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jueves, 3 de marzo de 2016

Codificación de los documentos

Muchos de vosotros me habéis preguntado, cómo podríais codificar los diferentes documentos del sistema de gestión de calidad basándose en la norma ISO 9001, en esta publicación os voy a mostrar un sistema, bastante sencillo e intuitivo.

Primero de todo, comentaros, que la norma no fija ningún método de codificación concreto, lo único que requiere es que la información documentada esté identificada y sea trazable. Por lo tanto, igual que el formato, la codificación podéis realizarlo con vuestro propio criterio

Mi gran recomendación es que apliquéis un sistema que sea de fácil comprensión por parte de todos los trabajadores, ya que los diferentes documentos deben encontrarse fácil y rápido.

¿Cómo codificamos los formatos de los documentos?

Cuando decimos que debemos codificar los diferentes documentos del sistema, nos referimos a codificar a los formatos de los documentos, para ello, debemos establecer una edición del formato asociada a una fecha concreta de aplicación de dicho formato.

Un ejemplo de codificación sería:

Si hemos elaborado un Manual de Calidad, con un índice, donde punto por punto se va describiendo el cumplimiento de cada uno de los requisitos del sistema, aprovecharemos esa misma estructura, para asociar cada uno de los documentos que evidencian dicho requisito.

Por ejemplo:

Punto 2 del Manual de Calidad se corresponde a la gestión de riesgos de los procesos de la empresa.

En este punto 2, la empresa cumple con el requisito de la norma ISO 9001:2015 de disponer de una gestión de riesgos, para ello la organización establece un procedimiento de aseguramiento de la calidad (PAC) donde explique la metodología y sistemática que realice. Por lo tanto debemos generar un procedimiento que cuelgue del punto 2 del Manual, y podríamos codificarlo de esta manera: PAC-02-01
Si este punto generara más procedimientos los enumeraríamos de forma consecutiva: PAC-02-02, PAC-02-03.

Si seguimos con el mismo ejemplo, el procedimiento de la gestión de riesgos, genera información documentada (ID), que evidencia el cumplimiento del requisito y la aplicación de la metodología descrita en el procedimiento. Para, poder codificar estos registros, debemos tener coherencia, y por lo tanto debemos mantener la coherencia de la nomenclatura. En este caso, el primer registro se correspondería con ID-02-01-01, el segundo registro ID-02-01-02, etc. donde 02-01 se corresponde a la codificación del procedimiento, y el primer 02 se corresponde con el capítulo.

¿Y si no disponemos de un manual y de unos procedimientos?

Como he comentado en varias ocasiones, la nueva norma ISO 9001, no requiere la existencia de un manual de calidad y un manual de procedimientos, únicamente exige la existencia de la información documentada que sea la evidencia del cumplimiento de los requisitos de la norma.

En aquellos casos, que la empresa decida no elaborar el Manual y los procedimientos, deberéis idear un sistema de codificación coherente, con la finalidad de obtener los documentos rápidamente y con una coherencia concreta.

¿Y la codificación de la información documentada (registros)?

Lo que he descrito anteriormente, es la referencia que le pondríamos a los diferentes formatos de cada uno de los documentos, después quedaría otra codificación, que sería la que indicáramos dentro de cada uno de los registros. por ejemplo, los códigos de los clientes, de las ofertas, de los contratos, de los proyectos, de las facturas, de producción, etc. En estos casos, también deberéis tener una codificación donde podáis establecer una trazabilidad desde la oferta hasta la factura. Con esto quiero decir, que con un código asignado, y que debe constar por ejemplo en la factura, deberéis conocer, quien es el cliente, a que proyecto nos referimos, la relación con el contrato del proyecto, los albaranes que ha generado, etc. Normalmente, en muchas empresas, se tiene que realizar un registro donde se relacionen todos los códigos y se pueda establecer la trazabilidad mediante la identificación de los documentos.

17 comments:

  1. Hola Adriana Buenas Tardes,
    una consulta, es necesario un listado maestro de documentos?
    si es así la estructura de ese listado de documentos podria ser asi? adjunto el link de un ejemplo

    http://www.uac.cl/otec/manuales/LISTADO_MAESTRO_DE_RESIGTROS.pdf

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    1. Buenos días felipe, he revisado el listado y es correcto. Se debe tener un registro de documentos, donde el propio formato del registro disponga de edición y fecha, y después quede registrado cada uno de los documentos indicando la edición de cada uno y la fecha, así la naturaleza de los documentos (actualizables, revisables, etc), así como el responsable de cada uno de los documentos. Este registro debe ser actualizado continuamente cada vez que un documento del sistema cambie de edición, debido a alguna modificación. Un saludo.

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    2. Buenas tardes, no entiendo como codificar, no tenemos manual de calidad, entonces ¿Como podría a codificar? con la version 2008 yo tenia F-LG-CO-001 es decir frmato, de lance grafico de compras uno. Pero ahora como lo hari ID-LG-CO-001. pero igual defino mis procedimientos por areas??

