¿Qué requisitos expone la norma ISO 9001:2015 respecto a las compras y subcontrataciones? ¿Qué información documentada (registros y documentación) tenemos que generar? ¿Qué criterios de selección y de evaluación expone la norma?
Los requisitos de la norma respecto a las compras y subcontrataciones vienen descritas en el apartado 8.4 de la norma ISO 9001:2015. Se refiere a estos dos conceptos como Control de la provisión externa de bienes y servicios.
¿QUÉ SIGNIFICA? Es evidente que cuando disponemos una empresa, para poder desarrollar su actividad necesitamos comprar productos y en algunos casos subcontratar servicios. La mayor parte de veces tanto la compra como la subcontratación intervienen directamente en la calidad del trabajo que se realiza, y por ese motivo deben ser controlados.
¿CÓMO LO ENTENDEMOS? Es muy sencillo, primero de todo debemos separar cada uno de los conceptos, no es lo mismo comprar un producto, equipo de medición, ordenador, material de oficina, etc, que subcontratar un servicio como puede ser la realización de un ensayo, de unos planos, etc. Antes de indicaros los puntos a controlar, definir y gestionar, quiero mostraros los requisitos que indica la norma de referencia:
8.4. Control de la provisión externa de bienes y servicios
8.4.1 general
La organización debe asegurarse de que los bienes y servicios suministrados externamente se ajustan a los requisitos especificados.
La organización dispone la necesidad de disponer de un proveedor externo para realizar una función o proceso de la organización que se traduce en la provisión de bienes, servicios o bienes y servicios.
8.4.2 Tipo y alcance del control de la provisión externa
El tipo y alcance del control aplicado a los proveedores externos y los procesos previstos externamente, debe depender de:
a) los riesgos identificados y los impactos potenciales,
b) el grado en que se comparte el control de un proceso previsto externamente entre la organización y el proveedor, y
c) la capacidad de los controles potenciales.
La organización debe establecer y aplicar criterios para la evaluación, selección y reevaluación de exterior proveedores en función de su capacidad de proporcionar los bienes y servicios de acuerdo con la organización de requisitos. Se mantendrá Información documentada que describe los resultados de las evaluaciones.
8.4.3 Información documentada para los proveedores externos
Información documentada se facilitará al proveedor externo describiendo, en su caso:
a) los bienes y servicios que se prestarán o el proceso a realizar,
b) los requisitos para la aprobación o la liberación de los bienes y servicios, procedimientos, procesos o equipos,
c) los requisitos de competencia del personal, incluyendo calificación necesaria, requisitos
d) el sistema de gestión de calidad,
e) el control y seguimiento del proveedor externo. El rendimiento que se aplicará por la organización,
f) cualquier actividad de verificación que la organización o su cliente necesite para evaluar al proveedor.
g) los requisitos para el manejo de proveedor externo
La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos especificados antes de comunicárselos al proveedor externo. La organización debe monitorear el desempeño de los proveedores externos. En la información documentada que describirá los resultados obtenidos de la calidad del producto y/servicio; así como del cumplimiento de los requisitos establecidos.
¿CÓMO LO HACEMOS?
Primero de todo debemos redactar un procedimiento en qué expliquemos paso a paso cómo desarrollamos el proceso de las compras y subcontrataciones. Os dejo un ejemplo en el siguientes links:
NOTA: la nueva actualización de la norma en 2015 no añade ninguna variación significativa en los requisitos respecto a estos conceptos, únicamente cambio en la denominación de algunas palabras.
Podéis ver en los dos índices del Manual que os propongo dónde podéis situar el desarrollo de este apartado de la norma:
¿QUÉ DOCUMENTOS SE GENERAN?
Registro de compras y subcontrataciones: donde se enumere de forma correlativa las diferentes órdenes, indicando la fecha, el concepto, quién lo solicita, y la fecha de aprobación de dicha orden. En grandes empresas las órdenes pueden ser validadas por diferentes cargos y con diferentes criterios en función de la naturaleza y el importe. Se tendrá que indicar en el procedimiento la cadena de aprobaciones y sus criterios.
