Tips para implantar ISO 9001:2015

En la siguiente publicación os voy a dar las pautas de lo que debéis tener en cuenta a la hora de implantar un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001. ¿Qué necesitamos? ¿Qué recursos económicos y de dedicación de los trabajadores necesitamos?

Como ya todos sabéis existe una nueva actualización de la norma (versión 2015) y queda derogada la anterior. Si necesitáis elaborar la documentación para cumplir con los requisitos de la norma, lo deberéis hacer en base a la ISO 9001:2015.

Cuando la Dirección de la empresa, detecta la necesidad de tener que implantar y certificarse en ISO 9001 (proceso de certificación), deberá asumir que necesitará invertir en recursos tanto económicos como de dedicación de horas de trabajo de los trabajadores.

El proceso de la redacción de la documentación, así como el de la implantación del sistema de gestión de calidad de la empresa, si no se invierten los recursos necesarios, puede ser que este proceso pueda ser eterno, y en algunos casos, se deje de hacer por falta de dedicación, ya que como no es productivo, siempre toma un segundo plano en las prioridades de la empresa.

¿Qué recursos del personal de la empresa son necesarios?

Primero de todo, se deberá asignar un trabajador, que conozca al detalle el funcionamiento de la empresa, así como de todos los procedimientos productivos de la organización. De esta manera, deberá asumir que parte de la jornada laboral deberá estar dedicada a las tareas de calidad. Inicialmente durante la etapa de implantación deberá dedicarle más horas, debido a que hay que preparar y redactar toda la documentación necesaria, y esta parte requiere mucha dedicación. Es muy posible que la persona asignada necesite de formación específica para llevar a cabo dicha tarea. Contra más desconocimiento tenga sobre los sistemas de gestión de calidad más tiempo y horas tendrá que dedicar.

Para estos casos, os puedo recomendar que sigáis el libro que he publicado: Guía de elaboración de un manual de calidad: procedimientos en base a la norma ISO 9001:2015. En este libro está detallado el contenido que debe tener el Manual, procedimientos y registros para cumplir con los requisitos de la norma de referencia (básicamente tendréis que copiar y pegar). Como veréis lo podréis adaptar perfectamente a vuestra empresa independientemente del sector al que pertenezcáis. Únicamente, deberéis dedicar esfuerzo en la redacción de vuestros procedimientos productivos, es decir, explicar detalladamente qué hacéis, cómo y que registros utilizáis. 

Otra manera de afrontar este proceso es la de contratar a una persona cualificada que os prepare la documentación y os guíe para implantar el sistema de gestión de calidad. Durante el proceso de redacción este profesional deberá estar en contacto permanente con un trabajador de la empresa familiarizado con todo el funcionamiento interno de la empresa, o bien tener comunicación fluida con los diferentes departamentos de la empresa, para facilitar la adaptación de los documentos a la realidad de la empresa, y de los formatos de los documentos ya existentes.

Hay la posibilidad de contratar a un trabajador exclusivamente para realizar esta tarea, y designarlo como Responsable de calidad, pero en la fase inicial, necesitará de la colaboración de aquellos trabajadores que conocen el funcionamiento interno de la empresa en cada uno de los procesos. Esta persona que se incorpore deberá estar formada y capacitada para tal tarea.

Una vez que el sistema esté implantado, es requisito de la norma la realización de una auditoría interna, realizada por una persona cualificada para tal fin, y además debe ser externa al sistema de gestión de calidad de la propia empresa para dar objetividad a los resultados de la empresa.

Una vez llegado a este punto, se deberá solicitar presupuesto a una empresa certificadora, nos debemos asegurar que la empresa que seleccionemos esté acreditada y el certificado que emita sea oficial. Para eso os dejo el siguiente enlace para explicaros cómo podéis consultar si una empresa está acreditada para realizar las auditorías de certificación (ver aquí).

Una vez certificada la empresa, se necesitará la dedicación parcial de un trabajador de ésta para su mantenimiento, y será el encargado de realizar el seguimiento y la actualización continua de toda la documentación del sistema. Debido a que una vez adquirido el certificado deberás realizar al menos una auditoría interna y otra externa de forma anual, para poder pasarlas es necesario mantener el sistema de gestión de calidad al día.

¿Qué aspectos debemos tener en cuenta que suponen un coste económico?

- La dedicación parcial de un trabajador cualificado, posiblemente clave para el funcionamiento de la empresa. Las horas que no dedique a sus tareas habituales deberá ser suplida por otros trabajadores. Vamos a sobrecargar de trabajo a un profesional que por si ya debe tener sobrecarga de trabajo.

- Muy probablemente la contratación de otro trabajador para el mantenimiento del sistema de gestión, si la empresa es pequeña, se puede recargar a un trabajador ya en plantilla con esta labor. Esta persona debe ser de confianza, ya que deberá tener acceso a toda la información delicada de la empresa.

- Contratación de un profesional para la redacción de la documentación y asesoramiento en la implantación del sistema. Si con el personal existente en la empresa, por falta de tiempo o conocimiento no es posible, se necesitará la contratación de un asesor externo.

- Contratación de la auditoría interna. Puede ser realizado por personal interno, aunque este debe ser ajeno al sistema de gestión de calidad (no debe participar en ninguno de los procesos de la empresa) y debe ser cualificado para tal fin. Habitualmente solo puede realizarse internamente en empresas muy grandes con departamento propio de auditores.

- Contratación de una certificadora acreditada.

Además se deberán tener algunas otras consideraciones, de aspecto legal, que puedan tener un coste adicional. Por ejemplo, si la empresa no cumple con algún requisito legal, puede ser detectado en una auditoría, y por lo tanto deberá solucionarlo en un plazo determinado, eso supone un sobrecoste que normalmente no se tiene en cuenta.