLS (Habilidades/competencias)

- ¿Cuáles son las mejores habilidades representadas en la empresa?
- ¿Existe alguna debilidad o vacante en las habilidades del equipo?
- ¿Por qué funcionan bien los equipos? o ¿Por qué funcionan mal los equipos?
- ¿Tienen los trabajadores la capacidad de realizar el trabajo? Requisito de la norma ISO 9001:2015

6. STYLE (Cultura)

- ¿Participa la Dirección en las actividades de la empresa? ¿Es participativo el liderazgo de la empresa?
- ¿Los trabajadores son cooperativos y competitivos?
- ¿Existen equipos de trabajo en la empresa? 
- ¿Están equilibrados estos equipos de trabajo?

7. SHARED VALUES (valores compartidos)

- ¿Cuáles son los valores de la empresa?
- ¿Cuál es la cultura de la organización?
- ¿Qué tan fuertes son los valores?
- ¿Cuál es la ética de la empresa?
- ¿Qué valores fueron los que se implantaron en el origen de la compañía? ¿Siguen los mismos o han evolucionado?

¿Podemos aplicar esta herramienta para evidenciar algún requisito de la norma ISO 9001:2015?

Os muestro a continuación una serie de ejemplos para que veáis la aplicabilidad de esta herramienta en un sistema de gestión de calidad: 

- Es una herramienta para poder planificar el cambio en la organización.
- Nos puede ayudar a identificar las necesidades/recursos de la empresa para alcanzar los objetivos fijados.

Cómo habéis visto en el apartado anterior, muchas de las preguntas que nos hacemos se corresponden a cómo vamos a cumplir o evidenciar un requisito de la norma ISO 9001:2015.

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