Matriz de competencias

En este artículo os presento una herramienta, desde mi punto de vista muy útil, que nos permite básicamente ver de una forma esquemática que personal está capacitado para desempeñar las diferentes actividades que permiten la correcta ejecución de los procesos de la empresa. A continuación os explicaré detalladamente en qué consiste una matriz de competencias, cómo podéis realizarla y qué beneficios os puede aportar. Os muestro algunos ejemplos prácticos para su desarrollo.

¿Qué es y para qué sirve?

La matriz de competencias es una herramienta que nos permite estructurar, evaluar y visualizar quien es capaz de hacer qué.

Sirve para detectar los problemas de capacitación de los empleados. Algunos de ellos por el puesto que ocupan deberían desempeñar las funciones de una manera eficiente, pero en muchos casos no lo son.

Debes identificar aquellos empleados clave en la empresa (únicos expertos en la materia); es decir, que su actividad únicamente la realizan ellos y en caso de ausencia del trabajador puede comportar varios problemas a la empresa (disminución de productividad, aumento de coste en los trabajos...), ya que esas funciones no serían absorbidas por otro trabajador, y por lo tanto, se quedarían por hacer.

Mediante la matriz podemos demostrar qué habilidades y competencias faltan o están mal distribuidas, y, por lo tanto, también ayudará a ver las necesidades de formación y entrenamiento necesarios para cubrir la falta de éstos. Una más amplia distribución de habilidades incrementa la flexibilidad de la empresa y si es necesario contratar a nuevo personal la matriz ayudará a definir el perfil que se necesita.

¿Cómo podemos hacer la matriz?

Primero de todo se deben identificar las competencias de todos los empleados de la empresa. Se deben definir todas las funciones del personal de la empresa, desde el trabajo diario hasta el puntual. Se debe recoger en un procedimiento, donde se describan las funciones del personal una por una, Si por ejemplo se disponen de dos administrativas y éstas realizan tareas completamente diferentes, se debe distinguir este personal administrativo diferenciándolo y asignándole las tareas que cada uno realiza. Por ejemplo es muy habitual que las administrativas de producción no tengan nada que ver sus tareas con las tareas de las administrativas que dependen del departamento financiero o de contabilidad. Por lo tanto se debe redactar el procedimiento de funciones y requerimientos del personal.

Posteriormente se deben analizar todas las funciones de la empresa y se deben agrupar las competencias en diferentes categorías, como por ejemplo: procesos de fabricación, comercial, Dirección, Diseño, Atención al cliente, tecnología, etc. Y en cada una de esas categorías se evaluarían cada una de las capacitaciones (funciones) que permiten la ejecución del proceso. Podemos asignar las categorías a los procesos de la empresa. Para que os resulte más sencillo os pondré un par de ejemplos sobre una empresa que es un laboratorio de ensayos de los materiales:

 En esta empresa, analizamos el proceso de realización de ensayos (proceso productivo de la empresa), las capacitaciones a evaluar por parte de los trabajadores en esta categoría (proceso) sería:

- Toma de muestra

- Recepción o preparación de la muestra.

- Interpretación de la norma de ensayo

- Elaboración del ensayo según la norma

- Cálculo del resultado

- Interpretación del resultado del ensayo

- Elaboración del acta de ensayo

- Dar respuestas técnicas a los clientes sobre posibles consultas relacionadas con el ensayo, ya sea sobre la propia ejecución del ensayo, sobre la norma de aplicación, resultados, etc.

Otro ejemplo, podría ser sobre los trabajos administrativos derivados de la elaboración del ensayo:

- Recepción del albarán de toma de muestra

- Registro de la muestra y asignar el código

- Asignar los ensayos a la muestra verificandolo con el contrato firmado con el cliente y con la propia solicitud del cliente. En el caso que la petición del cliente no esté en el contrato, derivarlo al departamento correspondiente.

- Transcribir los resultados de la muestra a formato informático.

- Envío del acta de ensayo al cliente previo registro de salida.

- Atención al cliente.

NOTA: La matriz de competencias puede ser útil en empresas que tengan necesidades como la que os planteo a continuación: en una empresa donde se realizan muchos ensayos, de diferente naturaleza, no todos los trabajadores pueden estar capacitados para realizar la totalidad de los ensayos, habitualmente existen áreas o departamentos diferenciados, y los trabajadores de uno no tienen por qué saber realizar los de otra área. Para conocer de una manera gráfica quien puede hacer qué, y poder en un momento dado planificar la ejecución de los procesos (en el caso de un pico de trabajo en alguno en particular), podemos elaborar una matriz de competencias.

¿Cómo se evalúa?

Una vez que se han definido las diferentes categorías, y éstas tienen asignadas unas capacitaciones concretas.

Cada trabajador realizará su propia evaluación puntuándose de 1 a 3 cada una de las capacitaciones descritas, donde:

Si la puntuación es 3 significa muy buena capacidad, donde puede enseñar y los demás trabajadores pueden aprender a desempeñarla.

Si la puntuación es 2: Realizan las actividades de forma independiente

Si la puntuación es 1: Si actualmente está aprendiendo.

Podéis establecer cualquier baremo de puntuación, mientras sea coherente, y cada puntuación tenga algún significado concreto. De una manera gráfica existen muchas maneras de plasmar la matriz. algunos prefieren en lugar de puntuar con números, asignar a los números o puntuaciones colores y que la evaluación de la matriz sea aun más visual. Lo podéis hacer cómo queráis.

Posteriormente, una vez realizada la evaluación por parte del trabajador, se debe hacer una revisión conjunta trabajador-empresa para analizar y poder realizar posibles correcciones.

Con los ejemplos planteados anteriormente, una matriz de competencias podría ser el siguiente:

El resultado final debe ser coherente con el registro de capacitaciones de los trabajadores. Si consultáis el artículo de capacitaciones de los trabajadores, podéis observar que se realiza un registro de cada una de las capacitaciones de cada trabajador, evaluando mediante la presencia de un supervisor y dejando constancia documental de cada tarea que desempeña el trabajador. Por lo tanto, lo descrito en la matriz de competencias, debe ser coherente con las capacitaciones registrada de cada trabajador.

Una vez finalizada la evaluación, si miras verticalmente puedes analizar cómo está cubierta una determinada capacidad, y si miras horizontalmente verás el perfil del rendimiento del trabajador. Os lo muestro en la siguiente tabla:

Si analizáis la columna de evaluación de la capacitación de interpretación del resultado de un ensayo, observamos que únicamente tenemos a un técnico capaz para desempeñar con calidad y garantías esa fase del proceso, será necesario que esa persona enseñe a otro trabajador para que en el caso que sea necesario más de una persona sea capaz de realizar una misma tarea.

También podemos analizar por trabajador, y sacamos la conclusión viendo la matriz que disponemos de dos técnicos, uno clave para la empresa y otro en aprendizaje.

Se deben evitar los vacíos de conocimiento, es decir, no tener ningún trabajador con una puntuación 3, o bien sólo disponer de uno, ya que si este por cualquier motivo se ausenta deja un vacío que a corto plazo es difícil de sustituir. En el procedimiento donde se desarrolle la metodología que desarrolla la matriz de conocimiento se deben establecer estándares mínimos para cada capacitación, o al menos de una manera general. 

Finalmente, debo decir, que elaborar una matriz de competencias, puede acabar de completar vuestra documentación de gestión aportando una herramienta muy útil para poder gestionar el personal de la empresa, un aspecto importante que tiene como requisito la norma ISO 9001:2015.