Plan de formación según ISO 9001:2015

En la norma ISO 9001:2015 se describe la necesidad de disponer de empleados con la educación, formación, experiencia y capacitación adecuada para garantizar que los procesos se realizan siguiendo los criterios de calidad establecidos. En este artículo os voy a explicar el por qué es necesario formar a los trabajadores y de cómo se debe planificar las diferentes acciones formativas, con la finalidad de mejorar la gestión de la empresa.

El Plan de formación se puede incluir en el proceso de la Gestión de recursos, cuyos requisitos vienen definidos en el apartado 7 de la norma de referencia. En dicho apartado describe, de forma detallada, los requisitos que la Organización debe cumplir para asegurar que los recursos asignados para la realización de los diferentes procesos de la empresa sean adecuados para asegurar que las diferentes actividades que se realizan cumplan con los requerimientos de calidad definidos.

Naturalmente, debemos contemplar todos los recursos necesarios para llevar a cabo los procesos en los que se incluyen los recursos humanos, materiales y económicos. Todas las actividades o tareas a realizar requieren de estos tres recursos. 

Si nos centramos en los recursos humanos, debemos asegurarnos que disponen de la educación, capacitación, formación y experiencia necesaria para que puedan realizar las diferentes actividades asegurando que se cumplen los requerimientos de calidad establecidos en cada uno de los procesos. Por lo tanto, para cada una de las tareas a realizar en cada uno de los procesos, se debe analizar cuales son las necesidades mínimas para que la actividad se realice adecuadamente siguiendo los criterios establecidos.

Por ejemplo, si se dispone de un trabajador, cuyo nivel académico es extremadamente elevado, pero en cambio sin experiencia para realizar la actividad, dependiendo de su complejidad, es normal que el resultado tras realizar la tarea no sea la adecuada, ni en tiempos ni en calidad. Para ello, es necesario formar a ese trabajador para que pueda desempeñar adecuadamente esa tarea en cuestión, ya que tras la supervisión no está capacitado para realizarla. 

Por lo tanto, el proceso de la Gestión de los Recursos Humanos, se deberán tener en cuenta, las siguientes etapas:

Las necesidades formativas pueden tener numerosos orígenes, como por ejemplo:

- Por la detección de carencias formativas por parte de los trabajadores, y por lo tanto, para garantizar que las tareas se realizan adecuadamente se debe formar y capacitar a dichos trabajadores.

- Por necesidades estratégicas de la empresa. Por ejemplo, la empresa ha establecido un objetivo en el que se propone que para cada actividad que se realiza en la empresa, debe disponer de al menos dos trabajadores que puedan realizarla adecuadamente, con la finalidad de minimizar los riesgos y que la producción no se vea afectada. Por lo tanto, deberá proporcionar la formación adecuada a los trabajadores asignados.

- Para preparar a los trabajadores ante posibles cambios en el procesos de la empresa.

Sea cual sea el origen, de forma periódica, habitualmente se realiza de forma anual, se contemplan todas las acciones formativas necesarias, y en este punto es donde entra el Plan de Formación de la empresa.

El plan de formación debe incluir todas las acciones formativas aprobadas por la Dirección. Habitualmente, nos podemos encontrar que tanto los trabajadores como los responsables de departamento suelen realizar propuestas de formación, debido a que detectan determinadas cadencias o necesidades; pero no todas ellas se incluyen en el plan de formación de la empresa. Las diferentes propuestas son analizadas por la Dirección, y tras analizarlas, determinan las acciones formativas que realmente se van a realizar, y tras aprobarlas, se incluyen en el plan de formación de la empresa. Cabe decir, que las acciones formativas deben ir orientadas a capacitar a un trabajador a realizar una actividad, mejorando así los criterios de calidad de la misma.

Dependiendo de la complejidad del plan, se puede realizar en una simple hoja de cálculo, o bien se pueden aplicar herramientas más complejas como, por ejemplo, el Diagrama de Gantt.

 

Teniendo en cuenta las premisas anteriores, el plan de formación se debe incluir tres bloques:

1. Previsión:

En este bloque se debe dejar constancia de todos los aspectos que somos conocedores en el momento de incluir en el plan de formación de la empresa la propuesta aprobada por la Dirección de la empresa. Aspectos como:

- Definir cada una de las acciones formativas previstas en el periodo de tiempo establecido

- Fecha prevista de realización. Se deberá coordinar la disponibilidad de fechas de la formación con los trabajadores. 

- Indicar si es formación externa o interna. En el caso de ser interna, el personal que imparta la formación debe estar cualificado para realizar dicha formación.

- Describir quién imparte la formación y el lugar

- El listado de trabajadores que tienen que asistir a cada una de las acciones formativas.

- El coste económico previsto. En el caso de formación externa, el coste viene dado por el precio de la formación. Pero en el caso de ser formación interna, también se debe estimar el coste de la formación, por ejemplo, horas de técnico destinada considerando el precio/hora de técnico. También se deberá considerar el coste del lugar donde se va a impartir la formación, como por ejemplo, alquiler de una sala de conferencias...

2. Realización:

En este bloque, se deberán incluir los datos que tengan un soporte (evidencia) documental. Se indicarán los datos reales de los siguientes aspectos: 

- Fecha real en la que se ha impartido la acción formativa. 

- Persona/s que ha/n impartido la acción formativa.

- El listado real de los trabajadores que han asistido. 

- Obtención de certificado, título, etc.

- Coste real de la acción formativa

3. Medición y Evaluación del desempeño:

Este bloque puede incluirse en el propio plan de formación, aunque en algunos casos, se prefiere generar otro documento específico para cada una de las acciones formativas. Como siempre os recomiendo, tanto la estructura del sistema de gestión como el diseño, la cantidad y el formato de los documentos debe seguir vuestros propios criterios, mientras éstos sean coherentes e incluyan las evidencias de cumplimiento de todos los requisitos de la norma.  

Volviendo al contenido de este bloque, se deberá tener en cuenta:

- La medición del desempeño. Es decir, verificar si se están realizando o no las diferentes acciones formativas, el grado de participación y asistencia de los trabajadores... Una de las herramientas que se pueden utilizar para realizar la medición son los indicadores de seguimiento, asociado al proceso de formación. 

- Evaluación del desempeño. La finalidad de la realización de la formación, es que los trabajadores mejoren sus habilidades y conocimientos para realizar sus actividades de la mejor forma posible y así asegurar los criterios de calidad, tanto del proceso, como del producto o servicio final que se le ofrece al cliente. Para ello, un tiempo después de cursar la formación, se debe realizar una evaluación de los trabajos, mediante un supervisor capacitado para ello, para evaluar si existe mejoría, y determinar si la evaluación ha sido efectiva o no. En este punto, no sirve la nota o el certificado que se ha obtenido tras la formación, lo que se mide es si existe o no mejoría en la realización de las tareas tras la realización de la acción formativa.

Por último, se puede aprovechar el proceso de supervisión de los trabajos para evaluar la eficacia de la formación, para capacitar o re-capacitar al trabajador en la tarea o actividad que se le esté evaluando. Por supuesto, siempre se debe dejar constancia documental del proceso.