Fases de Diseño según ISO 9001:2015

En este artículo os voy a describir las diferentes fases que nos podemos encontrar en el proceso de Diseño. La norma ISO 9001:2015 describe en un apartado los requisitos que debe cumplir el proceso de diseño de la empresa, debido a su gran importancia. 

Las fases de un diseño pueden ser las siguientes:

Fase de Solicitud por parte del cliente: 

Primero de todo, para realizar un diseño, el cliente nos lo ha de solicitar, dándonos los detalles de aquello que necesita así como la información necesaria para poder hacer realidad ese diseño. Normalmente, un diseño va asociado a unas necesidades concretas, que por lo general es el propio cliente quién aporta qué es lo que quiere hacer y cómo. En este caso, a través de un estudio de la información aportada por el mismo, se analizará si es viable o no. 

Otro de los casos es que el cliente, ante una necesidad, nos presente el problema y quiera posibles soluciones al mismo, requiriendo nuestra experiencia.

Al final, sea como sea, se debe estudiar, qué es lo que necesita el cliente en realidad y los requisitos a los que debemos hacer frente, con la información que nos pueda aportar.

Fase de Pre-diseño:

Una vez que nos hemos reunido con el cliente, debemos estudiar la información al detalle con lo que debemos:

- Planificar quién será el encargado y/o el equipo que se encargará de hacer el pre-estudio

- El coste económico así como el presupuesto del diseño en el caso de hacerse

- Planificación del tiempo para argumentar al cliente si lo que el cliente nos plantea es factible o no.

- El estudio de la implicación de otras partes interesadas en el diseño. Por ejemplo, en el caso que el diseño se apruebe por el cliente, debemos obtener la aceptación de que el fabricante tenga los medios para que pueda realizarlo. O bien, si es posible obtener los permisos necesarios para llevar a cabo el Diseño...

- Elaboración de unos primeros cálculos, planos, prototipo inicial... sin entrar en detalle, sólo para evaluar si es factible o no lo que se nos plantea.

Una vez disponemos del pre-diseño, éste es presentado al cliente, y se evalúa si es adecuado o no. En el caso que no lo consideremos viable, se presentará un estudio de alternativas.

Si el cliente no lo acepta porque no considera que se ajusta a sus necesidades, el diseño será rechazado, y se le presentará al cliente la factura por los trabajos realizados por el estudio de viabilidad del diseño solicitado, y aquí se acaba todo.

Si el cliente, conjuntamente con las partes interesadas implicadas en el desarrollo del diseño, accepta, pasamos a la siguiente fase: planificación de los trabajos.

Fase de Planificación:

Antes de realizar cualquier trabajo, se debe planificar. Se deberá definir:

El alcance del diseño y definir los objetivos

El Responsable y equipo que va a realizar el diseño

Los recursos humanos: se deberá gestionar quién será el Responsable y equipo que va a realizar el diseño, así como las horas estimadas de dedicación que van a realizar, con la finalidad de controlar los costes estimados.

Recursos materiales: todos aquellos que sean necesarios, y estimar los costes de los mismos.

Planificación con los proveedores, en caso de realizar algún prototipo.

Definir las diferentes fases de la ejecución del diseño, así como definir los tiempos y dedicación de los recursos en cada una de las fases. Este control se suele hacer con la herramienta Diagrama de Gantt.

Fase de ejecución o elaboración del informe de diseño detallado

En esta fase, partiendo del pre-diseño aceptado por el cliente, se detallan los cálculos, planos... Dependiendo del trabajo que estemos realizando, a lo mejor es necesario la elaboración de un prototipo de acuerdo con el diseño. 

Dependiendo qué diseño, a lo mejor algunos puntos deben consultarse con alguna parte interesada...

Se definen los puntos de control y verificación del diseño.

Se realiza el informe de diseño final

Fase de Control y Gestión:

Esta fase debe realizarse en cada una de las fases anteriores

Control de la producción y de los costes. Se debe verificar periódicamente los costes, los tiempos y la facturación que se va realizando en el transcurso del proyecto. Control de horas de los técnicos. Control de compras y subcontrataciones. 

Indicadores: Para poder realizar el control del proceso de diseño, podemos definir indicadores de proceso para cada una de las fases.

Puntos de control de calidad. Se deberán definir, tanto en la fase de planificación, como en la del pre-diseño, los puntos de control de calidad del diseño. Es decir, se deberá definir qué aspectos debemos verificar, qué verificar, quién lo debe hacer y cómo, con la finalidad de cumplir con los requisitos del cliente y normativos que aplican en el diseño. Por lo que se deberá definir y un Plan de Control de Calidad para el Diseño. 

Inspecciones del diseño.

Realización de la evaluación y gestión de los riesgos asociados al diseño. Habitualmente, este informe se incluirá en el informe del diseño final.

Se debe verificar y ajustar continuamente la planificación inicial de los trabajos.

Fase de aprobación del diseño por parte del cliente:

Una vez realizado el informe de diseño final se presenta al cliente, y pueden pasar dos cosas:

- O bien que apruebe y entonces se facturen los trabajos.

- O bien que solicite algunos cambios. En ese caso, se estudiarían los cambios, si son viables o no, y se justificarían haciéndolos o no. Con lo que volveríamos a la fase de ejecución. A parte, se deberá estudiar la naturaleza de los cambios, por si éstos comportan un incremento en los costes, y por supuesto, se deberá re-planificar el trabajo que comportan dichos cambios.

Comunicación con el cliente:

En cada una de las fases anteriores, es muy importante la comunicación continua y fluida con el cliente y con las partes implicadas en el proyecto de diseño. Normalmente, una buena comunicación con el cliente favorece a su satisfacción, y nos asegura que el resultado final del trabajo sea bueno, ya que a lo largo del proyecto se van realizando los ajustes oportunos para que todas las partes estén de acuerdo. 

En el siguiente esquema podéis ver de una forma gráfica todo lo que se ha comentado en este artículo:

Por supuesto, dependiendo que estemos diseñando, el esquema anterior y las fases pueden ser un poco diferentes, y algunos aspectos contemplados en alguna de las fases se pueden pasar a otras. No es lo mismo diseñar un curso de formación, que hacer el diseño de un barco o de un túnel. Contra más dificultad y más complejo sea el diseño, más fases nos podemos encontrar, aunque en definitiva siempre tendremos los mismos bloques: 

- Solicitud del diseño

- Estudio inicial del diseño

- Planificación

- Ejecución

- Control

- Cierre

Naturalmente, cada empresa deberá definir cómo realiza el trabajo y qué documentos genera en cada actividad que realiza, ya sea en un procedimiento y/o en una ficha de proceso. Además de incluirlo en el mapa de procesos de la empresa.