Órdenes de compra y subcontratación: se deberá disponer de un formato documental, para incluir los diferentes pedidos, con sus referencias, los requisitos necesarios para asegurar la calidad, así como las aprobaciones de dicho pedido. Esta orden irá datada y referenciada de acorde al registro anteriormente citado, indicando al proveedor la referencia interna para que la incluya en el albarán de entrega, informe y factura para asegurar la trazabilidad. Todos los datos deberían incluirse en el registro anteriormente mencionado.
Listado de proveedores aprobado: se deberá disponer de un listado de proveedores aprobado por la dirección, que consistirá en el listado donde contenga todos aquellos proveedores que cumplan con los requisitos de calidad especificados por la empresa y descritos en el procedimiento correspondiente. Anejo a este listado se archivará toda la documentación solicitada al proveedor para verificar los requisitos necesarios. En el caso de las subcontrataciones, a veces puede ser necesaria documentación adicional que bajo legislación sea de obligado cumplimiento solicitar al proveedor. Por ejemplo, los laboratorios de control de calidad de la construcción homologados, si quieren subcontratar otro laboratorio deben de disponer de la documentación de homologación del otro laboratorio, además de incluir un informe explicativo de porqué es necesaria la subcontratación y además debe tener la confirmación de la subcontratación por parte del cliente por escrito. Cada sector y cada empresa deberá saber si tiene alguna limitación legislativa o bien un procedimiento legal concreto que se deba aplicar.
Evaluación de los proveedores: se tendrá que evaluar de forma periódica, y se tendrá que describir cómo en el procedimiento.
Hola Adriana, muy buenos el blogs
ResponderEliminarAdriana.Con respecto al proceso de compras ¿ Cunado uno va hacer la auditoria interna las clausulas a auditar para la nueva versión 2015 con respecto a el proceso de compras serian:
8.4. Control de la provisión externa de bienes y servicios
8.4.2 Tipo y alcance del control de la provisión externa
8.4.3 Información documentada para los proveedores externos
Estos son los puntos que yo como auditor le auditaria al líder de compras
Hola tu pregunta es muy usual en esta transición, si te sirve mi opinión te diré que no, no es suficiente auditar las clausulas que mencionas, si revisas la Norma hay puntos que debes abordar tambien como son:
Eliminar8.5.3 Propiedad del proveedor
Su relación con el 6.1, 6.1.2
9.1 Seguimiento medicion y analisis
10.1 Mejora
10.3 revisar como contribuye a la mejora continua
Muchas gracias por tu aportación. Un saludo
EliminarHola Adriana. Muy buena tu página. Me preguntaba cuál sería la forma más optima de evaluar el desempeño de proveedores? Será necesario con una encuesta que la llene el área usuaria y compras? o es necesario hacer un procedimiento detallado con puntuaciones basadas en algún criterio interno definido para tener una calificación al proveedor?
ResponderEliminarPuedes realizarlo como quieras, mientras en el procedimiento detalles la metodología a seguir, y la información que recopiles sea analizada. Un saludo.
EliminarHola! En lugar de procedimiento documentado de evaluación de proveedores ¿puedo incluir los pasos (evaluacion, selección, seguimiento y reevaluación) en el procedimiento de compras?
ResponderEliminarBuenos días Beatriz, puedes hacerlo como quieras, puedes reagruparlo como desees, mientras queden evidenciados y explicados todos los requisitos de la norma. un saludo.
EliminarY otra cuestión. ¿debo incluir en el control de proveedores a las empresas externas que contratamos para obras de la propia empresa o por ejemplo el servicio de limpieza que también lo subcontratamos pero para las oficinas de nuestra empresa? gracias!!
ResponderEliminarBuenos días Beatriz, la respuesta es sí, debes incluir a todas las empresas subcontratadas, desde la empresa que os hace la limpieza, el taller mecánico que os repara los vehículos... todo, y evaluarlos y solicitarles la documentación necesaria a vuestros requisitos establecidos en el procedimiento. Un saludo.
Eliminarhola buenas tardes..¡¡¡ yo tengo una pregunta en caso de que yo no incluyera al proveedores de los autos me refiero a que no lo calificará , porque estamos directamente con la agencia y ellos ya están certificados. podría yo sólo mostrar documentos y omitir la evaluación de este proveedor.
