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13 de mayo de 2015

MANERAS DE CERRAR UNA NO CONFORMIDAD

Cuando en una auditoría nos encuentran no conformidades menores, muchas veces, nos quedamos entre pensativos y preocupados, sin saber cómo solucionar y demostrar de forma documentada las acciones correctivas, con la finalidad de cerrar las no conformidades detectadas.

Una de los recursos que disponéis es la de realizar comunicados internos que deberán firmarse por el personal de la empresa, evidenciando así que el personal recibe el mensaje y la documentación del comunicado, que puede ser una hoja indicando de forma concisa qué se ha realizado de forma incorrecta y cómo debe hacerse o aplicarse un quehacer en la empresa; o bien, una documentación de carácter formativo. 

Esta solución podéis aplicarla también para evidenciar acciones correctoras derivadas de reclamaciones de los clientes, o bien para justificar una puntuación deficiente en la respuesta de una encuesta de satisfacción del cliente.

Uno de los ejemplos más habituales, y que me preguntáis continuamente, es ¿cómo puedo solucionar una no conformidad derivada del mal hacer del personal de la empresa por no utilizar correctamente los contenedores habilitados de residuos o que los trabajadores no rellenan de forma correcta los registros (albaranes)...? como es normal, los responsables de calidad de la empresa, pueden supervisar, y en algún momento rehacer algunos documentos con la finalidad de evitar no conformidades en las auditorías, pero es imposible si el personal de la empresa no colabora o no cumplimentan correctamente los formularios.

En estos casos, que son más habituales de lo que os pensáis, una vez detectada la no conformidad la podéis solventar mediante los comunicados y comunicados formativos. Pero no os olvidéis de la hoja de firmas de los trabajadores, ya que será la evidencia que éstos han recibido y comprendido el comunicado.

En el caso de medio ambiente, aprovechad a vestir el comunicado con una normativa ambiental de obligado cumplimiento por parte de la empresa. Con esto quiero decir que impliquéis al personal en una normativa interna de obligado cumplimiento, indicando qué obligaciones tienen los trabajadores  en materia ambiental (contenedores, compromiso de ahorro de agua, luz, etc), ya que una vez comunicado la empresa puede sancionar a los trabajadores en caso de incumplirse. Por desgracia, a veces para que la gente tome en serio y haga lo que tiene que hacer se deben tomar ciertas medidas, y las podéis evidenciar de esta manera.

Un punto clave para que funcione es el compromiso de la Dirección de la empresa. Si estos comunicados van acompañados de una pequeña charla por parte de la Dirección de la empresa, resultan bastante eficientes.

Este recurso lo podéis aplicar en muchísimos aspectos, pero ojo, si el auditor ve que año tras año se va repitiendo la misma no conformidad, aunque tengáis documentado y evidenciado mediante comunicados, es muy probable que os pida otras soluciones, ya que las aplicadas anteriormente no funcionan. 

Espero que os sirva de ayuda y orientación.
      

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