Integración de sistemas de gestión

Una vez que ya tenemos implantado el sistema de gestión de calidad según la ISO 9001, muchas empresas se plantean en certificarse en otros sistemas para consolidar la reputación de la empresa y darle un valor añadido extra a la marca de la organización. ¿Qué aspectos debemos tener en cuenta a la hora de integrar los sistemas de gestión? 

La integración de sistemas presenta aspectos matriciales que perfilan diferentes niveles de madurez de integración. La pirámide de la integración es una representación gráfica de la integración vertical de la gestión de una organización desde lo más global a lo más particular.

A continuación se detallan los aspectos fundamentales a tener en cuenta en la integración de los diferentes escalones de la pirámide de la integración:

LA MISIÓN:  Es el propósito o razón de ser de una organización. Consiste en una declaración de porqué una organización existe. Una misión debería responder desde el punto de vista formal a las siguientes preguntas:

• ¿Qué debe hacer la organización?

• ¿Para qué y para quién lo hace?

• ¿Cómo se propone hacerlo y con qué medios?

• ¿Dónde lo hace?

LOS VALORES: Es el conjunto de comportamientos, actitudes, creencias y estilos adoptados en una organización. Como por ejemplo: “Calidad, mejora continua e innovación”, una vez analizada la integración, podrían plantearse valores tales como “calidad, eficiencia, mejora continua, innovación, comportamiento ético y socialmente responsable”.

LA VISIÓN: Es la situación futura deseada de la organización. Responde a las preguntas de:

• ¿Qué queremos ser?

• ¿Cómo queremos ser vistos?

Vamos a poner un ejemplo: en una organización podríamos tener inicialmente una visión de “Ser líderes en nuestro sector”. Con la integración podríamos completar las líneas de la visión con “Ser reconocidos como líderes en calidad e innovación de vehículos a motor” y “Ser reconocidos como una empresa socialmente responsable”.

De esta forma, los aspectos de buen comportamiento ambiental asociado a los sistemas de gestión ambiental y el de prevención del daño y deterioro de la salud de las personas de los sistemas gestión de la seguridad y salud en el trabajo están incluidos en el aspecto de comportamiento socialmente responsable, aunque incluya éste otros aspectos sociales y éticos de los sistemas de gestión de la ética y responsabilidad social y ámbitos económicos de gestión responsable.

ESTRATEGIA: Es el conjunto de planes estructurados para llegar a conseguir la visión u objetivos a largo plazo. Una organización debería desarrollar una estrategia para cumplir su misión y visión, y que dirija hacia el éxito sostenido. Esto debería incluir consideraciones de:

• Su entorno externo, incluyendo tendencias.

• Las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

• Sus capacidades y recursos.

• Lecciones aprendidas de experiencias previas.

Las estrategias se pueden estructurar, por ejemplo, desde el punto de vista funcional, de competitividad, de crecimiento o del cuadro de mando integral.

TÁCTICAS: Son planes y estructuras específicos para llegar a conseguir una estrategia. Pueden ser planes de acción, objetivos estratégicos, orientaciones o iniciativas estratégicas o como se denomine en cada organización. Por ejemplo, para una estrategia de “Eficiencia en la gestión”, una de las tácticas a utilizar podría ser “Integrar los sistemas de gestión en un único sistema”.

POLÍTICA: Entendida como intenciones globales y orientación de una organización expresadas por la alta dirección. Las políticas que están basadas en la misión, la visión y la estrategia de la organización proporcionan un marco de referencia para establecer y revisar sus objetivos.

La política integrada de un sistema de gestión integrado tiene que responder a los diferentes requisitos de las normas de sistemas de gestión a integrar, y a los diferentes compromisos que quiera establecer la alta dirección. Los compromisos de una política integrada podrán ser:

• Complementarios: Son aquellos específicos relativos a cada enfoque de los diferentes sistemas de gestión: Por ejemplo, “Mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad”, “Alto nivel de seguridad y salud en el trabajo”. En este caso, la política será muy extensa en cuanto a número de compromisos y no dará lugar a la integración de los objetivos que se planteen para el sistema de gestión integrado.