ResponderEliminarBuenos días, debes evaluar a todos los proveedores, sino puede ser motivo de no conformidad. Pero hay muchas maneras de evaluarlos, y el conseguir que te envíe todos sus certificados y mantenerlos vigentes, puede ser una, sencilla, pero puede servir. Si la manera de evaluar es diferente para cada tipo de proveedor, debes explicarlo en el procedimiento correspondiente. Por ejemplo, no debes exigir lo mismo a un proveedor que te vende un producto, a uno al que subcontratas un trabajo, pues puedes hacer otro grupo, que sea el de mantenimiento por ejemplo, vehículos, extintores, ascensores... que este último con tener sus licencias y certificados de calidad puede ser suficiente. Un saludo.
EliminarHola Adriana y antes de nada muchas gracias por tu atención, aparte de la ficha técnica de los productos que nos sirven nuestros proveedores y su correspondiente marcado CE, ¿ haría falta algún documento más a tener vigente que debamos solicitar a nuestro proveedor?
ResponderEliminarBuenos días Jesus, depende del proveedor y del producto o servicio que te preste. Por ejemplo, a un proveedor que te suministra un producto, efectivamnete le puedes solicitar los certificados del producto, la analítica del mismo, el manual o ficha técnica... pero a parte también le puedes solicitar certificados y acreditaciones de la empresa, por ejemplo certificado de ISO 9001:2015 u otros. Por ejemplo, a un proveedor taller mecánico, le pedirás la licencia de actividades, a lo mejor las buenas prácticas ambientales o incluso certificados de empresa en ISO 14001, ISO 9001, etc. O bien si subcontratas a un laboratorio, necesitas solicitarle el certificado de acreditación como laboratorio oficial, u otros certificados. deberás dejar indicado en el procedimiento correspondiente los criterios y qué le solicitas a quien. Un saludo.
EliminarQue metodologia me recomendarian para la evaluacion de los proveedores?
ResponderEliminarGracias, Saludos.
Buenos días Ricardo PLam, la semana que viene publicaré un artículo donde os explicaré una metodología de evaluación de los proveedores. Te avisaré cuando la publique. Un saludo
Eliminarsaludos! como hago para evaluar la eficacia de los controles aplicados al proveedor? si pudieran darme un ejemplo de un instrumento de medición para tal fin por favor.
ResponderEliminarBuenos días, tengo pendiente la publicación de un artículo donde explico detalladamente este punto. Un saludo
Eliminarhola Adriana
ResponderEliminarTengo dudas a qué se refiere el punto 8.4.3 b.3) Liberación de productos y servicios. Me podrías explicar
Buenos días Rosa, yo lo entiendo como: se deben aprobar los requisitos de calidad exigidos por mi empresa a la hora de que la empresa subcontratada tenga que aportar equipos, bienes, procedimientos, procesos, etc. Por ejemplo, imagínate que subcontratas un laboratorio de ensayo en el que éste tiene que aportar equipos de medición y un procedimiento propio de ensayo para realizar el trabajo subcontratado. Tú, para supervisar que el trabajo subcontratado cumpla con los requisitos deberías solicitar la documentación de dichos equipos, verificar que las calibraciones y la precisión de los mismos es la correcta para realizar dicho trabajo, además de supervisar y aprobar por tu departamento técnico que el procedimiento a seguir se adapta a tus necesidades y es correcto. Un saludo
EliminarHola Adriana Gómez,
ResponderEliminarEstoy realizando un trabajo de investigación, me gustaría que me ayudaras especificándome acerca de cuales son los criterios a tener en cuenta para la selección y evaluación de proveedores. Muchas gracias
Buenos días Mateo, le facilito el enlace a un artículo donde desarrollo el tema que me plantea:
Eliminarhttp://asesordecalidad.blogspot.com/2017/06/criterios-de-seleccion-de-los.html#.Wb-CKMhJbHo
Un saludo
Hola Adriana, al respecto de la comunicacion con los proveedores, para aclarar los requisitos del producto a comprar que se requieren basta para cumplir contra la norma conque se plasmen dichos requisitos en una orden de compra o es necesario tener un documento en especifico para dejar claro y entregarselos a los proveedores? Muchas gracias
ResponderEliminarBuenos días, puedes realizarlo como quieras, puedes dejar constancia en la misma solicitud de compra, aprovechando que este documento debe ser firmado o autorizado por todas las partes. Un saludo.