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    3. Buenos días, puedes realizar la codificación como quieras, siempre y cuando tengas un criterio definido y descrito en un procedimiento. Puedes definir tus procedimientos como quieras siempre y cuando evidencies el cumplimiento de todos los requisitos de la norma. Te recomiendo que aunque no dispongas de un Manual, realices un índice con todas las relaciones y codificaciones con la finalidad de dar coherencia a éstas. Un saludo.

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  2. BUENAS TARDES QUISIERA SABE SI YO PUEDE CODIFICAR LOS PROCESOS DE LA EMPRESA DE LA SIGUIENTE MANERA:
    PR-GA-IN-04-V01
    PROCEDIMIENTO DEL AREA ASISTENCIALY SUBPROCESO DE INVENTARIOS .

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    1. Buenas tardes, puedes realizarlo como quieras, mientras siga un criterio lógico, coherente y ordenado, y dicho criterio esté descrito en detalle en algún documento, como puede ser un procedimiento. Un saludo

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  3. Hola buenas tardes favor me colabora con la ISO q hay para codificar los documentos en el SGC. Gracias

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    1. Buenos días, para poder ayudarle necesito que rellene el formulario de contacto que lo encontrarás en la parte superior del blog en la versión web, para seguir esta conversación en privado, necesito saber el problema en concreto, y así facilitarle un presupuesto ajustado a sus necesidades. Un saludo.

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  4. buenas tardes me podria decir que triterio se debe seguir para realizar una codificacion para una empresa de envases para todas las areas muchas gracias de antemano

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    1. xfavor cualquier ayuda al correo m.m.noelia@hotmail.com

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    2. Buenos días, el criterio en la codificación puede ser como quieras, dependiendo de los diferentes sistemas que tengáis para reconocer dichos envases. Se puede diseñar un sistema, por tipología de envase y/o naturaleza. Es muy común, también introducir en el código referencias a:
      - por una parte como he dicho antes la codificación de la composición del envase.
      - por otra parte el volumen del envase
      - por otro lado a o mejor la línea de producción donde se ha fabricado.

      Dependiendo del sistema qué dispongáis para identificar cada producto, podéis diseñar la codificación. por ejemplo, si utilizáis el código de barras para identificar el producto y de este número sacar toda la información del mismo (composición, lote, fecha de fabricación, volumen, tamaño, color...) pues que os sirva ese mismo código para codificar... sea cual sea el sistema de codificación que utilicéis, que a partir del código podáis conocer todos los aspectos del producto (toda la historia del mismo). Espero que te sirva de orientación. Un saludo.

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  5. Hola, buenas tardes, trabajo en una empresa de Ingeniería que presta servicios en el área de Electricidad, quisiera que me orientaras porque estoy empezando a ordenar un poco las carpetas que llevan, quieren llegar a certificarse con ISO, el detalle está en que pues estoy colaborando con esto y no se de que manera codificar las normas, manuales, textos, libros, me puedes orientar por favor? Gracias.

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    1. Buenos días, el sistema de codificación puedes diseñarlo como quieras, siempre y cuando sea coherente dentro de una estructura. Te recomiendo que ordenes por bloques de requisitos, y una vez estructurado el sistema describas la metodología a seguir con la codificación. Si no sabes ni por donde empezar, te recomiendo que adquieras mi libro: Guía de elaboración de un Manual de Calidad en base a la norma ISO 9001:2015, donde te dará las pautas de cómo elaborar y organizar la documentación de calidad mediante el Manual, procedimientos, instrucciones e información documentada (registros). Dispones de ejemplos y anotaciones para guiarte en el proceso. Te facilito el enlace al artículo donde puedes ampliar con más información sobre el libro:
      http://asesordecalidad.blogspot.com/2016/08/venta-del-libro-guia-de-elaboracion-de.html#.XMKzD2gzY2x
      Un saludo

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  6. Una consulta la codificación de los formatos deben tener un lugar preciso u obligatorio dentro del formato o puede codificarse en el encabezado o pie de pagina?

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    1. El diseño del formato es libre, por lo tanto puedes indicarlo donde quieras siempre que quede claro y con un criterio definido. Un saludo

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  7. buenos dias, un consulta. ejm. si modificamos el manual de bpm (incluye procedimientos, intructvos y formatos) previa aprobacion por el comite, tengo entendido que se cambia la version y fecha de cambio, aplica a todos los manuales?

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    1. Buenas tardes, ante cualquier modificación en un documento de gestión debería cambiarse la edición, pero ante un cambio en un procedimiento, instrucción o registro no tiene porque cambiar la edición del manual. Si el sistema documental está bien estructurado, sólo se cambiará la edición del manual siempre que se realice un cambio sustancial en el sistema, como por ejemplo un cambio en la notma de referencia. Un saludo.

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