• Integrados: Son aquellos globales que abarcan los enfoques de todos los sistemas de gestión a integrar. Por ejemplo, “Mejora continua de la eficacia del sistema de gestión” o “Compromiso con la prevención”. Dentro de este grupo podría existir una división llamada integrados específicos que de mayor nivel de información al compromiso integrado del tipo de sistemas de gestión al que se refiere el compromiso. Por ejemplo, “Compromiso con la prevención de fallos del producto, de la contaminación y del daño y deterioro de la salud de las personas”. Son más largos pero más concretos, por lo que se mejora la información para la definición de los objetivos, sin perder concreción de los diferentes sistemas de gestión.

• Mixtos: Son aquellos compromisos que mezclan en una misma política, complementarios o específicos con los integrados.

OBJETIVOS: Son algo ambicionado o pretendido en materia de: calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, etc. o en los tres ámbitos a la vez. El Programa de objetivos de una organización con un sistema integrado y, por lo tanto, con una política integrada, responderá fielmente a los compromisos de la política por un lado, y a las tácticas y objetivos estratégicos por otro lado. De esta forma los objetivos, a su vez, podrán ser complementarios o integrados. Por ejemplo, en el caso de un compromiso integrado de “prevención”, el objetivo integrado planteado podría definirse como “Aumentar el nº de acciones preventivas eficaces en un 20%” o, en el caso de otro compromiso integrado de “Formación continua al personal”, podría ser un objetivo de “Mejorar las competencias del todo el personal al menos en un 5%”. Podéis encontrar un listado de objetivos de calidad aquí.

PROCESOS: Son un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, transformando elementos de entrada en resultados. En el caso de un sistema de gestión integrado, los procesos pueden a su vez ser específicos (identificación y evaluación de aspectos ambientales, etc.), integrados (revisión por la dirección, auditorías internas, etc.) o mixtos (emergencias, etc.). Un proceso de gestión integrado estará orientado a las cinco grandes partes interesadas, donde el proceso, sus actividades y recursos interactúan con dichas partes interesadas. Las actividades y recursos del proceso se ven influenciados por las entradas y salidas del proceso con el enfoque a las partes interesadas en el mismo:

• Requisitos para el producto o resultado del proceso.

• Aspectos ambientales identificados relacionados con las actividades, productos y servicios.

• Riesgos laborales identificados en las actividades y puestos de trabajo del proceso.

• Requisitos asociados a la visión, estrategia y compromisos de la política integrada de gestión o políticas.

• Necesidades y expectativas de los proveedores y aliados de la organización o proceso.

ACTIVIDADES: Son un conjunto de tareas que se desempeñan para aportar valor. Las actividades integradas dan lugar a un orden lógico de trabajo de tal forma que den sentido, eficacia y eficiencia a la integración. Por ejemplo, realizar un control de calidad de una pieza, utilizar un equipo de protección individual y prevenir la contaminación con un residuo, se podría integrar y redactar de forma integrada. Ello podría hacerse del siguiente modo: “En primer lugar ponerse los guantes y las gafas de protección para manipular el reactivo. Coger el reactivo y aplicar 10ml. en la solución a analizar. Realizar el análisis controlando que los ppm no superen los 100. Al final, desechar la solución analizar en el bidón de sustancias líquidas peligrosas para su posterior gestión ambiental”.

EL EQUIPO DE INTEGRACIÓN

Para asegurar el éxito de un proceso de integración se hace necesaria, como en todo proyecto, la designación de un coordinador del plan o proyecto de integración y un equipo de integración, constituido inicialmente por el coordinador y por personal responsable de la gestión de los distintos sistemas a integrar. Para ello se planificarán con convocatoria y acta, reuniones periódicas de seguimiento y acciones de mejora del plan de integración. A las reuniones del equipo de integración, deberían asistir también los responsables de los procesos involucrados. Para mayor eficacia de las reuniones, el coordinador deberá disponer previamente de la documentación existente del proceso y deberá potenciar al máximo la competencia del trabajo en equipo. El equipo de integración debe planificar, entre otros, los siguientes asuntos:

• Establecer un plan de comunicación sobre el plan de integración que posibilite la implicación y la adhesión del personal afectado en el proyecto.

• Determinar los procesos de la organización y consensuar su interrelación.

• Definir propietarios o gestores de proceso.

• Programar un calendario de reuniones para integrar cada uno de los procesos.

• Revisión o elaboración de los documentos referentes a los procesos.

• La formación específica necesaria para poner en marcha el plan de integración.

• Elaboración de un único Manual que describa el sistema de gestión integrado, los procesos y sus interrelaciones, así como la documentación relacionada en el sistema.