En el apartado 4 de la norma ISO 45001:2018 se describen los requisitos en relación a la identificación del contexto de la organización. En este artículo os voy a describir cómo podemos documentar el apartado 4.1 sobre la comprensión de la organización y su contexto.
Como las demás normas ISO asociadas a la implementación de los sistemas de gestión, la identificación del contexto es un requerimiento común a todas estas normas aunque se deberá cumplimentar con enfoques diferentes en función del sistema de gestión que se esté implementando, aunque será de fácil integración si se desea.
Para poder identificar las cuestiones internas y externas que aplican a la organización se deberá establecer una metodología y generar una evidencia documental que nos facilite el análisis posterior. Los resultados de la identificación de los aspectos internos y externos de la empresa nos ayudarán a establecer estrategias, metas o acciones que disminuyan riesgos; o potencien algunos aspectos que nos podrían dar una ventaja competitiva en el mercado.
Debido a que la organización debe definir una metodología, ésta debe plasmarse, ya sea mediante un procedimiento o ficha de proceso; o bien de forma mixta. En este documento se deberá incluir, ya sea de forma redactada o esquemática:
- Las fases de la metodología a realizar (definir las entradas y salidas).
- Los puestos de trabajo involucrados, sus funciones y responsabilidades.
- Incorporar los sistemas de control y medición del proceso (indicadores de seguimiento).
- Documentos generados en cada una de las fases (formatos, identificación y codificación).
Recordad que en el caso de escoger elaborar un procedimiento o ficha de proceso, este documento deberá disponer del mismo formato que habéis diseñado y que será común para todos los documentos de este mismo tipo. Por ejemplo, si escogemos elaborar un procedimiento, y hemos elaborado un formato, además de la identificación, codificación, fecha de la edición, firmas de elaboración y aprobación... deberemos mantener una misma estructura como pueden ser los siguientes apartados: Objeto, alcance, responsabilidades, desarrollo e información documentada generada.
Si nos centramos, en el desarrollo del requisito que nos ocupa, la herramienta más utilizada para la identificación del contexto de la organización es una matriz DAFO. Como hemos comentado en otros artículos, la matriz DAFO nos permite identificar los aspectos internos y externos de la organización desglosando los aspectos en Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Podemos agruparlos en:
- Factores internos: Fortalezas y Debilidades
- Factores externos: Oportunidades y Amenazas
En este caso concreto, deberemos pensar en materia de Seguridad y Salud de los trabajadores.
Por ejemplo, si necesitamos identificar las posibles debilidades que la empresa tiene en materia de seguridad y salud, podríamos estar pensando en:
- Las herramientas y maquinaria no son adecuadas para las tareas realizadas por los trabajadores, pudiendo provocar en ocasiones lesiones y accidentes.
- Alto porcentaje de accidentalidad.
Naturalmente, estos aspectos una vez identificados, se deberán analizar mediante una evaluación de riesgos y establecer las acciones correspondientes para minimizar estos posibles riesgos. Si desglosamos las acciones a realizar después de identificar los diferentes factores, tendríamos que hacer lo siguiente:
Fortalezas: mantenerlas o potenciarlas.
Debilidades: evaluación de riesgos + acciones para mitigar los riesgos + posibles objetivos. Todas las debilidades identificadas deben analizarse y evaluar su riesgo. Deberemos definir las acciones necesarias para mitigar dichos riesgos, ya que si no hacemos nada, estas debilidades pueden llegar a convertirse en amenazas. En algunos casos, derivado de las mejoras que queramos realizar, podemos generar objetivos asociados a estas acciones.
Oportunidades: evaluación de riesgos + acciones para mitigar los riesgos + posibles estrategias + posibles Objetivos. Debemos tener en cuenta, que no todas las oportunidades identificadas las llevaremos a cabo. Con la finalidad de conocer si una oportunidad identificada la convertiremos en estrategia y consecuentemente en un objetivo, deberemos disponer de todos los informes y análisis que necesitemos para saber si la empresa le interesa llevar a cabo dicha oportunidad y si le va a suponer una ventaja competitiva significativa respecto a la inversión necesaria para implementarla.
Amenazas: evaluación de riesgos + acciones para mitigar los riesgos + posibles objetivos. Sobre las amenazas hay que identificarlas, analizarlas y actuar.
En el siguiente esquema podréis visualizar de una manera visual los factores y el análisis a realizar para cada uno de ellos:
Finalmente, indicar, que los resultados obtenidos tanto de la identificación como del análisis asociado al contexto de la organización en materia de seguridad y salud, deberán ser comentados en las actas correspondientes de la revisión del sistema y de las reuniones del seguimiento del sistema de gestión.
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