La dirección de la empresa de forma periódica debe analizar sus oportunidades con la finalidad de mejorar tanto la rentabilidad de la organización como definir el futuro a corto, medio y largo plazo. Para ello, debe identificar qué posibilidades dispone en función de su actividad y del análisis de los competidores, además de decidir, que no es tarea sencilla, el rumbo que va a tomar.
Esta toma de decisiones es muy complicada, ya que si no se tienen en cuenta todos los factores que aplican, puede ser que la empresa acabe en una situación muy complicada. He realizado a continuación una enumeración de los pasos y el orden lógico, que se tendrían que considerar para llevar a cabo las acciones para que una oportunidad identificada se haga efectiva:
1.- Identificar todas la oportunidades. Ya sea al mismo tiempo que se identifica el contexto de la organización o bien como ejercicio individual porque se requiere para reorientar la misión y visión de la empresa. Las oportunidades que se identifiquen pueden tener varios orígenes; como por ejemplo, de origen estratégico, de mejora etc.
2.- Analizar la viabilidad de cada una y analizar qué aportaría para la empresa llevarlas a cabo. A lo mejor identificamos una oportunidad, pero ésta se desvía considerablemente de la visión y misión de la empresa, y queda descartada por ese motivo. O bien, la empresa en los momentos en que se encuentra no puede hacer frente a una inversión económica para abordar la oportunidad identificada.
3.- De aquellas posibles oportunidades que la Dirección de la empresa pueda contemplar, se procederán a analizarse. Se deberán realizar y subcontratar, si procede, informes y análisis de todo tipo (financieros, legales, de infraestructura, viabilidad...), con la finalidad de disponer de toda la información posible, sobre las acciones a realizar.
4.- Una vez se dispone de toda la información que facilite la toma de decisiones, se identificará el riesgo asociado a la oportunidad, y se evaluará. Una vez realizada la evaluación, se analizarán las medidas necesarias para que el riesgo asociado a dicha oportunidad sea mínimo, asociando los recursos y medios necesarios para lograrlo. Una vez que nos hacemos a la idea que tenemos exactamente entre manos, podemos pensar en cómo lo vamos hacer, con el mínimo riesgo posible.
5.- Identificar todas las acciones que hay que realizar para que la oportunidad identificada sea efectiva. Como previamente hemos evaluado los posibles riesgos, así como hemos establecido qué debemos hacer para correr el menos riesgo posible.
6.- Una vez identificadas cada una de las acciones, se debe planificar su ejecución:
- Estableciendo las acciones que hay que realizar.
- Identificar quién las realiza y quien es el responsable.
- Los recursos que se requieren (económicos, materiales, humanos...).
- El tiempo estimado para la realización de cada una de las acciones.
- Desviaciones entre lo real y estimado en cuanto a los recursos y tiempo
- Acciones correctivas si son necesarias para corregir las desviaciones.
7.- Al mismo tiempo que se realiza la planificación, donde se identifican las acciones a realizar, se debe
evaluar el riesgo asociado a cada una de las acciones. Con la finalidad de agilizar el trabajo, existen numerosas herramientas de planificación, la más utilizada para estas tareas es el
Diagrama de Gantt.
Nos podemos encontrar, que al analizar alguno de los puntos anteriores, (como pueden ser: detallar las acciones a realizar, asignar los los recursos asociados a cada una de las responsables, la planificación económica o legal, los resultados de la evaluación de riesgos asociados...), la Dirección de la empresa vea en su conjunto todo lo que hay que realizar y tener en cuenta, y finalmente decida o descartar la oportunidad, ya que el coste no compense el beneficio que podría aportar. O bien, tire adelante la idea, pero sabiendo en todo momento y al detalle, todo lo que va a comportar la ejecución de dicha oportunidad.
8.- En el caso, que la empresa decida tirar adelante, la oportunidad se convertirá en un
Objetivo estratégico. La planificación, asignación de recursos, evaluación y seguimiento será el mismo.
9.- Seguimiento de la planificación. Hasta que todas las acciones contempladas en la planificación no estén completadas y se determine que la Oportunidad ya se ha alcanzado, se tendrá que hacer el seguimiento y evaluación continua. No sólo eso, sino que a medida que se completen las acciones, pueden surgir otras nuevas imprevistas, que se identificarán y añadirán al cuadro.
10.- Evaluación de la eficacia de la Oportunidad. Una vez implementada la oportunidad, se deberá realizar el seguimiento, y evaluar si realmente ha supuesto un beneficio para la empresa. También será necesario cuantificarlo a corto, medio y largo plazo. Si existieran desviaciones negativas respecto a la estimación, se debería dependiendo de la importancia, contemplar otras acciones que minimicen esas desviaciones.
Por ejemplo, una empresa ha cambiado su proceso productivo, modificando la metodología así como la maquinaria. Al realizarlo, ha supuesto un coste contemplado en la planificación, así como una serie de pasos a seguir para lograrlo. Una vez realizado, la Dirección de la empresa se da cuenta que los costes de fabricación no han disminuido a los niveles previstos, así como el volumen de producción no es tan alto como se preveía. Por lo tanto, la conclusión es que no ha salido tan bien como se preveía. En este punto, se deberá analizar las causas por las que esto no sucede y corregirlas asignando las medidas correctivas que permitan alcanzar el objetivo marcado.
En conclusión, contra más información, informes objetivos de la situación actual y futura, todo tipo de análisis.... más sencilla y acertada será la toma de decisiones, y menos riesgos se tomarán. También es muy importante, contemplar y planificar todas las acciones que se deben hacer, asignando todas sus necesidades. De esta manera, podemos tener una visión completa y decidir si nos arriesgamos o no a tomar la decisión de lanzarse a realizar la oportunidad, y saber si va a ser lo bastante beneficiosa para que compense el realizarla.
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