En el artículo de esta semana, os voy a exponer cómo podríamos plantear la integración de los tres sistemas de gestión basados en la norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, en su requisito de competencia del personal. Para ello, os voy a dar respuesta a las siguiente preguntas: ¿Qué describe cada norma respecto al requisito de competencia que deben tener los trabajadores de la empresa)? ¿Qué requisitos en cuanto a la competencia del personal, tienen en común los tres sistemas? ¿Qué evidencias documentales en el sistema integrado debemos tener para satisfacer los requisitos?
¿Qué describe cada norma respecto al requisito de competencia que deben tener los trabajadores de la empresa)?
En los tres sistemas de gestión se debe desarrollar una metodología para dar respuesta y evidencia al requisito de competencia del persona. En las tres normas quedan definidos los requisitos en el apartado 7.2. Es un punto, importante y común en los tres sistemas de gestión, y por lo tanto, muy fácilmente integrable.
ISO 9001:2015
7.2 Competencia
La organización debe:
a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad;
b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas;
c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;
d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.
ISO 14001:2015
7.2 Competencia
La organización debe:
a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos bajo su control, que afecte a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos;
b) asegurarse de que estas personas sean competentes, en base a su educación, formación o experiencia apropiadas;
c) determinar las necesidades de formación asociadas a los aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental;
d) Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.
La organización debe conservar información documentada apropiada como evidencia de competencia.
ISO 45001:2018
7.2 Competencia
La organización debe:
a) Determinar la competencia necesaria de los trabajadores que afecta o puede afectar a su desempeño de la SST;
b) Asegurarse que los trabajadores sean competentes (Incluyendo la capacidad de identificar los peligros), basándose en la educación, formación y experiencia apropiada;
c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir, mantener la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;
d) conservar información documentada apropiada como evidencia de competencia.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la provisión de formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.
¿Qué requisitos en cuanto a la competencia del personal, tienen en común los tres sistemas?
Para saber si podemos o no integrar este requisito en una metodología en común, debemos tener en cuenta las diferentes exigencias a tener en cuenta de cada uno de los sistemas de gestión que queremos integrar. Podemos visualizarlo en la siguiente tabla:
Como podéis observar, podemos establecer una metodología común a los tres sistemas de gestión que evidencie el cumplimiento de los diferentes aspectos del requisito. Por lo tanto, elaboraremos un procedimiento común a los tres sistemas de gestión. Para cumplir con todos los requerimientos específicos, únicamente tendremos que evaluar las diferentes actividades que aplican a cada sistema de gestión. Por ejemplo, si tenemos que evaluar la competencia de un trabajador respecto a la identificación de peligros, o bien sobre el conocimiento de los aspectos ambientales, deberemos incorporar estas actividades y evaluarlas para la totalidad de los trabajadores. En el apartado siguiente os voy a explicar cómo lo podemos evidenciar en un documento, o bien qué herramientas podemos utilizar.
¿Qué evidencias documentales en el sistema integrado debemos tener para satisfacer los requisitos?
Este requerimiento se puede evidenciar de muchas maneras, debemos establecer la metodología y los criterios de capacitación de los trabajadores en un procedimiento.
Qué posibles maneras podemos evidenciar este requisito, común a los tres sistemas de gestión:
Una posible manera es realizando una matriz de competencias, en la que se establece para cada actividad que se realiza en la empresa, el grado de realización de dicha actividad de cada empleado. Además podemos completar la matriz, evaluando las posibilidades de aprendizaje de cada uno de los trabajadores de una determinada actividad, de esta manera la matriz no sólo nos servirá para planificar las diferentes actividades asignando el personal capacitado, sino que también nos sirve para planificar la posible formación a realizar para potenciar una determinada actividad entre los trabajadores de la empresa. Si necesitáis más información de cómo crear una matriz de competencias, ver el siguiente enlace: Matriz de Competencias.
En el procedimiento, deberéis detallar los criterios de evaluación de las capacitaciones del personal, así cómo describir los diferentes puestos de trabajo que intervienen en el proceso, y quien es el responsable último de dicha evaluación.
Os pondré un ejemplo, si en la matriz consideramos una evaluación de un conocimiento de una actividad concreta por un trabajador, y nuestro criterio de evaluación es:
0.- es capaz de aprender mediante formación
1.- conocimiento básico
2.- conocimiento medio
3.- conocimiento experto
Debemos establecer qué significa cada rango; es decir, dentro de conocimiento básico, que es lo que puede realizar el trabajador, cómo se mide... así para cada uno de los diferentes rangos.
Para muchos auditores, una buena matriz de capacitaciones sería suficiente, ya que se evidencia la capacitación de cada trabajador para cualquier actividad de la empresa, y mediante esta herramienta se puede analizar y planificar las diferentes actividades de la empresa. Pero como siempre sucede, la norma es interpretable, y se pueden definir algunos cabos sueltos que no se acaban de determinar.
Un ejemplo de ello sería conocer aspectos como:
- Cuándo se ha realizado el periodo de capacitación
- Quién ha supervisado y evaluado al trabajador
- Qué referencias ha generado durante la supervisión
- Evidencia documental de la evaluación
Por lo tanto, en este caso, de considerar que faltaría la información anterior, deberíamos generar otro documento, para cada trabajador y para cada actividad de la empresa. Con la finalidad de generar un material soporte que configuraría la matriz de capacitaciones.
El gran problema: la gran cantidad de trabajo y papeleo que se debe generar para cada trabajador y cada actividad, además tenemos que pensar que es un registro dinámico, es decir, que se debe estar actualizando continuamente, y que va relacionado con otros documentos también continuamente actualizables, como pueden ser cursos de formación, actualización de los CV...
Finalmente, como el tema de las capacitaciones del personal influye directamente tanto en la planificación de los trabajos, como en la buena ejecución de los procesos, es un punto que se debe tratar en cada una de las actas generadas del seguimiento de los sistemas de gestión, así como del acta de la revisión de los sistemas de gestión.
Excelentes aportes!
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