Codificación de los documentos

Muchos de vosotros me habéis preguntado, cómo podríais codificar los diferentes documentos del sistema de gestión de calidad basándose en la norma ISO 9001, en esta publicación os voy a mostrar un sistema, bastante sencillo e intuitivo.

Primero de todo, comentaros, que la norma no fija ningún método de codificación concreto, lo único que requiere es que la información documentada esté identificada y sea trazable. Por lo tanto, igual que el formato, la codificación podéis realizarlo con vuestro propio criterio

Mi gran recomendación es que apliquéis un sistema que sea de fácil comprensión por parte de todos los trabajadores, ya que los diferentes documentos deben encontrarse fácil y rápido.

¿Cómo codificamos los formatos de los documentos?

Cuando decimos que debemos codificar los diferentes documentos del sistema, nos referimos a codificar a los formatos de los documentos, para ello, debemos establecer una edición del formato asociada a una fecha concreta de aplicación de dicho formato.

Un ejemplo de codificación sería:

Si hemos elaborado un Manual de Calidad, con un índice, donde punto por punto se va describiendo el cumplimiento de cada uno de los requisitos del sistema, aprovecharemos esa misma estructura, para asociar cada uno de los documentos que evidencian dicho requisito.

Por ejemplo:

Punto 2 del Manual de Calidad se corresponde a la gestión de riesgos de los procesos de la empresa.

En este punto 2, la empresa cumple con el requisito de la norma ISO 9001:2015 de disponer de una gestión de riesgos, para ello la organización establece un procedimiento de aseguramiento de la calidad (PAC) donde explique la metodología y sistemática que realice. Por lo tanto debemos generar un procedimiento que cuelgue del punto 2 del Manual, y podríamos codificarlo de esta manera: PAC-02-01

Si este punto generara más procedimientos los enumeraríamos de forma consecutiva: PAC-02-02, PAC-02-03.

Si seguimos con el mismo ejemplo, el procedimiento de la gestión de riesgos, genera información documentada (ID), que evidencia el cumplimiento del requisito y la aplicación de la metodología descrita en el procedimiento. Para, poder codificar estos registros, debemos tener coherencia, y por lo tanto debemos mantener la coherencia de la nomenclatura. En este caso, el primer registro se correspondería con ID-02-01-01, el segundo registro ID-02-01-02, etc. donde 02-01 se corresponde a la codificación del procedimiento, y el primer 02 se corresponde con el capítulo.

¿Y si no disponemos de un manual y de unos procedimientos?

Como he comentado en varias ocasiones, la nueva norma ISO 9001, no requiere la existencia de un manual de calidad y un manual de procedimientos, únicamente exige la existencia de la información documentada que sea la evidencia del cumplimiento de los requisitos de la norma.

En aquellos casos, que la empresa decida no elaborar el Manual y los procedimientos, deberéis idear un sistema de codificación coherente, con la finalidad de obtener los documentos rápidamente y con una coherencia concreta.

¿Y la codificación de la información documentada (registros)?

Lo que he descrito anteriormente, es la referencia que le pondríamos a los diferentes formatos de cada uno de los documentos, después quedaría otra codificación, que sería la que indicáramos dentro de cada uno de los registros. por ejemplo, los códigos de los clientes, de las ofertas, de los contratos, de los proyectos, de las facturas, de producción, etc. En estos casos, también deberéis tener una codificación donde podáis establecer una trazabilidad desde la oferta hasta la factura. Con esto quiero decir, que con un código asignado, y que debe constar por ejemplo en la factura, deberéis conocer, quien es el cliente, a que proyecto nos referimos, la relación con el contrato del proyecto, los albaranes que ha generado, etc. Normalmente, en muchas empresas, se tiene que realizar un registro donde se relacionen todos los códigos y se pueda establecer la trazabilidad mediante la identificación de los documentos.