Según la norma ISO 9001, se debe realizar análisis, seguimiento y medición de todos los procesos de la empresa. Como ya hemos comentado en numerosas ocasiones podemos clasificar los procesos de la empresa en estratégicos, productivos (operativos) y de ayuda (auxiliares). En este artículo me voy a centrar en la gestión de los procesos productivos.
Las actividades que podemos incluir en la gestión de la producción de todas las empresas, independientemente si fabrican o comercializan un producto, como llevan a cabo un servicio, son entre otras:
- Determinar los volúmenes óptimos de producción de acuerdo a la demanda estimada y la capacidad productiva.
- Planificar cómo lograrlo.
- Controlar que se está cumpliendo con lo planificado y con los criterios de calidad establecidos.
Por lo tanto, si conseguimos realizar una correcta gestión de la producción se logrará disminuir el coste en los recursos, incluso en las materias primas.
Los principales factores que influyen en la gestión de la producción son los costes, la productividad, la calidad, las entregas, la flexibilidad, la adaptabilidad y la atención al cliente. Para gestionar cada uno de estos factores, se deben definir y establecer una serie de acciones que será preciso planificar con la finalidad de que el producto o servicio que la empresa ofrece sea más rentable. Existen numerosas herramientas que nos permiten controlar y medir la producción de la empresa.
Planificación de la producción
La planificación de la producción comprende:
- Establecer unos objetivos que se deben cumplir.
- Las actividades (acciones) a realizar dentro de un proceso productivo, con el fin de obtener un volumen de producción que permita atender a la demanda estimada cumpliendo con los factores clave competitivos, como: coste, productividad, flexibilidad, calidad, entrega y servicio al cliente. Cada objetivo puede tener una o más acciones que se deberán cumplir.
- Los recursos necesarios (materiales, humanos y económicos) para poder realizar las diferentes acciones planificadas. En algunas ocasiones se incorporan columnas estableciendo el coste previsto y el coste real; así como porcentajes o desviaciones de uno respecto al otro.
- El plazo de tiempo estimado y el plazo de tiempo real de ejecución de las diferentes acciones.
- Indicadores de seguimiento del desempeño de cada una de las acciones y del objetivo, con la finalidad de medir la evolución del cumplimiento de dicho objetivo.
- (Opcional). En algunas ocasiones, también se incluye una evaluación de los riesgos que comporta la realización de cada una de las acciones, así como se establecen acciones adicionales para mitigar el riesgo.
Existen numerosos softwares específicos para diferentes sectores y actividades para controlar la producción, aunque la herramienta más utilizada y extendida en las empresas es la realización del diagrama de Gantt.
Una planificación de la producción adecuada comporta:
- El control de los plazos de ejecución; es decir, podemos garantizar que se cumplen los plazos de ejecución de las diferentes actividades, así como del objetivo final.
- Que los recursos destinados a la realización de cada una de las acciones sean adecuados y suficientes.
- Que las acciones son las adecuadas para poder alcanzar el objetivo.
Como se realiza un seguimiento periódico del cumplimiento de cada uno de los aspectos anteriores, si surgen complicaciones o incidencias (que siempre las hay), se analizan y evalúan, y se determinan nuevas acciones que puedan reconducir los resultados para cumplir con el objetivo fijado. Por lo tanto, la planificación de la producción debe quedar plasmada en un documento o software que permita ser actualizado de forma continua y en el que se refleje la realidad y el estado de ejecución.
En muchas ocasiones, si no se realiza una planificación adecuada, puede comportar retrasos en la fabricación de un producto o en la producción de un servicio, provocando una pérdida de recursos.
Algunos ejemplos de situaciones que se pueden dar por no planificar bien las acciones son:
- No disponer de la cantidad de materias primas necesarias para garantizar la fabricación de los pedidos, porque no se ha previsto solicitarlas a los proveedores o disponerlas en el acopio.
- Falta de disponibilidad de maquinaria, debido a que no están disponibles o averiadas.
- No se dispone del personal capacitado para realizar un servicio al que la empresa se había comprometido con el cliente; y por lo tanto, no podrá cumplir con el plazo de entrega, o bien el servicio no podrá cumplir con los requisitos de calidad acordados.
Un ejemplo del punto anterior, puede ser: En un hospital ofrecen el servicio de operación de un paciente. Pero no se han planificado bien ni la disponibilidad de los quirófanos ni la de los cirujanos y personal sanitario necesarios para realizarla. Por lo tanto, el paciente no podrá ser operado según lo acordado con el hospital.
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