Ciclo de mejora continua para integrar los sistemas de gestión

Existen varios sistemas de gestión ampliamente implantados y certificados en las empresas como son los sujetos a las normas ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (medioambiente) y Seguridad y Salud (ISO 45001 para el 2016 en sustitución de la OSHAS); pero ¿Se pueden integrar? ¿Cómo podemos hacerlo? ¿qué ventajas tenemos si los integramos?

Todos los sistemas de gestión mencionados mantienen a su vez una estructura común al enfoque de gestión de la calidad mediante el uso del conocido ciclo de mejora continua P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) o P-HV-A (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar).

En las actualizaciones de las diferentes normas de referencia hacen que la integración sea más fácil y con mejor adaptabilidad por parte de la empresa u organización.

Por otro lado, los sistemas de gestión de la calidad actuales promulgan, entre otros principios de gestión de la calidad, el enfoque a procesos ya que “un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso” y el enfoque de sistema para la gestión ya que “identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de los objetivos”.

Teniendo en cuenta el enfoque de procesos como base para la gestión de la calidad de las organizaciones, el ciclo de mejora continua queda de la siguiente forma:

• Plan (Planificar): Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.

• Do (Hacer): Implementar los procesos.

• Check (Verificar): Realizar el seguimiento y medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.

• Act (Actuar): Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. 

Por lo tanto, la gestión por procesos permite gestionar actividades y recursos para transformar unos elementos de entrada en los resultados del proceso (productos) relacionados con los requisitos del cliente, los propios de la organización y legales y reglamentarios.

Ese mismo enfoque permite tener en cuenta de la misma forma las necesidades y expectativas del cliente y de otras partes interesadas, tales como accionistas/propietarios, personas de la organización, proveedores y aliados y la sociedad.

Las actividades mutuamente relacionadas y los recursos empleados en la transformación de necesidades y expectativas en resultados de procesos, se pueden aplicar a su vez para otros enfoques distintos del de calidad, como pueden ser el financiero, el de responsabilidad social, el de seguridad y salud en el trabajo o el ambiental, entre otros. 

Las actividades y recursos del proceso se ven influenciados por las entradas y salidas del proceso y las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el mismo:

• Requisitos para el producto o resultado del proceso (calidad del producto, desempeño en la entrega de los productos, precio).

• Aspectos ambientales identificados relacionados con las actividades, productos y servicios (reducción de la significancia de dichos aspectos).

• Riesgos laborales identificados en las actividades y puestos de trabajo del proceso (eliminación o mitigación del riesgo laboral).

• Requisitos asociados a la visión, estrategia y compromisos de la política integrada de gestión o políticas (rentabilidad sostenida, transparencia).

• Necesidades y expectativas de los proveedores y aliados de la organización o proceso (relaciones mutuamente beneficiosas, continuidad).

El propietario o gestor del proceso, ejercerá globalmente el control y operación de los procesos de una forma balanceada a las diferentes necesidades y expectativas de las partes interesadas con el fin de conseguir la misión del proceso y de realizar un seguimiento y medición de los indicadores y objetivos asociados al mismo desde el punto de vista integral o de los diferentes ámbitos de la gestión integral (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, financiero, etc.).

Va muy bien el hecho de integrar los sistemas que la empresa tiene implantados, ya que fusionaréis gran parte de los registros y mejorará el control que tendréis de la documentación y de los registros.