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19 de julio de 2016

Funciones del personal según ISO 9001:2015 (procedimiento)

¿Por qué es necesario definir las funciones del personal? ¿Es un requisito de la norma ISO 9001:2015? ¿Cómo lo hacemos? ¿Cómo se gestiona y se controla?

El desarrollo de este concepto, va más allá de hacer un listado con las diferentes tareas que realiza cada uno de los trabajadores de la empresa. Primero de todo para poder definir las funciones del personal, es necesario realizar un organigrama de la empresa, y definir quién depende de quien, y visualizar qué departamentos existen en la empresa y qué relaciones existen entre ellos.

Muchos de vosotros pensaréis, que todas las empresas, aunque no dispongan de esta documentación por escrito, si qué tienen una idea de su estructura y la distribución del personal en la propia empresa. Pero realmente, en base a mi experiencia, en muchos casos no es así. cuando empieza una empresa, todos los trabajadores acostumbran hacer de todo, la empresa crece y lo hace siguiendo los mismos criterios de cuando empezó, y por lo tanto no existe ningún orden, estructura, y mucho menos están definidas las funciones de los trabajadores en función de los puestos de trabajo.

Naturalmente, un trabajador puede desempeñar las funciones de dos puestos de trabajo.

La norma ISO 9001:2015 requiere que la Alta Dirección asigne, capacite, forme, comunique, defina y analice la competencia de los recursos con la finalidad de asegurar la calidad en los procesos. Para asegurar que la organización pueda cumplir consistentemente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe proporcionar las personas necesarias para el funcionamiento eficaz del sistema de gestión de calidad, incluyendo el funcionamiento de los procesos necesarios.

Por lo tanto, podemos afirmar que es un requisito de la norma.

¿Cómo lo hacemos para evidenciar el cumplimiento del requisito?

Primero de todo, hemos de definir el organigrama de la empresa, tanto funcional (por puestos de trabajo, departamentos, etc.) como nominal (con nombres con todos los trabajadores en las diferentes posiciones indicadas en el funcional. Si no sabéis cómo realizar los organigramas os doy las pautas para realizarlo en el siguiente enlace (ver aquí). Como os he mencionado anteriormente, una persona puede estar en varios sitios diferentes, ya que puede ocuparse de varias tareas diferentes correspondientes a varios puestos de trabajo.

Posteriormente, se debe realizar un procedimiento, que debe disponer de la misma estructura y formato que los demás. Podéis ver en el siguiente enlace un ejemplo de cómo podría ser un procedimiento (ver aquí).

Se debe definir los diferentes puestos de trabajo de la empresa y deben ser coherentes con lo indicado en el organigrama:
  • Director General
  • Director Técnico
  • Comerciales
  • Técnicos
  • Delineantes
  • Operarios
  • ...

NOTA: deberéis ser coherentes en la denominación de los puestos de trabajo, a la hora de redactar el manual, los procedimientos, instrucciones e información documentada. Por ejemplo. si vosotros habéis definido Director General, y en algún lugar de la documentación aparece Director Ejecutivo, puede surgir una no conformidad, porque la denominación director ejecutivo no estará definido en el sistema. Deberéis dejarlo todo ligado.

Para cada puesto de trabajo se debe definir las funciones, además de los requerimientos de los diferentes puestos de trabajo. os pongo un ejemplo:

Director General: El Director General responde a la gestión de la empresa. En particular:
  • Revisa los contratos con los clientes
  • Aprueba las ofertas y contratos con el cliente
  • Aprueba la política de calidad y los objetivos anuales de calidad
  • Aprueba el Sistema de gestión calidad y la información documentada generada. 
  • Gestión económica – Tesorería: aprobación de facturas, gestión de cobros, movimientos de caja, justificantes de caja.
  • Aceptación de alta de proveedores y solicitud de avales
  • Gestión comercial: establecer los objetivos comerciales y estudiar nuevas oportunidades de negocio para valorarlas.
  • Gestión de la producción: solicitud de pedidos, cambios de importes de expedientes, asignación de recursos, coordinación del sistema de producción, seguimiento de la actividad con los equipos técnicos, cierre de mes, control de cartera…
  • Gestión de recursos: aprobación de los contratos del personal, salidas del personal, solicitud de vacaciones, informes de evaluación del personal, aprobación de viajes, formación…
Requerimientos del puesto de trabajo:
Educación: Titulado superior 
Formación complementaria: Máster en MBA y tres meses trabajando al lado del Director general que ha de sustituir
Experiencia: 5 años de experiencia mínima en la Dirección de una empresa del sector bien trabajar durante un periodo al lado del Director General.

NOTA: Debéis detallar todas las tareas reales que realiza cada uno de los trabajadores y agruparlo por puestos de trabajo. Si por ejemplo, que es muy común, hay administrativas que realizan unas tareas concretas y otras realizan otras, deberéis separar en dos, unas administrativas serán especializadas en producción y otras en contabilidad, por ejemplo. Por lo tanto, deberéis definir las funciones para: administrativas producción y administrativas contabilidad.

Además, también deberéis incluir en las funciones, las diferentes responsabilidades que cada puesto de trabajo tiene en los diferentes procesos de la empresa. Por ejemplo, si el trabajador que realiza las calibraciones de los equipos, incluirlo, y será el que ocupa ese puesto de trabajo el que firme los certificados de calibración; y consecuentemente, en el procedimiento de calibraciones, deberéis indicar que el responsable de las calibraciones es el técnico.

¿Qué información documentada genera este procedimiento?

En este procedimiento podemos considerar que el organigrama es la información documentada que se genera, tanto el nominal como el funcional.

El procedimiento también se puede enfocar de otra manera, que la descripción de las funciones y los requerimientos de los puestos de trabajo se realicen mediante fichas. Una ficha o documento para cada uno de los puestos de trabajo, Por lo tanto la información documentada asociada a dicho procedimiento estarían también las fichas.

NOTA: En algunos casos en que exista manual de calidad, que como sabéis en la norma ISO 9001:2015 no es obligatorio, es habitual que el organigrama de la empresa se adjunte al manual como anejo a éste y no como anejo al procedimiento, ya que se puede considerar, conjuntamente con la Política de calidad y el mapa de procesos, la definición de la propia empresa. En ese caso, simplemente, en la información documentada de este procedimiento haríamos referencia al anejo en cuestión. Como siempre os digo, el formato, estructura, redacción, diseño de los diferentes documentos del sistema es a vuestro criterio, no hay normativa obligatoria, únicamente sugerencias.

A partir de la definición de este procedimiento, deberéis realizar uno específico para formación y capacitación de personal, pero deberéis utilizar como base la denominación de los diferentes puestos de trabajo, así como tener en cuenta las diferentes funciones para cada cargo.

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