¿Por qué es necesario definir las funciones del personal? ¿Es un requisito de la norma ISO 9001:2015? ¿Cómo lo hacemos? ¿Cómo se gestiona y se controla?
El desarrollo de este concepto, va más allá de hacer un listado con las diferentes tareas que realiza cada uno de los trabajadores de la empresa. Primero de todo para poder definir las funciones del personal, es necesario realizar un organigrama de la empresa, y definir quién depende de quien, y visualizar qué departamentos existen en la empresa y qué relaciones existen entre ellos.
Muchos de vosotros pensaréis, que todas las empresas, aunque no dispongan de esta documentación por escrito, si qué tienen una idea de su estructura y la distribución del personal en la propia empresa. Pero realmente, en base a mi experiencia, en muchos casos no es así. cuando empieza una empresa, todos los trabajadores acostumbran hacer de todo, la empresa crece y lo hace siguiendo los mismos criterios de cuando empezó, y por lo tanto no existe ningún orden, estructura, y mucho menos están definidas las funciones de los trabajadores en función de los puestos de trabajo.
Naturalmente, un trabajador puede desempeñar las funciones de dos puestos de trabajo.
La norma ISO 9001:2015 requiere que la Alta Dirección asigne, capacite, forme, comunique, defina y analice la competencia de los recursos con la finalidad de asegurar la calidad en los procesos. Para asegurar que la organización pueda cumplir consistentemente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe proporcionar las personas necesarias para el funcionamiento eficaz del sistema de gestión de calidad, incluyendo el funcionamiento de los procesos necesarios.
Por lo tanto, podemos afirmar que es un requisito de la norma.
¿Cómo lo hacemos para evidenciar el cumplimiento del requisito?
Primero de todo, hemos de definir el organigrama de la empresa, tanto funcional (por puestos de trabajo, departamentos, etc.) como nominal (con nombres con todos los trabajadores en las diferentes posiciones indicadas en el funcional. Si no sabéis cómo realizar los organigramas os doy las pautas para realizarlo en el siguiente enlace (ver aquí). Como os he mencionado anteriormente, una persona puede estar en varios sitios diferentes, ya que puede ocuparse de varias tareas diferentes correspondientes a varios puestos de trabajo.
Posteriormente, se debe realizar un procedimiento, que debe disponer de la misma estructura y formato que los demás. Podéis ver en el siguiente enlace un ejemplo de cómo podría ser un procedimiento (ver aquí).
Se debe definir los diferentes puestos de trabajo de la empresa y deben ser coherentes con lo indicado en el organigrama:
- Director General
- Director Técnico
- Comerciales
- Técnicos
- Delineantes
- Operarios
- ...
NOTA: deberéis ser coherentes en la denominación de los puestos de trabajo, a la hora de redactar el manual, los procedimientos, instrucciones e información documentada. Por ejemplo. si vosotros habéis definido Director General, y en algún lugar de la documentación aparece Director Ejecutivo, puede surgir una no conformidad, porque la denominación director ejecutivo no estará definido en el sistema. Deberéis dejarlo todo ligado.
Para cada puesto de trabajo se debe definir las funciones, además de los requerimientos de los diferentes puestos de trabajo. os pongo un ejemplo:
Director General: El
Director General responde a la gestión de la empresa. En particular:
- Revisa los contratos con los clientes
- Aprueba las ofertas y contratos con el cliente
- Aprueba la política de calidad y los objetivos anuales de calidad
- Aprueba el Sistema de gestión calidad y la información documentada generada.
- Gestión económica – Tesorería: aprobación de facturas, gestión de cobros, movimientos de caja, justificantes de caja.
- Aceptación de alta de proveedores y solicitud de avales
- Gestión comercial: establecer los objetivos comerciales y estudiar nuevas oportunidades de negocio para valorarlas.
- Gestión de la producción: solicitud de pedidos, cambios de importes de expedientes, asignación de recursos, coordinación del sistema de producción, seguimiento de la actividad con los equipos técnicos, cierre de mes, control de cartera…
- Gestión de recursos: aprobación de los contratos del personal, salidas del personal, solicitud de vacaciones, informes de evaluación del personal, aprobación de viajes, formación…
Requerimientos del puesto de trabajo:
Educación: Titulado superior
Formación
complementaria: Máster en MBA y tres meses trabajando al lado del Director general que ha de sustituir
Experiencia: 5 años de experiencia
mínima en la Dirección de una empresa del sector bien trabajar durante un
periodo al lado del Director General.