EliminarBuenas! Quisiera sabes como cumplir con el punto 8.4.3 c, como audito a un proveedor externo que esta en el exterior sin tener que viajar al lugar
ResponderEliminarBuenas tardes Ana, con qué le solicites todos los certificados y garantías de calidad, y que estos estén vigentes es suficiente. Todo depende lo que detalles en el procedimiento de cómo los auditas, contrástalo o modifícalo en el procedimiento si procede. Un saludo.
EliminarHola Adriana, yo tengo una pregunta sobre el requisito de la norma de informar a los proveedores externos del control y seguimiento que es realizado del desempeño por la empresa. Recientemente nosotros hemos incluido en la hoja de pedido un texto indicando lo que he mencionado antes para así darles a conocer a los proveedores del control de éstos, pero para el auditor no ha sido suficiente y nos a puesto una no conformidad. Estamos dudando de como proceder al respecto, mediante una notificación más clara a cada proveedor, nos podrías aconsejar. muchas gracias de antemano.
ResponderEliminarBuenos días Antonio,
EliminarPrimero de todo debes indicar (dejando por escrito) los requisitos del material, o del servicio a solicitar al proveedor. Debe quedar claro y de forma objetiva los requisitos de calidad que se necesitan (normativa, características, materiales, calidad de los mismos...). Una vez recibido el material, o realizado el servicio, un técnico debe realizar la recepción del mismo, dejando por escrito la aceptación del mismo, y verificando si los requisitos son los solicitados. En el caso contrario se abriría una incidencia y una acción correctiva. Lo habitual es adjuntar la orden de pedido firmada, con el albarán y el visto bueno por parte de la empresa.
Por otro lado, antes de pedir nada a un proveedor, este debe ser evaluado por la empresa. Se debe solicitar a la totalidad de proveedores toda la documentación que garantice que el servicio cumplirá con los criterios establecidos por la empresa. Debe evaluarse y aceptarse por parte de la empresa.
Por otro lado, se debe comunicar a todos los proveedores la política de la empresa, así como los los diferentes criterios y requisitos que la empresa dispone para trabajar con los proveedores y subcontratistas. Lo habitual, es enviar un correo electrónico a la totalidad de los proveedores la política de calidad de la empresa, el envío de los certificados y acreditaciones de la empresa, y si procede el procedimiento que les aplica. Se debe dejar constancia del envío del correo. Normalmente, se tiene en el ordenador, una carpeta para cada proveedor donde se almacenan sus certificaciones, acreditaciones, emails enviados y recibidos de los mismos, y otra documentos significativos.
Todo lo anterior, así como los criterios y requisitos deben quedar descritos y reflejados en el procedimiento de compras y subcontrataciones.
Un saludo.
hola Adriana;
ResponderEliminarmuy bueno tu blog, tengo una duda como puedo documentar la evaluación de los subcontratados, me queda claro que antes de aceptarlos les debo pedir los requisitos, por ejemplo acreditaciones, certificados etc, sin embargo no me queda claro o desconozco una metodología para realizarlo.
Buenas tardes, la metodología a seguir la establecer según procedas en el procedimiento. Puedes obtener más información de cómo realizarlo en el siguiente enlace: http://asesordecalidad.blogspot.com/2017/09/criterios-de-evaluacion-y-grados-de.html#.WzJxkaczY2w
EliminarEspero que te resulte de ayuda.
Un saludo.
perdón me falto culminar era desconozco una metodología para evaluar a los proveedores subcotratdos.
ResponderEliminarBuenas tardes,
ResponderEliminarQuisiera consultar sobre la información que debemos darle a los proveedores, puntualmente sobre el literal 8.4.3 d) las interacciones del proveedor externo con la organización. A qué se refiere este punto? Me podría dar algún ejemplo para entender mejor.
Gracias de antemanto.
Un saludo
Buenos días Diana, este punto se refiere a que cuando solicitamos un producto y/o un servicio a un proveedor/subcontratista debe seguir unos requisitos de calidad fijados por nuestras necesidades. Estos requisitos se deben comunicar al cliente, por ejemplo, en la petición de compra. Es decir, si tu compras un producto éste debe tener unos requisitos, cumplir una serie de especificaciones, por ejemplo: vas a comprar un equipo o maquinaria, debe tener el código CE, debe disponer de certificados X, etc.
