¿Por qué implementar la ISO puede ser un proceso largo en una empresa?

¿Por qué implementar el sistema de gestión ISO 9001:2015 supone tantos dolores de cabeza? ¿Por qué se suele ver como una montaña y puede llegar a ser eterno? En este artículo os describo los principales motivos y situaciones por las que este proceso se eterniza.

En muchas ocasiones, la Dirección de la empresa al ver la necesidad de implementar la famosa ISO 9001 en su empresa, con la finalidad de poder competir con las demás empresas del mercado y no quedarse fuera de posibles contratos, se dirige a sus responsables de área dándoles la instrucción de: "debemos disponer del certificado, póngase manos a la obra". Las personas que desconocen del tema, se piensan que es un puro trámite, pero detrás de una certificación hay un gran esfuerzo e implicación de todos los trabajadores de la empresa.

Habitualmente, los responsables de área, tienen desconocimiento en la materia y empiezan a buscar información de cómo lo deben hacer. A medida que averiguan, ven el trabajo que se les viene encima, ya que no es un proceso rápido, y tendrán que dedicar muchas horas y esfuerzo a realizarlo, además de su trabajo habitual. 

A medida que avanza el tiempo, ven por información que han recaudado, que deben elaborar una serie de documentación, que la empresa aún no dispone, y además deben implicar a la Dirección para hacerlo, aspecto que cuando se lo comunican, la respuesta de la Dirección suele ser clara, "no me marees tu consigue el certificado". Con lo que la frustración de las personas que se están encargando de hacerlo aumenta.

Poco a poco se van redactando documentos independientes e inconexos. Además se incrementa la dificultad cuando se deben redactar procedimientos y/o fichas de procesos correspondientes a departamentos que no te aplican, y por lo tanto, los responsables de dichos departamentos te ponen trabas porque no quieren que intervengas en su área. La siguiente ocurrencia que tienes, es que lo hagan ellos. En este caso, si no se dispone del respaldo de la Dirección, y el personal no está implicado en el proyecto, seguramente el procedimiento quede sin hacer. Esa es la razón de la necesidad que la Dirección de la empresa esté implicada.

En el siguiente esquema podemos observar cómo puede ser todo el proyecto de certificación:

Si no se disponen de conocimientos y se empieza a redactar la documentación desde cero, el proceso puede ser extremadamente largo. Muchas veces, las empresas piensan voy a encargar a un trabajador que se encargue y que haga un curso express y con eso ya puede hacerlo. La formación está muy bien, pero aunque el trabajador disponga de un curso de iniciación, deberá dedicar muchas horas a la elaboración de la documentación, a mediar con los trabajadores de la empresa, y seguir formándose.

Otro punto a tener en cuenta es que una vez que la empresa consigue certificarse, necesitas de la dedicación total o parcial de los trabajadores para que el sistema se mantenga y se cumplan con todos los requisitos de la norma de una forma continuada.

Esta situación que acabo de redactar, por desgracia pasa más a menudo de lo que nos imaginamos. Tras innumerables consultas de personas que estaban en esta situación, me decidí a publicar mi libro Guía de elaboración de un Manual de Calidad: procedimiento en base a la norma ISO 9001:2015. En este libro, indico paso a paso, toda la documentación que se tiene que elaborar para cumplir los requisitos de la norma y certificarse.

Si que es verdad, que cada vez más, hay más Directivos concienciados, y el concepto de Calidad está cada vez más asimilado por la población. Naturalmente, hay empresas que funcionan muy bien, con completa implicación de la Dirección sobre el tema, y por lo tanto, el sistema de gestión se convierte en un valor añadido, y no en un simple papeleo.

Si queréis saber más sobre el proceso de implementación y certificación podéis consultar los siguientes artículos:

Proceso de certificación

¿Qué es una auditoría de Calidad?

¿Cómo coordinar y colaborar con los trabajadores a la hora de implementar el sistema de gestión?

Guía para elaborar la documentación según la norma ISO 9001:2015