NOTA: Debéis detallar todas las tareas reales que realiza cada uno de los trabajadores y agruparlo por puestos de trabajo. Si por ejemplo, que es muy común, hay administrativas que realizan unas tareas concretas y otras realizan otras, deberéis separar en dos, unas administrativas serán especializadas en producción y otras en contabilidad, por ejemplo. Por lo tanto, deberéis definir las funciones para: administrativas producción y administrativas contabilidad.
Además, también deberéis incluir en las funciones, las diferentes responsabilidades que cada puesto de trabajo tiene en los diferentes procesos de la empresa. Por ejemplo, si el trabajador que realiza las calibraciones de los equipos, incluirlo, y será el que ocupa ese puesto de trabajo el que firme los certificados de calibración; y consecuentemente, en el procedimiento de calibraciones, deberéis indicar que el responsable de las calibraciones es el técnico.
¿Qué información documentada genera este procedimiento?
En este procedimiento podemos considerar que el organigrama es la información documentada que se genera, tanto el nominal como el funcional.
El procedimiento también se puede enfocar de otra manera, que la descripción de las funciones y los requerimientos de los puestos de trabajo se realicen mediante fichas. Una ficha o documento para cada uno de los puestos de trabajo, Por lo tanto la información documentada asociada a dicho procedimiento estarían también las fichas.
NOTA: En algunos casos en que exista manual de calidad, que como sabéis en la norma ISO 9001:2015 no es obligatorio, es habitual que el organigrama de la empresa se adjunte al manual como anejo a éste y no como anejo al procedimiento, ya que se puede considerar, conjuntamente con la Política de calidad y el mapa de procesos, la definición de la propia empresa. En ese caso, simplemente, en la información documentada de este procedimiento haríamos referencia al anejo en cuestión. Como siempre os digo, el formato, estructura, redacción, diseño de los diferentes documentos del sistema es a vuestro criterio, no hay normativa obligatoria, únicamente sugerencias.
A partir de la definición de este procedimiento, deberéis realizar uno específico para formación y capacitación de personal, pero deberéis utilizar como base la denominación de los diferentes puestos de trabajo, así como tener en cuenta las diferentes funciones para cada cargo.
En una empresa de tres personas, ¿puede haber solo dos puestos de trabajo, los cuales sean dirección y técnico de producción y diseño? El puesto de dirección cubre las funciones de dirección, compras, rrhh, ventas y responsable de producción. La Dirección se compone de dos socios y así se refleja en la matriz de polivalencia pero solo hay definido dos puestos de trabajo. Es motivo de No Conformidad?
ResponderEliminarBuenos días, si en la empresa existen tres trabajadores, deben existir una dsecripción de las funciones de cada uno de los trabajadores. No importa que un mismo trabajador tenga varias funciones de departamentos diferentes. Debe quedar bien descrito y detallado todas las funciones en el procedimiento correspondiente, así cómo debe figurar en el organigrama de la empresa. Y dos personas diferentes pueden tener las mismas funciones, y también debe quedar reflejado en el sistema documental. Si no es así puede ser que ante una auditoría se pueda abrir una no conformidad. Un saludo.
EliminarMuchas gracias por tu ayuda.
EliminarEntiendo entonces que si hago un organigrama funcional y nominal donde aparecen los puestos de trabajo y en los que haya dos responsables, se añaden los dos nombres, y creo puestos de trabajo para rble de compras, rble producción, comercial, etc y en las descripciones de los puestos de trabajo añado las funciones del puesto además de experiencia, formación, etc. necesaria y en los procedimientos se describe que cargo (rble. de compras, rble. producción, etc.) hace cada acción ya valdría. Claro esta que también la empresa debe demostrar que si hay dos responsables, no repiten las mismas tareas, por ejemplo, hacer el mismo pedido o planificar la misma orden de trabajo, etc.
¿Me equivoco?
Muchas gracias,
Dos personas diferentes pueden realizar las mismas tareas, lo único que deberás describir algún tipo de control para que el trabajo no se duplique. Un ejemplo fácil, es que los dos tengan acceso al mismo registro y puedan ver antes de hacer un pedido si el otro ya lo ha realizado. Un saludo.
EliminarMuchas gracias por la información y enhorabuena por tu blog.
EliminarSaludos
Hola Adriana, quería hacerte una consulta con respecto a la asignación de responsabilidades y autoridades dentro del SGC. Estoy en proceso de un curso de auditor Lider ISO 9001:2015 y tengo dudas sobre esta pregunta.
