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29 de febrero de 2016

Capacitación según ISO 9001:2015

Uno de los requisitos importantes que a veces no sabemos del todo como evidenciar en nuestra documentación del sistema es la capacitación del personal.

¿A qué nos referimos con capacitación del personal? ¿Qué importancia tiene a la hora de ofrecer un producto o servicio de calidad? ¿Cómo lo puedo evidenciar? ¿Debemos analizar el riesgo?

Tanto la ISO 9001:2015 como en su versión anterior, exigen que el personal debe estar formado y capacitado para ejercer las funciones encomendadas con calidad. Para poder conocer si una persona está capacitada para realizar una tarea concreta, no es suficiente, que también, mirar únicamente la formación de este trabajador, sino que se tendrá que evaluar y dejar constancia de esta evaluación.

Para ello es importante establecer una metodología y sistemática para explicar en detalle cómo se realiza, los criterios a seguir, cómo se evalúa, quién tiene la responsabilidad del proceso y cómo realizar la toma de decisiones finales.

Es un punto importante, ya que si una fase del proceso lo realiza alguien con desconocimiento técnico y práctico, es muy probable que la calidad del producto o servicio intermedio o final se vea afectado.

¿Cómo lo hacemos?

Lo más sensato es elaborar una información documentada (registro) individualizado para cada trabajador, donde se expongan las tareas de las que se debe capacitar, el formador-evaluador y la evaluación final.

Por ejemplo, un trabajador que acaba de ser contratado, debe disponer del apoyo de otro trabajador con experiencia en las tareas que le van a encomendar, que le explique y le supervise los primeros trabajos que debe realizar. Aprovechando que esta es la realidad de la mayor parte de empresas, podemos cumplimentar un registro para evidenciar este proceso, dónde debemos indicar:

- Identificación y nombre del trabajador a capacitar
- Tarea a realizar. Debemos de poner algún código que identifique la tarea realizada, para  conocer la trazabilidad, y poder encontrarlo en el caso que sea necesario. Por ejemplo, un delineante debe hacer un plano con la supervisión de su jefe, este plano irá asociado a un proyecto concreto, y a una identificación concreta, y ésta debe estar indicada en esta información documentada.
- Se debe indicar quién es el formador y supervisor (puede ser la misma persona o no).
- El resultado de la evaluación de esta tarea en concreto  

¿A quién aplica?

Debe aplicar a todos los trabajadores de la empresa.

Criterios a establecer

Hemos de establecer unos criterios, para determinar si una persona ya está capacitada para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, si una persona realiza la misma tarea ante un supervisor tres veces seguidas con una evaluación favorable, entonces se considerará que esta persona está capacitada para la realización del proceso de forma autónoma.

Este punto debe decidirlo el personal técnico de la empresa, ya que debido a la dificultar del proceso, puede variar.

¿Es necesario hacer una re-evaluación?

No sólo es importante, sino imprescindible. Primero se realizará una capacitación de todo el personal, y posteriormente, deberá quedar reflejado en el procedimiento, una re-evaluación periódica de la capacitación del trabajador. El tiempo lo tendrá que definir la organización, puede ser corto o largo en función de los cambios de los procesos, o bien de la dificultad de éstos.

A veces, derivado de una re-evaluación de la capacitación se deriva la necesidad de dar formación con la finalidad de garantizar la calidad de los procesos. 

¿Debemos analizar el riesgo?

Como todos sabéis, la nueva ISO 9001:2015 introduce un nuevo requisito que consiste en la gestión del riesgo de los procesos. Evaluar el riesgo asociado a la capacitación del personal, según mi criterio, es muy importante, ya que afecta directamente a la calidad del producto y/o servicio final. Para aquellos que aún no habéis establecido una sistemática para evaluar el riesgo os dejo un enlace con una metodología concreta para que la podáis aplicar:


4 comentarios:

  1. Hola Adriana , Muchas gracias por tus aportes esto puntos los debemos contemplar el el procedimiento de RRHH , y como seria la forma de nombrarlos dentro del procedimiento



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    1. Buenos días catedra, te he respondido esta duda asociada a un comentario en el siguiente artículo:
      http://asesordecalidad.blogspot.com/2014/11/rrhh-segun-iso-90012015.html?showComment=1458049968996#c6236243754180291477
      un saludo

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  2. hola buen dia Adriana, me ayudarias con algun tip o alguna forma para poder capacitar a mis trabajadores para llevar acabo una ISO 9001 correcta y poder certificarme?

    saludos cordiales!!! :)

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    Respuestas
    1. Buenas noches, para capacitar a tus trabajadores deberas establecer una metodología explicando como enseñas a los nuevos trabajadores una tarea concreta y con supervisión inicial por alguienbya capacitado y que quede evidencia por escrito de la descripción de la tarea, el documento elaborado por el trabajador y la firma del supervisor. Debe quedar explicada bien la tarea y su evaluación, así como los requisitos para su capacitación. Eso para cada trabajador y cada tarea que realice. Debesbtener en cuenta que la tarea del supervisor debe quedar listada en el procedimiento de funciones del personal. Porteriormente a cada ficha de certificación para cada tarea debes crear un registro de capacitaciones. Un saludo.

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