EliminarSi es la subcontratación de un servicio o de un trabajo, también se debe notificar qué requisitos de calidad se necesitan, y se debe especificar el tipo de controles para verificar la buena ejecución de los trabajos, procesos de supervisión, etc... que es a lo que también se refiere el apartado.
Espero que este comentario te aclare tu duda. Un saludo.
Hola necesito informacion sobre, "desarrollo de documentacion para proveedores"veo que sabes mucho del temas podrias platicarme a grandes rasgos ?
ResponderEliminarPuedes encontrar más información en los siguientes enlaces:
Eliminarhttps://asesordecalidad.blogspot.com/2017/06/criterios-de-seleccion-de-los.html?m=1
https://asesordecalidad.blogspot.com/2017/09/criterios-de-evaluacion-y-grados-de.html?m=1
https://asesordecalidad.blogspot.com/2016/01/procedimiento-de-compras-segun-iso.html?m=1
https://asesordecalidad.blogspot.com/2015/09/requisitos-de-los-proveedores-segun-iso.html?m=1
https://asesordecalidad.blogspot.com/2014/08/subcontrataciones-ii-procedimiento.html?m=1
Espero que te resulte de orientación.
Un saludo
Hola Adriana tengo una duda, como acción de mejora tengo que evaluar los proveedores de exterior, mi pregunta solo evalúo los de materia prima?? o tengo que evaluarlos todo ejemplo bolsa plástica, cuchilla para una cortadora, repuesto para un equipo, tengo entendido q solo evaluamos los proveedores que afecta directamente la producción, aguardo por respuesta gracias
ResponderEliminarBuenos días Mariela, siento decirte que se deben evaluar todos los proveedores y subcontratistas, desde los que se compra la materia prima, hasta los que compráis los equipos, maquinaria, material de oficina, limpieza, mantenimiento vehículos... Todos. Ya que el sistema de gestión de calidad aplica a toda la empresa. Un saludo.
EliminarHola Adriana,
ResponderEliminarNo sé si también conoces y trabajas con la norma UNE-EN 9100. Pero tengo la siguiente duda en el requisito "8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente" que pide que se revisen periódicamente el desempeño de los proveedores externos incluyendo la conformidad de los procesos, el producto y los servicios y el desempeño de la entrega a tiempo. ¿Como revisar el desempeño de los procesos sin hacer una auditoria al proveedor? Los productos y desempeño de la entrega a tiempo esta claro, pero de los procesos no lo tengo tan claro.
Buenos días Roberto, para verificar y evaluar el desempeño de los procesos de tus proveedores puedes obtener la evidencia documental de varias maneras:
Eliminar- O bien realizando auditorías por vuestra parte de los procesos, en el momento que ellos estén fabricando o realizando algún servicio para vosotros.
- Si están certificados en ISO 9001:2015, solicitando su certificado, ya que con él almenos os garantizáis que todos los procesos del cliente están auditados dos veces al año, una con una auditoría interna y la otra por parte de la certificadora.
- También les podéis solicitar la documentación interna propia suya que garantiza que el proceso/s cumplen con el desempeño según lo establecido en sus procedimientos. Por ejemplo, si en el proceso de producción, ellos disonen delistas de verificación correspondientes a vuestros productos, les podéis pedir estas listas de verificación... si queréis verificar todo el proceso, podéis solicitar, certificados de marcado CE de los materiales, certificados de calibración de equipos y maquinaria... es decir, todo aquello que consideres que garantiza que han realizado bien todos los procesos y que el producto y/o servicio cumple con todos los requisitos especificados en el contrato.
Un saludo,
Muchas gracias. Tu respuesta me resuelve perfectamente la duda. Todos los proveedores para productos aeronáuticos deberán tener la ISO 9001 pero si en el análisis de riesgos se detecta un gran riesgo determinaremos si auditar o pedir documentación de sus procesos y procedimientos
EliminarHola buenos días, tienes algún ejemplo de que requisitos se le deben pedir a los proveedores según el área que desempeña, por ejemplo no se que requisitos se les debe pedir a proveedores de Seguros de Vida, servicio de recaudo, Servicios publicitarios, call center, transporte de mercancía, traslado asistencial de pacientes y licencias de software, agradezco la colaboración.
ResponderEliminar