ResponderEliminarLa pregunta es la sgte. : ¿La organización deberá asignar responsabilidades y autoridades para cada proceso de la misma?
De acuerdo al punto 5.3 dice "La ALTA DIRECCIÓN debe asignar la responsabilidad y autoridad para: (...)"
Pero cuando reviso 4.4 La ORGANIZACIÓN debe determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, y DEBE:
e) asignar las responsabilidades y autoridades para estos procesos;
me confunde porque no sé si tendría que poner SI o NO a esa pregunta. He revisado las definiciones de la 9000 sobre ORGANIZACION y ALTA DIRECCION son conceptos diferentes.
¿Quien define la responsabilidad y autoridad para CADA PROCESO? la organización o la alta dirección.
Agradezco tu respuesta.
Agrego a lo anterior, y con respecto a los procesos externos ¿Quien define la autoridad y responsabilidad de ese proceso externo?
EliminarBuenos días Mauricio, desde mi punto de vista sería la Alta Dirección de la empresa la que se debe comprometer a definir los procesos, las funciones y responsabilidades en cada caso, tal y como queda definido en la política de la empresa/organización. Creo que es lo más coherente. Pero como verás, se puede interpretar de muchas maneras la norma, por esa razón los auditores, yo misma me incluyo, realizamos muchas veces la auditoría de forma subjetiva, es decir, que para algunos la evidencia del cumplimiento del requisito puede ser totalmente correcta y para otros pueden encontrar alguna incidencia. (Estamos hablando siempre de detalles, no de no conformidades atroces claro). Un saludo.
EliminarHola adriana, mi pregunta es: es necesario él perfil de estudios para la certificación ya que por experiencia de trabajo puedo cubrir él puesto de auditor de calidad, pero no se si así lo permita la norma.
ResponderEliminarGracias.
Buenos días, si es para realizar las auditorías internas, demostrando experiencia en el sistema de gestión así como en el proceso de auditoría, tal y como esté fijado por los requisitos de la empresa es suficiente. Para ser auditor en una certificadora es necesario estar acreditado por un organismo oficial, como por ejemplo IRCA, para ello has de realizar un curso y posteriormente un examen. Te facilito un enlace para ampliar ña información: https://clubresponsablesdecalidad.com/irca-certificacion-de-auditores/comment-page-2/
EliminarUn saludo,
Muchas gracias.
EliminarHola Adriana, mi duda es: En mi empresa tenemos muchas personas que no cumplen la escolaridad del perfil del puesto, esto de que manera me afecta en la norma iso??
ResponderEliminarSaludos...
Buenos días, deberás bajar los requisitos de los requerimientos de los puestos de trabajo para esos puestos en concreto, y suplirlo con años de experiencia en las tareas que ocupan. No hay problema en eso, debéis adaptar los requerimientos del personal a vuestra realidad de la empresa. Otro aspecto sería, si para un determinado puesto es obligatorio por ley que los trabajadores tengan que tener un título concreto, en este caso si que os afectaría, porque estaríais incumpliendo la ley. Pero si no es el caso, los criterios de selección los tiene la propia empresa. Si no se cambian, ante una auditoría, lo podrían detectar y sería objeto de no conformidad en el informe de auditoría. Menor si lo que fallan son los criterios de la empresa, y mayor si es obligado por ley. Las no conformidades mayores en una auditoría de certificación o de seguimiento, significa que si no se soluciona la no conformidad en el plazo que te marcan, pueden retirarte la certificación. Normalmente, suelen ser incumplimientos legales, o cosas bastante gordas. Un saludo.
EliminarBuenas tardes, tengo una duda que pasa en este caso que la empresa tiene dos asistentes entre ellas se apoyan con el tema de ventas, compras,recursos humanos,almacén, etc y existe un jefe de planta, supervisor de planta, gerente comercial, gerente general y gerente de producción en este caso debería designar específicamente la función de cada asistente y poder realizar mi organigrama o es que en el organigrama debería de poner encargada de recursos humanos, ventas etc o solonpodria generalizar. GRACIAS POR SU RESPUESTA
ResponderEliminarBuenos días Lizbeth, no hay ningún problema. Debes definir las funciones de cada asistente y agruparlas por áreas. Lo que pasará es que si las asistentes colaboran en varios departamentos puedes hacer que cada trabajador tenga varios puestos de trabajo. Por ejemplo tengo un asistente que hace de administrativo de contabilidad y de producción, dos departamentos totalmente diferentes. Crearás un puesto de trabajo con las funciones administrativas de calidad y otro diferente con las de administración. De esta manera este trabajador tendrá asociado dos puestos de trabajo, con las actividades a realizar diferentes en cada caso. Debes diseñar el organigrama en función de las tareas por puesto de trabajo. Un saludo.
EliminarY otra duda U.u es que en otra empresa de fabricación resulta que hay una encargada de mandar la solicitud de los profuctos a fabricar de las tiendas y le puse como coordinadora de pedidos de requerimientos y la coloque en el organigrama como si fuera superior al jefe de planta eso está bien???, y bueno a parte la empresa cuenta con una jefa de créditos, cobranzas y ventas a ella solo le reportan los vendedores de campo y son los mismos vendedores que buscan sus productos o le dice a uno de los gerentes general para que mande a fabricar en caso ellos no encuentren el producto, pero son solo ellos los vendedores de campo quienes reportan a la jefa de créditos, cobranzas y ventas... como puedo hacer en estos casos??... esta bien que a la chica que a la vez es vendedora la nombre como coordinadora de requerimiento de pedidos? O es que debería de ir debajo de la jefe de créditos,cobranzas y ventas???.
ResponderEliminarEl organigrama se debe diseñar en función de las diferentes áreas. Existen varios departamentos que pueden colgar directamente de Dirección como pueden ser el departamento financiero, el departamento de gestión de Calidad, departamento de compras, Gestión con los proveedores, la secretaria de Dirección... donde los trabajadores que ocupan esas áreas reportan directamente a Dirección. La colocación de esta persona que me planteas, deberás colocarla colgando de a quien reporte. Si la supervisión depende directamente de Dirección, estará bien, si en cambio la relación directa es con el jefe de planta, éste puesto de trabajo/departamento tendrá que colgar de él. Espero que estos consejos te ayuden. Un saludo.
EliminarMuchísimas gracias :)
EliminarEste comentario ha sido eliminado por el autor.
ResponderEliminarbuenas tengo algunas dudas, los procesos que se reflejan en el mapa de procesos todos se den desarrollar en diagrama de flujo incluido gerencia?
ResponderEliminarY si en el mapa de procesos yo pongo Compras en el organigrama de la empresa debo poner el responsable de compra.
Por otra parte yo soy el responsable de calidad de la empresa y estamos sacando la certificación ISO pero no tengo capacitación alguna ni en calidad ni el la norma esto podria representar algun problema en la auditoria de certificación
El organigrama de la empresa debes realizarlo como quieras, siempre y cuando refleje la realidad de la misma y las relaciones que existen por puesto de trabajo. Te recomiendo que reflejes en el organigrama cada uno de los puestos de trabajo; éstos también puedes agruparlos por departamentos.
EliminarDepende de lo que indiques en el procedimiento de funciones del personal respecto a tu puesto de trabajo. Te van auditar aquello que tengas escrito en el procedimiento, lo debes ajustar a tu perfil. Un saludo.
Para la certificación de la norma ISO se debe de completar la planilla de Gestión de Cambios para los cambios documentales que se realicen
ResponderEliminarGracias
Naturalmente cada cambio en la documentación del sistema debe ser registrada, ya puede ser en registros a parte o bien en el propio documento. Dependiendo del cambio que se trate, si es más o menos complejo, se deberá realizar una planificación, asignación de recursos y plazo de ejecución. Un saludo.
EliminarEstimados buenas tardes. quisiera saber como se evidencia el requisito 5.1 f la alta dirección debe comunicar la eficacia de SGC... Se debe enviar un comunicado? O en la revisión ... por otro lado en el organigrama el supervisor Sig debe reportar directamente a gerencia general?
EliminarBuenos días, se puede realizar de muchas maneras, una de ellas es mediante la formación del personal en relación al sistema de gestión de calidad, comunicar tanto la política como los objetivos... En realidad, este apartado se cumple, si se cumplen todos los requisitos del sistema. Un saludo.
EliminarHola, quisiera preguntar si hay algún impedimento que Control de Calidad dependa del Responsable de Producción a nivel de Norma ISO
ResponderEliminarGracias
Buenas noches, no hay ningún problema, mientras queden bien definidas sus funciones y responsabilidades tanto en la documentación del sistema como en la realidad. Un saludo
Eliminar